Vajutad äsja kirjutatud e-kirja saatmise nupule ja siis mõistad, et see läks valele inimesele, sisaldas midagi, mida ei oleks pidanud ütlema, või on täis kirjavigu. Mõlemal juhul tahad selle tagasi võtta, enne kui saaja seda loeb. Seda juhtub meiega kõigiga ja see võib olla tõeliselt vastik tunne.

Mida saab teha? Kas te saate sõnumi tühistada? Noh, jah ja ei See on keeruline küsimus. See sõltub kasutatavast e-posti kliendist. Lühike vastus on, et teatud piiratud juhtudel on see võimalik. Seega, kuigi see on võimalik, ei tasu sellega arvestada.

Vaatleme e-kirjade tühistamist - miks teil seda üldse vaja oleks ja millised on võimalused seda teha erinevate teenuste ja klientidega. Samuti vaatame, kuidas vältida e-kirjade tühistamise vajadust.

Miks ma peaksin e-kirja tühistama?

On olukordi, kus me saadame sõnumi ja siis avastame, et me ei olnud päris valmis seda saatma või ei oleks pidanud seda üldse saatma.

Minu töö nõuab sageli, et töötaksin tundliku teabega. Pean tagama, et see, mida ma saadan, läheb õigetele inimestele ja et see on teave, mida nad saavad näha. See on üks stsenaarium, kus e-kirja saatmise tühistamine võib tõesti olla päästevahend. Kui teie töö on kaalul, siis te ei taha saata tundlikku teavet valele inimesele. Loodetavasti, kui te seda kogemata teete, saate sõnumi saata tagasienne kui on liiga hilja.

Tavalisem viga on kirjavigu täis sõnumi saatmine. See võib olla piinlik, kuid see ei ole maailma lõpp - välja arvatud juhul, kui see on potentsiaalsele tööandjale või kliendile. Sel juhul võib see tähendada potentsiaalse töökoha või kliendi kaotamist.

Teine viga on vihase e-kirja saatmine töökaaslasele, ülemusele või kellelegi teisele. Kui me tegutseme vihaselt ja ennast peatamata, reageerime sageli millelegi ja kirjutame midagi, mida me ei sooviksime, et oleksime seda teinud. Vajutage mõtlematult saatmisnuppu ja te võite sattuda ebameeldivasse olukorda.

Ärimaailmas on üks levinumaid vigu see, et e-kiri on adresseeritud valele inimesele. Kirjutate saaja nime ja automaatne täitmine sisestab mõnikord vale saaja.

E-posti saatmata jätmine

Võimalus e-kirja tagasi võtta sõltub kasutatavast teenusest ja e-posti kliendist. Kui kasutate Gmaili, saate e-kirja tagasi võtta, kuid peate olema kiire. Kui kasutate Microsoft Outlooki rakendust Microsoft Exchange serveris, võite seda tagasi võtta. Teistel rakendustel või teenustel võivad olla võimalused küsitava e-kirja tagasi võtta. Paljudel teistel, näiteks Yahoo-l, seda ei ole.

Gmail

Saate Gmailis sõnumi saatmist tühistada, kuid selleks on piiratud aeg. Teil on tegutsemiseks aega vaid mõni sekund ja te peate seda tegema enne, kui klõpsate mõnele teisele aknale või vahekaardile. Kui olete e-kirja ekraanilt eemale liikunud või kui aeg on möödunud, on sõnum saadetud.

Gmaili funktsioon "Tühista" või "Tühista" ei tühista tegelikult e-kirja saatmist. See juhtub nii, et enne sõnumi saatmist tekib viivitus. Kui vajutate nupule "Saada", siis sõnumit "hoitakse tagasi" seadistatud aja jooksul. Kui vajutate nupule "Tühista", siis Gmail ei saada sõnumit välja.

Viivituse saab seadistada vahemikku 5 kuni 30 sekundit. Seda saab määrata Gmaili seadete vahekaardil "Üldine". Vt allpool.

E-kirja tühistamine on üsna lihtne. Kui olete oma sõnumil klõpsanud "Saada", ilmub Gmaili akna vasakusse alumisse nurka teade. See peaks välja nägema nagu alloleval pildil.

Vajutage nupule "Undo" ja see peatab sõnumi saatmise. Gmail avab teie algse sõnumi ja võimaldab teil seda muuta ning uuesti saata. See on kõik, mis vaja.

