Megnyomod a küldés gombot egy e-mailben, amit épp most írtál meg, és aztán rájössz, hogy rossz személynek küldted el, olyasmit tartalmazott, amit nem kellett volna, vagy tele van elgépeléssel. Akárhogy is, vissza akarod venni, mielőtt a címzett elolvassa. Mindannyiunkkal megtörténik, és ez egy igazán rossz érzés lehet.

Mit tehetsz? Vissza tudod vonni az üzenetet? Nos, igen és nem Ez egy elég bonyolult kérdés. Attól függ, hogy milyen e-mail klienst használ. A rövid válasz az, hogy igen, de csak korlátozott esetekben. Tehát, bár lehetséges, nem érdemes számítani rá.

Vessünk egy pillantást az e-mailek elküldésének megszüntetésére - miért van erre egyáltalán szükség, és milyen lehetőségei vannak erre a különböző szolgáltatásokkal és ügyfelekkel. Megnézzük azt is, hogyan lehet megelőzni, hogy el kelljen törölni egy e-mailt.

Miért kell megszüntetni egy e-mail elküldését?

Vannak olyan helyzetek, amikor elküldünk egy üzenetet, majd rájövünk, hogy nem voltunk eléggé felkészülve, vagy egyáltalán nem kellett volna elküldenünk.

A munkám gyakran megköveteli, hogy érzékeny információkkal dolgozzak. Biztosítanom kell, hogy amit elküldök, az a megfelelő embereknek megy, és hogy az általuk látott információkról van szó. Ez az egyik olyan forgatókönyv, amelyben az e-mail elküldésének visszavonása valóban megmentő lehet. Ha a munkád forog kockán, nem akarsz érzékeny információkat küldeni a rossz személynek. Remélhetőleg, ha véletlenül megteszed, akkor visszavonhatod az üzenetet.mielőtt túl késő lenne.

Gyakoribb hiba a gépelési hibákkal teli üzenet elküldése. Ez kínos lehet, de nem a világ vége - kivéve, ha egy potenciális munkaadónak vagy ügyfélnek szól. Ebben az esetben ez azt jelentheti, hogy elveszít egy potenciális munkaadót vagy ügyfelet.

Egy másik hiba, ha dühös e-mailt küldünk egy munkatársnak, főnöknek vagy bárki másnak. Amikor dühünkben cselekszünk anélkül, hogy megállítanánk magunkat, gyakran reagálunk valamire, és olyat írunk, amit bárcsak ne tettünk volna. Ha meggondolatlanul megnyomjuk a küldés gombot, kellemetlen helyzetbe kerülhetünk.

Az üzleti világban az egyik leggyakoribb hiba, hogy egy e-mailt rossz személynek címezünk. Ön beírja a címzett nevét, és az automatikus kitöltés néha rossz címzettet ír be.

E-mail elküldésének megszüntetése

Az, hogy egy e-mailt vissza lehet-e vonni, az Ön által használt szolgáltatástól és e-mail klienstől függ. Ha a Gmail-t használja, akkor vissza lehet vonni, de gyorsan kell cselekednie. Ha a Microsoft Outlook alkalmazást használja egy Microsoft Exchange szerveren, akkor lehet, hogy vissza tudja hívni. Más alkalmazások vagy szolgáltatások esetleg rendelkeznek módokkal arra, hogy egy kérdéses e-mailt visszavegyenek. Sok más, például a Yahoo nem.

Gmail

A Gmailben visszavonhat egy üzenetet, de erre korlátozott idő áll rendelkezésére. A cselekvésre csak másodpercek állnak rendelkezésére, és ezt azelőtt kell megtennie, mielőtt bármely más ablakra vagy fülre kattintana. Ha eltávolodott az e-mail képernyőjétől, vagy eltelt az idő, az üzenet elküldésre került.

A Gmail "Visszavonás" vagy "Visszavonás" funkciója valójában nem vonja vissza az e-mail elküldését. Az történik, hogy az üzenet elküldése előtt van egy késleltetés. Amikor a "Küldés" gombra kattint, az üzenet a beállított ideig "visszatartódik". Amikor a "Visszavonás" gombra kattint, a Gmail nem küldi el az üzenetet.

A késleltetést 5 és 30 másodperc között lehet beállítani. Ezt a Gmail beállítások "Általános" fülén lehet beállítani. Lásd alább.

Egy e-mail visszavonásának folyamata meglehetősen egyszerű. Miután az üzenet elküldésére kattintott, a Gmail ablak bal alsó sarkában megjelenik egy értesítés. Ennek az alábbi képen látható módon kell kinéznie.

Kattintson a "Visszavonás" gombra, és az üzenet elküldése megszakad. A Gmail megnyitja az eredeti üzenetet, és lehetővé teszi, hogy módosítsa és újra elküldje. Ennyi az egész.

