Painat juuri kirjoittamasi sähköpostin lähetyspainiketta ja huomaat, että se meni väärälle henkilölle, sisälsi jotain, mitä sinun ei olisi pitänyt sanoa, tai se on täynnä kirjoitusvirheitä. Joka tapauksessa haluat ottaa sen takaisin ennen kuin vastaanottaja lukee sen. Sitä tapahtuu meille kaikille, ja se voi olla todella inhottava tunne.

Mitä voit tehdä? Voitko peruuttaa viestin? No, kyllä ja ei Se on hankala kysymys. Se riippuu käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta. Lyhyt vastaus on, että joissakin rajoitetuissa tapauksissa se on mahdollista. Vaikka se onkin mahdollista, siihen ei kannata luottaa.

Tarkastellaan sähköpostien peruuttamista - miksi se on ylipäätään tarpeen ja miten se on mahdollista eri palveluiden ja asiakkaiden kanssa. Tarkastellaan myös sitä, miten sähköpostin peruuttaminen voidaan estää.

Miksi minun pitäisi peruuttaa sähköpostin lähetys?

On tilanteita, joissa lähetämme viestin ja huomaamme sitten, ettemme olleet aivan valmiita lähettämään sitä tai ettei meidän olisi pitänyt lähettää sitä ollenkaan.

Työssäni joudun usein käsittelemään arkaluonteisia tietoja. Minun on varmistettava, että lähettämäni tiedot menevät oikeille henkilöille ja että he voivat nähdä ne. Tämä on yksi skenaario, jossa sähköpostin lähettämisen peruuttaminen voi todella olla pelastus. Jos työsi on vaakalaudalla, et halua lähettää arkaluonteisia tietoja väärälle henkilölle. Toivottavasti voit perua viestin lähettämisen, jos teet niin vahingossa...ennen kuin on liian myöhäistä.

Yleisempi virhe on lähettää viesti, joka on täynnä kirjoitusvirheitä. Se voi olla noloa, mutta se ei ole maailmanloppu - paitsi jos se on tarkoitettu mahdolliselle työnantajalle tai asiakkaalle. Siinä tapauksessa se voi tarkoittaa, että menetät mahdollisen työpaikan tai asiakkaan.

Toinen virhe on vihaisen sähköpostin lähettäminen työkaverille, pomolle tai kenelle tahansa muulle. Kun toimimme vihaisena pysäyttämättä itseämme, reagoimme usein johonkin ja kirjoitamme jotain, mitä toivomme, ettemme olisi kirjoittaneet. Paina lähetä-nappia ajattelemattomasti, ja saatat joutua ikävään tilanteeseen.

Yritysmaailmassa yksi yleisimmistä virheistä on, että sähköpostiviesti osoitetaan väärälle henkilölle. Kirjoitat vastaanottajan nimen, ja automaattinen täyttö syöttää joskus väärän vastaanottajan.

Sähköpostin lähettämisen peruuttaminen

Sähköpostin peruuttaminen riippuu käyttämästäsi palvelusta ja sähköpostiohjelmasta. Jos käytät Gmailia, voit peruuttaa lähetyksen, mutta sinun on toimittava nopeasti. Jos käytät Microsoft Outlook -sovellusta Microsoft Exchange -palvelimella, voit ehkä peruuttaa sen. Muissa sovelluksissa tai palveluissa saattaa olla keinoja ottaa kyseenalainen sähköposti takaisin. Monissa muissa, kuten Yahoossa, niitä ei ole.

Gmail

Voit peruuttaa viestin Gmailissa, mutta siihen on rajoitettu aika. Sinulla on vain sekunteja aikaa toimia, ja sinun on tehtävä se ennen kuin napsautat mitään muuta ikkunaa tai välilehteä. Kun olet siirtynyt pois sähköpostin näytöltä tai kun aika on kulunut, viesti on lähetetty.

Gmailin "Peruuta" tai "Peruuta" -toiminto ei oikeasti peruuta sähköpostiviestin lähettämistä. Viestin lähettäminen tapahtuu viiveellä. Kun napsautat "Lähetä"-painiketta, viestiä "pidätetään" määritetyn ajan. Kun painat "Peruuta"-painiketta, Gmail ei lähetä viestiä.

Voit määrittää viiveen 5-30 sekunniksi. Tämä voidaan määrittää Gmail-asetusten "Yleiset"-välilehdellä. Katso alla.

Sähköpostin peruuttaminen on melko yksinkertaista. Kun olet napsauttanut viestin lähettämistä, Gmail-ikkunan vasempaan alakulmaan ilmestyy ilmoitus. Sen pitäisi näyttää alla olevan kuvan kaltaiselta.

Napsauta "Peruuta" -painiketta, jolloin viestin lähettäminen estyy. Gmail avaa alkuperäisen viestisi, jolloin voit muokata sitä ja lähettää sen uudelleen. Siinä kaikki.

