Ko pritisnete gumb za pošiljanje pravkar napisanega e-poštnega sporočila, ugotovite, da je bilo poslano napačni osebi, da vsebuje nekaj, česar ne bi smeli povedati, ali da je polno tiskarskih napak. V vsakem primeru bi ga najraje umaknili, preden ga prejemnik prebere. To se zgodi vsem in občutek je lahko zelo neprijeten.

Kaj lahko storite? Ali lahko prekličete pošiljanje sporočila? Da in ne . To je precej zapleteno vprašanje. Odvisno je od odjemalca e-pošte, ki ga uporabljate. Kratek odgovor je, da lahko, v nekaterih omejenih primerih. Čeprav je to mogoče, na to ne smete računati.

Oglejmo si odjavo e-poštnih sporočil - zakaj bi jo sploh potrebovali in kakšne so možnosti za to pri različnih storitvah in odjemalcih. Ogledali si bomo tudi, kako preprečiti, da bi bilo treba e-poštno sporočilo odjaviti.

Zakaj bi moral preklicati pošiljanje e-poštnega sporočila?

V nekaterih primerih pošljemo sporočilo, nato pa ugotovimo, da nismo bili pripravljeni poslati sporočila ali da ga sploh ne bi smeli poslati.

Moje delo pogosto zahteva, da delam z občutljivimi informacijami. Zagotoviti moram, da so informacije, ki jih pošiljam, namenjene pravim osebam in da jih lahko vidijo. To je eden od primerov, v katerih je lahko odprava pošiljanja e-pošte res rešilna. Če je vaše delo na kocki, ne želite občutljivih informacij poslati napačni osebi. Če to po nesreči storite, lahko sporočilo odjavite, upam pa, da ga bostepreden bo prepozno.

Pogostejša napaka je pošiljanje sporočil, polnih tipkarskih napak. To je lahko neprijetno, vendar ne pomeni konca sveta - razen če gre za potencialnega delodajalca ali stranko. V tem primeru lahko to pomeni izgubo možnosti za zaposlitev ali stranke.

Druga napaka je pošiljanje jeznega e-poštnega sporočila sodelavcu, šefu ali komur koli drugemu. Kadar delujemo v jezi, ne da bi se ustavili, se bomo pogosto odzvali na nekaj in napisali nekaj, za kar si želimo, da ne bi bilo. Brez premisleka pritisnite gumb za pošiljanje in lahko se znajdete v neprijetnem položaju.

V poslovnem svetu je ena najpogostejših napak, da e-poštno sporočilo naslovite na napačno osebo. Vnesete ime prejemnika, samodejno izpolnjevanje pa včasih vnese nepravilnega prejemnika.

Odprava pošiljanja e-pošte

Možnost odpoklica e-poštnega sporočila je odvisna od storitve in odjemalca e-pošte, ki ga uporabljate. Če uporabljate storitev Gmail, lahko e-poštno sporočilo odpokličete, vendar morate biti pri tem hitri. Če uporabljate aplikacijo Microsoft Outlook v strežniku Microsoft Exchange, ga boste morda lahko odpoklicali. Druge aplikacije ali storitve imajo morda načine za odpoklic spornega e-poštnega sporočila. Številne druge, kot je Yahoo, tega nimajo.

Gmail

Sporočilo v storitvi Gmail lahko odjavite, vendar je čas za to omejen. Za ukrepanje imate na voljo le nekaj sekund in to morate storiti, preden kliknete katero koli drugo okno ali zavihek. Ko se odmaknete od zaslona z e-pošto ali preteče določen čas, je sporočilo poslano.

Funkcija "Odpravi" ali "Razveljavi" v storitvi Gmail ne odpravi elektronskega sporočila. Preden se sporočilo pošlje, pride do zamude. Ko kliknete gumb "Pošlji", se sporočilo "zadrži" za določen čas. Ko pritisnete gumb "Razveljavi", storitev Gmail sporočila ne pošlje.

Zakasnitev lahko nastavite od 5 do 30 s. To lahko nastavite v zavihku "Splošno" v nastavitvah Gmail-a. Oglejte si spodnji del.

Postopek odprave pošiljanja e-poštnega sporočila je precej preprost. Ko kliknete "pošlji" na svoje sporočilo, se v spodnjem levem kotu okna storitve Gmail prikaže obvestilo. Izgledati mora kot na spodnji sliki.

Kliknite gumb "Razveljavi" in sporočilo se ne bo več poslalo. Gmail bo odprl prvotno sporočilo in vam omogočil, da ga spremenite in ponovno pošljete. To je vse, kar je treba storiti.

