Lider du av överbelastning av e-post? Med rätt e-postklient får du koll på saker och ting. E-postklienter hjälper dig att hitta och organisera dina meddelanden - och tar bort oönskade och farliga e-postmeddelanden. De låter dig till och med skapa regler så att din e-post börjar organisera sig själv.

eM Client och Outlook är två populära och värdefulla alternativ. Men vilket är bäst? Hur förhåller sig eM Client och Outlook till varandra? Och framför allt, vilket är rätt för dig och ditt arbetsflöde? Läs denna jämförelse för att ta reda på det.

eM-klient är en snygg och modern e-postklient för Windows och Mac. Den hjälper dig att snabbt arbeta igenom din inkorg och organisera dina meddelanden. Appen innehåller också flera integrerade produktivitetsverktyg: en kalender, en uppgiftshanterare med mera. Min kollega har skrivit en detaljerad recension som du kan läsa här.

Outlook är en välintegrerad del av Microsoft Office och innehåller även en kalender, en uppgiftshanterare och en anteckningsmodul. Det finns versioner för Windows, Mac, iOS, Android och webben.

1. Plattformar som stöds

eM Client körs endast på stationära datorer - inga mobilappar. Windows- och Mac-versioner finns tillgängliga. Outlook har också versioner för Windows och Mac, men fungerar även på mobila enheter och på webben.

Vinnare : Outlook finns tillgängligt för Windows, Mac, de flesta mobila operativsystem och webben.

2. Enkel installation

För att din e-postapp ska fungera måste intrikata serverinställningar konfigureras. Lyckligtvis kan de flesta appar som eM Client och Outlook numera normalt upptäcka och konfigurera dessa åt dig. eM Client delar upp installationsprocessen i enkla steg.

Det första är att välja vilket tema du vill använda. Därefter frågas du efter din e-postadress. eM Client kan använda den för att automatiskt ange dina serverinställningar.

Appen fyller sedan i dina kontouppgifter automatiskt (du kan ändra dem om du vill). Därefter får du frågan om du vill kryptera din e-post. Vi tittar på den funktionen i avsnittet om säkerhet nedan.

Du väljer nu en avatar (eller accepterar den som du får) och väljer de integrerade tjänster som du vill använda. Slutligen avslutar du installationen genom att ange ett lösenord.

Även om varje steg var enkelt, är processen längre än många andra e-postklienter, inklusive Outlook. Outlooks procedur är faktiskt en av de enklaste jag har sett. Om du prenumererar på Microsoft 365 behöver du inte ens ange en e-postadress eftersom Microsoft redan känner till den.

När du har bekräftat att det är den adress du vill använda ställs allt annat in automatiskt.

Vinnare : Outlooks installationsprocedur är så enkel som möjligt. eM Client's installation är också ganska enkel men kräver fler steg.

3. Användargränssnitt

eM Client och Outlook är båda anpassningsbara, inklusive mörka lägen och teman. De är också kraftfulla och har många funktioner. Båda känns moderna och välbekanta, även om eM Client har ett mer minimalistiskt tillvägagångssätt.

eM Client-funktionerna fokuserar på ditt arbetsflöde och hjälper dig att arbeta snabbt och effektivt i din inkorg. Det finns en Snooze funktion som tillfälligt tar bort ett e-postmeddelande från inkorgen så att du kan komma tillbaka till det i framtiden. Standardvärdet är 8:00 nästa dag, men du kan välja vilket datum och vilken tid som helst.

En annan datum- och tidsbaserad funktion är när dina utgående e-postmeddelanden skickas. Skicka senare kan du välja önskat datum och tid från ett popup-fönster.

Du kan minska skräpet och spara utrymme genom att ta bort dubbla e-postmeddelanden, händelser, uppgifter och kontakter. En annan praktisk funktion är möjligheten att automatiskt svara på inkommande e-postmeddelanden, till exempel för att meddela andra att du inte är tillgänglig eller är på semester.

Outlooks gränssnitt kommer att kännas bekant för de flesta användare. Det har den typiska Microsoft-inställningen, inklusive den utmärkande ribbonfältet, som visar vanliga funktioner. Det innehåller många fler ikoner som du hittar i eM Client.

Med hjälp av gester kan du gå snabbare genom inkorgen. När jag testade Mac-versionen upptäckte jag att om du sveper till höger med två fingrar kan du arkivera ett meddelande, och om du gör samma rörelse till vänster kan du flagga det. När du för muspekaren över ett meddelande visas tre små ikoner så att du kan radera, arkivera eller flagga.

Outlook är mer anpassningsbart än eM Client. Med sitt rika ekosystem av tilläggsprogram kan du installera hundratals fler funktioner. Det finns till exempel tilläggsprogram för att översätta din e-post, lägga till emojis, förbättra säkerheten och integrera med andra program och tjänster.

