Bạn có bị quá tải email không? Ứng dụng email phù hợp sẽ giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ. Ứng dụng email khách giúp bạn tìm và sắp xếp thư của mình—đồng thời xóa các email nguy hiểm, không mong muốn khỏi chế độ xem. Họ thậm chí sẽ cho phép bạn tạo các quy tắc để email của bạn bắt đầu tự tổ chức.

eM Client và Outlook là hai lựa chọn phổ biến và đáng giá. Nhưng cái nào tốt hơn? eM Client và Outlook so sánh như thế nào? Quan trọng hơn, cái nào phù hợp với bạn và quy trình làm việc của bạn? Hãy đọc bài đánh giá so sánh này để tìm hiểu.

eM Client là một ứng dụng email hiện đại, đẹp mắt dành cho Windows và Mac. Nó giúp bạn nhanh chóng xử lý hộp thư đến và sắp xếp các thư của mình. Ứng dụng này cũng bao gồm một số công cụ năng suất tích hợp: lịch, trình quản lý tác vụ, v.v. Đồng nghiệp của tôi đã viết một bài đánh giá chi tiết mà bạn có thể đọc ở đây.

Outlook là một phần tích hợp tốt của Microsoft Office. Nó cũng bao gồm một mô-đun lịch, trình quản lý tác vụ và ghi chú. Các phiên bản có sẵn cho Windows, Mac, iOS, Android và web.

1. Nền tảng được hỗ trợ

eM Client chỉ chạy trên máy tính để bàn—không có ứng dụng dành cho thiết bị di động. Phiên bản Windows và Mac có sẵn. Tương tự, Outlook cung cấp các phiên bản dành cho Windows và Mac nhưng cũng hoạt động trên thiết bị di động và web.

Winner : Outlook khả dụng cho Windows, Mac, các hệ điều hành di động chính và web.

2. Dễ cài đặt

Dành cho bạnnhiều hơn.

Nhưng có một số điểm khác biệt chính. eM Client có giao diện tối giản và tập trung vào việc giúp bạn xử lý hộp thư đến một cách dễ dàng. Nó có giá phải chăng hơn nhưng không khả dụng trên thiết bị di động hoặc web như Outlook.

Outlook là một phần của Microsoft Office. Trên thực tế, nó có thể đã được cài đặt trên PC của bạn. Ứng dụng này được tích hợp chặt chẽ với các chương trình khác của Microsoft cũng như các dịch vụ của bên thứ ba. Một số tính năng của nó mạnh hơn của eM Client và bạn có thể bổ sung thêm thông qua các phần bổ trợ. Tuy nhiên, không phải tất cả người dùng Outlook đều có thể mã hóa email của họ.

Hầu hết người dùng sẽ hài lòng với một trong hai ứng dụng, mặc dù chúng không phải là lựa chọn thay thế duy nhất của bạn. Chúng tôi so sánh và đánh giá các ứng dụng email khác trong các đợt tổng kết này:

• Ứng dụng email tốt nhất cho Windows
• Ứng dụng email tốt nhất cho Mac

Đầu tiên là chọn chủ đề bạn muốn sử dụng. Tiếp theo, bạn sẽ được hỏi địa chỉ email của mình. eM Client có thể sử dụng ứng dụng này để tự động nhập cài đặt máy chủ của bạn.

Sau đó, ứng dụng sẽ tự động điền chi tiết tài khoản của bạn (bạn có thể thay đổi chúng nếu muốn). Sau đó, bạn được hỏi có muốn mã hóa email của mình không. Chúng tôi sẽ xem xét tính năng đó trong phần bảo mật bên dưới.

Bây giờ, bạn chọn hình đại diện (hoặc chấp nhận hình đại diện bạn được cung cấp) và chọn các dịch vụ tích hợp mà bạn định sử dụng. Cuối cùng, bạn hoàn tất quy trình thiết lập bằng cách cung cấp mật khẩu.

Mặc dù mỗi bước đều đơn giản nhưng quy trình này dài hơn nhiều ứng dụng email khách khác, kể cả Outlook. Trên thực tế, quy trình của Outlook là một trong những quy trình đơn giản nhất mà tôi từng thấy. Nếu đăng ký Microsoft 365, bạn thậm chí sẽ không phải cung cấp địa chỉ email vì Microsoft đã biết địa chỉ đó.

Sau khi bạn xác nhận rằng đó là địa chỉ bạn định sử dụng, mọi thứ khác sẽ được thiết lập lên tự động.

