Þú ýtir á senda hnappinn fyrir tölvupóst sem þú varst að skrifa upp og gerir þér svo grein fyrir að hann fór til rangs aðila, innihélt eitthvað sem þú hefðir ekki átt að segja eða er fullur af innsláttarvillum. Hvort heldur sem er, þú vilt taka það aftur áður en viðtakandinn les það. Það kemur fyrir okkur öll og það getur verið algjör veik tilfinning.

Hvað geturðu gert? Geturðu afturkallað skilaboðin? Jæja, já og nei . Það er svolítið erfið spurning. Það fer eftir tölvupóstforritinu sem þú ert að nota. Stutta svarið er að þú getur, í sumum takmörkuðum tilvikum. Svo þó að það sé mögulegt, þá er það ekki eitthvað sem þú ættir að treysta á.

Við skulum skoða tölvupósta sem ekki eru sendar — hvers vegna þú þyrftir það í fyrsta lagi og möguleikann á því með mismunandi þjónustu og viðskiptavini. Við munum einnig skoða hvernig á að koma í veg fyrir að þurfa að hætta við sendingu tölvupósts.

Hvers vegna þyrfti ég að hætta við að senda tölvupóst?

Það eru aðstæður þar sem við sendum skilaboð og komumst svo að því að við vorum ekki alveg tilbúin til að senda þau eða hefðum alls ekki átt að senda þau.

Starf mitt krefst þess oft að ég vinni með viðkvæmar upplýsingar. Ég verð að tryggja að það sem ég sendi fari til réttra aðila og að það séu upplýsingar sem þeir sjá. Þetta er ein atburðarás þar sem að hætta við að senda tölvupóst gæti raunverulega verið bjargvættur. Ef starf þitt er á línunni, viltu ekki senda viðkvæmar upplýsingar til rangs aðila. Vonandi, ef þú gerir það óvart, geturðu afturkallað skilaboðin áður en þau eru það líkaseint.

Algengari mistök eru að senda skilaboð full af innsláttarvillum. Það getur verið vandræðalegt, en það er ekki heimsendir - nema það sé fyrir hugsanlegan vinnuveitanda eða viðskiptavin. Í því tilviki gæti það þýtt að missa starfsmöguleika eða viðskiptavin.

Önnur mistök eru að senda reiðan tölvupóst til vinnufélaga, yfirmanns eða einhvers annars. Þegar við bregðumst við í reiði án þess að stoppa okkur sjálf, bregðumst við oft við einhverju og skrifum eitthvað sem við hefðum viljað að við hefðum ekki. Ýttu hugsunarlaust á sendahnappinn og þú gætir lent í viðbjóðslegum aðstæðum.

Í viðskiptaheiminum eru ein algengustu mistökin að senda tölvupóst á rangan aðila. Þú slærð inn nafn viðtakandans og sjálfvirk útfylling slær stundum inn rangan viðtakanda.

Hætta við að senda tölvupóst

Möguleikinn til að hætta við að senda tölvupóst fer eftir þjónustunni og tölvupóstforritinu sem þú ert að nota. Ef þú ert að nota Gmail geturðu afturkallað sendingu, en þú þarft að vera fljótur að því. Ef þú ert að nota Microsoft Outlook appið á Microsoft Exchange miðlara gætirðu munað það. Önnur forrit eða þjónusta gætu haft leiðir til að taka vafasaman tölvupóst til baka. Margir aðrir, eins og Yahoo, gera það ekki.

Gmail

Þú getur afturkallað sendingu skilaboða í Gmail, en það er takmarkaður tími til að gera það. Þú hefur aðeins nokkrar sekúndur til að grípa til aðgerða og þú verður að gera það áður en þú smellir á einhvern annan glugga eða flipa. Þegar þú hefur fjarlægst tölvupóstskjáinn eða tíminn er liðinn hafa skilaboðin veriðsend.

Eiginleikinn „Hætta við sendingu“ eða „Afturkalla“ í Gmail dregur ekki úr sendingu tölvupóstsins. Það sem gerist er að það er seinkun áður en skilaboðin fara út. Þegar þú smellir á „Senda“ hnappinn er skilaboðunum „haldið aftur“ í stilltan tíma. Þegar þú ýtir á „Afturkalla“ hnappinn sendir Gmail ekki skilaboðin.

Þú getur stillt seinkunina á að vera frá 5 til 30 sekúndur. Þetta er hægt að setja upp í „Almennt“ flipann í Gmail stillingunum. Sjá hér að neðan.

Ferlið við að hætta við að senda tölvupóst er frekar einfalt. Þegar þú hefur smellt á „senda“ á skilaboðunum þínum mun tilkynning birtast neðst í vinstra horninu í Gmail glugganum. Það ætti að líta út eins og myndin hér að neðan.

