Paspaudžiate ką tik parašyto el. laiško išsiuntimo mygtuką ir suprantate, kad jis buvo išsiųstas ne tam asmeniui, jame yra tai, ko neturėjote sakyti, arba pilna rašybos klaidų. Bet kuriuo atveju norite jį atšaukti, kol gavėjas jo neperskaitė. Tai nutinka mums visiems, ir jausmas gali būti tikrai bjaurus.

Ką galite padaryti? Ar galite atšaukti žinutę? Ir taip, ir ne . Tai gana sudėtingas klausimas. Tai priklauso nuo jūsų naudojamos el. pašto programos. Trumpas atsakymas - galite, tačiau tik tam tikrais ribotais atvejais. Taigi, nors tai ir įmanoma, nereikėtų tikėtis, kad tai įvyks.

Apžvelgsime el. laiškų išsiuntimo atšaukimą - kodėl apskritai to reikia ir kokią galimybę tai padaryti su skirtingomis paslaugomis ir klientais. Taip pat apžvelgsime, kaip išvengti būtinybės atšaukti el. laiško siuntimą.

Kodėl reikia atšaukti el. laiško siuntimą?

Pasitaiko situacijų, kai išsiuntę žinutę sužinome, kad nebuvome pasirengę ją siųsti arba kad išvis neturėjome jos siųsti.

Mano darbe dažnai tenka dirbti su slapta informacija. Turiu užtikrinti, kad tai, ką siunčiu, būtų siunčiama tinkamiems žmonėms ir kad tai būtų informacija, kurią jie gali matyti. Tai yra vienas iš scenarijų, kai el. laiško išsiuntimo atšaukimas gali būti tikras išsigelbėjimas. Jei jūsų darbas yra pavojuje, nenorite siųsti slaptos informacijos netinkamam asmeniui. Tikėkimės, kad jei netyčia tai padarysite, galėsite atšaukti laiško išsiuntimą.kol dar ne per vėlu.

Dažniau pasitaikanti klaida - išsiųsti žinutę su daugybe rašybos klaidų. Tai gali būti nepatogu, bet tai nėra pasaulio pabaiga, nebent tai būtų potencialaus darbdavio ar kliento klaida. Tokiu atveju tai gali reikšti, kad prarasite potencialią darbo vietą ar klientą.

Kita klaida - išsiųsti piktą el. laišką bendradarbiui, viršininkui ar bet kuriam kitam asmeniui. Kai elgiamės supykę, nesustabdę savęs, dažnai į ką nors sureaguosime ir parašysime tai, ko norėtume, kad nebūtume parašę. Neapgalvotai paspauskite išsiuntimo mygtuką ir galite patekti į nemalonią situaciją.

Verslo pasaulyje viena dažniausių klaidų yra el. laiško adresavimas netinkamam asmeniui. Įvedate gavėjo vardą ir pavardę, o automatinis užpildymas kartais įveda netinkamą gavėją.

El. pašto siuntimo panaikinimas

Galimybė atšaukti el. laišką priklauso nuo paslaugos ir el. pašto kliento, kurį naudojate. Jei naudojate "Gmail", galite atšaukti laišką, bet turite tai padaryti greitai. Jei naudojate "Microsoft Outlook" programėlę "Microsoft Exchange" serveryje, galbūt galėsite jį atšaukti. Kitose programėlėse ar paslaugose gali būti būdų, kaip atšaukti abejotiną el. laišką. Daugelyje kitų, pavyzdžiui, "Yahoo", tokių būdų nėra.

"Gmail"

"Gmail" galite atšaukti žinutės išsiuntimą, tačiau tam skirtas ribotas laikas. Veiksmams atlikti turite tik kelias sekundes ir turite tai padaryti prieš spustelėdami bet kurį kitą langą ar skirtuką. Kai atsitraukiate nuo el. pašto ekrano arba praeina laikas, žinutė yra išsiųsta.

"Gmail" funkcija "Atšaukti" arba "Atšaukti" iš tikrųjų neatšaukia el. laiško. Prieš išsiunčiant žinutę yra uždelsiama. Kai paspaudžiate mygtuką "Siųsti", žinutė "užlaikoma" nustatytą laiką. Kai paspaudžiate mygtuką "Atšaukti", "Gmail" žinutės neišsiunčia.

Galite nustatyti, kad vėlavimas būtų nuo 5 iki 30 s. Tai galima nustatyti "Gmail" nustatymų skirtuke "Bendra". Žr. toliau.

El. laiško išsiuntimo atšaukimo procesas yra gana paprastas. Kai spustelėsite "siųsti" savo laišką, "Gmail" lango apatiniame kairiajame kampe pasirodys pranešimas. Jis turėtų atrodyti taip, kaip parodyta toliau pateiktame paveikslėlyje.

