Vous appuyez sur le bouton d'envoi d'un courriel que vous venez de rédiger et vous vous rendez compte qu'il a été envoyé à la mauvaise personne, qu'il contient quelque chose que vous n'auriez pas dû dire ou qu'il est truffé de fautes de frappe. Dans tous les cas, vous voulez le retirer avant que le destinataire ne le lise. Cela nous arrive à tous, et cela peut être un véritable sentiment de dégoût.

Que pouvez-vous faire ? Pouvez-vous annuler le message ? Eh bien, oui et non. C'est une question délicate. Cela dépend du client de messagerie que vous utilisez. La réponse courte est que vous pouvez, dans certains cas limités. Donc, même si c'est possible, il ne faut pas compter dessus.

Examinons la question du désenvoi des messages électroniques, les raisons pour lesquelles vous devez le faire et la possibilité de le faire avec différents services et clients, ainsi que la manière d'éviter d'avoir à désenvoyer un message électronique.

Pourquoi aurais-je besoin d'annuler un courriel ?

Dans certaines situations, nous envoyons un message, puis nous découvrons que nous n'étions pas tout à fait prêts à l'envoyer ou que nous n'aurions pas dû l'envoyer du tout.

Dans le cadre de mon travail, je suis souvent amené à travailler avec des informations sensibles. Je dois m'assurer que ce que j'envoie est destiné aux bonnes personnes et qu'il s'agit d'informations qu'elles peuvent voir. C'est un scénario dans lequel l'annulation d'un e-mail peut vraiment être un sauveur. Si votre travail est en jeu, vous ne voulez pas envoyer des informations sensibles à la mauvaise personne. Heureusement, si vous le faites par accident, vous pouvez annuler le message.avant qu'il ne soit trop tard.

Une erreur plus courante consiste à envoyer un message truffé de fautes de frappe. Cela peut être embarrassant, mais ce n'est pas la fin du monde - sauf si le message est destiné à un employeur ou à un client potentiel. Dans ce cas, cela peut signifier la perte d'un prospect ou d'un client.

Une autre erreur consiste à envoyer un courriel de colère à un collègue, à un patron ou à toute autre personne. Lorsque nous agissons sous le coup de la colère sans nous arrêter, nous réagissons souvent à quelque chose et nous écrivons quelque chose que nous aurions préféré ne pas avoir.

Dans le monde des affaires, l'une des erreurs les plus courantes consiste à adresser un courrier électronique à la mauvaise personne. Vous tapez le nom du destinataire, et le remplissage automatique entre parfois un destinataire incorrect.

Désenvoi d'un courriel

La possibilité d'annuler un courriel dépend du service et du client de messagerie que vous utilisez. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez annuler un courriel, mais vous devez être rapide. Si vous utilisez l'application Microsoft Outlook sur un serveur Microsoft Exchange, vous pouvez peut-être le rappeler. D'autres applications ou services peuvent avoir des moyens de reprendre un courriel douteux. Beaucoup d'autres, comme Yahoo, ne le font pas.

Gmail

Vous pouvez annuler un message dans Gmail, mais le temps dont vous disposez pour le faire est limité. Vous n'avez que quelques secondes pour agir, et vous devez le faire avant de cliquer sur une autre fenêtre ou un autre onglet. Une fois que vous avez quitté l'écran de messagerie ou que le temps s'est écoulé, le message a été envoyé.

Les fonctions "Annuler" ou "Rétablir" de Gmail n'annulent pas vraiment l'e-mail. Il y a plutôt un délai avant l'envoi du message. Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer", le message est "retenu" pendant la durée configurée. Lorsque vous cliquez sur le bouton "Rétablir", Gmail n'envoie pas le message.

Vous pouvez configurer le délai de 5 à 30 secondes dans l'onglet "Général" des paramètres Gmail. Voir ci-dessous.

La procédure de désenvoi d'un courriel est assez simple. Une fois que vous avez cliqué sur "envoyer" votre message, une notification apparaît dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Gmail. Elle devrait ressembler à l'image ci-dessous.

Cliquez sur le bouton "Annuler" pour empêcher l'envoi du message. Gmail ouvrira votre message original et vous permettra de le modifier et de l'envoyer à nouveau. C'est tout ce qu'il y a à faire.