MS Outlook

Metoda Microsoft Outlooka za odpoklic sporočila je precej drugačna. MS Outlook jo imenuje "odpoklic". Namesto da bi odložil pošiljanje sporočila za nekaj sekund, kot to stori Gmail, pošlje ukaz prejemnikovemu e-poštnemu odjemalcu in ga zaprosi za odstranitev sporočila. Seveda to deluje le, če prejemnik ni prebral sporočila in če oba uporabljata strežnik Microsoft Exchange.

Da bo odpoklic deloval, mora biti na voljo še nekaj drugih dejavnikov. Odpoklic sporočila vključuje obisk poslanih sporočil v programu Outlook, iskanje poslanega e-poštnega sporočila, njegovo odprtje in iskanje sporočila "odpoklic" v meniju (glej spodnjo sliko). Outlook vas bo nato obvestil, ali je bil odpoklic uspešen.

Če si želite ogledati več podrobnosti o uporabi odpoklica v programu Microsoft Outlook, si oglejte naš članek: Kako odpoklicati e-pošto v programu Outlook.

Orodja in nasveti

Obstajajo različne druge e-poštne storitve in odjemalci; številni imajo določeno funkcijo odjave ali preklica. Večina jih deluje podobno kot Gmail, kjer pride do zamude pri pošiljanju. Če vas zanima, kako delujejo druge storitve/odjemalci, si oglejte nastavitve ali konfiguracijo svoje e-pošte in preverite, ali lahko pošiljanje zamakne.

Microsoft Outlook ima nastavitev za zamudo, tako da če ne morete uporabiti funkcije odpoklica, lahko uporabite zamudo. Če želite ustaviti e-poštno sporočilo, boste morali iti v mapo prejete pošte in ga izbrisati, preden se pošlje. Mnogi drugi odjemalci imajo podobne funkcije, ki jih je mogoče uporabiti.

Mailbird je primer e-poštnega odjemalca, ki ga je mogoče nastaviti tako, da odloži pošiljanje sporočil.

Večina odjemalcev ima funkcije, ki jih lahko nastavite za zaščito pred pošiljanjem neželenih e-poštnih sporočil.

Preprečevanje obžalovanja vrednih e-poštnih sporočil

Čeprav lahko e-poštna sporočila vzamete nazaj, obstaja velika verjetnost, da odpoklic ne bo uspešen ali da ne boste dovolj hitro pritisnili na gumb "razveljaviti". Najboljša metoda za reševanje obžalovanja vrednih e-poštnih sporočil je, da jih sploh ne pošljete.

Pred pošiljanjem sporočil jih temeljito preglejte: popravljanje vam bo preprečilo pošiljanje elektronskih sporočil s tiskarskimi napakami. Kaj pa, če popravljanje ni vaša stvar? Priskrbite si račun Grammarly. To je izjemno uporabna aplikacija.

Večkrat preberite svoje sporočilo. Večina težav se pogosto pojavi zaradi pošiljanja e-poštnih sporočil na napačen naslov ali napačne vrstice predmeta, zato ta področja še posebej preverite.

Kar zadeva jezno e-poštno sporočilo, za katerega vam je žal, da ste ga poslali, so najboljša praksa tri besede: NE STISNI ODSLATI. Abraham Lincoln naj bi, kadarkoli se je razjezil, napisal hudo pismo stranki, ki ga je užalil, in ga nato NE ODSLALIL, temveč ga je tri dni pustil v predalu.

Nato je odprl predal, ponovno prebral pismo (pogosto z veliko bolj hladno glavo) in se odločil, ali ga bo poslal. 100-odstotno ga ni poslal. Kakšen je iz tega nauk? NE pritiskajte na tipko POŠLJI, ko ste čustveni. Odidite, se vrnite in si vzemite nekaj časa za odločitev, ali želite prijatelja, ljubljeno osebo ali sodelavca res razstreliti.

Zadnje besede

Pošiljanje obžalovanja vrednega e-poštnega sporočila je lahko neprijetno. V nekaterih primerih vas lahko stane službe, stranke ali prijatelja. Zato je nujno, da sporočila pred pošiljanjem temeljito pregledate. Če so sporočila poslana po pomoti, jih lahko, upajmo, prekličete, preden se razpošljejo ali preberejo.

Upamo, da vam je ta članek v pomoč. Za vsa vprašanja ali pripombe se obrnite na nas.