Kärsitkö sähköpostien ylikuormituksesta? Oikea sähköpostiohjelma pitää sinut ajan tasalla. Sähköpostiohjelmat auttavat sinua löytämään ja järjestämään viestejäsi - ja poistamaan ei-toivotut, vaaralliset sähköpostit näkyvistä. Niiden avulla voit jopa luoda sääntöjä, jotta sähköpostisi alkaa järjestyä itsestään.

eM Client ja Outlook ovat kaksi suosittua ja kannattavaa vaihtoehtoa. Mutta kumpi on parempi? Miten eM Client ja Outlook ovat vertailukelpoisia? Mikä tärkeintä, kumpi sopii sinulle ja työnkulullesi? Lue tämä vertailu katsaus ja ota selvää.

eM Client on tyylikäs, moderni sähköpostiohjelma Windowsille ja Macille. Sen avulla voit nopeasti käydä läpi saapuneet viestit ja järjestellä viestejäsi. Sovellus sisältää myös useita integroituja tuottavuustyökaluja: kalenterin, tehtävienhallinnan ja paljon muuta. Kollegani on kirjoittanut yksityiskohtaisen arvostelun, jonka voit lukea täältä.

Outlook on hyvin integroitu osa Microsoft Officea. Se sisältää myös kalenterin, tehtävienhallinnan ja muistiinpanomoduulin. Siitä on saatavilla versiot Windowsille, Macille, iOS:lle, Androidille ja verkkoon.

1. Tuetut alustat

eM Client toimii vain pöytätietokoneissa - ei mobiilisovelluksia. Windows- ja Mac-versiot ovat saatavilla. Outlookista on vastaavasti tarjolla versiot Windowsille ja Macille, mutta se toimii myös mobiililaitteissa ja verkossa.

Voittaja : Outlook on saatavilla Windowsille, Macille, tärkeimmille mobiilikäyttöjärjestelmille ja verkkoon.

2. Asetusten helppous

Jotta sähköpostisovelluksesi toimisi, monimutkaiset palvelinasetukset on määritettävä. Onneksi useimmat sovellukset, kuten eM Client ja Outlook, pystyvät nykyään normaalisti havaitsemaan ja määrittämään ne puolestasi. eM Client jakaa asennusprosessin yksinkertaisiin vaiheisiin.

Ensimmäiseksi valitset, mitä teemaa haluat käyttää. Seuraavaksi sinulta kysytään sähköpostiosoitettasi. eM Client voi käyttää sitä syöttääkseen automaattisesti palvelimen asetukset.

Sovellus täyttää sitten tilitietosi automaattisesti (voit muuttaa niitä halutessasi). Tämän jälkeen sinulta kysytään, haluatko salata sähköpostisi. Tarkastelemme tätä ominaisuutta jäljempänä tietoturvaosiossa.

Nyt valitset avatarin (tai hyväksyt sinulle annetun) ja valitset integroidut palvelut, joita aiot käyttää. Lopuksi viimeistelet asennusprosessin antamalla salasanan.

Vaikka jokainen vaihe oli yksinkertainen, prosessi on pidempi kuin monissa muissa sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa. Itse asiassa Outlookin menettely on yksi yksinkertaisimmista, joita olen nähnyt. Jos tilaat Microsoft 365:n, sinun ei tarvitse edes antaa sähköpostiosoitetta, koska Microsoft tietää sen jo.

Kun olet vahvistanut, että kyseessä on osoite, jota aiot käyttää, kaikki muut asetukset tehdään automaattisesti.

Voittaja : Outlookin asennusprosessi on niin helppo kuin vain voi olla. eM Clientin asennus on myös melko yksinkertainen, mutta vaatii enemmän vaiheita.

3. Käyttöliittymä

eM Client ja Outlook ovat molemmat muokattavissa, mukaan lukien tummennetut tilat ja teemat. Ne ovat myös tehokkaita ja runsaasti ominaisuuksia. Molemmat tuntuvat nykyaikaisilta ja tutuilta, vaikka eM Client on minimalistisempi.

eM Clientin ominaisuudet keskittyvät työnkulkuusi ja auttavat sinua käymään läpi saapuneet postilaatikkosi nopeasti ja tehokkaasti. On olemassa Snooze ominaisuus, joka poistaa sähköpostin väliaikaisesti saapuneista sähköpostilaatikoista, jotta voit palata siihen tulevaisuudessa. Oletusarvo on 8:00 seuraavana päivänä, mutta voit valita minkä tahansa päivämäärän ja kellonajan.

