Du trykker på send-knappen for en e-mail, du lige har skrevet, og så opdager du, at den er sendt til den forkerte person, at den indeholder noget, du ikke skulle have sagt, eller at den er fuld af slåfejl. Uanset hvad, vil du gerne tage den tilbage, før modtageren læser den. Det sker for os alle, og det kan være en virkelig kvalmende følelse.

Hvad kan du gøre? Kan du afbryde afsendelsen af beskeden? Tja, ja og nej Det er et lidt vanskeligt spørgsmål. Det afhænger af den e-mail-klient, du bruger. Det korte svar er, at du kan, i nogle begrænsede tilfælde. Så selv om det er muligt, er det ikke noget, du skal regne med.

Lad os se nærmere på afmelding af e-mails - hvorfor du overhovedet har brug for det, og hvordan du kan gøre det med forskellige tjenester og klienter. Vi vil også se på, hvordan du undgår at skulle afmelde en e-mail.

Hvorfor skal jeg afvise at sende en e-mail?

Der er situationer, hvor vi sender en besked og derefter opdager, at vi ikke var helt klar til at sende den eller slet ikke skulle have sendt den.

Mit job kræver ofte, at jeg arbejder med følsomme oplysninger. Jeg skal sikre mig, at det, jeg sender, går til de rigtige personer, og at det er oplysninger, som de kan se. Dette er et scenarie, hvor det virkelig kan være en redning at afvise at sende en e-mail. Hvis dit job er på spil, ønsker du ikke at sende følsomme oplysninger til den forkerte person. Hvis du gør det ved et uheld, kan du forhåbentlig afvise at sende meddelelsen.før det er for sent.

En mere almindelig fejl er at sende en besked fuld af stavefejl. Det kan være pinligt, men det er ikke verdens undergang - medmindre det er til en potentiel arbejdsgiver eller kunde. I så fald kan det betyde, at du mister en potentiel jobansøger eller kunde.

En anden fejl er at sende en vred e-mail til en kollega, chef eller andre. Når vi handler i vrede uden at stoppe os selv, reagerer vi ofte på noget og skriver noget, som vi ville ønske, vi ikke havde gjort. Tryk uovervejet på send-knappen, og du kan komme i en ubehagelig situation.

I forretningsverdenen er en af de mest almindelige fejl at adressere en e-mail til den forkerte person. Du skriver modtagerens navn, og autofill indtaster nogle gange en forkert modtager.

Afsendelse af e-mail

Muligheden for at annullere en e-mail afhænger af den tjeneste og den e-mail-klient, du bruger. Hvis du bruger Gmail, kan du annullere en e-mail, men du skal være hurtig. Hvis du bruger Microsoft Outlook-appen på en Microsoft Exchange-server, kan du muligvis tilbagekalde den. Andre apps eller tjenester har måske måder at tage en tvivlsom e-mail tilbage på. Mange andre, som f.eks. Yahoo, har ikke.

Gmail

Du kan annullere en besked i Gmail, men der er begrænset tid til at gøre det. Du har kun få sekunder til at gøre det, og du skal gøre det, før du klikker på et andet vindue eller en anden fane. Når du har flyttet dig væk fra e-mail-skærmen, eller tiden er gået, er beskeden blevet sendt.

Funktionen "Fjern" eller "Fortryd" i Gmail ophæver ikke reelt afsendelsen af e-mailen. Det, der sker, er, at der er en forsinkelse, før meddelelsen sendes. Når du klikker på knappen "Send", bliver meddelelsen "tilbageholdt" i det indstillede tidsrum. Når du trykker på knappen "Fortryd", sender Gmail ikke meddelelsen.

Du kan konfigurere forsinkelsen til at være fra 5 til 30 sekunder. Dette kan indstilles under fanen "Generelt" i Gmail-indstillingerne. Se nedenfor.

Det er ret enkelt at afmelde en e-mail. Når du har klikket på "send" på din besked, vises der en meddelelse i nederste venstre hjørne af Gmail-vinduet. Den skal se ud som på billedet nedenfor.

Klik på knappen "Fortryd", så stopper du afsendelsen af beskeden. Gmail åbner din oprindelige besked og giver dig mulighed for at ændre den og sende den igen. Det er alt, hvad du kan gøre.