Winner : Quy trình thiết lập của Outlook rất dễ dàng. Việc thiết lập eM Client cũng khá đơn giản nhưng cần nhiều bước hơn.

3. Giao diện người dùng

eM Client và Outlook đều làcó thể tùy chỉnh, bao gồm các chế độ tối và chủ đề. Chúng cũng mạnh mẽ và giàu tính năng. Cả hai đều mang lại cảm giác hiện đại và quen thuộc, mặc dù eM Client có cách tiếp cận tối giản hơn.

Các tính năng của eM Client tập trung vào quy trình làm việc của bạn, giúp bạn xử lý hộp thư đến của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Có một tính năng Báo lại sẽ tạm thời xóa email khỏi hộp thư đến để bạn có thể quay lại email đó trong tương lai. Mặc định là 8:00 sáng ngày hôm sau, nhưng bạn có thể chọn bất kỳ ngày và giờ nào.

Một tính năng dựa trên ngày và giờ khác là thời điểm email gửi đi của bạn sẽ được gửi. Gửi sau cho phép bạn chọn ngày và giờ mong muốn từ cửa sổ bật lên.

Bạn có thể giảm sự lộn xộn và tiết kiệm dung lượng bằng cách xóa các email, sự kiện, tác vụ và liên hệ trùng lặp. Một tính năng tiện lợi khác là khả năng tự động trả lời email đến—ví dụ: để cho người khác biết rằng bạn hiện không rảnh hoặc đang đi nghỉ.

Giao diện của Outlook sẽ trông quen thuộc với hầu hết người dùng. Nó có thiết lập điển hình của Microsoft, bao gồm thanh ruy-băng đặc biệt, hiển thị các tính năng thường được sử dụng. Nó chứa nhiều biểu tượng hơn mà bạn sẽ tìm thấy trong eM Client.

Các cử chỉ cho phép bạn tăng tốc độ trong hộp thư đến của mình. Khi thử nghiệm phiên bản Mac, tôi thấy rằng vuốt sang phải bằng hai ngón tay sẽ lưu trữ một tin nhắn; cử chỉ tương tự ở bên trái sẽ đánh dấu nó. Khi bạn di con trỏ chuộttrên một tin nhắn, ba biểu tượng nhỏ xuất hiện, cho phép bạn xóa, lưu trữ hoặc gắn cờ.

Outlook có thể tùy chỉnh nhiều hơn eM Client. Với hệ sinh thái bổ trợ phong phú, bạn có thể cài đặt hàng trăm tính năng khác. Ví dụ: có các phần bổ trợ để dịch email của bạn, thêm biểu tượng cảm xúc, cải thiện bảo mật cũng như tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác.

Người chiến thắng : Hòa. Cả hai ứng dụng đều có giao diện người dùng được phát triển tốt sẽ thu hút các loại người dùng khác nhau. eM Client trông sắc nét và không bị phân tâm. Outlook cung cấp nhiều loại biểu tượng hơn trong thanh ruy-băng và khả năng thêm các tính năng mới thông qua phần bổ trợ.

4. Tổ chức & Quản lý

Nhiều người trong chúng ta xử lý hàng chục email mới mỗi ngày và có một kho lưu trữ hàng chục nghìn. Các tính năng quản lý và tổ chức rất quan trọng trong ứng dụng email.

eM Client cung cấp ba công cụ để tổ chức email của bạn: thư mục, thẻ và cờ. Bạn có thể di chuyển một thư đến một thư mục chứa các email tương tự, thêm ngữ cảnh thông qua các thẻ (chẳng hạn như “Joe Bloggs”, “Dự án XYZ” và “Khẩn cấp”) và gắn cờ cho thư nếu cần chú ý khẩn cấp.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập các quy tắc để tự động sắp xếp email của mình. Các quy tắc xác định các điều kiện khi một thông báo sẽ được thực hiện, cũng như chính các hành động đó. Hãy xem cách nó hoạt động.

Bạn bắt đầu với một mẫu. Tôi không thể đọc bản xem trước quy tắc khi sử dụngchủ đề tối, vì vậy tôi đã chuyển sang chủ đề sáng.

