Naciskasz przycisk wysyłania wiadomości, którą właśnie napisałeś, a następnie zdajesz sobie sprawę, że trafiła ona do niewłaściwej osoby, zawierała coś, czego nie powinieneś był powiedzieć, lub jest pełna literówek. Tak czy inaczej, chcesz ją cofnąć, zanim odbiorca ją przeczyta. Zdarza się to nam wszystkim i może to być naprawdę obrzydliwe uczucie.

Co możesz zrobić, czy możesz wypisać się z wiadomości? Cóż, tak i nie To trochę podchwytliwe pytanie. To zależy od klienta poczty elektronicznej, którego używasz. Krótka odpowiedź brzmi, że możesz, w niektórych ograniczonych przypadkach. Więc, nawet jeśli jest to możliwe, nie jest to coś, na co powinieneś liczyć.

Przyjrzyjmy się niewysyłaniu e-maili - dlaczego musisz to robić w pierwszej kolejności oraz możliwościom różnych usług i klientów. Przyjrzymy się również, jak zapobiec konieczności niewysyłania e-maili.

Dlaczego miałbym odesłać wiadomość e-mail?

Zdarzają się sytuacje, w których wysyłamy wiadomość, a następnie odkrywamy, że nie byliśmy do końca gotowi na jej wysłanie lub nie powinniśmy byli jej w ogóle wysyłać.

Moja praca często wymaga, abym pracował z wrażliwymi informacjami. Muszę się upewnić, że to, co wysyłam, trafia do właściwych osób i że są to informacje, które mogą zobaczyć. Jest to jeden ze scenariuszy, w których niewysłanie wiadomości e-mail może być naprawdę wybawieniem. Jeśli twoja praca jest na linii, nie chcesz wysyłać wrażliwych informacji do niewłaściwej osoby. Miejmy nadzieję, że jeśli zrobisz to przez przypadek, możesz zrezygnować z wysłania wiadomościzanim będzie za późno.

Bardziej powszechnym błędem jest wysyłanie wiadomości pełnej literówek. Może to być żenujące, ale nie jest to koniec świata - chyba, że chodzi o potencjalnego pracodawcę lub klienta. W takim przypadku może to oznaczać utratę perspektywy pracy lub klienta.

Innym błędem jest wysłanie gniewnego e-maila do współpracownika, szefa lub kogokolwiek innego. Kiedy działamy w gniewie bez zatrzymywania się, często zareagujemy na coś i napiszemy coś, czego żałujemy, że nie. Uderz w przycisk wysyłania bezmyślnie, a możesz znaleźć się w nieprzyjemnej sytuacji.

W świecie biznesu jednym z najczęstszych błędów jest adresowanie maila do niewłaściwej osoby. Wpisujesz nazwę odbiorcy, a autouzupełnianie czasami wpisuje nieprawidłowego odbiorcę.

Odrzucanie wiadomości e-mail

Możliwość niewysłania wiadomości e-mail zależy od usługi i klienta poczty elektronicznej, z którego korzystasz. Jeśli używasz Gmaila, możesz zrezygnować z wysyłania, ale musisz być szybki. Jeśli korzystasz z aplikacji Microsoft Outlook na serwerze Microsoft Exchange, możesz być w stanie ją odwołać. Inne aplikacje lub usługi mogą mieć sposoby na odebranie wątpliwej wiadomości e-mail. Wiele innych, takich jak Yahoo, nie.

Gmail

W Gmailu możesz cofnąć wiadomość, ale masz na to ograniczony czas. Masz tylko sekundy na podjęcie działania i musisz to zrobić, zanim klikniesz w jakiekolwiek inne okno lub kartę. Gdy odejdziesz od ekranu poczty lub upłynie czas, wiadomość została wysłana.

Funkcja "Odrzuć" lub "Cofnij" w Gmailu tak naprawdę nie odrzuca wiadomości. To, co się dzieje, to opóźnienie przed wysłaniem wiadomości. Kiedy klikniesz przycisk "Wyślij", wiadomość jest "wstrzymywana" przez skonfigurowany czas. Kiedy klikniesz przycisk "Cofnij", Gmail nie wysyła wiadomości.

Możesz skonfigurować opóźnienie, aby było od 5 do 30 sekund. Można to ustawić w zakładce "Ogólne" w ustawieniach Gmaila.Zobacz poniżej.

Proces niewysyłania wiadomości e-mail jest dość prosty. Po kliknięciu "wyślij" na swojej wiadomości, w lewym dolnym rogu okna Gmaila pojawi się powiadomienie, które powinno wyglądać jak na poniższym obrazku.