MS Outlook

Microsoft Outlook's metode til at afbestille en e-mail er meget anderledes. MS Outlook kalder det "tilbagekaldelse". I stedet for at forsinke afsendelsen af meddelelsen i et par sekunder, som Gmail gør, sender den en kommando til modtagerens e-mail-klient og beder om at fjerne den. Dette virker naturligvis kun, hvis modtageren ikke har læst meddelelsen, og hvis I begge bruger en Microsoft Exchange-server.

Der er et par andre faktorer, der skal være på plads, for at tilbagekaldelsen kan fungere. Tilbagekaldelse af meddelelsen omfatter at gå til dine sendte meddelelser i Outlook, finde den sendte e-mail, åbne den og finde "tilbagekaldelse" besked på menuen (se billedet nedenfor). Outlook vil derefter lade dig vide, om tilbagekaldelsen var en succes.

Hvis du vil have flere oplysninger om, hvordan du bruger Microsoft Outlooks tilbagekaldelse, kan du læse vores artikel: Sådan tilbagekalder du en e-mail i Outlook.

Værktøjer og tips

Der findes forskellige andre e-mail-tjenester og -klienter; mange har en eller anden form for funktion til at afbryde eller fortryde afsendelse. De fleste fungerer på samme måde som Gmail, hvor der er en forsinkelse i afsendelsen. Hvis du er nysgerrig efter at vide, hvordan andre tjenester/klienter fungerer, kan du se på indstillingerne eller konfigurationen for din e-mail og se, om den kan forsinke afsendelsen.

Microsoft Outlook har en forsinkelsesindstilling, så hvis du ikke kan bruge tilbagekaldelsesfunktionen, kan du have en forsinkelse. Hvis du vil stoppe e-mailen, skal du gå til udbakken og slette den, før den bliver sendt. Mange andre klienter har lignende funktioner, der kan implementeres.

Mailbird er et eksempel på en e-mail-klient, der kan konfigureres til at forsinke afsendelse af meddelelser.

De fleste klienter har funktioner, der kan indstilles til at beskytte dig mod at sende uønskede e-mails.

Forebyggelse af beklagelige e-mails

Selv om e-mails kan tages tilbage, er der en god chance for, at tilbagekaldelsen vil mislykkes, eller at du ikke trykker på "fortryd"-knappen hurtigt nok. Den bedste metode til at håndtere beklagelige e-mails er ikke at sende dem i første omgang.

Gennemgå dine beskeder grundigt, før du sender dem: Korrekturlæsning forhindrer dig i at sende e-mails fyldt med stavefejl. Hvad hvis du ikke er til korrekturlæsning? Få en Grammarly-konto. Det er en meget nyttig app.

Genlæs din besked flere gange. De fleste problemer opstår ofte ved at sende e-mails til den forkerte adresse eller ved at lave rod i emnelinjen, så sørg for at gennemgå disse områder specifikt.

Hvad angår den vrede e-mail, som du fortryder at have sendt, kan den bedste praksis koges ned til tre ord: Tryk ikke på SEND. Der er en historie om, at Abraham Lincoln, når han var vred, skrev et skarpt brev til den forurettede part. Han sendte det ikke, men lod brevet ligge i en skuffe i tre dage.

Derefter åbnede han skuffen, læste brevet igen (ofte med et meget køligere hoved) og besluttede, om han ville sende det. 100 % af gangene sendte han det ikke. Hvad er læren her? Tryk ikke på SEND, når du er følelsesladet. Gå væk, kom tilbage og tag dig tid til at beslutte, om du virkelig ønsker at sprænge din ven, elskede eller kollega i luften.

Sidste ord

Det kan være pinligt at sende en beklagelig e-mail. I nogle tilfælde kan det koste dig et job, en kunde eller en ven. Derfor er det vigtigt at gennemgå dine beskeder grundigt, før du sender dem. Hvis beskederne sendes ved en fejltagelse, kan du forhåbentlig annullere dem, før de bliver sendt eller læst.

Vi håber, at denne artikel er nyttig for dig, og du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål eller kommentarer.