Bạn nhấn nút gửi cho một email mà bạn vừa viết và sau đó nhận ra rằng nó đã gửi nhầm người, chứa những điều bạn không nên nói hoặc chứa đầy lỗi chính tả. Dù bằng cách nào, bạn muốn lấy lại nó trước khi người nhận đọc nó. Điều này xảy ra với tất cả chúng ta và đó có thể là một cảm giác thực sự khó chịu.

Bạn có thể làm gì? Bạn có thể bỏ gửi tin nhắn? Vâng, có và không . Đó là một câu hỏi hóc búa. Nó phụ thuộc vào ứng dụng email bạn đang sử dụng. Câu trả lời ngắn gọn là bạn có thể, trong một số trường hợp hạn chế. Vì vậy, mặc dù có thể, nhưng đây không phải là điều bạn nên trông đợi.

Hãy cùng xem xét các email chưa gửi—tại sao bạn cần phải làm như vậy ngay từ đầu và khả năng làm như vậy với các dịch vụ và khách hàng khác nhau. Chúng ta cũng sẽ xem xét cách tránh việc phải hủy gửi email.

Tại sao tôi cần phải hủy gửi email?

Có những trường hợp chúng tôi gửi tin nhắn, sau đó phát hiện ra rằng chúng tôi chưa sẵn sàng để gửi hoặc lẽ ra không nên gửi.

Công việc của tôi thường yêu cầu tôi phải làm việc với những thông tin nhạy cảm. Tôi phải đảm bảo những gì tôi gửi sẽ đến đúng người và đó là thông tin họ có thể xem. Đây là một tình huống trong đó việc hủy gửi email thực sự có thể là một vị cứu tinh. Nếu công việc của bạn đang diễn ra, bạn không muốn gửi thông tin nhạy cảm cho nhầm người. Hy vọng rằng nếu bạn vô tình làm như vậy, bạn có thể hủy gửi tin nhắn trước khi quámuộn.

Một lỗi phổ biến hơn là gửi một tin nhắn đầy lỗi chính tả. Điều đó có thể khiến bạn xấu hổ, nhưng đó không phải là ngày tận thế—trừ khi nó dành cho nhà tuyển dụng hoặc khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp đó, điều đó có thể đồng nghĩa với việc mất đi một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

Một sai lầm khác là gửi email tức giận cho đồng nghiệp, sếp hoặc bất kỳ ai khác. Khi chúng ta hành động trong cơn tức giận mà không kiềm chế được bản thân, chúng ta thường sẽ phản ứng lại điều gì đó và viết điều gì đó mà chúng ta ước mình đã không làm như vậy. Nhấn nút gửi một cách thiếu suy nghĩ và bạn có thể rơi vào một tình huống khó chịu.

Trong thế giới kinh doanh, một trong những lỗi phổ biến nhất là gửi email đến nhầm người. Bạn nhập tên người nhận và tính năng tự động điền đôi khi nhập sai người nhận.

Email chưa gửi

Khả năng hủy gửi email tùy thuộc vào dịch vụ và ứng dụng email bạn đang sử dụng. Nếu đang sử dụng Gmail, bạn có thể hủy gửi, nhưng bạn cần thực hiện nhanh chóng. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook trên máy chủ Microsoft Exchange, bạn có thể gọi lại ứng dụng đó. Các ứng dụng hoặc dịch vụ khác có thể có các cách để lấy lại email đáng ngờ. Nhiều người khác, chẳng hạn như Yahoo, thì không.

Gmail

Bạn có thể hủy gửi thư trong Gmail nhưng thời gian thực hiện việc này có hạn. Bạn chỉ có vài giây để thực hiện hành động và bạn phải thực hiện trước khi nhấp vào bất kỳ cửa sổ hoặc tab nào khác. Khi bạn đã rời khỏi màn hình email hoặc thời gian đã trôi qua, thư đã đượcđã gửi.

Tính năng “Unsend” hoặc “Undo” trong Gmail không thực sự hủy gửi email. Điều xảy ra là có một khoảng thời gian trễ trước khi tin nhắn được gửi đi. Khi bạn nhấp vào nút “Gửi”, tin nhắn sẽ được “giữ lại” trong khoảng thời gian đã định cấu hình. Khi bạn nhấn nút “Hoàn tác”, Gmail sẽ không gửi thư.

Bạn có thể định cấu hình độ trễ từ 5 đến 30 giây. Điều này có thể được thiết lập trong tab “Chung” của cài đặt Gmail. Xem bên dưới.

Quá trình hủy gửi email khá đơn giản. Khi bạn đã nhấp vào “gửi” trên thư của mình, một thông báo sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Gmail. Nó sẽ trông giống như hình bên dưới.

Nhấp vào nút “Hoàn tác” và thao tác này sẽ dừng gửi tin nhắn. Gmail sẽ mở thư gốc của bạn và cho phép bạn sửa đổi và gửi lại thư. Đó là tất cả những gì cần làm.