Toinen päivämäärään ja kellonaikaan perustuva ominaisuus on se, milloin lähtevät sähköpostit lähetetään. Lähetä myöhemmin voit valita haluamasi päivämäärän ja kellonajan ponnahdusikkunasta.

Voit vähentää sotkua ja säästää tilaa poistamalla päällekkäisiä sähköposteja, tapahtumia, tehtäviä ja yhteystietoja. Toinen kätevä ominaisuus on mahdollisuus vastata automaattisesti saapuviin sähköposteihin - esimerkiksi ilmoittaa muille, että et ole tällä hetkellä tavoitettavissa tai lomalla.

Outlookin käyttöliittymä näyttää tutulta useimmille käyttäjille. Siinä on Microsoftille tyypillinen kokoonpano, mukaan lukien erottuva nauhapalkki, jossa näkyvät yleisesti käytetyt toiminnot. Siinä on paljon enemmän kuvakkeita kuin eM Clientissa.

Eleiden avulla voit nopeuttaa postilaatikon läpikäyntiä. Mac-versiota testatessani huomasin, että pyyhkäisemällä kahdella sormella oikealle voit arkistoida viestin; sama ele vasemmalle merkitsee sen. Kun viet hiiren kursorin viestin päälle, näkyviin tulee kolme pientä kuvaketta, joiden avulla voit poistaa, arkistoida tai merkitä viestin.

Outlook on muokattavampi kuin eM Client. Sen runsaan lisäosien ekosysteemin ansiosta voit asentaa satoja lisäominaisuuksia. Voit esimerkiksi kääntää sähköpostiviestejäsi, lisätä hymiöitä, parantaa tietoturvaa ja integroida ne muihin sovelluksiin ja palveluihin.

Voittaja : Tie. Molemmissa sovelluksissa on hyvin kehitetty käyttöliittymä, joka vetoaa erityyppisiin käyttäjiin. eM Client on terävän näköinen ja häiriötön. Outlook tarjoaa laajemman valikoiman kuvakkeita nauhapalkissa ja mahdollisuuden lisätä uusia ominaisuuksia lisäosien avulla.

4. Organisaatio & johtaminen

Monet meistä käsittelevät päivittäin kymmeniä uusia sähköposteja ja meillä on kymmenien tuhansien sähköpostien arkisto. Järjestely- ja hallintaominaisuudet ovat sähköpostisovelluksessa ratkaisevan tärkeitä.

eM Client tarjoaa kolme työkalua sähköpostin järjestämiseen: kansiot, tunnisteet ja merkinnät. Voit siirtää viestin kansioon, joka sisältää samankaltaisia sähköpostiviestejä, lisätä asiayhteyden tunnisteiden avulla (kuten "Joe Bloggs", "Projekti XYZ" ja "Kiireellinen") ja merkitä viestin, jos se vaatii kiireellistä huomiota.

Voit säästää aikaa asettamalla sääntöjä, joiden avulla voit järjestää sähköpostisi automaattisesti. Säännöt määrittelevät ehdot, jolloin viestiin reagoidaan, sekä itse toimet. Katsotaanpa, miten se toimii.

Aloitat mallin avulla. En pystynyt lukemaan säännön esikatselua, kun käytin tummaa teemaa, joten vaihdoin vaaleaan teemaan.

Seuraavassa luetellaan kriteerit, joita voidaan käyttää säännön käynnistämiseen:

• Onko posti saapuvaa vai lähtevää
• Lähettäjän tai vastaanottajan sähköpostiosoite.
• Aiheeseen sisältyvä sana
• Viestin rungon sisältämä sana
• Sähköpostin otsikosta löytyvä merkkijono.
• Seuraavassa on lueteltu toimenpiteet, jotka voidaan suorittaa:
• Viestin siirtäminen kansioon
• Viestin siirtäminen roskapostikansioon
• Tagin asettaminen

Toinen olennainen ominaisuus, kun sähköposteja on paljon, on haku. eM Clientin haku on varsin tehokas. Oikeassa yläkulmassa olevalla hakupalkilla voi hakea sanoja ja lauseita sekä monimutkaisempia hakuja. Esimerkiksi haku "subject:security" hakee vain otsikkoriviltä sanan "security". Tässä on kuvakaappaus hakuehdoista, joita voit käyttää.

Vaihtoehtoisesti, Tarkennettu haku tarjoaa visuaalisen käyttöliittymän monimutkaisten hakujen luomiseen.

Voit tallentaa hakuja Etsi kansiosta jotta se olisi helposti käytettävissä tulevaisuudessa.

