Pulsas el botón de envío de un correo electrónico que acabas de escribir y te das cuenta de que va dirigido a la persona equivocada, que contiene algo que no deberías haber dicho o que está lleno de errores tipográficos. En cualquier caso, quieres retirarlo antes de que el destinatario lo lea. Nos pasa a todos, y puede ser una sensación realmente desagradable.

¿Qué puede hacer? ¿Puede anular el mensaje? Bueno, sí y no Es una pregunta complicada. Depende del cliente de correo electrónico que utilices. La respuesta corta es que sí puedes, en algunos casos limitados. Así que, aunque es posible, no es algo con lo que debas contar.

Vamos a analizar el tema de la anulación del envío de correos electrónicos: por qué es necesario hacerlo en primer lugar, y la posibilidad de hacerlo con diferentes servicios y clientes. También veremos cómo evitar la necesidad de anular el envío de un correo electrónico.

¿Por qué tendría que anular el envío de un correo electrónico?

Hay situaciones en las que enviamos un mensaje y luego descubrimos que no estábamos preparados para enviarlo o que no deberíamos haberlo enviado.

Mi trabajo requiere a menudo que trabaje con información sensible. Tengo que asegurarme de que lo que envío va a las personas correctas y que es información que pueden ver. Este es un escenario en el que el des-envío de un correo electrónico podría ser realmente un salvador. Si tu trabajo está en la línea, no quieres enviar información sensible a la persona equivocada. Afortunadamente, si lo haces por accidente, puedes des-enviar el mensajeantes de que sea demasiado tarde.

Un error más común es enviar un mensaje lleno de erratas. Puede ser embarazoso, pero no es el fin del mundo, a no ser que sea para un posible empleador o cliente. En ese caso, podría significar la pérdida de una perspectiva de trabajo o de un cliente.

Otro error es enviar un correo electrónico enfadado a un compañero de trabajo, a un jefe o a cualquier otra persona. Cuando actuamos con ira sin detenernos, a menudo reaccionamos y escribimos algo que desearíamos no haber hecho.

En el mundo de los negocios, uno de los errores más comunes es dirigir un correo electrónico a la persona equivocada. Se escribe el nombre del destinatario y el autocompletado a veces introduce un destinatario incorrecto.

Desenvío de correo electrónico

La posibilidad de anular el envío de un correo electrónico depende del servicio y del cliente de correo electrónico que utilices. Si utilizas Gmail, puedes anular el envío, pero tienes que ser rápido. Si utilizas la aplicación Microsoft Outlook en un servidor Microsoft Exchange, es posible que puedas anularlo. Otras aplicaciones o servicios pueden tener formas de recuperar un correo electrónico dudoso, pero muchas otras, como Yahoo, no.

Gmail

Puedes anular el envío de un mensaje en Gmail, pero hay un tiempo limitado para hacerlo. Sólo tienes unos segundos para realizar la acción, y debes hacerlo antes de hacer clic en cualquier otra ventana o pestaña. Una vez que te hayas alejado de la pantalla de correo electrónico o haya pasado el tiempo, el mensaje se habrá enviado.

La función "Anular" o "Deshacer" de Gmail no anula realmente el envío del correo electrónico. Lo que ocurre es que hay un retraso antes de que se envíe el mensaje. Cuando haces clic en el botón "Enviar", el mensaje se "retiene" durante el tiempo configurado. Cuando pulsas el botón "Deshacer", Gmail no envía el mensaje.

Puedes configurar el retardo de 5 a 30 segundos, en la pestaña "General" de la configuración de Gmail. Ver más abajo.

El proceso de anular el envío de un correo electrónico es bastante sencillo. Una vez que hayas hecho clic en "enviar" en tu mensaje, aparecerá una notificación en la esquina inferior izquierda de la ventana de Gmail, que debería parecerse a la imagen siguiente.