Vinnare Båda apparna har ett välutvecklat användargränssnitt som tilltalar olika typer av användare. eM Client är snygg och distraherar inte. Outlook har ett bredare utbud av ikoner i bandet och möjlighet att lägga till nya funktioner via tilläggsprogram.

4. Organisation & förvaltning

Många av oss hanterar dussintals nya e-postmeddelanden per dag och har ett arkiv med tiotusentals e-postmeddelanden. Funktioner för organisation och hantering är avgörande i en e-postapp.

eM Client har tre verktyg för att organisera din e-post: mappar, taggar och flaggor. Du kan flytta ett meddelande till en mapp som innehåller liknande e-postmeddelanden, lägga till ett sammanhang med hjälp av taggar (t.ex. "Joe Bloggs", "Projekt XYZ" och "Brådskande") och flagga det om det kräver brådskande uppmärksamhet.

Du kan spara tid genom att ställa in regler för att organisera din e-post automatiskt. Regler definierar villkoren för när ett meddelande ska åtgärdas, liksom själva åtgärderna. Låt oss titta på hur det fungerar.

Du börjar med en mall. Jag kunde inte läsa förhandsgranskningen av regeln när jag använde ett mörkt tema, så jag bytte till ett ljust tema.

Här är de kriterier som kan användas för att utlösa en regel:

• Om posten är inkommande eller utgående
• Avsändarens eller mottagarens e-postadress
• Ett ord som finns i ämnesraden
• Ett ord som finns i meddelandet
• En textsträng som finns i e-posthuvudet.
• Här är de åtgärder som kan utföras:
• Flytta meddelandet till en mapp
• Flytta meddelandet till en skräppostmapp
• Ange en tagg

En annan viktig funktion när du har ett stort antal e-postmeddelanden är sökning. eM Client är ganska kraftfull. Sökfältet längst upp till höger kan söka efter ord och fraser samt mer komplexa sökningar. Om du till exempel söker efter "subject:security" söker du bara i ämnesraden efter ordet "security". Här är en skärmdump av de söktermer du kan använda.

Alternativt, Avancerad sökning ger ett visuellt gränssnitt för att skapa komplexa sökningar.

Du kan spara sökningar i en Sök i mapp för enkel åtkomst i framtiden.

Outlook använder på samma sätt mappar, kategorier och taggar. Du kan automatisera deras organisation med hjälp av regler. Outlooks regler ger ett mer omfattande utbud av åtgärder än eM Client's:

• Flytta, kopiera eller radera ett meddelande
• Fastställande av en kategori
• Vidarebefordra meddelandet
• Spela upp ett ljud
• Visa ett meddelande
• Och mycket mer

Sökfunktionen är lika sofistikerad. Du kan till exempel skriva "subject:welcome" för att endast söka efter ämnet i varje e-postmeddelande.

En detaljerad förklaring av sökkriterier finns i Microsoft Support. Ett nytt sökband läggs till när det finns en aktiv sökning. Det innehåller ikoner som gör att du kan förfina sökningen. Spara sökning Med ikonen kan du skapa smarta mappar, som liknar eM Clients sökmappar. Här är ett exempel: en som söker efter "welcome" i ämnesraden i olästa e-postmeddelanden.

Vinnare Båda programmen använder mappar, taggar (eller kategorier), flaggor och regler samt komplexa sökningar och sökmappar. Outlooks funktioner är lite mer kraftfulla.

5. Säkerhetsfunktioner

E-post är i sig osäkert och bör inte användas för att skicka känslig information. När du har skickat dina meddelanden skickas de genom flera e-postservrar i klartext. Det finns också säkerhetsproblem med inkommande e-post. Ungefär hälften av all e-post är skräppost, vilket inkluderar nätfiske som försöker lura dig att lämna ut personlig information och bilagor som innehåller skadlig kod.

Både eM Client och Outlook söker efter skräppost i din inkommande e-post och flyttar automatiskt dessa meddelanden till en mapp för skräppost. Om du missar några skräppostmeddelanden kan du flytta dem manuellt till den mappen. Om ett önskat e-postmeddelande skickas dit av misstag kan du meddela appen att det inte är skräppost. Båda programmen lär sig av dina uppgifter.

Ingen av apparna visar fjärrbilder som standard. Dessa bilder sparas på internet så att spammare kan spåra om de laddas, vilket bekräftar att din e-postadress är äkta - och öppnar dörren för mer skräppost. Om meddelandet är från någon du litar på kan du visa bilderna genom att klicka på en knapp.

