Si preme il pulsante di invio di un'e-mail appena scritta e poi ci si accorge che è stata inviata alla persona sbagliata, che contiene qualcosa che non si sarebbe dovuto dire o che è piena di errori di battitura. In ogni caso, si vuole ritirare l'e-mail prima che il destinatario la legga. Succede a tutti noi e può essere una sensazione davvero disgustosa.

Cosa si può fare? Si può annullare il messaggio? Beh, sì e no È una domanda difficile, dipende dal client di posta elettronica utilizzato. La risposta breve è che è possibile, in alcuni casi limitati. Quindi, anche se è possibile, non è una cosa su cui contare.

Vediamo come annullare l'invio di un'e-mail, perché è necessario farlo e perché è possibile farlo con diversi servizi e client. Vedremo anche come evitare di dover annullare un'e-mail.

Perché è necessario annullare l'invio di un'e-mail?

Ci sono situazioni in cui inviamo un messaggio e poi scopriamo che non eravamo pronti a inviarlo o che non avremmo dovuto inviarlo affatto.

Il mio lavoro richiede spesso di lavorare con informazioni sensibili. Devo assicurarmi che ciò che invio sia destinato alle persone giuste e che si tratti di informazioni che possono vedere. Questo è uno scenario in cui l'annullamento dell'invio di un'e-mail potrebbe davvero essere un salvatore. Se il vostro lavoro è a rischio, non volete inviare informazioni sensibili alla persona sbagliata. Se lo fate per sbaglio, potete annullare l'invio del messaggio.prima che sia troppo tardi.

Un errore più comune è l'invio di un messaggio pieno di errori di battitura. Può essere imbarazzante, ma non è la fine del mondo, a meno che non si tratti di un potenziale datore di lavoro o di un cliente. In questo caso, potrebbe significare la perdita di una prospettiva di lavoro o di un cliente.

Un altro errore è quello di inviare un'e-mail arrabbiata a un collega, al capo o a chiunque altro. Quando agiamo in preda alla rabbia senza fermarci, spesso reagiamo a qualcosa e scriviamo qualcosa che vorremmo non aver fatto. Premete il pulsante di invio in modo sconsiderato e potreste trovarvi in una situazione spiacevole.

Nel mondo degli affari, uno degli errori più comuni è quello di indirizzare un'e-mail alla persona sbagliata: si digita il nome del destinatario e la compilazione automatica a volte inserisce un destinatario errato.

Invio non effettuato di e-mail

La possibilità di annullare l'invio di un'e-mail dipende dal servizio e dal client di posta elettronica utilizzato. Se si utilizza Gmail, è possibile annullare l'invio, ma è necessario essere rapidi. Se si utilizza l'applicazione Microsoft Outlook su un server Microsoft Exchange, è possibile richiamare l'e-mail. Altre applicazioni o servizi potrebbero avere modi per ritirare un'e-mail dubbia. Molti altri, come Yahoo, non lo fanno.

Gmail

È possibile annullare l'invio di un messaggio in Gmail, ma il tempo a disposizione per farlo è limitato: si hanno solo pochi secondi per agire e bisogna farlo prima di fare clic su qualsiasi altra finestra o scheda. Una volta che ci si allontana dalla schermata di posta elettronica o che il tempo è trascorso, il messaggio è stato inviato.

La funzione "Annulla" o "Annulla" di Gmail non annulla realmente l'invio di un'e-mail. Ciò che accade è che c'è un ritardo prima che il messaggio venga inviato. Quando si fa clic sul pulsante "Invia", il messaggio viene "trattenuto" per il periodo di tempo configurato. Quando si preme il pulsante "Annulla", Gmail non invia il messaggio.

Il ritardo può essere configurato da 5 a 30 secondi e può essere impostato nella scheda "Generale" delle impostazioni di Gmail, come indicato di seguito.

Il processo di annullamento dell'invio di un'e-mail è abbastanza semplice. Dopo aver fatto clic su "Invia" sul messaggio, nell'angolo in basso a sinistra della finestra di Gmail apparirà una notifica, che dovrebbe avere l'aspetto dell'immagine seguente.

