Stlačíte tlačidlo odoslania e-mailu, ktorý ste práve napísali, a potom si uvedomíte, že bol odoslaný nesprávnej osobe, obsahoval niečo, čo ste nemali povedať, alebo je plný preklepov. Tak či onak, chcete ho vziať späť skôr, ako si ho príjemca prečíta. Stáva sa to každému z nás a môže to byť naozaj odporný pocit.

Čo môžete urobiť? Môžete správu zrušiť? Áno aj nie . Je to trochu zložitá otázka. Závisí to od e-mailového klienta, ktorého používate. Stručná odpoveď je, že môžete, v niektorých obmedzených prípadoch. Takže aj keď je to možné, nemali by ste s tým počítať.

Pozrime sa na zrušenie odosielania e-mailov - prečo by ste to vôbec mali urobiť a aké sú možnosti tohto postupu v rôznych službách a klientoch. Pozrieme sa aj na to, ako zabrániť potrebe zrušiť odosielanie e-mailov.

Prečo by som mal zrušiť odoslanie e-mailu?

Sú situácie, keď pošleme správu a potom zistíme, že sme na ňu neboli pripravení alebo sme ju vôbec nemali posielať.

Moja práca si často vyžaduje, aby som pracoval s citlivými informáciami. Musím sa uistiť, že to, čo posielam, ide správnym ľuďom a že ide o informácie, ktoré môžu vidieť. Toto je jeden zo scenárov, v ktorom by zrušenie odoslania e-mailu mohlo byť naozaj záchranou. Ak je vaša práca v ohrození, nechcete poslať citlivé informácie nesprávnej osobe. Dúfajme, že ak tak náhodou urobíte, môžete správu zrušiťskôr, ako bude neskoro.

Častejšou chybou je odoslanie správy plnej preklepov. Môže to byť nepríjemné, ale nie je to koniec sveta - ak nejde o potenciálneho zamestnávateľa alebo klienta. V takom prípade to môže znamenať stratu potenciálneho zamestnávateľa alebo zákazníka.

Ďalšou chybou je odoslanie nahnevaného e-mailu spolupracovníkovi, šéfovi alebo komukoľvek inému. Keď konáme v hneve bez toho, aby sme sa zastavili, často na niečo zareagujeme a napíšeme niečo, čo by sme radšej nemali. Stlačte tlačidlo odoslať bez rozmyslu a môžete sa dostať do nepríjemnej situácie.

Vo svete podnikania je jednou z najčastejších chýb adresovanie e-mailu nesprávnej osobe. Zadáte meno príjemcu a automatické vypĺňanie niekedy zadá nesprávneho príjemcu.

Odoslanie e-mailu

Možnosť zrušiť odoslanie e-mailu závisí od služby a e-mailového klienta, ktorý používate. Ak používate službu Gmail, môžete ho zrušiť, ale musíte byť rýchli. Ak používate aplikáciu Microsoft Outlook na serveri Microsoft Exchange, možno ho budete môcť odvolať. Iné aplikácie alebo služby môžu mať spôsoby, ako prijať sporný e-mail späť. Mnohé iné, napríklad Yahoo, ich nemajú.

Gmail

V službe Gmail môžete správu odvolať, ale máte na to obmedzený čas. Na vykonanie akcie máte len niekoľko sekúnd a musíte ju vykonať skôr, ako kliknete na akékoľvek iné okno alebo kartu. Keď sa vzdialite od obrazovky e-mailu alebo uplynie čas, správa bola odoslaná.

Funkcia "Odoslať" alebo "Zrušiť" v službe Gmail skutočne neodošle e-mail. Stane sa to, že pred odoslaním správy dôjde k oneskoreniu. Keď kliknete na tlačidlo "Odoslať", správa sa "zdrží" na nastavený čas. Keď stlačíte tlačidlo "Zrušiť", Gmail správu neodošle.

Oneskorenie môžete nastaviť v rozsahu od 5 do 30 s. Toto nastavenie môžete vykonať na karte "Všeobecné" v nastaveniach služby Gmail. Pozri nižšie.

Proces zrušenia odoslania e-mailu je pomerne jednoduchý. Po kliknutí na tlačidlo "odoslať" na vašej správe sa v ľavom dolnom rohu okna služby Gmail zobrazí oznámenie. Malo by vyzerať ako na nasledujúcom obrázku.

Kliknutím na tlačidlo "Zrušiť" zastavíte odosielanie správy. Služba Gmail otvorí pôvodnú správu a umožní vám ju upraviť a znova odoslať. To je všetko.

