Sie drücken den Sendeknopf für eine E-Mail, die Sie gerade geschrieben haben, und stellen dann fest, dass sie an die falsche Person gegangen ist, etwas enthält, das Sie nicht hätten sagen sollen, oder voller Tippfehler ist. So oder so möchten Sie sie zurücknehmen, bevor der Empfänger sie liest. Das passiert uns allen, und es kann ein wirklich unangenehmes Gefühl sein.

Was können Sie tun? Können Sie die Nachricht abbestellen? Nun, ja und nein Das ist eine knifflige Frage, die vom verwendeten E-Mail-Client abhängt. Die kurze Antwort lautet, dass dies in einigen wenigen Fällen möglich ist. Auch wenn es möglich ist, sollten Sie sich nicht darauf verlassen.

Werfen wir einen Blick auf das Abbestellen von E-Mails - warum dies überhaupt notwendig ist, welche Möglichkeiten es bei verschiedenen Diensten und Kunden gibt und wie man verhindern kann, dass man eine E-Mail abbestellen muss.

Warum sollte ich eine E-Mail unsenden?

Es gibt Situationen, in denen wir eine Nachricht abschicken und dann feststellen, dass wir nicht ganz bereit waren, sie abzuschicken, oder dass wir sie gar nicht hätten abschicken sollen.

In meinem Job muss ich oft mit sensiblen Informationen arbeiten. Ich muss sicherstellen, dass das, was ich sende, an die richtigen Personen geht und dass es sich um Informationen handelt, die sie sehen können. Dies ist ein Szenario, in dem das Abbestellen einer E-Mail wirklich eine Rettung sein kann. Wenn Ihr Job auf dem Spiel steht, möchten Sie keine sensiblen Informationen an die falsche Person senden. Wenn Sie dies aus Versehen tun, können Sie die Nachricht hoffentlich abbestellenbevor es zu spät ist.

Ein häufiger Fehler ist das Versenden einer Nachricht voller Tippfehler. Das kann peinlich sein, ist aber kein Weltuntergang - es sei denn, es handelt sich um einen potenziellen Arbeitgeber oder Kunden. In diesem Fall könnte es bedeuten, dass Sie einen potenziellen Mitarbeiter oder Kunden verlieren.

Ein weiterer Fehler ist das Versenden einer wütenden E-Mail an einen Kollegen, Chef oder eine andere Person. Wenn wir im Zorn handeln, ohne uns selbst zu stoppen, reagieren wir oft auf etwas und schreiben etwas, von dem wir wünschten, wir hätten es nicht getan. Drücken Sie gedankenlos auf den Sendeknopf, und Sie könnten in eine unangenehme Situation geraten.

Einer der häufigsten Fehler in der Geschäftswelt ist es, eine E-Mail an die falsche Person zu adressieren: Sie geben den Namen des Empfängers ein, und die automatische Ausfüllfunktion gibt manchmal einen falschen Empfänger ein.

Nicht gesendete E-Mail

Die Möglichkeit, eine E-Mail rückgängig zu machen, hängt von dem von Ihnen verwendeten Dienst und E-Mail-Client ab. Wenn Sie Gmail verwenden, können Sie die E-Mail rückgängig machen, aber Sie müssen sich beeilen. Wenn Sie die Microsoft Outlook-Anwendung auf einem Microsoft Exchange-Server verwenden, können Sie die E-Mail möglicherweise zurückrufen. Andere Anwendungen oder Dienste verfügen möglicherweise über Möglichkeiten, eine fragwürdige E-Mail zurückzunehmen. Viele andere, wie Yahoo, tun dies nicht.

Google Mail

Sie können eine Nachricht in Google Mail abbestellen, aber die Zeit dafür ist begrenzt. Sie haben nur wenige Sekunden Zeit, und Sie müssen dies tun, bevor Sie auf ein anderes Fenster oder eine andere Registerkarte klicken. Sobald Sie den E-Mail-Bildschirm verlassen haben oder die Zeit abgelaufen ist, wurde die Nachricht gesendet.

Mit der Funktion "Rückgängig machen" in Google Mail wird die E-Mail nicht wirklich rückgängig gemacht. Vielmehr gibt es eine Verzögerung, bevor die Nachricht versendet wird. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, wird die Nachricht für die eingestellte Zeitspanne "zurückgehalten". Wenn Sie auf die Schaltfläche "Rückgängig machen" klicken, sendet Google Mail die Nachricht nicht.

Sie können die Verzögerung zwischen 5 und 30 Sekunden einstellen. Dies kann auf der Registerkarte "Allgemein" in den Google Mail-Einstellungen festgelegt werden (siehe unten).

Das Abbestellen einer E-Mail ist recht einfach. Sobald Sie auf "Senden" geklickt haben, erscheint in der linken unteren Ecke des Google Mail-Fensters eine Benachrichtigung, die wie das folgende Bild aussehen sollte.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rückgängig", um das Versenden der Nachricht zu stoppen. Google Mail öffnet Ihre ursprüngliche Nachricht und ermöglicht es Ihnen, sie zu ändern und erneut zu versenden. Das ist alles, was Sie tun müssen.

