Stisknete tlačítko odeslat e-mail, který jste právě napsali, a pak zjistíte, že byl odeslán nesprávné osobě, že obsahoval něco, co jste neměli říkat, nebo že je plný překlepů. V každém případě ho chcete vzít zpět, než si ho příjemce přečte. Stává se to každému z nás a může to být opravdu odporný pocit.

Co můžete udělat? Můžete zprávu zrušit? Ano i ne . To je trochu ošemetná otázka. Záleží na e-mailovém klientovi, kterého používáte. Stručná odpověď zní, že v některých omezených případech ano. Takže i když je to možné, neměli byste s tím počítat.

Podívejme se na zrušení odesílání e-mailů - proč byste to vůbec měli dělat a jaké jsou možnosti tohoto postupu u různých služeb a klientů. Podíváme se také na to, jak zabránit tomu, abyste museli e-mail zrušit.

Proč bych měl zrušit odeslání e-mailu?

Jsou situace, kdy zprávu odešleme a pak zjistíme, že jsme na ni nebyli připraveni nebo že jsme ji vůbec neměli posílat.

Moje práce často vyžaduje, abych pracoval s citlivými informacemi. Musím se ujistit, že to, co posílám, jde správným lidem a že jde o informace, které mohou vidět. To je jeden ze scénářů, kdy by zrušení odeslání e-mailu mohlo být opravdu spásou. Pokud je vaše práce v ohrožení, nechcete poslat citlivé informace nesprávné osobě. Doufejme, že pokud tak náhodou učiníte, můžete zprávu zrušit.než bude pozdě.

Častější chybou je odeslání zprávy plné překlepů. Může to být nepříjemné, ale neznamená to konec světa - pokud se nejedná o potenciálního zaměstnavatele nebo klienta. V takovém případě to může znamenat ztrátu potenciálního zaměstnavatele nebo zákazníka.

Další chybou je odeslání rozzlobeného e-mailu spolupracovníkovi, šéfovi nebo komukoli jinému. Když jednáme v hněvu, aniž bychom se zastavili, často na něco zareagujeme a napíšeme něco, co bychom si přáli, aby se nestalo. Stiskněte bezmyšlenkovitě tlačítko odeslat a můžete se dostat do nepříjemné situace.

V obchodním světě je jednou z nejčastějších chyb adresování e-mailu nesprávné osobě. Zadáte jméno příjemce a automatické vyplňování někdy zadá nesprávného příjemce.

Odeslání e-mailu

Možnost odvolání e-mailu závisí na službě a e-mailovém klientovi, který používáte. Pokud používáte službu Gmail, můžete e-mail odvolat, ale musíte to udělat rychle. Pokud používáte aplikaci Microsoft Outlook na serveru Microsoft Exchange, můžete jej odvolat. Jiné aplikace nebo služby mohou mít způsoby, jak vzít pochybný e-mail zpět. Mnoho jiných, například Yahoo, je nemá.

Gmail

V aplikaci Gmail můžete zprávu zrušit, ale máte na to omezený čas. Na akci máte pouze několik sekund a musíte ji provést před kliknutím na jiné okno nebo kartu. Jakmile se vzdálíte od obrazovky e-mailu nebo jakmile čas uplyne, zpráva byla odeslána.

Funkce "Zrušit odeslání" nebo "Vrátit zpět" v Gmailu skutečně neznamená zrušení odeslání e-mailu. Dojde k tomu, že se zpráva odešle se zpožděním. Když kliknete na tlačítko "Odeslat", zpráva se "zdrží" po nastavenou dobu. Když stisknete tlačítko "Vrátit zpět", Gmail zprávu neodešle.

Zpoždění můžete nastavit v rozmezí 5 až 30 s. Toto nastavení lze provést na kartě "Obecné" v nastavení služby Gmail. Viz níže.

Proces zrušení odeslání e-mailu je poměrně jednoduchý. Po kliknutí na tlačítko "odeslat" se v levém dolním rohu okna služby Gmail zobrazí oznámení. Mělo by vypadat jako na obrázku níže.

Klikněte na tlačítko "Zrušit" a zpráva se přestane odesílat. Gmail otevře původní zprávu a umožní vám ji upravit a znovu odeslat. To je vše, co je třeba udělat.

