Apeși pe butonul de trimitere a unui e-mail pe care tocmai l-ai scris și apoi îți dai seama că a ajuns la persoana greșită, conținea ceva ce nu ar fi trebuit să spui sau este plin de greșeli de tipar. În orice caz, vrei să îl retragi înainte ca destinatarul să îl citească. Ni se întâmplă tuturor și poate fi un sentiment dezgustător.

Ce poți face? Poți să anulezi mesajul? Ei bine, da și nu Este o întrebare cam complicată. Depinde de clientul de e-mail pe care îl folosiți. Răspunsul scurt este că se poate, în anumite cazuri limitate. Deci, chiar dacă este posibil, nu este ceva pe care să vă bazați.

Să ne uităm la dezactivarea mesajelor de e-mail - de ce ar trebui să o faceți în primul rând, și posibilitatea de a face acest lucru cu diferite servicii și clienți. De asemenea, vom vedea cum să prevenim necesitatea de a dezactiva un e-mail.

De ce ar trebui să anulez un e-mail?

Există situații în care trimitem un mesaj, apoi descoperim că nu eram pregătiți să îl trimitem sau că nu ar fi trebuit să îl trimitem deloc.

Slujba mea necesită deseori să lucrez cu informații sensibile. Trebuie să mă asigur că ceea ce trimit ajunge la persoanele corecte și că sunt informații pe care le pot vedea. Acesta este un scenariu în care anularea trimiterii unui e-mail ar putea fi cu adevărat un salvator. Dacă slujba ta este în joc, nu vrei să trimiți informații sensibile persoanei nepotrivite. Să sperăm că, dacă faci acest lucru din greșeală, poți anula trimiterea mesajuluiînainte de a fi prea târziu.

O greșeală mai frecventă este trimiterea unui mesaj plin de greșeli de scriere. Poate fi jenant, dar nu este sfârșitul lumii - cu excepția cazului în care este vorba despre un potențial angajator sau client. În acest caz, ar putea însemna pierderea unui potențial client sau a unui loc de muncă.

O altă greșeală este trimiterea unui e-mail furios către un coleg, șef sau oricine altcineva. Atunci când acționăm la mânie fără să ne oprim, vom reacționa adesea la ceva și vom scrie ceva ce am fi vrut să nu fi scris. Apăsați butonul de trimitere fără să vă gândiți și s-ar putea să vă aflați într-o situație neplăcută.

În lumea afacerilor, una dintre cele mai frecvente greșeli este aceea de a adresa un e-mail unei persoane greșite. Tastați numele destinatarului, iar completarea automată introduce uneori un destinatar incorect.

Anulare trimitere e-mail

Posibilitatea de a anula trimiterea unui e-mail depinde de serviciul și de clientul de e-mail pe care îl utilizați. Dacă utilizați Gmail, puteți anula trimiterea, dar trebuie să vă grăbiți. Dacă utilizați aplicația Microsoft Outlook pe un server Microsoft Exchange, este posibil să o puteți rechema. Alte aplicații sau servicii ar putea avea modalități de a prelua un e-mail îndoielnic. Multe altele, cum ar fi Yahoo, nu au.

Gmail

Puteți anula trimiterea unui mesaj în Gmail, dar timpul este limitat. Aveți la dispoziție doar câteva secunde pentru a acționa și trebuie să faceți acest lucru înainte de a face clic pe orice altă fereastră sau filă. Odată ce v-ați îndepărtat de ecranul de e-mail sau a trecut timpul, mesajul a fost trimis.

Funcția "Dezactivare" sau "Anulare" din Gmail nu anulează cu adevărat trimiterea e-mailului. Ceea ce se întâmplă este că există o întârziere înainte ca mesajul să fie trimis. Când faceți clic pe butonul "Trimitere", mesajul este "reținut" pentru perioada de timp configurată. Când apăsați butonul "Anulare", Gmail nu trimite mesajul.

Puteți configura întârzierea de la 5 la 30 de secunde. Acest lucru poate fi configurat în fila "General" din setările Gmail. Consultați mai jos.

Procesul de anulare a expedierii unui e-mail este destul de simplu. După ce ați făcut clic pe "Trimite" la mesajul dvs., o notificare va apărea în colțul din stânga jos al ferestrei Gmail. Aceasta ar trebui să arate ca în imaginea de mai jos.