MS Outlook

Microsoft Outlooki meetod e-kirja tühistamiseks on hoopis teistsugune. MS Outlook nimetab seda "tagasikutsumiseks". Selle asemel, et lükata sõnumi saatmist mõne sekundi võrra edasi, nagu Gmail teeb, saadab ta käsu vastuvõtja e-posti kliendile ja palub selle eemaldada. Loomulikult toimib see ainult siis, kui vastuvõtja ei ole sõnumit lugenud ja kui te mõlemad kasutate Microsoft Exchange'i serverit.

Tagasikutsumise toimimiseks peavad veel mõned tegurid olema paigas. Sõnumi tagasikutsumine hõlmab Outlookis oma saadetud sõnumite vaatamist, saadetud e-kirja leidmist, selle avamist ja menüüst sõnumi "tagasikutsumine" leidmist (vt allolevat pilti). Outlook annab teile seejärel teada, kas tagasikutsumine õnnestus.

Kui soovite näha rohkem üksikasju selle kohta, kuidas kasutada Microsoft Outlooki tagasikutsumist, vaadake meie artiklit: Kuidas meili tagasikutsumine Outlookis.

Tööriistad ja näpunäited

On mitmeid teisi e-posti teenuseid ja kliente; paljudel on mingi saatmise tühistamise või tühistamise funktsioon. Enamik neist töötab sarnaselt Gmailiga, kus on saatmise viivitus. Kui olete uudishimulik, kuidas teised teenused/kliendid töötavad, vaadake oma e-posti seadistusi või konfiguratsiooni ja vaadake, kas see võib saatmist edasi lükata.

Microsoft Outlookil on viivitusseadistus, nii et kui te ei saa kasutada tagasikutsumisfunktsiooni, siis on võimalik viivitus. E-posti peatamiseks peate minema väljaminevale postkastile ja kustutama selle enne selle saatmist. Paljudel teistel klientidel on sarnased funktsioonid, mida saab rakendada.

Mailbird on näide e-posti kliendist, mida saab seadistada sõnumite saatmise viivitamiseks.

Enamikul klientidel on funktsioonid, mida saab seadistada, et kaitsta teid soovimatute e-kirjade saatmise eest.

Kahetsusväärsete e-kirjade vältimine

Kuigi e-kirju saab tagasi võtta, on suur tõenäosus, et tagasikutsumine ebaõnnestub või et te ei vajuta piisavalt kiiresti nuppu "tagasivõtmine". Parim meetod kahetsusväärsete e-kirjadega tegelemiseks on neid üldse mitte saata.

Vaadake oma sõnumid enne saatmist põhjalikult läbi: korrektuuri lugemine hoiab teid kirjavigadega kirju saatmast. Mis siis, kui korrektuur ei ole teie asi? Hankige Grammarly konto. See on äärmiselt kasulik rakendus.

Lugege oma sõnum mitu korda läbi. Enamik probleeme tekib sageli seetõttu, et saadate e-kirju valele aadressile või rikute teemaridu, seega vaadake kindlasti just neid valdkondi üle.

Mis puudutab vihast e-kirja, mille saatmist te kahetsete - parim tava taandub kolmele sõnale: ÄRGE LÄBITA SAADA. On lugu, et Abraham Lincoln kirjutas alati, kui ta oli vihane, pahatahtliku kirja solvavale osapoolele. Seejärel ta EI SAATNUD seda. Selle asemel oli tema põhimõte jätta kiri kolmeks päevaks sahtlisse.

Pärast seda avas ta sahtli, luges kirja uuesti läbi (sageli palju jahedama peaga) ja otsustas, kas saata see. 100%-l juhtudel ei saatnud ta seda. Mis on siinkohal õppetund? ÄRGE LÜPETA SAADA, kui olete emotsionaalne. Minge ära, tulge tagasi ja võtke aega, et otsustada, kas te tõesti tahate oma sõpra, lähedast või töökaaslast õhku lasta.

Viimased sõnad

Kahetsusväärse e-kirja saatmine võib olla piinlik. Mõnel juhul võib see maksta teile töö, kliendi või sõbra. Seepärast on oluline vaadata sõnumid enne nende saatmist põhjalikult läbi. Kui sõnumid saadetakse kogemata, saate need loodetavasti tühistada, enne kui need jõuavad välja või neid loetakse.

Loodame, et see artikkel on teile kasulik. Palun võtke meiega ühendust, kui teil on küsimusi või kommentaare.