MS Outlook

La méthode utilisée par Microsoft Outlook pour annuler un e-mail est très différente. MS Outlook l'appelle "rappel". Au lieu de retarder l'envoi du message de quelques secondes comme le fait Gmail, il envoie une commande au client de messagerie du destinataire et lui demande de le supprimer. Bien entendu, cela ne fonctionne que si le destinataire n'a pas lu le message et si vous utilisez tous deux un serveur Microsoft Exchange.

Il y a quelques autres facteurs qui doivent être en place pour que le rappel fonctionne. Pour rappeler le message, il faut aller dans vos messages envoyés dans Outlook, trouver l'e-mail envoyé, l'ouvrir et trouver le message "rappel" dans le menu (voir image ci-dessous). Outlook vous fera alors savoir si le rappel a réussi.

Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur la façon d'utiliser le rappel de Microsoft Outlook, consultez notre article : Comment rappeler un courriel dans Outlook.

Outils et conseils

Il existe plusieurs autres services et clients de messagerie électronique, dont beaucoup disposent d'une fonction d'annulation. La plupart fonctionnent de manière similaire à Gmail, avec un délai d'envoi. Si vous êtes curieux de savoir comment fonctionnent les autres services/clients, regardez les paramètres ou la configuration de votre messagerie et voyez s'ils peuvent retarder l'envoi.

Microsoft Outlook dispose d'un paramètre de délai qui vous permet, si vous ne pouvez pas utiliser la fonction de rappel, d'avoir un délai. Pour arrêter l'e-mail, vous devrez aller dans la boîte d'envoi et le supprimer avant qu'il ne soit envoyé. De nombreux autres clients disposent de fonctions similaires qui peuvent être mises en œuvre.

Mailbird est un exemple de client de messagerie qui peut être configuré pour retarder l'envoi des messages.

La plupart des clients ont des fonctions qui peuvent être configurées pour vous protéger contre l'envoi de courriels non désirés.

Prévenir les courriers électroniques regrettables

Bien que les messages électroniques puissent être retirés, il y a de fortes chances que le rappel échoue ou que vous n'appuyiez pas sur le bouton "annuler" assez rapidement. La meilleure méthode pour traiter les courriels regrettables est de ne pas les envoyer en premier lieu.

Relisez attentivement vos messages avant de les envoyer : la relecture vous évitera d'envoyer des courriels truffés de fautes de frappe. Et si la relecture n'est pas votre truc ? Ouvrez un compte Grammarly. C'est une application extrêmement utile.

Relisez votre message plusieurs fois. La plupart des problèmes sont dus à l'envoi d'un courrier électronique à une mauvaise adresse ou à une erreur dans l'objet du message ; veillez donc à examiner ces points en particulier.

Quant à l'e-mail de colère que vous regrettez d'avoir envoyé, la meilleure pratique se résume à trois mots : N'APPUYEZ PAS SUR L'ENVOI. On raconte qu'Abraham Lincoln, lorsqu'il était en colère, écrivait une lettre cinglante à la personne incriminée. Il ne l'envoyait ensuite PAS. Sa politique consistait plutôt à laisser la lettre dans un tiroir pendant trois jours.

Après cela, il ouvrait le tiroir, relisait la lettre (souvent avec un esprit beaucoup plus froid) et décidait de l'envoyer ou non. Dans 100 % des cas, il ne l'envoyait pas. Quelle est la leçon à tirer de tout cela ? N'appuyez pas sur la touche d'envoi lorsque vous êtes ému. Éloignez-vous, revenez et prenez le temps de décider si vous voulez vraiment faire sauter votre ami, votre proche ou votre collègue.

Le mot de la fin

L'envoi d'un courriel regrettable peut être embarrassant. Dans certains cas, il peut vous coûter un emploi, un client ou un ami. C'est pourquoi il est essentiel d'examiner attentivement les messages avant de les envoyer. Si des messages sont envoyés par erreur, vous pouvez espérer les annuler avant qu'ils ne soient diffusés ou lus.

Nous espérons que cet article vous a été utile et n'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou commentaire.