Se soffrite di sovraccarico di e-mail, il client di posta elettronica giusto vi permetterà di tenere tutto sotto controllo. I client di posta elettronica vi aiutano a trovare e organizzare i vostri messaggi e a rimuovere le e-mail indesiderate e pericolose dalla vista. Vi permetteranno anche di creare delle regole in modo che la vostra posta elettronica inizi a organizzarsi da sola.

eM Client e Outlook sono due scelte popolari e valide, ma qual è la migliore? Come si confrontano eM Client e Outlook? E soprattutto, qual è la scelta giusta per voi e per il vostro flusso di lavoro? Leggete questa recensione comparativa per scoprirlo.

Cliente eM è un client di posta elettronica elegante e moderno per Windows e Mac, che aiuta a gestire rapidamente la posta in arrivo e a organizzare i messaggi. L'applicazione include anche diversi strumenti di produttività integrati: un calendario, un task manager e altro ancora. Il mio collega ha scritto una recensione dettagliata, che potete leggere qui.

Prospettiva è una parte ben integrata di Microsoft Office e comprende anche un calendario, un task manager e un modulo per le note. Sono disponibili versioni per Windows, Mac, iOS, Android e web.

1. Piattaforme supportate

eM Client funziona solo su computer desktop, senza applicazioni mobili. Sono disponibili versioni per Windows e Mac. Outlook offre analogamente versioni per Windows e Mac, ma funziona anche su dispositivi mobili e sul Web.

Vincitore Outlook è disponibile per Windows, Mac, per i principali sistemi operativi mobili e per il Web.

2. Facilità di configurazione

Per far funzionare la vostra applicazione di posta elettronica, è necessario configurare le impostazioni del server intricato. Fortunatamente, la maggior parte delle applicazioni come eM Client e Outlook sono in grado di rilevarle e configurarle per voi. eM Client suddivide il processo di configurazione in semplici passaggi.

Il primo è la selezione del tema che si desidera utilizzare. Successivamente viene richiesto il proprio indirizzo e-mail, che eM Client può utilizzare per inserire automaticamente le impostazioni del server.

L'applicazione inserisce automaticamente i dati del vostro account (se lo desiderate, potete modificarli). Dopodiché, vi viene chiesto se desiderate crittografare le vostre e-mail. Analizzeremo questa funzione nella sezione dedicata alla sicurezza.

A questo punto si sceglie un avatar (o si accetta quello assegnato) e si selezionano i servizi integrati che si intende utilizzare. Infine, si completa il processo di configurazione fornendo una password.

Sebbene ogni passaggio sia semplice, la procedura è più lunga rispetto a quella di molti altri client di posta elettronica, tra cui Outlook. In effetti, la procedura di Outlook è una delle più semplici che abbia mai visto. Se si sottoscrive un abbonamento a Microsoft 365, non sarà nemmeno necessario fornire un indirizzo e-mail perché Microsoft lo conosce già.

Una volta confermato che si tratta dell'indirizzo che si intende utilizzare, tutto il resto viene impostato automaticamente.

Vincitore La procedura di configurazione di Outlook è semplicissima. Anche quella di eM Client è abbastanza semplice, ma richiede più passaggi.

3. Interfaccia utente

eM Client e Outlook sono entrambi personalizzabili, con modalità scure e temi, e sono potenti e ricchi di funzioni. Entrambi hanno un aspetto contemporaneo e familiare, anche se eM Client ha un approccio più minimalista.

Le funzioni di eM Client si concentrano sul flusso di lavoro, aiutandovi a gestire la vostra casella di posta elettronica in modo rapido ed efficiente. Snooze La funzione che rimuove temporaneamente un'e-mail dalla casella di posta in arrivo, in modo da potervi tornare in futuro. L'impostazione predefinita è alle 8:00 del giorno successivo, ma è possibile scegliere qualsiasi data e ora.

Un'altra funzione basata su data e ora è la data di invio delle e-mail in uscita. Invia più tardi consente di scegliere la data e l'ora desiderate da una finestra a comparsa.

È possibile ridurre il disordine e risparmiare spazio eliminando i duplicati di e-mail, eventi, attività e contatti. Un'altra comoda funzione è la possibilità di rispondere automaticamente alle e-mail in arrivo, ad esempio per comunicare agli altri che non si è disponibili o che si è in vacanza.

L'interfaccia di Outlook risulterà familiare alla maggior parte degli utenti. Presenta la tipica configurazione Microsoft, compresa la caratteristica barra multifunzione, che visualizza le funzioni più utilizzate. Contiene molte più icone che si trovano in eM Client.

I gesti consentono di scorrere velocemente la posta in arrivo. Quando ho provato la versione per Mac, ho scoperto che scorrendo verso destra con due dita si archivia un messaggio; lo stesso gesto verso sinistra lo si segnala. Quando si passa il cursore del mouse su un messaggio, appaiono tre piccole icone che consentono di eliminare, archiviare o segnalare.

Outlook è più personalizzabile di eM Client. Grazie al suo ricco ecosistema di add-in, è possibile installare centinaia di funzioni aggiuntive. Ad esempio, esistono add-in per tradurre le e-mail, aggiungere emoji, migliorare la sicurezza e integrarsi con altre applicazioni e servizi.