MS Outlook

Metóda zrušenia odoslania e-mailu v programe Microsoft Outlook je výrazne odlišná. MS Outlook ju nazýva "odvolanie." Namiesto toho, aby odložil odoslanie správy o niekoľko sekúnd, ako to robí Gmail, odošle príkaz e-mailovému klientovi príjemcu a požiada ho o jej odstránenie. Samozrejme, funguje to len vtedy, ak príjemca správu nečítal a ak obaja používate server Microsoft Exchange.

Existuje niekoľko ďalších faktorov, ktoré musia byť na mieste, aby odvolanie fungovalo. Odvolanie správy zahŕňa prechod do odoslaných správ v programe Outlook, nájdenie odoslaného e-mailu, jeho otvorenie a nájdenie správy "Odvolať" v ponuke (pozri obrázok nižšie). Program Outlook vás potom informuje, či bolo odvolanie úspešné.

Ak chcete vidieť viac podrobností o tom, ako používať odvolanie aplikácie Microsoft Outlook, pozrite si náš článok: Ako odvolať e-mail v aplikácii Outlook.

Nástroje a tipy

Existujú rôzne iné e-mailové služby a klienti; mnohé z nich majú nejaký typ funkcie zrušenia odoslania alebo vrátenia späť. Väčšina z nich funguje podobne ako Gmail, kde dochádza k oneskoreniu odoslania. Ak vás zaujíma, ako fungujú iné služby/klienti, pozrite sa na nastavenia alebo konfiguráciu svojho e-mailu a zistite, či môže odoslanie oneskoriť.

Microsoft Outlook má nastavenie oneskorenia, takže ak nemôžete použiť funkciu odvolania, môžete mať oneskorenie. Ak chcete zastaviť odosielanie e-mailu, musíte prejsť do priečinka odoslanej pošty a odstrániť ho pred odoslaním. Mnohí ďalší klienti majú podobné funkcie, ktoré možno implementovať.

Mailbird je príkladom e-mailového klienta, ktorý môže byť nakonfigurovaný na oneskorené odosielanie správ.

Väčšina klientov má funkcie, ktoré možno nastaviť tak, aby vás chránili pred odosielaním nevyžiadaných e-mailov.

Predchádzanie nešťastným e-mailom

Hoci e-mailové správy možno vziať späť, existuje veľká pravdepodobnosť, že sa odvolanie nepodarí alebo že nestlačíte tlačidlo "undo" dostatočne rýchlo. Najlepšou metódou, ako sa vysporiadať s poľutovaniahodnými e-mailami, je v prvom rade ich neposielať.

Pred odoslaním správy dôkladne skontrolujte: korektúry vás ochránia pred odosielaním e-mailov s preklepmi. A ak korektúry nie sú vaša parketa? Zaobstarajte si účet Grammarly. Je to mimoriadne užitočná aplikácia.

Niekoľkokrát si prečítajte svoju správu. Väčšina problémov často vzniká odoslaním e-mailov na nesprávnu adresu alebo nesprávnym zadaním predmetu, preto si nezabudnite skontrolovať najmä tieto oblasti.

Pokiaľ ide o nahnevaný e-mail, ktorého odoslanie ľutujete - najlepší postup sa dá zhrnúť do troch slov: NESTLAČTE ODOSLAŤ. Traduje sa, že Abraham Lincoln vždy, keď bol nahnevaný, napísal urazenej strane ostrý list. Potom ho NEODOSLAL. Namiesto toho nechal list tri dni v zásuvke.

Potom otvoril zásuvku, znovu si list prečítal (často s oveľa chladnejšou hlavou) a rozhodol sa, či ho pošle. 100 % prípadov ho neposlal. Aké je z toho ponaučenie? NESTLAČTE ODOSLAŤ, keď ste v emóciách. Odíďte, vráťte sa a nechajte si čas na rozmyslenie, či naozaj chcete vyhodiť do vzduchu svojho priateľa, milovaného človeka alebo spolupracovníka.

Záverečné slová

Odoslanie poľutovaniahodného e-mailu môže byť nepríjemné. V niektorých prípadoch vás môže stáť prácu, klienta alebo priateľa. Preto je dôležité, aby ste správy pred odoslaním dôkladne skontrolovali. Ak sa správy omylom odošlú, môžete ich snáď zrušiť skôr, ako sa dostanú von alebo si ich niekto prečíta.

Dúfame, že vám tento článok pomôže. V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok sa na nás obráťte.