Facendo clic sul pulsante "Annulla", si interromperà l'invio del messaggio. Gmail aprirà il messaggio originale e vi consentirà di modificarlo e di inviarlo di nuovo. È tutto qui.

MS Outlook

Il metodo di Microsoft Outlook per annullare l'invio di un messaggio di posta elettronica è molto diverso. MS Outlook lo chiama "richiamo". Invece di ritardare l'invio del messaggio per alcuni secondi come fa Gmail, invia un comando al client di posta elettronica del destinatario e chiede di rimuoverlo. Naturalmente, questo funziona solo se il destinatario non ha letto il messaggio e se entrambi state utilizzando un server Microsoft Exchange.

Affinché il richiamo funzioni, è necessario che siano presenti alcuni altri fattori. Il richiamo del messaggio comprende l'accesso ai messaggi inviati in Outlook, la ricerca del messaggio di posta elettronica inviato, la sua apertura e la ricerca del messaggio "richiama" nel menu (vedere l'immagine seguente). Outlook vi comunicherà quindi se il richiamo è andato a buon fine.

Se desiderate maggiori dettagli su come utilizzare il richiamo di Microsoft Outlook, consultate il nostro articolo: Come richiamare un'e-mail in Outlook.

Strumenti e suggerimenti

Esistono diversi altri servizi e client di posta elettronica, molti dei quali dispongono di un qualche tipo di funzione di annullamento o cancellazione. La maggior parte funziona in modo simile a Gmail, con un ritardo nell'invio. Se siete curiosi di sapere come funzionano gli altri servizi/client, consultate le impostazioni o la configurazione della vostra e-mail e verificate se può ritardare l'invio.

Microsoft Outlook dispone di un'impostazione di ritardo per cui, se non è possibile utilizzare la funzione di richiamo, è possibile avere un ritardo. Per interrompere la posta elettronica, è necessario andare alla posta in uscita ed eliminarla prima che venga inviata. Molti altri client dispongono di funzioni simili che possono essere implementate.

Mailbird è un esempio di client di posta elettronica che può essere configurato per ritardare l'invio dei messaggi.

La maggior parte dei client dispone di funzioni che possono essere impostate per proteggere l'utente dall'invio di e-mail indesiderate.

Prevenire le e-mail deplorevoli

Anche se i messaggi di posta elettronica possono essere ritirati, c'è una buona probabilità che il richiamo non vada a buon fine o che non si riesca a premere il pulsante "annulla" abbastanza velocemente. Il metodo migliore per gestire i messaggi di posta elettronica spiacevoli è quello di non inviarli in primo luogo.

Rivedete accuratamente i vostri messaggi prima di inviarli: la correzione delle bozze vi eviterà di inviare e-mail piene di errori di battitura. E se la correzione delle bozze non fa per voi, procuratevi un account Grammarly, un'applicazione estremamente utile.

Rileggere più volte il messaggio. La maggior parte dei problemi si verifica con l'invio di e-mail all'indirizzo sbagliato o con un errore nell'oggetto.

Per quanto riguarda le e-mail arrabbiate che ci si pente di aver inviato, la pratica migliore si riduce a tre parole: NON PREMERE INVIO. Si racconta che Abramo Lincoln, ogni volta che si arrabbiava, scriveva una lettera tagliente alla parte offesa. Poi non la spediva, ma la sua politica era quella di lasciare la lettera in un cassetto per tre giorni.

Dopodiché apriva il cassetto, rileggeva la lettera (spesso a mente fredda) e decideva se inviarla o meno. Il 100% delle volte non la inviava. Qual è la lezione da trarre? NON PREMERE INVIO quando sei emozionato, allontanati, torna indietro e prenditi un po' di tempo per decidere se vuoi davvero far saltare in aria un amico, una persona cara o un collega.

Parole finali

L'invio di un'e-mail spiacevole può essere imbarazzante e, in alcuni casi, può costare il posto di lavoro, un cliente o un amico. Per questo motivo è essenziale esaminare attentamente i messaggi prima di inviarli. Se i messaggi vengono inviati per errore, si spera di poterli annullare prima che vengano diffusi o letti.

Ci auguriamo che questo articolo vi sia stato utile e vi invitiamo a contattarci per qualsiasi domanda o commento.