Paspauskite mygtuką "Undo", ir pranešimas nebebus siunčiamas. "Gmail" atidarys pirminį pranešimą, leis jį pakeisti ir išsiųsti dar kartą. Tai viskas, kas reikalinga.

"MS Outlook

"Microsoft Outlook" el. laiško išsiuntimo atšaukimo metodas gerokai skiriasi. "MS Outlook" jį vadina "atšaukimu". Užuot kelias sekundes atidėjusi pranešimo išsiuntimą, kaip tai daro "Gmail", ji siunčia komandą gavėjo el. pašto klientui ir prašo jį pašalinti. Žinoma, tai veikia tik tuo atveju, jei gavėjas neskaitė pranešimo ir jei abu naudojate "Microsoft Exchange" serverį.

Kad atšaukimas būtų veiksmingas, turi būti dar keletas veiksnių. Pranešimo atšaukimas apima "Outlook" siunčiamų pranešimų peržiūrą, išsiųsto el. laiško suradimą, jo atidarymą ir "atšaukimo" pranešimo suradimą meniu (žr. toliau pateiktą paveikslėlį). Tada "Outlook" praneš, ar atšaukimas buvo sėkmingas.

Jei norite sužinoti daugiau informacijos apie tai, kaip naudoti "Microsoft Outlook" atšaukimo funkciją, skaitykite mūsų straipsnį: Kaip atšaukti el. laišką programoje "Outlook".

Įrankiai ir patarimai

Yra įvairių kitų el. pašto paslaugų ir klientų; daugelis jų turi tam tikrą išsiuntimo atšaukimo arba atšaukimo funkciją. Dauguma jų veikia panašiai kaip "Gmail", kai siuntimas atidedamas. Jei jums įdomu, kaip veikia kitos paslaugos ir (arba) klientai, peržiūrėkite savo el. pašto nustatymus arba konfigūraciją ir pažiūrėkite, ar galima atidėti siuntimą.

Programoje "Microsoft Outlook" yra atidėjimo nustatymas, todėl, jei negalite naudoti atšaukimo funkcijos, galite turėti atidėjimą. Norėdami sustabdyti el. laišką, turėsite nueiti į išeinančių laiškų dėžutę ir ištrinti jį prieš išsiunčiant. Daugelis kitų klientų turi panašias funkcijas, kurias galima įgyvendinti.

"Mailbird" yra el. pašto kliento, kurį galima nustatyti taip, kad jis atidėtų pranešimų siuntimą, pavyzdys.

Dauguma klientų turi funkcijų, kurias galima nustatyti taip, kad apsaugotų jus nuo nepageidaujamų el. laiškų siuntimo.

Apgailėtinų el. laiškų prevencija

Nors el. laiškus galima atšaukti, yra didelė tikimybė, kad atšaukti nepavyks arba kad nepakankamai greitai paspausite mygtuką "atšaukti". Geriausias būdas susidoroti su apgailestaujamais el. laiškais - iš viso jų nesiųsti.

Prieš siųsdami žinutes, kruopščiai jas peržiūrėkite: korektūra neleis jums siųsti el. laiškų su rašybos klaidomis. O jei korektūra nėra jūsų pomėgis? Įsigykite "Grammarly" paskyrą. Tai labai naudinga programėlė.

Keletą kartų perskaitykite pranešimą. Dauguma problemų dažniausiai kyla dėl to, kad el. laiškai siunčiami netinkamu adresu arba neteisingai suformuluota temos eilutė, todėl būtinai peržiūrėkite būtent šias sritis.

Kalbant apie piktą el. laišką, kurį gaila išsiųsti, geriausia praktika yra trys žodžiai: NENUSPAUDŽIAU IŠSIŲSTI. Pasakojama, kad Abraomas Linkolnas, kai tik supykdavo, parašydavo piktą laišką įžeidėjui. Jis jo NESIUNTINĖDAVO, o palikdavo laišką stalčiuje trims dienoms.

Po to jis atidarydavo stalčių, dar kartą perskaitydavo laišką (dažnai daug šaltesniu protu) ir nuspręsdavo, ar jį siųsti. 100 proc. atvejų jis jo nesiųsdavo. Kokia iš to pamoka? NESPAUDYK Siųsti, kai esi emocionalus. Pasitrauk, grįžk ir skirk laiko apsispręsti, ar tikrai nori susprogdinti savo draugą, mylimąjį ar bendradarbį.

Baigiamieji žodžiai

Išsiųsti apgailėtiną el. laišką gali būti gėda. Kai kuriais atvejais tai gali kainuoti darbą, klientą ar draugą. Todėl prieš siųsdami pranešimus būtina juos kruopščiai peržiūrėti. Jei pranešimai išsiunčiami per klaidą, tikėkimės, kad galėsite juos atšaukti, kol jie dar neišsiųsti ar neperskaityti.

Tikimės, kad šis straipsnis jums bus naudingas. Kreipkitės į mus dėl bet kokių klausimų ar pastabų.