Dați clic pe butonul "Undo" și mesajul nu va mai fi trimis. Gmail va deschide mesajul original și vă va permite să îl modificați și să îl trimiteți din nou. Asta este tot ce trebuie să faceți.

MS Outlook

Metoda Microsoft Outlook de a anula trimiterea unui e-mail este foarte diferită. MS Outlook o numește "rechemare." În loc să amâne trimiterea mesajului cu câteva secunde, așa cum face Gmail, trimite o comandă către clientul de e-mail al destinatarului și solicită eliminarea acestuia. Desigur, acest lucru funcționează numai dacă destinatarul nu a citit mesajul și dacă amândoi folosiți un server Microsoft Exchange.

Mai sunt câțiva factori care trebuie să fie prezenți pentru ca rechemarea să funcționeze. Reamintirea mesajului presupune să accesați mesajele trimise în Outlook, să găsiți e-mailul trimis, să îl deschideți și să găsiți mesajul "reamintire" în meniu (a se vedea imaginea de mai jos). Outlook vă va anunța apoi dacă rechemarea a avut succes.

Dacă doriți să vedeți mai multe detalii despre cum să utilizați funcția de rechemare a Microsoft Outlook, consultați articolul nostru: Cum să rechemați un e-mail în Outlook.

Instrumente și sfaturi

Există diverse alte servicii și clienți de e-mail; mulți dintre ei au un fel de funcție de anulare a trimiterii sau de anulare a trimiterii. Majoritatea funcționează în mod similar cu Gmail, unde există o întârziere a trimiterii. Dacă sunteți curioși să aflați cum funcționează alte servicii/clienți, consultați setările sau configurația pentru e-mailul dvs. și vedeți dacă poate întârzia trimiterea.

Microsoft Outlook are o setare de întârziere, astfel încât, dacă nu puteți utiliza funcția de rechemare, puteți avea o întârziere. Pentru a opri e-mailul, va trebui să mergeți în căsuța de ieșire și să îl ștergeți înainte de a fi trimis. Mulți alți clienți au funcții similare care pot fi implementate.

Mailbird este un exemplu de client de e-mail care poate fi configurat pentru a întârzia trimiterea mesajelor.

Majoritatea clienților au funcții care pot fi configurate pentru a vă proteja împotriva trimiterii de e-mailuri nedorite.

Prevenirea e-mailurilor regretabile

Deși mesajele de e-mail pot fi retrase, există o mare probabilitate ca retragerea să eșueze sau să nu apăsați suficient de repede butonul "Anulare". Cea mai bună metodă de a trata e-mailurile regretabile este să nu le trimiteți în primul rând.

Revizuiește-ți temeinic mesajele înainte de a le trimite: corectura te va împiedica să trimiți e-mailuri pline de greșeli de tipar. Și dacă corectura nu este genul tău? Fă-ți un cont Grammarly. Este o aplicație extrem de utilă.

Recitiți-vă mesajul de mai multe ori. Cele mai multe probleme apar deseori prin trimiterea de e-mailuri la o adresă greșită sau prin încurcarea liniei de subiect, așa că asigurați-vă că revizuiți în mod special aceste zone.

În ceea ce privește e-mailul supărat pe care regretați că l-ați trimis, cea mai bună practică se rezumă la trei cuvinte: NU apăsați pe Trimitere. Există o poveste conform căreia Abraham Lincoln, ori de câte ori era supărat, scria o scrisoare fulminantă către partea ofensatoare. Apoi NU O TRIMITEA. În schimb, politica sa era să lase scrisoarea într-un sertar timp de trei zile.

După aceea, deschidea sertarul, recitea scrisoarea (de multe ori cu mintea mult mai rece) și se hotăra dacă o trimitea sau nu. 100% din timp, nu o trimitea. Care este lecția de aici? NU APESA pe Trimite atunci când ești emoționat. Pleacă, întoarce-te și ia-ți timp să te hotărăști dacă vrei cu adevărat să îți arunci în aer prietenul, persoana iubită sau colegul de serviciu.

Ultimele cuvinte

Trimiterea unui e-mail regretabil poate fi jenantă. În unele cazuri, vă poate costa un loc de muncă, un client sau un prieten. De aceea, este esențial să analizați cu atenție mesajele înainte de a le trimite. Dacă mesajele sunt trimise din greșeală, puteți spera să le anulați înainte ca acestea să ajungă la public sau să fie citite.

Sperăm că acest articol vi s-a părut util și vă rugăm să ne contactați pentru orice întrebări sau comentarii.