MS Outlook

A Microsoft Outlook módszere az e-mail elküldésének visszavonására jelentősen eltér. Az MS Outlook ezt "visszahívásnak" nevezi. Ahelyett, hogy a Gmailhez hasonlóan néhány másodpercre késleltetné az üzenet elküldését, parancsot küld a címzett e-mail kliensének, és kéri az üzenet eltávolítását. Természetesen ez csak akkor működik, ha a címzett nem olvasta az üzenetet, és ha mindketten Microsoft Exchange szervert használnak.

Van még néhány tényező, amelynek meg kell lennie ahhoz, hogy a visszahívás működjön. Az üzenet visszahívása magában foglalja az Outlookban az elküldött üzenetekre való belépést, az elküldött e-mail megkeresését, megnyitását és a menüben a "visszahívás" üzenet megtalálását (lásd az alábbi képet). Az Outlook ezután tájékoztatja Önt arról, hogy a visszahívás sikeres volt-e. A visszahívás sikeres volt.

Ha további részleteket szeretne megtudni a Microsoft Outlook visszahívásának használatáról, olvassa el cikkünket: Hogyan lehet visszahívni egy e-mailt az Outlookban.

Eszközök és tippek

Számos más e-mail szolgáltatás és kliens létezik; sokuk rendelkezik valamilyen visszavonási vagy visszavonási funkcióval. A legtöbbjük hasonlóan működik, mint a Gmail, ahol késleltetéssel történik a küldés. Ha kíváncsi, hogy más szolgáltatások/kliensek hogyan működnek, nézze meg az e-mail beállításait vagy konfigurációját, és nézze meg, hogy az képes-e késleltetni a küldést.

A Microsoft Outlook rendelkezik késleltetési beállítással, így ha nem tudja használni a visszahívás funkciót, akkor késleltetheti. Az e-mail leállításához a kimenő postaládába kell mennie, és törölnie kell azt, mielőtt elküldi. Sok más kliensnek is van hasonló funkciója, amelyet be lehet vezetni.

A Mailbird egy példa egy olyan e-mail kliensre, amely beállítható az üzenetek késleltetett küldésére.

A legtöbb kliens rendelkezik olyan funkciókkal, amelyek beállíthatók a nem kívánt e-mailek küldésének megakadályozására.

A sajnálatos e-mailek megelőzése

Bár az e-mail üzeneteket vissza lehet vonni, jó esély van arra, hogy a visszahívás sikertelen lesz, vagy hogy nem nyomja meg elég gyorsan a "visszavonás" gombot. A legjobb módszer a sajnálatos e-mailek kezelésére az, ha eleve nem küldjük el őket.

Alaposan nézd át az üzeneteidet, mielőtt elküldöd őket: a lektorálás megakadályozza, hogy elírásokkal teli e-maileket küldj el. És ha a lektorálás nem a te világod? Szerezz egy Grammarly-fiókot. Ez egy rendkívül hasznos alkalmazás.

Az üzenet többszöri átolvasása. A legtöbb probléma gyakran abból adódik, hogy az e-maileket rossz címre küldik, vagy elrontják a tárgysorokat, ezért ezeket a területeket mindenképpen vizsgálja át.

Ami a dühös e-mailt illeti, amit már megbántál, hogy elküldtél - a legjobb gyakorlat három szó: NEM KATTINTVA A KÜLDÉSRE. Van egy történet, miszerint Abraham Lincoln, amikor dühös volt, írt egy dühös levelet a sértő félnek. Aztán NEM KÜLDTE EL. Ehelyett az volt az elve, hogy a levelet három napig a fiókban hagyta.

Ezután kinyitotta a fiókot, újra elolvasta a levelet (gyakran sokkal hidegebb fejjel), és eldöntötte, hogy elküldi-e. Az esetek 100%-ában nem küldte el. Mi a tanulság? Ne nyomd meg a SEND gombot, ha érzelmes vagy. Sétálj el, gyere vissza, és szánj egy kis időt arra, hogy eldöntsd, tényleg fel akarod-e robbantani a barátodat, szerelmedet vagy munkatársadat.

Utolsó szavak

Egy sajnálatos e-mail elküldése kínos lehet. Bizonyos esetekben állásába, ügyfelébe vagy barátjába kerülhet. Ezért fontos, hogy alaposan átnézze az üzeneteket, mielőtt elküldi őket. Ha az üzeneteket véletlenül elküldi, remélhetőleg visszavonhatja a küldést, mielőtt azok kikerülnének vagy elolvasásra kerülnének.

Reméljük, hogy hasznosnak találja ezt a cikket, és bármilyen kérdéssel vagy észrevétellel forduljon hozzánk.