MS Outlook

Způsob zrušení odeslání e-mailu v aplikaci Microsoft Outlook je značně odlišný. MS Outlook jej nazývá "odvolání". Namísto toho, aby odeslání zprávy o několik sekund odložil, jak to dělá Gmail, odešle e-mailovému klientovi příjemce příkaz a požádá ho o její odstranění. To samozřejmě funguje pouze v případě, že příjemce zprávu nečetl a pokud oba používáte server Microsoft Exchange.

Aby odvolání fungovalo, musí být splněno několik dalších faktorů. Odvolání zprávy zahrnuje přechod do odeslaných zpráv v aplikaci Outlook, vyhledání odeslaného e-mailu, jeho otevření a vyhledání zprávy "odvolat" v nabídce (viz obrázek níže). Aplikace Outlook vás poté informuje, zda bylo odvolání úspěšné.

Chcete-li se seznámit s podrobnějšími informacemi o tom, jak používat odvolání v aplikaci Microsoft Outlook, přečtěte si náš článek: Jak odvolat e-mail v aplikaci Outlook.

Nástroje a tipy

Existují různé další e-mailové služby a klienti; mnohé z nich mají nějaký typ funkce pro zrušení nebo odvolání odeslání. Většina z nich funguje podobně jako Gmail, kde dochází ke zpoždění odeslání. Pokud vás zajímá, jak fungují jiné služby/klienti, podívejte se do nastavení nebo konfigurace svého e-mailu a zjistěte, zda může odeslání zpozdit.

Microsoft Outlook má nastavení zpoždění, takže pokud nemůžete použít funkci odvolání, můžete mít zpoždění. Chcete-li e-mail zastavit, musíte přejít do složky Odeslané a odstranit jej před odesláním. Mnoho dalších klientů má podobné funkce, které lze implementovat.

Mailbird je příkladem e-mailového klienta, u kterého lze nastavit zpoždění odesílání zpráv.

Většina klientů má funkce, které lze nastavit tak, aby vás chránily před odesíláním nevyžádaných e-mailů.

Předcházení politováníhodným e-mailům

Ačkoli lze e-mailové zprávy vzít zpět, existuje velká pravděpodobnost, že se odvolání nepodaří nebo že nestisknete tlačítko "undo" dostatečně rychle. Nejlepší metodou, jak se vypořádat s politováníhodnými e-maily, je vůbec je neposílat.

Důkladně si zprávy před odesláním zkontrolujte: korektury vás ochrání před odesíláním e-mailů plných překlepů. A pokud vás korektury nebaví, pořiďte si účet Grammarly. Je to nesmírně užitečná aplikace.

Opakované čtení zprávy. Většina problémů často vzniká odesláním e-mailů na špatnou adresu nebo špatným zadáním předmětu, proto nezapomeňte zkontrolovat zejména tyto oblasti.

Pokud jde o naštvaný e-mail, jehož odeslání litujete - nejlepší postup se omezuje na tři slova: NESTISKNOUT ODESLAT. Traduje se, že Abraham Lincoln, kdykoli se rozzlobil, napsal uražené straně ostrý dopis. Pak ho NEODESLAL. Místo toho nechal dopis tři dny v šuplíku.

Poté otevřel zásuvku, znovu si dopis přečetl (často s mnohem chladnější hlavou) a rozhodl se, zda ho pošle. 100 % případů ho neposlal. Jaké z toho plyne ponaučení? NESTISKEJTE tlačítko ODESLAT, když jste v emocích. Odejděte, vraťte se a dejte si čas na rozmyšlenou, jestli chcete svého přítele, milovanou osobu nebo spolupracovníka opravdu vyhodit do povětří.

Závěrečná slova

Odeslání politováníhodného e-mailu může být nepříjemné. V některých případech vás může stát práci, klienta nebo přítele. Proto je důležité zprávy před odesláním důkladně zkontrolovat. Pokud se zprávy omylem odešlou, můžete je snad zrušit dříve, než se dostanou ven nebo než si je někdo přečte.

Doufáme, že vám tento článek pomohl. V případě jakýchkoli dotazů nebo připomínek se na nás obraťte.