MS Outlook

Microsoft Outlookin tapa peruuttaa sähköpostin lähettäminen on hyvin erilainen. MS Outlook kutsuu sitä "palauttamiseksi". Sen sijaan, että se viivyttäisi viestin lähettämistä muutamalla sekunnilla, kuten Gmail tekee, se lähettää komennon vastaanottajan sähköpostiohjelmaan ja pyytää poistamaan viestin. Tämä toimii tietysti vain, jos vastaanottaja ei ole lukenut viestiä ja jos molemmat käyttävät Microsoft Exchange -palvelinta.

On olemassa muutamia muita tekijöitä, joiden on oltava kunnossa, jotta palautus toimii. Viestin palauttaminen käsittää lähetettyjen viestien etsimisen Outlookissa, lähetetyn sähköpostin etsimisen, sen avaamisen ja "palauta"-viestin löytämisen valikosta (ks. kuva alla). Outlook ilmoittaa sitten, onnistuiko palautus.

Jos haluat lisätietoja Microsoft Outlookin palautuksen käytöstä, tutustu artikkeliin: Sähköpostin palauttaminen Outlookissa.

Työkalut ja vinkit

On olemassa useita muita sähköpostipalveluja ja -ohjelmia; monissa niistä on jonkinlainen peruutus- tai peruutustoiminto. Useimmat toimivat samalla tavalla kuin Gmail, jossa lähetys viivästyy. Jos olet utelias siitä, miten muut palvelut/ohjelmat toimivat, katso sähköpostisi asetuksista tai konfiguraatiosta, voiko se viivästyttää lähetystä.

Microsoft Outlookissa on viiveasetus, joten jos et voi käyttää palautusominaisuutta, voit käyttää viivettä. Jos haluat pysäyttää sähköpostiviestin, sinun on mentävä lähtevään postilaatikkoon ja poistettava se ennen kuin se lähetetään. Monissa muissa ohjelmissa on vastaavia ominaisuuksia, jotka voidaan ottaa käyttöön.

Mailbird on esimerkki sähköpostiohjelmasta, joka voidaan määrittää viivästyttämään viestien lähettämistä.

Useimmissa asiakkaissa on ominaisuuksia, jotka voidaan asettaa suojaamaan sinua ei-toivottujen sähköpostien lähettämiseltä.

Valitettavien sähköpostiviestien estäminen

Vaikka sähköpostiviestejä voi perua, on hyvin todennäköistä, että palautus epäonnistuu tai että et paina "peruuta"-painiketta tarpeeksi nopeasti. Paras tapa käsitellä valitettavia sähköpostiviestejä on olla lähettämättä niitä alun perin.

Tarkista viestisi perusteellisesti ennen niiden lähettämistä: oikoluku estää sinua lähettämästä kirjoitusvirheitä sisältäviä sähköpostiviestejä. Entä jos oikoluku ei ole sinun juttusi? Hanki Grammarly-tili. Se on erittäin hyödyllinen sovellus.

Lue viestisi useaan kertaan uudelleen. Useimmat ongelmat johtuvat usein siitä, että sähköpostit lähetetään väärään osoitteeseen tai että viestin otsikkorivissä on virheitä, joten tarkista erityisesti nämä kohdat.

Mitä tulee vihaiseen sähköpostiviestiin, jonka lähettämistä kadut - paras käytäntö on kolme sanaa: ÄLÄ LÄHETÄ. On olemassa tarina, jonka mukaan Abraham Lincoln kirjoitti aina suuttuneena raivokkaan kirjeen loukkaavalle osapuolelle. Hän ei kuitenkaan lähettänyt sitä, vaan jätti kirjeen laatikkoon kolmeksi päiväksi.

Sen jälkeen hän avasi laatikon, luki kirjeen uudelleen (usein paljon viileämmin mielin) ja päätti, lähettäisikö hän sen. 100 % ajasta hän ei lähettänyt sitä. Mikä on tämän opetus? ÄLÄ paina SEND, kun olet tunteellinen. Kävele pois, palaa takaisin ja mieti rauhassa, haluatko todella räjäyttää ystäväsi, rakkaasi tai työtoverisi.

Viimeiset sanat

Harmillisen sähköpostin lähettäminen voi olla noloa. Joissakin tapauksissa se voi maksaa sinulle työpaikan, asiakkaan tai ystävän. Siksi on tärkeää tarkistaa viestit huolellisesti ennen niiden lähettämistä. Jos viestit lähetetään vahingossa, voit toivottavasti perua niiden lähettämisen ennen kuin ne leviävät tai niitä luetaan.

Toivomme, että tästä artikkelista on sinulle apua, ja ota yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai kommentoitavaa.