MS Outlook

Die Methode von Microsoft Outlook, eine E-Mail abzubrechen, unterscheidet sich erheblich: MS Outlook nennt es "Rückruf". Anstatt das Senden der Nachricht für ein paar Sekunden zu verzögern, wie Gmail es tut, sendet es einen Befehl an den E-Mail-Client des Empfängers und bittet ihn, die Nachricht zu entfernen. Natürlich funktioniert dies nur, wenn der Empfänger die Nachricht nicht gelesen hat und wenn Sie beide einen Microsoft Exchange-Server verwenden.

Es gibt noch einige andere Faktoren, die erfüllt sein müssen, damit der Rückruf funktioniert. Um die Nachricht zurückzurufen, müssen Sie in Outlook Ihre gesendeten Nachrichten aufrufen, die gesendete E-Mail suchen, sie öffnen und die Nachricht "Zurückrufen" im Menü finden (siehe Abbildung unten). Outlook teilt Ihnen dann mit, ob der Rückruf erfolgreich war.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Rückruffunktion von Microsoft Outlook nutzen können, lesen Sie unseren Artikel: How to Recall an Email in Outlook.

Werkzeuge und Tipps

Es gibt verschiedene andere E-Mail-Dienste und -Clients; viele haben eine Art von Rückgängigmach- oder Abbruchfunktion. Die meisten funktionieren ähnlich wie Google Mail, wobei es eine Verzögerung beim Senden gibt. Wenn Sie wissen möchten, wie andere Dienste/Clients funktionieren, sehen Sie in den Einstellungen oder der Konfiguration Ihres E-Mail-Programms nach, ob es das Senden verzögern kann.

Microsoft Outlook verfügt über eine Verzögerungseinstellung, so dass Sie eine Verzögerung haben können, wenn Sie die Rückruf-Funktion nicht nutzen können. Um die E-Mail zu stoppen, müssen Sie zum Postausgang gehen und sie löschen, bevor sie gesendet wird. Viele andere Clients verfügen über ähnliche Funktionen, die implementiert werden können.

Mailbird ist ein Beispiel für einen E-Mail-Client, der so konfiguriert werden kann, dass der Versand von Nachrichten verzögert wird.

Die meisten Clients verfügen über Funktionen, die zum Schutz vor unerwünschten E-Mails eingerichtet werden können.

Verhindern von bedauerlichen Emails

E-Mails können zwar zurückgenommen werden, aber die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass der Rückruf fehlschlägt oder dass Sie die "Rückgängig"-Taste nicht schnell genug drücken. Die beste Methode, mit bedauerlichen E-Mails umzugehen, ist, sie gar nicht erst zu versenden.

Überprüfen Sie Ihre Nachrichten gründlich, bevor Sie sie abschicken: Korrekturlesen verhindert, dass Sie E-Mails mit Tippfehlern verschicken. Und wenn Korrekturlesen nicht Ihr Ding ist? Legen Sie sich ein Grammarly-Konto zu. Das ist eine äußerst hilfreiche App.

Lesen Sie Ihre Nachricht mehrmals durch. Die meisten Probleme treten auf, wenn E-Mails an die falsche Adresse gesendet werden oder die Betreffzeile falsch formuliert ist; überprüfen Sie also speziell diese Bereiche.

Was die verärgerte E-Mail betrifft, deren Absendung Sie bereuen - die beste Vorgehensweise besteht in drei Worten: NICHT AUF SENDEN KLICKEN. Es gibt eine Geschichte, nach der Abraham Lincoln, wann immer er wütend war, einen scharfen Brief an die beleidigende Partei schrieb. Er hat ihn dann NICHT VERSENDET. Stattdessen hat er den Brief drei Tage lang in einer Schublade liegen lassen.

Danach öffnete er die Schublade, las den Brief noch einmal (oft mit einem viel kühleren Kopf) und entschied, ob er ihn abschicken sollte. In 100 % der Fälle schickte er ihn nicht ab. Was lernen wir daraus? Drücken Sie nicht auf SENDEN, wenn Sie emotional sind. Gehen Sie weg, kommen Sie zurück und nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu entscheiden, ob Sie Ihren Freund, Ihre Liebe oder Ihren Kollegen wirklich in die Luft jagen wollen.

Letzte Worte

Das Versenden einer unglücklichen E-Mail kann peinlich sein und in manchen Fällen sogar einen Job, einen Kunden oder einen Freund kosten. Deshalb ist es wichtig, Nachrichten vor dem Versenden gründlich zu überprüfen. Wenn Nachrichten versehentlich versendet werden, können Sie sie hoffentlich rückgängig machen, bevor sie ankommen oder gelesen werden.

Wir hoffen, dass Sie diesen Artikel hilfreich finden, und stehen Ihnen für Fragen und Kommentare gerne zur Verfügung.