Je drukt op de verzendknop van een e-mail die je net hebt geschreven en realiseert je dan dat hij naar de verkeerde persoon is gestuurd, iets bevat wat je niet had moeten zeggen, of vol staat met typefouten. Hoe dan ook, je wilt hem terugnemen voordat de ontvanger hem leest. Het overkomt ons allemaal, en het kan een misselijkmakend gevoel zijn.

Wat kun je doen? Kun je het bericht ongedaan maken? Nou, ja en nee Dat is een lastige vraag. Het hangt af van de e-mailclient die u gebruikt. Het korte antwoord is dat het kan, in een beperkt aantal gevallen. Dus ook al is het mogelijk, het is niet iets waar u op moet rekenen.

Laten we eens kijken naar het ongedaan maken van e-mails - waarom u dat überhaupt zou moeten doen, en de mogelijkheid om dat te doen met verschillende diensten en klanten. We zullen ook bekijken hoe u kunt voorkomen dat u een e-mail ongedaan moet maken.

Waarom zou ik een e-mail moeten opzeggen?

Er zijn situaties waarin we een bericht sturen en dan ontdekken dat we er niet helemaal klaar voor waren of het helemaal niet hadden moeten sturen.

Mijn werk vereist vaak dat ik met gevoelige informatie werk. Ik moet ervoor zorgen dat wat ik verstuur naar de juiste mensen gaat en dat het informatie is die ze kunnen zien. Dit is een scenario waarin het niet versturen van een e-mail echt een redder kan zijn. Als je baan op het spel staat, wil je geen gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen. Hopelijk kun je, als je dat per ongeluk doet, het bericht ongedaan maken...voordat het te laat is.

Een meer voorkomende fout is het versturen van een bericht vol typefouten. Het kan gênant zijn, maar het is niet het einde van de wereld - tenzij het voor een potentiële werkgever of klant is. In dat geval kan het betekenen dat je een prospect of klant verliest.

Een andere fout is het sturen van een boze e-mail naar een collega, baas, of wie dan ook. Als we in woede handelen zonder onszelf tegen te houden, reageren we vaak op iets en schrijven we iets waarvan we willen dat we het niet hadden gedaan. Druk gedachteloos op de verzendknop, en je kunt in een vervelende situatie terechtkomen.

In de zakenwereld is een van de meest voorkomende fouten het richten van een e-mail aan de verkeerde persoon. U typt de naam van de ontvanger in, en autofill voert soms een verkeerde ontvanger in.

E-mail niet versturen

De mogelijkheid om een e-mail ongedaan te maken hangt af van de dienst en de e-mailclient die u gebruikt. Als u Gmail gebruikt, kunt u de e-mail ongedaan maken, maar u moet er snel bij zijn. Als u de Microsoft Outlook-app gebruikt op een Microsoft Exchange-server, kunt u de e-mail misschien terugroepen. Andere apps of diensten hebben misschien manieren om een twijfelachtige e-mail terug te nemen. Veel andere, zoals Yahoo, doen dat niet.

Gmail

U kunt een bericht in Gmail ongedaan maken, maar de tijd om dat te doen is beperkt. U hebt slechts enkele seconden om actie te ondernemen, en u moet het doen voordat u op een ander venster of tabblad klikt. Zodra u het e-mailscherm hebt verlaten of de tijd is verstreken, is het bericht verzonden.

De "Unsend" of "Undo" functie in Gmail maakt de e-mail niet echt ongedaan. Wat er gebeurt is dat er een vertraging is voordat het bericht wordt verzonden. Wanneer u op de "Send" knop klikt, wordt het bericht "tegengehouden" voor de ingestelde tijd. Wanneer u op de "Undo" knop drukt, verzendt Gmail het bericht niet.

U kunt de vertraging instellen van 5 tot 30 seconden. Dit kunt u instellen in het tabblad "Algemeen" van de Gmail-instellingen. Zie hieronder.

Het ongedaan maken van een e-mail is vrij eenvoudig. Zodra u op "verzenden" van uw bericht hebt geklikt, verschijnt linksonder in het Gmail-venster een melding zoals in onderstaande afbeelding.

Klik op de knop "Ongedaan maken", en het bericht wordt niet langer verzonden. Gmail opent je oorspronkelijke bericht en stelt je in staat het te wijzigen en opnieuw te verzenden. Dat is alles.

MS Outlook

De methode van Microsoft Outlook om een e-mail te verwijderen is heel anders. MS Outlook noemt het "terugroepen". In plaats van het bericht een paar seconden uit te stellen zoals Gmail doet, stuurt het een commando naar de e-mailclient van de ontvanger en vraagt om het te verwijderen. Dit werkt natuurlijk alleen als de ontvanger het bericht niet heeft gelezen, en als jullie allebei een Microsoft Exchange-server gebruiken.

Het terugroepen van het bericht houdt in dat u naar uw verzonden berichten in Outlook gaat, de verzonden e-mail vindt, deze opent en het bericht "terugroepen" in het menu vindt (zie onderstaande afbeelding). Outlook laat u dan weten of het terugroepen gelukt is.

Wilt u meer details over het gebruik van Microsoft Outlook's recall, bekijk dan ons artikel: How to Recall an Email in Outlook.

Gereedschap en tips

Er zijn verschillende andere e-maildiensten en -clients; vele hebben een soort functie om het verzenden ongedaan te maken. De meeste werken op dezelfde manier als Gmail, waarbij er een vertraging is bij het verzenden. Als u nieuwsgierig bent naar hoe andere diensten/clients werken, kijk dan naar de instellingen of configuratie van uw e-mail en kijk of het verzenden kan worden vertraagd.

Microsoft Outlook heeft een vertragingsinstelling, zodat u de terugroepfunctie niet kunt gebruiken. Om de e-mail te stoppen, moet u naar de outbox gaan en hem verwijderen voordat hij wordt verzonden. Veel andere clients hebben soortgelijke functies die kunnen worden geïmplementeerd.

Mailbird is een voorbeeld van een e-mailprogramma dat kan worden geconfigureerd om het verzenden van berichten uit te stellen.

De meeste clients hebben functies die kunnen worden ingesteld om u te beschermen tegen het verzenden van ongewenste e-mails.

Spijtige e-mails voorkomen

Hoewel e-mailberichten kunnen worden teruggenomen, is de kans groot dat het terugroepen mislukt of dat u niet snel genoeg op de knop "ongedaan maken" drukt. De beste methode om met spijtige e-mails om te gaan, is ze in de eerste plaats niet te versturen.

Bekijk je berichten grondig voordat je ze verstuurt: proeflezen voorkomt dat je e-mails met veel tikfouten verstuurt. Wat als proeflezen niet jouw ding is? Neem een Grammarly account. Het is een extreem nuttige app.

Herlees uw bericht meerdere malen. De meeste problemen ontstaan doordat e-mails naar het verkeerde adres worden gestuurd, of doordat de onderwerpregel niet klopt, dus zorg ervoor dat u specifiek die gebieden bekijkt.

Wat betreft de boze e-mail die u met spijt verstuurt - de beste praktijk komt neer op drie woorden: NIET VERZENDEN. Er is een verhaal dat Abraham Lincoln, als hij kwaad was, een scherpe brief schreef aan de beledigende partij. Hij stuurde hem dan niet op, maar liet de brief drie dagen in een lade liggen.

Daarna opende hij de lade, herlas de brief (vaak met een veel koeler hoofd) en besloot of hij hem zou versturen. 100% van de tijd verstuurde hij hem niet. Wat is de les hier? Druk niet op VERZENDEN als je emotioneel bent. Loop weg, kom terug en neem de tijd om te beslissen of je je vriend, geliefde of collega echt wilt opblazen.

Laatste woorden

Het versturen van een spijtige e-mail kan gênant zijn. In sommige gevallen kan het u een baan, klant of vriend kosten. Daarom is het essentieel om berichten grondig na te kijken voordat u ze verstuurt. Als berichten per ongeluk worden verstuurd, kunt u ze hopelijk ongedaan maken voordat ze uitkomen of worden gelezen.

Wij hopen dat u dit artikel nuttig vindt en voor vragen of opmerkingen kunt u contact met ons opnemen.