Vincitore Entrambe le applicazioni presentano un'interfaccia utente ben sviluppata che si rivolge a diversi tipi di utenti. eM Client ha un aspetto nitido e non distrae. Outlook offre una gamma più ampia di icone nella barra della barra multifunzione e la possibilità di aggiungere nuove funzioni tramite add-in.

4. Organizzazione e campo; gestione

Molti di noi gestiscono decine di nuove e-mail al giorno e hanno un archivio di decine di migliaia. Le funzioni di organizzazione e gestione sono fondamentali in un'app per e-mail.

Il client eM offre tre strumenti per l'organizzazione della posta elettronica: cartelle, tag e contrassegni. È possibile spostare un messaggio in una cartella contenente messaggi simili, aggiungere un contesto tramite i tag (come "Joe Bloggs", "Progetto XYZ" e "Urgente") e contrassegnarlo se richiede un'attenzione urgente.

È possibile risparmiare tempo impostando delle regole per organizzare automaticamente la posta elettronica. Le regole definiscono le condizioni in cui un messaggio verrà eseguito, nonché le azioni stesse. Vediamo come funziona.

Si inizia con un modello. Non riuscivo a leggere l'anteprima della regola quando usavo un tema scuro, quindi sono passato a uno chiaro.

Ecco i criteri che possono essere utilizzati per attivare una regola:

• Se la posta è in entrata o in uscita
• L'indirizzo e-mail del mittente o del destinatario
• Una parola contenuta nell'oggetto
• Una parola contenuta nel corpo del messaggio
• Una stringa di testo presente nell'intestazione dell'email
• Ecco le azioni che possono essere eseguite:
• Spostare il messaggio in una cartella
• Spostare il messaggio in una cartella di posta indesiderata
• Impostazione di un tag

Un'altra funzione essenziale quando si dispone di un gran numero di e-mail è la ricerca. eM Client è piuttosto potente. La barra di ricerca in alto a destra può cercare parole e frasi, ma anche ricerche più complesse. Ad esempio, la ricerca di "oggetto:sicurezza" cercherà solo la riga dell'oggetto per la parola "sicurezza". Ecco una schermata dei termini di ricerca che è possibile utilizzare.

In alternativa, Ricerca avanzata fornisce un'interfaccia visiva per la creazione di ricerche complesse.

È possibile salvare le ricerche in un file Cartella di ricerca per un facile accesso in futuro.

Anche Outlook utilizza cartelle, categorie e tag, la cui organizzazione può essere automatizzata mediante regole. Le regole di Outlook offrono una gamma di azioni più completa rispetto a quelle di eM Client:

• Spostare, copiare o eliminare un messaggio
• Impostazione di una categoria
• Inoltro del messaggio
• Riproduzione di un suono
• Visualizzazione di una notifica
• E molto altro ancora

La funzione di ricerca è altrettanto sofisticata: ad esempio, è possibile digitare "subject:welcome" per cercare solo l'oggetto di ogni e-mail.

Per una spiegazione dettagliata dei criteri di ricerca, consultare il Supporto Microsoft. Quando è attiva una ricerca, viene aggiunta una nuova barra multifunzione Ricerca, che contiene le icone che consentono di affinare la ricerca. La barra multifunzione Ricerca è stata aggiunta quando è attiva una ricerca. Salva la ricerca L'icona consente di creare cartelle intelligenti, simili alle cartelle di ricerca di eM Client. Ecco un esempio: una che cerca "welcome" nell'oggetto delle e-mail non lette.

Vincitore Entrambe le applicazioni utilizzano cartelle, tag (o categorie), flag e regole, nonché ricerche complesse e cartelle di ricerca. Le funzioni di Outlook sono un po' più potenti.

5. Caratteristiche di sicurezza

La posta elettronica è intrinsecamente insicura e non dovrebbe essere utilizzata per inviare informazioni sensibili. Dopo l'invio, i messaggi vengono instradati attraverso diversi server di posta in chiaro. Anche la posta in arrivo presenta problemi di sicurezza. Circa la metà di tutta la posta è spam, che comprende e-mail di phishing che cercano di ingannare l'utente per indurlo a fornire informazioni personali e allegati che contengono malware.

Sia eM Client che Outlook eseguono una scansione della posta in arrivo alla ricerca di spam e spostano automaticamente i messaggi in una cartella di posta indesiderata. Se non si trovano messaggi di spam, è possibile spostarli manualmente in tale cartella. Se un messaggio di posta elettronica desiderato viene inviato per errore, è possibile comunicare all'applicazione che non si tratta di posta indesiderata. Entrambi i programmi imparano dai vostri suggerimenti.

Nessuna delle due app visualizza immagini remote per impostazione predefinita. Queste immagini vengono salvate su Internet in modo che gli spammer possano rintracciare se vengono caricate, il che conferma che il vostro indirizzo e-mail è reale e apre la porta a ulteriore spam. Se il messaggio proviene da qualcuno di cui vi fidate, potete visualizzare le immagini facendo clic su un pulsante.