Kliknij przycisk "Cofnij", co spowoduje, że wiadomość nie zostanie wysłana. Gmail otworzy Twoją oryginalną wiadomość, pozwoli Ci ją zmodyfikować i wysłać ponownie. To wszystko.

MS Outlook

Metoda niewysyłania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook jest zupełnie inna. MS Outlook nazywa to "przywoływaniem". Zamiast opóźniać wysłanie wiadomości o kilka sekund, jak robi to Gmail, wysyła polecenie do klienta poczty odbiorcy i prosi o jej usunięcie. Oczywiście działa to tylko wtedy, gdy odbiorca nie przeczytał wiadomości i gdy obaj korzystacie z serwera Microsoft Exchange.

Jest jeszcze kilka innych czynników, które muszą być na miejscu, aby wycofanie zadziałało. Wycofanie wiadomości obejmuje przejście do wysłanych wiadomości w Outlooku, odnalezienie wysłanego emaila, otwarcie go i odnalezienie komunikatu "wycofaj" w menu (patrz obrazek poniżej). Outlook poinformuje Cię wtedy, czy wycofanie się powiodło.

Jeśli chcesz zobaczyć więcej szczegółów na temat tego, jak używać wycofania Microsoft Outlook, sprawdź nasz artykuł: Jak wycofać e-mail w Outlooku.

Narzędzia i wskazówki

Istnieją różne inne usługi i klienci poczty elektronicznej; wiele z nich ma jakiś rodzaj funkcji unsend lub undo. Większość działa podobnie do Gmaila, gdzie występuje opóźnienie w wysyłaniu. Jeśli jesteś ciekawy, jak działają inne usługi/klienci, spójrz na ustawienia lub konfigurację swojej poczty i zobacz, czy może ona opóźnić wysyłanie.

Microsoft Outlook ma ustawienie opóźnienia, więc jeśli nie możesz użyć funkcji wycofania, możesz mieć opóźnienie. Aby zatrzymać wiadomość e-mail, musisz przejść do skrzynki nadawczej i usunąć ją, zanim zostanie wysłana. Wiele innych klientów ma podobne funkcje, które można wdrożyć.

Mailbird jest przykładem klienta poczty elektronicznej, który może być skonfigurowany do opóźniania wysyłania wiadomości.

Większość klientów ma funkcje, które można ustawić, aby chronić przed wysyłaniem niechcianych e-maili.

Zapobieganie niechcianym e-mailom

Chociaż wiadomości e-mail mogą być cofnięte, istnieje duża szansa, że wycofanie się nie powiedzie lub że nie uderzysz w przycisk "cofnij" wystarczająco szybko. Najlepszą metodą radzenia sobie z godnymi pożałowania e-mailami jest nie wysyłanie ich w pierwszej kolejności.

Dokładnie przejrzyj swoje wiadomości przed ich wysłaniem: korekta uchroni Cię przed wysyłaniem maili pełnych literówek. A jeśli nie lubisz korekty? Załóż konto w Grammarly - to niezwykle pomocna aplikacja.

Wielokrotne czytanie wiadomości. Większość problemów wynika z wysłania wiadomości na zły adres lub z pomylenia linii tematu, więc upewnij się, że te obszary są dokładnie sprawdzone.

Jeśli chodzi o gniewny e-mail, którego wysłania żałujesz - najlepsza praktyka sprowadza się do trzech słów: NIE WYSYŁAJ. Jest taka historia, że Abraham Lincoln, kiedy tylko był zły, pisał ostry list do strony obrażającej. Następnie NIE WYSYŁAŁ go. Zamiast tego jego polityka polegała na pozostawieniu listu w szufladzie na trzy dni.

Następnie otwierał szufladę, ponownie czytał list (często z dużo chłodniejszym umysłem) i decydował, czy go wysłać. W 100% przypadków nie wysyłał go. Jaka jest lekcja tutaj? NIE WOLNO WCIĄGAĆ WYSYŁANIA, gdy jesteś pod wpływem emocji. Odejdź, wróć i poświęć trochę czasu, aby zdecydować, czy naprawdę chcesz wysadzić swojego przyjaciela, ukochanego lub współpracownika.

Słowa końcowe

Wysłanie pożałowania godnego maila może być żenujące, a w niektórych przypadkach może kosztować Cię utratę pracy, klienta lub przyjaciela. Dlatego tak ważne jest, aby dokładnie przejrzeć wiadomości przed ich wysłaniem. Jeśli wiadomości zostaną wysłane przez pomyłkę, możesz mieć nadzieję, że uda Ci się je wypisać, zanim się rozejdą lub zostaną przeczytane.

Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny, a w razie pytań lub uwag prosimy o kontakt.