Outlook käyttää samalla tavalla kansioita, luokkia ja tunnisteita. Voit automatisoida niiden järjestämistä sääntöjen avulla. Outlookin säännöt tarjoavat kattavamman valikoiman toimintoja kuin eM Clientin säännöt:

• Viestin siirtäminen, kopiointi tai poistaminen
• Kategorian asettaminen
• Viestin välittäminen eteenpäin
• Äänen toistaminen
• Ilmoituksen näyttäminen
• Ja paljon muuta

Sen hakutoiminto on yhtä kehittynyt. Voit esimerkiksi kirjoittaa "subject:welcome" ja hakea vain jokaisen sähköpostin aiheen.

Yksityiskohtainen selitys hakuehdoista löytyy Microsoftin tuesta. Kun haku on aktiivinen, lisätään uusi hakunauha. Se sisältää kuvakkeita, joiden avulla voit tarkentaa hakua. Tallenna haku kuvakkeen avulla voit luoda älykkäitä kansioita, jotka ovat samanlaisia kuin eM Clientin hakukansiot. Tässä on esimerkki: kansio, joka etsii lukemattomien sähköpostiviestien otsikkoriviltä sanaa "tervetuloa".

Voittaja : Outlook. Molemmat sovellukset käyttävät kansioita, tunnisteita (tai luokkia), lippuja ja sääntöjä sekä monimutkaisia hakuja ja hakukansioita. Outlookin ominaisuudet ovat hieman tehokkaampia.

5. Turvallisuusominaisuudet

Sähköposti on luonnostaan turvattomampi, eikä sitä pitäisi käyttää arkaluonteisten tietojen lähettämiseen. Lähettämisen jälkeen viestisi ohjautuvat useiden sähköpostipalvelimien kautta pelkkänä tekstinä. Myös saapuvaan sähköpostiin liittyy tietoturvaongelmia. Noin puolet kaikesta sähköpostista on roskapostia, johon kuuluu phishing-sähköposteja, joilla yritetään huijata sinua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja, ja haittaohjelmia sisältäviä liitetiedostoja.

Sekä eM Client että Outlook tutkivat saapuvan postin roskapostin varalta ja siirtävät nämä viestit automaattisesti roskapostikansioon. Jos roskapostiviestejä jää huomaamatta, voit siirtää ne manuaalisesti kyseiseen kansioon. Jos haluttu sähköposti lähetetään sinne vahingossa, voit ilmoittaa sovellukselle, että se ei ole roskapostia. Molemmat ohjelmat oppivat syötteistäsi.

Kumpikaan sovellus ei näytä oletusarvoisesti etäkuvia. Nämä kuvat tallennetaan internetiin, jotta roskapostittajat voivat seurata, onko ne ladattu, mikä vahvistaa, että sähköpostiosoitteesi on aito - ja avaa oven lisää roskapostille. Jos viesti on joltain luotettavalta henkilöltä, voit näyttää kuvat napsauttamalla painiketta.

Lopuksi eM Clientilla voit salata arkaluonteisia sähköpostiviestejä niin, että vain tarkoitettu vastaanottaja voi lukea ne. Se käyttää PGP:tä (Pretty Good Privacy), joka on vakiomuotoinen salausprotokolla, allekirjoittaakseen, salatakseen ja purkaakseen viestisi. Sinun on jaettava julkinen avaimesi vastaanottajan kanssa etukäteen, jotta hänen ohjelmistonsa voi purkaa viestin.

Jotkin Outlookin käyttäjät voivat myös käyttää salausta: Microsoft 365:n tilaajat, jotka käyttävät Outlook for Windowsia. Tuetaan kahta salausvaihtoehtoa: S/MIME, joka on vakiovaruste ja jota voidaan käyttää, kun lähetetään sähköpostia muille kuin Outlookin käyttäjille, ja Microsoft 365 Message Encryption, jota voidaan käyttää vain, kun lähetetään sähköpostia muille Windows-käyttäjille, jotka ovat Microsoft 365:n tilaajia.

Voittaja : eM Client. Molemmat sovellukset tarkistavat roskapostin ja estävät etäkuvat. Kaikki eM Client -käyttäjät voivat lähettää salattua sähköpostia. Vain osa Outlookin käyttäjistä voi lähettää salattua sähköpostia.

6. Integraatiot

eM Client tarjoaa integroidut kalenteri-, yhteystieto-, tehtävä- ja muistiinpanomoduulit. Ne voidaan näyttää koko näytön kokoisena navigointipalkin alareunassa olevien kuvakkeiden avulla tai sivupalkissa, jotta voit käyttää niitä sähköpostin käsittelyn aikana.