Dưới đây là các tiêu chí có thể được sử dụng để kích hoạt quy tắc:

• Cho dù thư đến hay thư đi
• Địa chỉ email của người gửi hoặc người nhận
• Một từ có trong dòng chủ đề
• Một từ có trong nội dung thư
• Tìm thấy một chuỗi văn bản trong tiêu đề email
• Dưới đây là những hành động có thể thực hiện:
• Chuyển thư vào thư mục
• Chuyển thư vào thư mục rác
• Đặt thẻ

Một tính năng cần thiết khác khi bạn có một số lượng lớn email là tìm kiếm. eM Client khá mạnh mẽ. Thanh tìm kiếm ở trên cùng bên phải có thể tìm kiếm các từ và cụm từ cũng như các tìm kiếm phức tạp hơn. Ví dụ: tìm kiếm “chủ đề: bảo mật” sẽ chỉ tìm kiếm dòng chủ đề cho từ “bảo mật”. Đây là ảnh chụp màn hình các cụm từ tìm kiếm mà bạn có thể sử dụng.

Ngoài ra, Tìm kiếm nâng cao cung cấp giao diện trực quan để tạo các tìm kiếm phức tạp.

Bạn có thể lưu các tìm kiếm trong Thư mục tìm kiếm để truy cập dễ dàng trong tương lai.

Outlook cũng sử dụng các thư mục, danh mục và thẻ theo cách tương tự. Bạn có thể tự động hóa tổ chức của họ bằng cách sử dụng các quy tắc. Quy tắc của Outlook cung cấp phạm vi hành động toàn diện hơn so với eM Client:

• Di chuyển, sao chép hoặc xóa thư
• Đặt danh mục
• Chuyển tiếp thư
• Chơi mộtâm thanh
• Hiển thị thông báo
• Và hơn thế nữa

Tính năng tìm kiếm của nó cũng tinh vi tương tự. Ví dụ: bạn có thể nhập ”subject:welcome” để chỉ tìm kiếm chủ đề của từng email.

Có phần giải thích chi tiết về tiêu chí tìm kiếm trong bộ phận Hỗ trợ của Microsoft. Dải băng Tìm kiếm mới được thêm vào khi có một tìm kiếm đang hoạt động. Nó chứa các biểu tượng cho phép bạn tinh chỉnh tìm kiếm. Biểu tượng Lưu Tìm kiếm cho phép bạn tạo Thư mục Thông minh, tương tự như Thư mục Tìm kiếm của Khách hàng eM. Đây là một ví dụ: một ví dụ tìm kiếm “chào mừng” trong dòng chủ đề của email chưa đọc.

Người chiến thắng : Outlook. Cả hai ứng dụng đều sử dụng các thư mục, thẻ (hoặc danh mục), cờ và quy tắc, cũng như các thư mục tìm kiếm và tìm kiếm phức tạp. Các tính năng của Outlook mạnh hơn một chút.

5. Tính năng bảo mật

Email vốn không an toàn và không nên được sử dụng để gửi thông tin nhạy cảm. Sau khi gửi, thư của bạn được định tuyến qua nhiều máy chủ thư ở dạng văn bản thuần túy. Ngoài ra còn có những lo ngại về bảo mật với email đến. Khoảng một nửa số thư là thư rác, bao gồm các email lừa đảo cố đánh lừa bạn cung cấp thông tin cá nhân và tệp đính kèm có chứa phần mềm độc hại.

Cả eM Client và Outlook sẽ quét thư đến của bạn để tìm thư rác và tự động di chuyển chúng thư vào thư mục Thư Rác. Nếu bất kỳ tin nhắn rác nào bị bỏ sót, bạn có thể di chuyển chúng theo cách thủ công tớithư mục đó. Nếu một email mong muốn được gửi đến đó do lỗi, bạn có thể cho ứng dụng biết rằng đó không phải là thư rác. Cả hai chương trình sẽ học hỏi từ thông tin đầu vào của bạn.

Không ứng dụng nào hiển thị hình ảnh từ xa theo mặc định. Những hình ảnh này được lưu trên internet để những kẻ gửi thư rác có thể theo dõi xem chúng có được tải hay không, điều này xác nhận rằng địa chỉ email của bạn là có thật—và mở ra cơ hội cho nhiều thư rác hơn. Nếu thư đến từ người mà bạn tin tưởng, thì bạn có thể hiển thị hình ảnh bằng cách nhấp vào nút.

Cuối cùng, eM Client cho phép bạn mã hóa các email nhạy cảm để chỉ người nhận dự định mới có thể đọc được chúng. Nó sử dụng PGP (Pretty Good Privacy), một giao thức mã hóa tiêu chuẩn, để ký điện tử, mã hóa và giải mã tin nhắn của bạn. Bạn cần chia sẻ trước khóa công khai của mình với người nhận để phần mềm của họ có thể giải mã thư.

