Du trycker på sändningsknappen för ett e-postmeddelande som du just har skrivit och inser sedan att det gick till fel person, innehöll något du inte borde ha sagt eller är fullt av skrivfel. Oavsett vilket vill du ta tillbaka det innan mottagaren läser det. Det händer oss alla, och det kan vara en riktigt äcklig känsla.

Vad kan du göra? Kan du avbryta sändningen av meddelandet? Ja och nej. . Det är en lite knepig fråga. Det beror på vilken e-postklient du använder. Det korta svaret är att du kan göra det, i vissa begränsade fall. Även om det är möjligt är det alltså inte något du ska räkna med.

Låt oss ta en titt på att avbryta e-postmeddelanden - varför du överhuvudtaget skulle behöva göra det, och möjligheten att göra det med olika tjänster och klienter. Vi kommer också att titta på hur du kan förhindra att du behöver avbryta ett e-postmeddelande.

Varför skulle jag behöva avbryta ett e-postmeddelande?

Det finns situationer där vi skickar ett meddelande och sedan upptäcker att vi inte var riktigt redo att skicka det eller att vi inte borde ha skickat det alls.

Mitt jobb kräver ofta att jag arbetar med känslig information. Jag måste se till att det jag skickar går till rätt personer och att det är information som de kan se. Detta är ett scenario där det verkligen kan vara en räddning att avbryta ett e-postmeddelande. Om ditt jobb står på spel vill du inte skicka känslig information till fel person. Om du gör det av misstag kan du förhoppningsvis avbryta sändningen av meddelandet.innan det är för sent.

Ett vanligare misstag är att skicka ett meddelande fullt av stavfel. Det kan vara pinsamt, men det är inte världens undergång - såvida det inte är till en potentiell arbetsgivare eller kund. I så fall kan det innebära att du förlorar en potentiell anställning eller kund.

Ett annat misstag är att skicka ett ilsket mejl till en kollega, chef eller någon annan. När vi agerar i ilska utan att stanna upp reagerar vi ofta på något och skriver något som vi önskar att vi inte hade gjort.

Ett av de vanligaste misstagen i affärsvärlden är att skicka ett e-postmeddelande till fel person. Du skriver in mottagarens namn och ibland anger autofyllningen en felaktig mottagare.

Avsluta e-postmeddelanden

Möjligheten att återkalla ett e-postmeddelande beror på vilken tjänst och e-postklient du använder. Om du använder Gmail kan du återkalla ett e-postmeddelande, men du måste vara snabb. Om du använder Microsoft Outlook-appen på en Microsoft Exchange-server kan du kanske återkalla det. Andra appar eller tjänster kan ha sätt att återkalla ett tvivelaktigt e-postmeddelande. Många andra, som Yahoo, har inte det.

Gmail

Du kan avbryta ett meddelande i Gmail, men det finns en begränsad tid att göra det. Du har bara några sekunder på dig att agera, och du måste göra det innan du klickar på något annat fönster eller någon annan flik. När du har flyttat dig från e-postskärmen eller tiden har gått har meddelandet skickats.

Funktionen "Avbryt" eller "Ångra" i Gmail avbryter inte verkligen sändningen av e-postmeddelandet. Det som händer är att det sker en fördröjning innan meddelandet skickas ut. När du klickar på knappen "Skicka" hålls meddelandet "tillbaka" under den konfigurerade tiden. När du trycker på knappen "Ångra" skickar Gmail inte meddelandet.

Du kan konfigurera fördröjningen till mellan 5 och 30 sekunder. Detta kan ställas in under fliken "Allmänt" i Gmail-inställningarna. Se nedan.

Det är ganska enkelt att avbryta ett e-postmeddelande. När du har klickat på "skicka" på ditt meddelande visas ett meddelande i det nedre vänstra hörnet av Gmail-fönstret. Det ska se ut som i bilden nedan.

Klicka på knappen "Ångra" för att stoppa meddelandet från att skickas. Gmail öppnar ditt ursprungliga meddelande och låter dig ändra det och skicka det igen. Det är allt som behövs.