Ne ovat kohtuullisen toimivia, mutta eivät kilpaile johtavien tuottavuusohjelmistojen kanssa. Toistuvia tapaamisia ja muistutuksia tuetaan, ja voit tarkastella nopeasti kaikkia tiettyyn yhteystietoon liittyviä sähköpostiviestejä. eM Client voi muodostaa yhteyden ulkoisiin palveluihin, kuten iCloudiin, Google-kalenteriin ja muihin CalDAV:tä tukeviin internet-kalentereihin.

Kun tarkastelet sähköpostia, voit luoda linkitetyn kokouksen tai tehtävän hiiren oikealla napsautuksella avattavasta valikosta.

Outlook tarjoaa myös omat kalenteri-, yhteystieto-, tehtävä- ja muistiinpanomoduulinsa. Keskeinen ero tässä on se, miten hyvin ne on integroitu muihin Microsoft Office -sovelluksiin. Voit luoda jaettuja kalentereita ja käynnistää pikaviestejä, puheluita ja videopuheluita sovelluksesta.

Näissä moduuleissa on samankaltaisia ominaisuuksia kuin eM Clientissa, kuten mahdollisuus luoda tapaamisia, kokouksia ja tehtäviä, jotka linkittyvät takaisin alkuperäiseen sähköpostiin.

Koska Microsoft Office on niin laajalti käytössä, kolmannet osapuolet tekevät kovasti töitä integroituakseen omiin palveluihinsa. Google-haku "Outlook-integraatio" osoittaa nopeasti, että Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly, Goto.com ja muut toimivat Outlookin kanssa, usein luomalla lisäosan.

Voittaja : Outlook. Molemmat sovellukset sisältävät integroidun kalenterin, tehtävienhallinnan ja yhteystietomoduulin. Outlook tarjoaa tiiviin integraation Microsoft Office -sovellusten ja monien kolmansien osapuolten palvelujen kanssa.

7. Hinnoittelu ja arvo

eM Clientista on ilmainen versio, mutta se on erittäin rajoitettu. Ominaisuudet, kuten muistiinpanot, torkku, lähetä myöhemmin ja tuki, puuttuvat, ja vain kaksi sähköpostiosoitetta on tuettu. Pro-versio maksaa 49,95 dollaria kertaostoksena tai 119,95 dollaria elinikäisillä päivityksillä. Volyymialennuksia on saatavilla.

Outlookin voi ostaa suoraan hintaan 139,99 dollaria Microsoft Storesta. Se sisältyy myös Microsoft 365 -tilaukseen, joka maksaa 69 dollaria vuodessa.

Voittaja : eM Client on edullisempi, ellet jo käytä Microsoft Officea.

Lopullinen tuomio

Oikean sähköpostiohjelman valitseminen on tärkeää tuottavuuden ja turvallisuuden kannalta. Mikä niistä sopii sinulle? eM Client ja Outlook ovat molemmat erinomaisia vaihtoehtoja, joilla on monia yhteisiä hyödyllisiä ominaisuuksia:

• Ne toimivat Windowsissa ja Macissa.
• Ne on helppo asentaa.
• Ne käyttävät kansioita, tunnisteita ja lippuja.
• Ne käyttävät sääntöjä toimiakseen automaattisesti sähköpostisi perusteella.
• Ne sisältävät monimutkaisia hakukriteerejä ja hakukansioita.
• Ne poistavat roskapostin postilaatikostasi.
• Ne estävät etäkuvat suojellakseen sinua roskapostittajilta.
• Ne tarjoavat integroituja kalentereita, tehtävienhallintaohjelmia ja paljon muuta.

On kuitenkin joitakin keskeisiä eroja. eM Client on minimaalinen käyttöliittymä ja keskittyy auttamaan sinua työskentelemään postilaatikossasi helposti. Se on edullisempi, mutta se ei ole saatavilla mobiililaitteissa tai verkossa kuten Outlook.

Outlook on osa Microsoft Officea. Itse asiassa se saattaa olla jo asennettuna tietokoneellesi. Sovellus on tiiviisti integroitu muihin Microsoftin ohjelmiin sekä kolmansien osapuolten palveluihin. Jotkin sen ominaisuuksista ovat tehokkaampia kuin eM Clientin, ja voit lisätä niitä lisäosien avulla. Kaikki Outlookin käyttäjät eivät kuitenkaan voi salata sähköpostiaan.

Useimmat käyttäjät olisivat tyytyväisiä kumpaankin sovellukseen, vaikka ne eivät olekaan ainoita vaihtoehtoja. Vertailemme ja arvioimme muita sähköpostiohjelmia näissä yhteenvedoissa:

• Paras sähköpostiohjelma Windowsille
• Paras sähköpostiohjelma Macille