Một số người dùng Outlook cũng có thể sử dụng mã hóa: Người đăng ký Microsoft 365 sử dụng Outlook cho Windows. Hai tùy chọn mã hóa được hỗ trợ: S/MIME, tiêu chuẩn và có thể được sử dụng khi gửi thư cho người dùng không sử dụng Outlook và Mã hóa Thư Microsoft 365, chỉ có thể được sử dụng khi gửi email cho những người dùng Windows khác đăng ký Microsoft 365.

Người chiến thắng : Khách hàng eM. Cả hai ứng dụng đều kiểm tra thư rác và chặn hình ảnh từ xa. Tất cả người dùng eM Client có thể gửi email được mã hóa. Chỉ một nhóm nhỏ người dùng Outlook mới có thể gửi thư được mã hóa.

6. Tích hợp

eM Client cung cấpcác mô-đun lịch, danh bạ, tác vụ và ghi chú tích hợp. Chúng có thể được hiển thị toàn màn hình bằng cách sử dụng các biểu tượng ở cuối thanh điều hướng hoặc được hiển thị trong thanh bên để bạn có thể sử dụng chúng trong khi làm việc với email của mình.

Chúng hoạt động hợp lý nhưng sẽ không hiệu quả' không cạnh tranh với phần mềm năng suất hàng đầu. Các cuộc hẹn và lời nhắc định kỳ được hỗ trợ và bạn có thể nhanh chóng xem tất cả các email liên quan đến một liên hệ cụ thể. eM Client có thể kết nối với các dịch vụ bên ngoài, bao gồm iCloud, Lịch Google và các lịch trên internet khác hỗ trợ CalDAV.

Khi xem email, bạn có thể tạo cuộc họp hoặc nhiệm vụ được liên kết từ menu chuột phải .

Outlook cũng cung cấp các mô-đun lịch, danh bạ, tác vụ và ghi chú của riêng mình. Sự khác biệt chính ở đây là mức độ chúng tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office khác. Bạn có thể tạo lịch dùng chung và bắt đầu tin nhắn tức thì, cuộc gọi điện thoại và cuộc gọi video từ bên trong ứng dụng.

Các mô-đun này cung cấp các tính năng tương tự như eM Client, bao gồm khả năng tạo cuộc hẹn, cuộc họp và tác vụ liên kết trở lại email ban đầu.

Vì Microsoft Office được sử dụng rộng rãi nên các bên thứ ba nỗ lực tích hợp với các dịch vụ của riêng họ. Tìm kiếm trên Google cho “tích hợp Outlook” nhanh chóng cho thấy rằng Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly, Goto.com và những người khác làm việc với Outlook, thường bằng cách tạo một tiện ích bổ sungtrong.

Người chiến thắng : Outlook. Cả hai ứng dụng đều bao gồm lịch tích hợp, trình quản lý tác vụ và mô-đun danh bạ. Outlook cung cấp khả năng tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office và nhiều dịch vụ của bên thứ ba.

7. Định giá & Giá trị

Có phiên bản miễn phí của eM Client, nhưng phiên bản này cực kỳ hạn chế. Các tính năng như ghi chú, báo lại, gửi sau và hỗ trợ bị bỏ qua và chỉ hỗ trợ hai địa chỉ email. Phiên bản Pro có giá 49,95 đô la khi mua một lần hoặc 119,95 đô la khi nâng cấp trọn đời. Có chiết khấu theo số lượng lớn.

Bạn có thể mua ngay Outlook với giá $139,99 từ Microsoft Store. Nó cũng được bao gồm trong đăng ký Microsoft 365 có giá $69/năm.

Người chiến thắng : eM Client có chi phí hợp lý hơn trừ khi bạn đã sử dụng Microsoft Office.

Phán quyết cuối cùng

Việc chọn đúng ứng dụng email rất quan trọng đối với năng suất và bảo mật của bạn. Thứ nào là thứ phù hợp với bạn? eM Client và Outlook đều là những lựa chọn tuyệt vời với nhiều tính năng hữu ích chung:

• Chúng chạy trên Windows và Mac.
• Chúng dễ cài đặt.
• Chúng sử dụng các thư mục, thẻ và cờ.
• Chúng sử dụng các quy tắc để tự động hành động trên email của bạn.
• Chúng bao gồm tiêu chí tìm kiếm phức tạp và các thư mục tìm kiếm.
• Chúng loại bỏ thư rác từ hộp thư đến của bạn.
• Họ chặn hình ảnh từ xa để bảo vệ bạn khỏi những kẻ gửi thư rác.
• Họ cung cấp lịch tích hợp, trình quản lý tác vụ và