Med eM Client kan du kryptera känsliga e-postmeddelanden så att de bara kan läsas av den avsedda mottagaren. Den använder PGP (Pretty Good Privacy), ett standardkrypteringsprotokoll, för att digitalt signera, kryptera och dekryptera dina meddelanden. Du måste dela din offentliga nyckel med mottagaren i förväg så att deras programvara kan dekryptera meddelandet.

Vissa Outlook-användare kan också använda kryptering: Microsoft 365-prenumeranter som använder Outlook för Windows. Två krypteringsalternativ stöds: S/MIME, som är standard och kan användas när du skickar e-post till andra än Outlook-användare, och Microsoft 365 Message Encryption, som endast kan användas när du skickar e-post till andra Windows-användare som prenumererar på Microsoft 365.

Vinnare : eM Client. Båda programmen kontrollerar skräppost och blockerar fjärrbilder. Alla eM Client-användare kan skicka krypterad e-post. Endast en delmängd Outlook-användare kan skicka krypterad e-post.

6. Integrationer

eM Client har integrerade moduler för kalender, kontakter, uppgifter och anteckningar. De kan visas i fullskärmsläge med hjälp av ikoner längst ner i navigeringsfältet eller i en sidofältare så att du kan använda dem medan du arbetar med din e-post.

De är ganska funktionella men konkurrerar inte med ledande produktivitetsprogram. Återkommande möten och påminnelser stöds, och du kan snabbt visa alla e-postmeddelanden som är relaterade till en specifik kontakt. eM Client kan ansluta till externa tjänster, inklusive iCloud, Google Calendar och andra internetkalendrar som stöder CalDAV.

När du tittar på ett e-postmeddelande kan du skapa ett länkat möte eller en uppgift från högerklickmenyn.

Outlook har också sina egna moduler för kalender, kontakter, uppgifter och anteckningar. Den viktigaste skillnaden är hur väl de integreras med andra Microsoft Office-appar. Du kan skapa delade kalendrar och initiera snabbmeddelanden, telefonsamtal och videosamtal från appen.

Dessa moduler har liknande funktioner som eM Client-modulerna, inklusive möjligheten att skapa möten och uppgifter som länkas tillbaka till det ursprungliga e-postmeddelandet.

Eftersom Microsoft Office är så allmänt använt arbetar tredje parter hårt för att integrera sina egna tjänster. En Google-sökning på "Outlook integration" visar snabbt att Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly, Goto.com och andra arbetar med Outlook, ofta genom att skapa ett tillägg.

Vinnare Båda apparna innehåller en integrerad kalender, uppgiftshanterare och kontaktmodul. Outlook har en nära integration med Microsoft Office-appar och många tjänster från tredje part.

7. Prissättning och värde

Det finns en gratisversion av eM Client, men den är extremt begränsad. Funktioner som anteckningar, snooze, skicka senare och support saknas, och endast två e-postadresser stöds. Pro-versionen kostar 49,95 dollar som ett engångsköp eller 119,95 dollar med uppgraderingar under hela livstiden. Volymrabatter är tillgängliga.

Outlook kan köpas direkt för 139,99 dollar i Microsoft Store och ingår även i en Microsoft 365-prenumeration som kostar 69 dollar per år.

Vinnare : eM Client är billigare om du inte redan använder Microsoft Office.

Slutgiltigt omdöme

Att välja rätt e-postklient är viktigt för din produktivitet och säkerhet. Vilken är rätt för dig? eM Client och Outlook är båda utmärkta val med många användbara funktioner gemensamt:

• De fungerar på Windows och Mac.
• De är lätta att installera.
• De använder mappar, taggar och flaggor.
• De använder regler för att automatiskt agera på ditt e-postmeddelande.
• De innehåller komplexa sökkriterier och sökmappar.
• De tar bort skräppost från din inkorg.
• De blockerar fjärrbilder för att skydda dig från spammare.
• De erbjuder integrerade kalendrar, uppgiftshanterare och mycket mer.

Men det finns några viktiga skillnader. eM-klient har ett minimalt gränssnitt och fokuserar på att hjälpa dig att enkelt arbeta dig igenom din inkorg. Det är mer prisvärt men finns inte tillgängligt på mobila enheter eller på webben som Outlook.

Outlook är en del av Microsoft Office. Det kan faktiskt redan vara installerat på din dator. Appen är nära integrerad med andra Microsoft-program och tjänster från tredje part. Vissa av dess funktioner är mer kraftfulla än eM Client's, och du kan lägga till fler genom tilläggsprogram. Alla Outlook-användare kan dock inte kryptera sin e-post.

De flesta användare skulle vara nöjda med någon av apparna, men de är inte de enda alternativen. Vi jämför och utvärderar andra e-postklienter i dessa sammanställningar:

• Bästa e-postklient för Windows
• Bästa e-postklient för Mac