Infine, eM Client consente di crittografare le e-mail sensibili in modo che possano essere lette solo dal destinatario previsto. Utilizza PGP (Pretty Good Privacy), un protocollo di crittografia standard, per firmare digitalmente, crittografare e decrittografare i messaggi. È necessario condividere la propria chiave pubblica con il destinatario in anticipo, in modo che il suo software possa decrittografare il messaggio.

Anche alcuni utenti di Outlook possono utilizzare la crittografia: gli abbonati a Microsoft 365 che utilizzano Outlook per Windows. Sono supportate due opzioni di crittografia: S/MIME, che è standard e può essere utilizzata per l'invio di posta elettronica a utenti che non utilizzano Outlook, e Microsoft 365 Message Encryption, che può essere utilizzata solo per l'invio di e-mail ad altri utenti Windows abbonati a Microsoft 365.

Vincitore Entrambe le applicazioni controllano la presenza di spam e bloccano le immagini remote. Tutti gli utenti di eM Client possono inviare messaggi di posta elettronica crittografati, mentre solo un sottoinsieme di utenti di Outlook è in grado di inviare messaggi di posta elettronica crittografati.

6. Integrazioni

eM Client offre moduli integrati di calendario, contatti, attività e note, che possono essere visualizzati a schermo intero tramite le icone nella parte inferiore della barra di navigazione o in una barra laterale per poterli utilizzare mentre si lavora alla posta elettronica.

Sono ragionevolmente funzionali, ma non competono con i principali software di produttività. Sono supportati gli appuntamenti ricorrenti e i promemoria, ed è possibile visualizzare rapidamente tutte le e-mail relative a un contatto specifico. eM Client può connettersi con servizi esterni, tra cui iCloud, Google Calendar e altri calendari Internet che supportano CalDAV.

Quando si visualizza un'e-mail, è possibile creare una riunione o un'attività collegata dal menu del tasto destro del mouse.

Anche Outlook offre i propri moduli di calendario, contatti, attività e note, ma la differenza principale è l'integrazione con le altre applicazioni di Microsoft Office. È possibile creare calendari condivisi e avviare messaggi istantanei, telefonate e videochiamate dall'interno dell'applicazione.

Questi moduli offrono funzioni simili a quelle di eM Client, compresa la possibilità di creare appuntamenti, riunioni e attività che rimandano all'e-mail originale.

Poiché Microsoft Office è così ampiamente utilizzato, le terze parti si impegnano a fondo per integrarlo con i propri servizi. Una ricerca su Google per "integrazione di Outlook" mostra rapidamente che Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly, Goto.com e altri lavorano con Outlook, spesso creando un add-in.

Vincitore Entrambe le applicazioni includono un calendario integrato, un task manager e un modulo per i contatti. Outlook offre una stretta integrazione con le applicazioni di Microsoft Office e con molti servizi di terze parti.

7. Prezzi e valore

Esiste una versione gratuita di eM Client, ma è estremamente limitata: mancano funzioni quali note, snooze, invio successivo e supporto, e sono supportati solo due indirizzi e-mail. La versione Pro costa 49,95 dollari come acquisto unico o 119,95 dollari con aggiornamenti a vita. Sono disponibili sconti per volumi.

Outlook può essere acquistato al prezzo di 139,99 dollari sul Microsoft Store, ma è anche incluso nell'abbonamento a Microsoft 365, che costa 69 dollari all'anno.

Vincitore eM Client è più conveniente se non si utilizza già Microsoft Office.

Verdetto finale

La scelta del giusto client di posta elettronica è fondamentale per la vostra produttività e sicurezza. Quale è quello giusto per voi? eM Client e Outlook sono entrambi scelte eccellenti con molte utili funzioni in comune:

• Funzionano su Windows e Mac.
• Sono facili da configurare.
• Utilizzano cartelle, etichette e bandiere.
• Utilizzano regole per agire automaticamente sulle vostre e-mail.
• Includono criteri di ricerca complessi e cartelle di ricerca.
• Eliminano lo spam dalla casella di posta.
• Bloccano le immagini remote per proteggervi dagli spammer.
• Offrono calendari integrati, gestori di attività e molto altro.

Ma ci sono alcune differenze fondamentali. Cliente eM Ha un'interfaccia minimale e si concentra sulla facilità di gestione della posta in arrivo. È più conveniente, ma non è disponibile su dispositivi mobili o sul web come Outlook.

Prospettiva fa parte di Microsoft Office e potrebbe essere già installato sul vostro PC. L'applicazione è strettamente integrata con altri programmi Microsoft e con servizi di terze parti. Alcune delle sue funzioni sono più potenti di quelle di eM Client ed è possibile aggiungerne altre tramite add-in. Tuttavia, non tutti gli utenti di Outlook possono crittografare le proprie e-mail.

La maggior parte degli utenti sarebbe soddisfatta di entrambe le app, anche se non sono le uniche alternative. In queste raccolte confrontiamo e valutiamo altri client di posta elettronica:

• Il miglior client di posta elettronica per Windows
• Il miglior client e-mail per Mac