Smelltu á „Afturkalla“ hnappinn og það mun koma í veg fyrir að skilaboðin séu send. Gmail mun opna upprunalegu skilaboðin þín og leyfa þér að breyta þeim og senda þau aftur. Það er allt sem þarf til.

MS Outlook

Aðferð Microsoft Outlook til að hætta við að senda tölvupóst er mjög mismunandi. MS Outlook kallar það „innkalla“. Í stað þess að fresta því að senda skilaboðin í nokkrar sekúndur eins og Gmail gerir, sendir það skipun til tölvupóstforrits viðtakandans og biður um að fjarlægja það. Þetta virkar auðvitað bara ef viðtakandinn hefur ekki lesið skilaboðin og ef þið eruð báðir að nota Microsoft Exchange miðlara.

Það eru nokkrir aðrir þættir sem þurfa að vera til staðar til að innköllunin virki. Að afturkalla skilaboðin felur í sér að fara í send skilaboð innOutlook, finna sendan tölvupóst, opna hann og finna „innkalla“ skilaboðin í valmyndinni (sjá mynd hér að neðan). Outlook mun þá láta þig vita hvort innköllunin hafi tekist.

Ef þú vilt sjá frekari upplýsingar um hvernig á að nota innköllun Microsoft Outlook, skoðaðu þá grein okkar: Hvernig á að endurkalla tölvupóst í Outlook.

Verkfæri og ráð

Það eru ýmsar aðrar tölvupóstþjónustur og viðskiptavinir; margir hafa einhvers konar ósend eða afturkalla aðgerð. Flest virka svipað og Gmail, þar sem seinkun er á sendingu. Ef þú ert forvitinn um hvernig aðrar þjónustur/viðskiptavinir virka skaltu skoða stillingar eða stillingar fyrir tölvupóstinn þinn og athuga hvort það geti tafið sendingu.

Microsoft Outlook er með seinkunastillingu þannig að ef þú getur ekki notað innköllunina lögun, þú getur haft seinkun. Til að stöðva tölvupóstinn þarftu að fara í úthólfið og eyða honum áður en hann er sendur. Margir aðrir viðskiptavinir hafa svipaða eiginleika sem hægt er að útfæra.

Mailbird er dæmi um tölvupóstforrit sem hægt er að stilla til að seinka sendingu skilaboða.

Flestir viðskiptavinir hafa eiginleika sem hægt er að sett upp til að vernda þig gegn því að senda óæskilegan tölvupóst.

Koma í veg fyrir sorglega tölvupósta

Þó að hægt sé að taka tölvupóstskeyti til baka eru miklar líkur á að innköllunin mistakist eða að þú ýtir ekki á „afturkalla“ hnappinn nógu fljótt. Besta aðferðin til að takast á við sorglega tölvupósta er að senda þá ekki í þeim fyrstastað.

Farðu yfir skilaboðin þín vandlega áður en þú sendir þau: prófarkalestur kemur í veg fyrir að þú sendir út prentvilluhlaðinn tölvupóst. Hvað ef prófarkalestur er ekki þitt mál? Fáðu Grammarly reikning. Þetta er afar gagnlegt app.

Les skilaboðin þín mörgum sinnum. Flest vandamál koma oft upp með því að senda tölvupóst á rangt heimilisfang eða með því að klúðra efnislínunni, svo vertu viss um að skoða þessi svæði sérstaklega.

Hvað snertir reiðipóstinn sem þú sérð eftir að hafa sent — bestu starfshættir snýst niður. við þrjú orð: EKKI ÝTA SENDA. Það er saga um að Abraham Lincoln, hvenær sem hann var reiður, myndi skrifa blöðrubréf til brotlegs aðila. Hann SENDI ÞAÐ EKKI. Þess í stað var stefna hans að skilja bréfið eftir í skúffu í þrjá daga.

Eftir það opnaði hann skúffuna, las bréfið aftur (oft með mun kaldara haus) og ákvað hvort hann ætti að senda það . 100% tilvika sendi hann það ekki. Hver er lærdómurinn hér? EKKI ÝTA á SEND þegar þú ert tilfinningaríkur. Gakktu í burtu, komdu aftur og taktu þér tíma til að ákveða hvort þú viljir virkilega sprengja vin þinn, ástvin eða vinnufélaga í loft upp.

Lokaorð

Það getur verið vandræðalegt að senda tölvupóst. Í sumum tilfellum getur það kostað þig vinnu, viðskiptavin eða vin. Þess vegna er mikilvægt að fara vel yfir skilaboð áður en þú sendir þau. Ef skeyti eru send fyrir mistök geturðu vonandi afturkallað þau áður en þau komast út eða eru lesin.

Við vonumað þér finnist þessi grein gagnleg. Vinsamlegast hafðu samband við okkur fyrir allar spurningar eða athugasemdir.