MS Outlook

Phương pháp hủy gửi email của Microsoft Outlook rất khác biệt. MS Outlook gọi nó là "thu hồi". Thay vì trì hoãn việc gửi thư trong vài giây như Gmail, nó sẽ gửi một lệnh tới ứng dụng email của người nhận và yêu cầu xóa thư đó. Tất nhiên, điều này chỉ hoạt động nếu người nhận chưa đọc thư và nếu cả hai bạn đang sử dụng máy chủ Microsoft Exchange.

Có một vài yếu tố khác cần phải có để việc thu hồi hoạt động. Nhớ lại tin nhắn bao gồm chuyển đến tin nhắn đã gửi của bạn trongOutlook, tìm email đã gửi, mở nó và tìm thông báo “thu hồi” trên menu (xem hình ảnh bên dưới). Sau đó, Outlook sẽ cho bạn biết liệu việc thu hồi có thành công hay không.

Nếu bạn muốn xem thêm chi tiết về cách sử dụng tính năng thu hồi của Microsoft Outlook, hãy xem bài viết của chúng tôi: Cách thu hồi email trong Outlook.

Công cụ và Mẹo

Có nhiều dịch vụ và ứng dụng email khác; nhiều người có một số loại chức năng hủy gửi hoặc hoàn tác. Hầu hết hoạt động tương tự như Gmail, nơi có sự chậm trễ trong việc gửi. Nếu bạn tò mò về cách các dịch vụ/ứng dụng khách khác hoạt động, hãy xem cài đặt hoặc cấu hình cho email của bạn và xem liệu nó có thể trì hoãn việc gửi hay không.

Microsoft Outlook có cài đặt trì hoãn để nếu bạn không thể sử dụng tính năng thu hồi tính năng, bạn có thể có một sự chậm trễ. Để dừng email, bạn cần vào hộp thư đi và xóa nó trước khi nó được gửi đi. Nhiều ứng dụng khách khác có các tính năng tương tự có thể được triển khai.

Mailbird là một ví dụ về ứng dụng email có thể được định cấu hình để trì hoãn việc gửi thư.

Hầu hết các ứng dụng khách đều có các tính năng có thể được được thiết lập để bảo vệ bạn khỏi việc gửi các email không mong muốn.

Ngăn chặn các email đáng tiếc

Mặc dù có thể lấy lại các email nhưng rất có thể việc thu hồi sẽ không thành công hoặc bạn sẽ không đạt được nút "hoàn tác" đủ nhanh. Phương pháp tốt nhất để xử lý những email đáng tiếc là không gửi chúng ngay lần đầu tiên.place.

Xem lại kỹ lưỡng thư của bạn trước khi gửi: việc đọc lại sẽ ngăn bạn gửi đi những email đầy lỗi đánh máy. Nếu hiệu đính không phải là việc của bạn thì sao? Nhận một tài khoản Grammarly. Đây là một ứng dụng cực kỳ hữu ích.

Đọc lại tin nhắn của bạn nhiều lần. Hầu hết các sự cố thường xảy ra do gửi email đến sai địa chỉ hoặc làm rối dòng tiêu đề, vì vậy hãy đảm bảo xem xét cụ thể các lĩnh vực đó.

Đối với email tức giận mà bạn hối hận vì đã gửi—phương pháp hay nhất là rút gọn lại thành ba từ: KHÔNG HIT GỬI. Có một câu chuyện rằng Abraham Lincoln, bất cứ khi nào ông nổi giận, sẽ viết một lá thư giận dữ cho bên vi phạm. Sau đó, anh ấy KHÔNG GỬI NÓ. Thay vào đó, chính sách của anh ấy là để bức thư trong ngăn kéo trong ba ngày.

Sau đó, anh ấy sẽ mở ngăn kéo, đọc lại bức thư (thường với cái đầu lạnh hơn nhiều) và quyết định có nên gửi nó hay không. . 100% thời gian, anh ấy đã không gửi nó. Bài học ở đây là gì? ĐỪNG NHẤN GỬI khi bạn đang xúc động. Bỏ đi, quay lại và dành chút thời gian để quyết định xem bạn có thực sự muốn xúc phạm bạn bè, người thân hay đồng nghiệp của mình hay không.

Lời cuối

Gửi một email đáng tiếc có thể khiến bạn xấu hổ. Trong một số trường hợp, nó có thể khiến bạn mất việc làm, khách hàng hoặc bạn bè. Đó là lý do tại sao bạn cần xem xét kỹ lưỡng thư trước khi gửi. Nếu tin nhắn được gửi do nhầm lẫn, hy vọng bạn có thể hủy gửi chúng trước khi chúng bị xóa hoặc được đọc.

Chúng tôi hy vọngrằng bạn thấy bài viết này hữu ích. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào.