Unabonyeza kitufe cha kutuma barua pepe uliyoandika hivi punde kisha ukagundua kuwa ilitumwa kwa mtu asiyefaa, ilikuwa na kitu ambacho hukupaswa kusema, au imejaa makosa ya kuandika. Vyovyote vile, ungependa kuirejesha kabla ya mpokeaji kuisoma. Inatutokea sisi sote, na inaweza kuwa hisia ya kuudhi sana.

Unaweza kufanya nini? Je, unaweza kutendua ujumbe? Naam, ndiyo na hapana . Ni aina ya swali gumu. Inategemea mteja wa barua pepe unayotumia. Jibu fupi ni kwamba unaweza, katika hali chache. Kwa hivyo, ingawa inawezekana, si jambo unalopaswa kutegemea.

Hebu tuangalie barua pepe ambazo hazijatumwa—kwa nini ungehitaji kwanza, na uwezekano wa kufanya hivyo. na huduma na wateja tofauti. Pia tutaangalia jinsi ya kuzuia kuhitaji kubatilisha barua pepe.

Kwa Nini Ninahitaji Kutengua Barua Pepe?

Kuna hali ambazo tunatuma ujumbe, kisha kugundua kuwa hatukuwa tayari kabisa kuutuma au hatukupaswa kuutuma kabisa.

Kazi yangu mara nyingi hunihitaji nifanye kazi. yenye taarifa nyeti. Lazima nihakikishe ninachotuma kinaenda kwa watu sahihi na kwamba ni taarifa wanazoweza kuona. Hili ni kisa kimoja ambapo kutotuma barua pepe kunaweza kuwa mkombozi. Ikiwa kazi yako iko kwenye mstari, hutaki kutuma taarifa nyeti kwa mtu asiyefaa. Tunatumahi, ikiwa utafanya hivyo kwa bahati mbaya, unaweza kutuma ujumbe kabla haujatumwa piamarehemu.

Kosa la kawaida zaidi ni kutuma ujumbe uliojaa makosa ya kuandika. Inaweza kuwa ya kuaibisha, lakini si mwisho wa dunia—isipokuwa ni kwa mwajiri au mteja anayewezekana. Katika hali hiyo, inaweza kumaanisha kupoteza mtarajiwa wa kazi au mteja.

Kosa lingine ni kutuma barua pepe yenye hasira kwa mfanyakazi mwenzako, bosi, au mtu mwingine yeyote. Tunapotenda kwa hasira bila kujizuia, mara nyingi tutaitikia jambo fulani na kuandika jambo ambalo tunatamani tusingekuwa nalo. Bonyeza kitufe cha kutuma bila kufikiria, na unaweza kuwa katika hali mbaya.

Katika ulimwengu wa biashara, mojawapo ya makosa ya kawaida ni kutuma barua pepe kwa mtu asiye sahihi. Unaandika jina la mpokeaji, na kujaza kiotomatiki wakati mwingine huingiza mpokeaji asiye sahihi.

Barua pepe Isiyotumwa

Uwezo wa kubatilisha barua pepe unategemea huduma na mteja wa barua pepe unaotumia. Ikiwa unatumia Gmail, unaweza kubatilisha kutuma, lakini unahitaji haraka kuihusu. Ikiwa unatumia programu ya Microsoft Outlook kwenye seva ya Microsoft Exchange, unaweza kuikumbuka. Programu au huduma zingine zinaweza kuwa na njia za kurejesha barua pepe yenye shaka. Nyingine nyingi, kama Yahoo, hazifanyi hivyo.

Gmail

Unaweza kutuma ujumbe katika Gmail, lakini kuna muda mfupi wa kufanya hivyo. Una sekunde tu za kuchukua hatua, na ni lazima uifanye kabla ya kubofya dirisha au kichupo kingine chochote. Mara tu umeondoka kwenye skrini ya barua pepe au wakati umepita, ujumbe umekuwaimetumwa.

Kipengele cha "Tendua" au "Tendua" katika Gmail hakitumii barua pepe kwa hakika. Kinachotokea ni kwamba kuna kuchelewa kabla ya ujumbe kutoka. Unapobofya kitufe cha "Tuma", ujumbe "umezuiliwa" kwa muda uliowekwa. Unapobofya kitufe cha "Tendua", Gmail haitume ujumbe.

Unaweza kusanidi kuchelewa kuwa kutoka sekunde 5 hadi 30. Hii inaweza kusanidiwa kwenye kichupo cha "Jumla" cha mipangilio ya Gmail. Tazama hapa chini.

Mchakato wa kutotuma barua pepe ni rahisi sana. Mara tu unapobofya "tuma" kwenye ujumbe wako, arifa itaonekana kwenye kona ya chini kushoto ya dirisha la Gmail. Inapaswa kuonekana kama picha iliyo hapa chini.

Bofya kitufe cha "Tendua", na itazuia ujumbe kutumwa. Gmail itafungua ujumbe wako asili na kukuruhusu kuurekebisha na kuutuma tena. Ni hayo tu.

MS Outlook

Mbinu ya Microsoft Outlook ya kutotuma barua pepe ni tofauti sana. MS Outlook inaiita "kukumbuka." Badala ya kuchelewesha kutuma ujumbe kwa sekunde chache kama Gmail inavyofanya, hutuma amri kwa mteja wa barua pepe ya mpokeaji na kuomba kuiondoa. Bila shaka, hii inafanya kazi tu ikiwa mpokeaji hajasoma ujumbe, na ikiwa nyote mnatumia seva ya Microsoft Exchange.

Kuna vipengele vingine vichache ambavyo lazima viwepo ili urejeshaji ufanye kazi. Kukumbuka ujumbe kunajumuisha kwenda kwa jumbe zako ulizotumaMtazamo, kutafuta barua pepe iliyotumwa, kuifungua, na kupata ujumbe wa "kumbuka" kwenye menyu (tazama picha hapa chini). Outlook basi itakujulisha ikiwa urejeshaji ulifanikiwa.

Ikiwa ungependa kuona maelezo zaidi kuhusu jinsi ya kutumia ukumbusho wa Microsoft Outlook, angalia makala yetu: Jinsi ya Kukumbuka Barua pepe katika Outlook.

Zana na Vidokezo

Kuna huduma mbalimbali za barua pepe na wateja; nyingi zina aina fulani ya utendakazi wa kutotuma au kutendua. Wengi hufanya kazi sawa na Gmail, ambapo kuna kuchelewa kutuma. Ikiwa una hamu ya kujua jinsi huduma/wateja wengine hufanya kazi, angalia mipangilio au usanidi wa barua pepe yako na uone kama inaweza kuchelewesha kutuma.

Microsoft Outlook ina mpangilio wa kuchelewa ili kama huwezi kutumia kumbuka. kipengele, unaweza kuwa na kuchelewa. Ili kusimamisha barua pepe, utahitaji kwenda kwenye kikasha toezi na kuifuta kabla haijatumwa. Wateja wengine wengi wana vipengele sawa vinavyoweza kutekelezwa.

Mailbird ni mfano wa kiteja cha barua pepe ambacho kinaweza kusanidiwa ili kuchelewesha kutuma ujumbe.

Wateja wengi wana vipengele vinavyoweza kuwa imeundwa ili kukulinda dhidi ya kutuma barua pepe zisizohitajika.

Kuzuia Barua Pepe za Majuto

Ingawa ujumbe wa barua pepe unaweza kurejeshwa, kuna uwezekano mkubwa kwamba kumbukumbu itashindwa au hutagonga. kitufe cha "tendua" haraka vya kutosha. Njia bora ya kushughulikia barua pepe za kusikitisha ni kutozituma mara ya kwanzamahali.

Kagua ujumbe wako kwa kina kabla ya kuzituma: kusahihisha kutakuzuia kutuma barua pepe zilizojaa makosa. Je, ikiwa kusahihisha sio jambo lako? Pata akaunti ya Grammarly. Ni programu muhimu sana.

Kusoma tena ujumbe wako mara kadhaa. Mara nyingi matatizo hutokea kwa kutuma barua pepe kwa anwani isiyo sahihi, au kwa kuharibu mada, kwa hivyo hakikisha unakagua maeneo hayo mahususi.

Kuhusu barua pepe ya hasira ambayo unajuta kutuma—mazoezi bora zaidi yatafanyika. kwa maneno matatu: USIPITWE TUMA. Kuna hadithi kwamba Abraham Lincoln, wakati wowote alipokuwa na wazimu, angeandika barua ya malengelenge kwa mhusika aliyekosea. Kisha HAKUTUMA. Badala yake, sera yake ilikuwa kuiacha barua hiyo kwenye droo kwa siku tatu.

Baada ya hapo, angefungua droo, asome tena barua hiyo (mara nyingi ikiwa na kichwa baridi zaidi), na kuamua kuituma. . 100% ya wakati, hakuituma. Somo gani hapa? USIPIGE TUMA ukiwa na hisia. Ondoka, rudi, na uchukue muda kuamua ikiwa kweli unataka kuilipua rafiki yako, mpendwa au mfanyakazi mwenzako.

Maneno ya Mwisho

Kutuma barua pepe ya kusikitisha kunaweza kuaibisha. Katika baadhi ya matukio, inaweza kukugharimu kazi, mteja, au rafiki. Ndiyo maana ni muhimu kukagua ujumbe kwa kina kabla ya kuutuma. Ikiwa ujumbe utatumwa kimakosa, unaweza kutuma kabla ya kutoka au kusomwa.

Tunatumaikwamba unaona makala hii kuwa ya manufaa. Tafadhali wasiliana nasi kwa maswali au maoni yoyote.