Haz clic en el botón "Deshacer" y se detendrá el envío del mensaje. Gmail abrirá tu mensaje original y te permitirá modificarlo y enviarlo de nuevo. Eso es todo.

MS Outlook

El método de Microsoft Outlook para anular el envío de un correo electrónico es muy diferente. MS Outlook lo denomina "recuperación". En lugar de retrasar el envío del mensaje durante unos segundos como hace Gmail, envía un comando al cliente de correo electrónico del destinatario y le pide que lo elimine. Por supuesto, esto sólo funciona si el destinatario no ha leído el mensaje y si ambos utilizan un servidor de Microsoft Exchange.

Hay algunos otros factores que deben estar en su lugar para que la recuperación funcione. Recuperar el mensaje comprende ir a sus mensajes enviados en Outlook, encontrar el correo electrónico enviado, abrirlo y encontrar el mensaje "recuperar" en el menú (ver imagen abajo). Outlook entonces le informará si la recuperación fue exitosa.

Si desea ver más detalles sobre cómo utilizar la recuperación de Microsoft Outlook, consulte nuestro artículo: Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook.

Herramientas y consejos

Existen otros servicios y clientes de correo electrónico; muchos de ellos tienen algún tipo de función para deshacer el envío. La mayoría funciona de forma similar a Gmail, donde hay un retraso en el envío. Si tienes curiosidad por saber cómo funcionan otros servicios/clientes, mira los ajustes o la configuración de tu correo electrónico y comprueba si puede retrasar el envío.

Microsoft Outlook tiene una configuración de retraso para que, si no puedes utilizar la función de recuperación, puedas tener un retraso. Para detener el correo electrónico, tendrás que ir a la bandeja de salida y eliminarlo antes de que se envíe. Muchos otros clientes tienen características similares que se pueden implementar.

Mailbird es un ejemplo de cliente de correo electrónico que puede configurarse para retrasar el envío de mensajes.

La mayoría de los clientes tienen funciones que pueden configurarse para protegerte del envío de correos electrónicos no deseados.

Cómo evitar los correos electrónicos lamentables

Aunque los mensajes de correo electrónico pueden retirarse, es muy probable que la retirada falle o que no se pulse el botón de "deshacer" con la suficiente rapidez. El mejor método para hacer frente a los correos electrónicos lamentables es no enviarlos en primer lugar.

Revisa a fondo tus mensajes antes de enviarlos: la corrección evitará que envíes correos electrónicos cargados de errores. ¿Y si la corrección no es lo tuyo? Hazte con una cuenta de Grammarly, una aplicación muy útil.

La mayoría de los problemas suelen producirse por el envío de correos electrónicos a una dirección incorrecta o por un error en la línea de asunto, así que asegúrese de revisar esas áreas específicamente.

En cuanto al correo electrónico enfadado que te arrepientes de haber enviado, la mejor práctica se reduce a tres palabras: NO HAGAS EL ENVÍO. Hay una historia que cuenta que Abraham Lincoln, siempre que se enfadaba, escribía una carta fulminante a la parte que le ofendía. Luego no la enviaba, sino que su política era dejar la carta en un cajón durante tres días.

Después de eso, abría el cajón, releía la carta (a menudo con la cabeza mucho más fría) y decidía si la enviaba. El 100% de las veces, no la enviaba. ¿Cuál es la lección aquí? NO APRIETES EL ENVÍO cuando estés emocionado. Aléjate, vuelve y tómate un tiempo para decidir si realmente quieres reventar a tu amigo, ser querido o compañero de trabajo.

Palabras finales

Enviar un correo electrónico lamentable puede ser embarazoso. En algunos casos, puede costarle un trabajo, un cliente o un amigo. Por eso es esencial revisar a fondo los mensajes antes de enviarlos. Si los mensajes se envían por error, es de esperar que pueda anularlos antes de que salgan o sean leídos.

Esperamos que este artículo le resulte útil, y no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda o comentario.