MS Outlook

Microsoft Outlooks metod för att ta bort ett e-postmeddelande är mycket annorlunda. MS Outlook kallar det "återkallande". I stället för att fördröja sändningen av meddelandet i några sekunder som Gmail gör, skickar det ett kommando till mottagarens e-postklient och ber om att få ta bort det. Detta fungerar förstås bara om mottagaren inte har läst meddelandet och om ni båda använder en Microsoft Exchange-server.

Det finns några andra faktorer som måste vara på plats för att återkallandet ska fungera. Att återkalla meddelandet innebär att du går till dina skickade meddelanden i Outlook, hittar det skickade e-postmeddelandet, öppnar det och hittar meddelandet "återkalla" på menyn (se bilden nedan). Outlook meddelar dig sedan om återkallandet lyckades.

Om du vill se mer information om hur du använder Microsoft Outlooks återkallelsefunktion kan du läsa vår artikel: Hur man återkallar ett e-postmeddelande i Outlook.

Verktyg och tips

Det finns flera andra e-posttjänster och e-postklienter; många har någon form av funktion för att avbryta eller ångra en sändning. De flesta fungerar på samma sätt som Gmail, med en fördröjning av sändningen. Om du är nyfiken på hur andra tjänster/klienter fungerar kan du titta på inställningarna eller konfigurationen för din e-post och se om den kan fördröja sändningen.

Microsoft Outlook har en fördröjningsinställning så att du kan ha en fördröjning om du inte kan använda återkallningsfunktionen. För att stoppa e-postmeddelandet måste du gå till utkorgen och radera det innan det skickas. Många andra klienter har liknande funktioner som kan användas.

Mailbird är ett exempel på en e-postklient som kan konfigureras för att fördröja sändningen av meddelanden.

De flesta klienter har funktioner som kan ställas in för att skydda dig från att skicka oönskad e-post.

Förhindra beklagliga e-postmeddelanden

Även om e-postmeddelanden kan tas tillbaka finns det en stor chans att återkallandet misslyckas eller att du inte trycker på "ångra"-knappen tillräckligt snabbt. Den bästa metoden för att hantera beklagliga e-postmeddelanden är att inte skicka dem från början.

Granska dina meddelanden noggrant innan du skickar dem: genom att korrekturläsa dem kan du undvika att skicka ut e-postmeddelanden fulla av stavfel. Men om korrekturläsning inte är din grej? Skaffa ett Grammarly-konto. Det är en mycket hjälpsam app.

Läs om ditt meddelande flera gånger. De flesta problem uppstår ofta när e-postmeddelanden skickas till fel adress eller när ämnesraden är felaktig, så se till att du granskar dessa områden särskilt.

När det gäller det arga e-postmeddelandet som du ångrar att du har skickat - den bästa metoden är tre ord: Tryck inte på SÄND. Det finns en historia om att Abraham Lincoln, när han var arg, skrev ett skarpt brev till den som hade gjort sig skyldig till förseelsen. Han skickade det sedan INTE. I stället lät han brevet ligga i en byrålåda i tre dagar.

Därefter öppnade han lådan, läste brevet på nytt (ofta med ett mycket lugnare huvud) och bestämde sig för om han skulle skicka det eller inte. 100 procent av gångerna skickade han det inte. Vad är läxan här? Tryck inte på SÄND när du är upprörd. Gå därifrån, kom tillbaka och ta dig tid att bestämma dig för om du verkligen vill spränga din vän, älskade eller arbetskamrat i luften.

Slutord

Det kan vara pinsamt att skicka ett beklagligt e-postmeddelande. I vissa fall kan det kosta dig ett jobb, en kund eller en vän. Därför är det viktigt att noggrant granska meddelanden innan du skickar dem. Om meddelanden skickas av misstag kan du förhoppningsvis avbryta sändningen innan de sprids eller läses.

Vi hoppas att den här artikeln har varit till hjälp för dig, och vi är tacksamma om du har några frågor eller kommentarer.