Anda menekan tombol kirim untuk email yang baru saja Anda tulis dan kemudian menyadari bahwa email itu ditujukan kepada orang yang salah, berisi sesuatu yang seharusnya tidak Anda katakan, atau penuh dengan kesalahan ketik. Apa pun itu, Anda ingin menariknya kembali sebelum penerima membacanya. Itu terjadi pada kita semua, dan itu bisa menjadi perasaan yang benar-benar memuakkan.

Apa yang bisa Anda lakukan? Dapatkah Anda membatalkan pengiriman pesan? Ya dan tidak Ini adalah pertanyaan yang rumit. Tergantung pada klien email yang Anda gunakan. Jawaban singkatnya adalah Anda bisa, dalam beberapa kasus terbatas. Jadi, meskipun mungkin, itu bukan sesuatu yang harus Anda andalkan.

Mari kita lihat unsending email-mengapa Anda perlu melakukannya sejak awal, dan kemungkinan melakukannya dengan layanan dan klien yang berbeda. Kita juga akan melihat cara mencegah perlunya unsend email.

Mengapa saya perlu Unsend Email?

Ada situasi di mana kita mengirim pesan, kemudian menemukan bahwa kita belum siap untuk mengirimnya atau seharusnya tidak mengirimnya sama sekali.

Pekerjaan saya sering kali mengharuskan saya bekerja dengan informasi sensitif. Saya harus memastikan bahwa apa yang saya kirimkan akan sampai ke orang yang benar dan bahwa itu adalah informasi yang dapat mereka lihat. Ini adalah salah satu skenario di mana unsending email benar-benar bisa menjadi penyelamat. Jika pekerjaan Anda dipertaruhkan, Anda tidak ingin mengirim informasi sensitif kepada orang yang salah. Mudah-mudahan, jika Anda melakukannya secara tidak sengaja, Anda dapat membatalkan pengiriman pesan tersebut.sebelum terlambat.

Kesalahan yang lebih umum adalah mengirim pesan yang penuh dengan kesalahan ketik. Ini bisa memalukan, tetapi itu bukan akhir dari dunia - kecuali jika itu untuk calon pemberi kerja atau klien. Dalam hal ini, itu bisa berarti kehilangan prospek pekerjaan atau pelanggan.

Kesalahan lainnya adalah mengirim email kemarahan kepada rekan kerja, atasan, atau siapa pun. Ketika kita bertindak dalam kemarahan tanpa menghentikan diri kita sendiri, kita akan sering bereaksi terhadap sesuatu dan menulis sesuatu yang kita harap tidak kita lakukan.

Dalam dunia bisnis, salah satu kesalahan yang paling umum adalah mengalamatkan email ke orang yang salah. Anda mengetikkan nama penerima, dan pengisian otomatis terkadang memasukkan penerima yang salah.

Email yang Tidak Terkirim

Kemampuan untuk membatalkan pengiriman email tergantung pada layanan dan klien email yang Anda gunakan. Jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat membatalkan pengiriman, tetapi Anda harus cepat melakukannya. Jika Anda menggunakan aplikasi Microsoft Outlook pada server Microsoft Exchange, Anda mungkin dapat menariknya kembali. Aplikasi atau layanan lain mungkin memiliki cara untuk menarik kembali email yang dipertanyakan. Banyak yang lain, seperti Yahoo, tidak.

Gmail

Anda dapat membatalkan pengiriman pesan di Gmail, tetapi ada waktu yang terbatas untuk melakukannya. Anda hanya memiliki beberapa detik untuk mengambil tindakan, dan Anda harus melakukannya sebelum Anda mengklik jendela atau tab lain. Setelah Anda menjauh dari layar email atau waktu telah berlalu, pesan telah terkirim.

Fitur "Unsend" atau "Undo" di Gmail tidak benar-benar membatalkan pengiriman email. Apa yang terjadi adalah bahwa ada penundaan sebelum pesan keluar. Ketika Anda mengklik tombol "Send", pesan "ditahan" untuk jumlah waktu yang dikonfigurasi. Ketika Anda menekan tombol "Undo", Gmail tidak mengirim pesan.

Anda dapat mengonfigurasi penundaan mulai dari 5 hingga 30 detik. Ini dapat diatur di tab "Umum" dari pengaturan Gmail. Lihat di bawah.

Proses berhenti mengirim email cukup sederhana. Setelah Anda mengklik "kirim" pada pesan Anda, pemberitahuan akan muncul di sudut kiri bawah jendela Gmail. Seharusnya terlihat seperti gambar di bawah ini.

Klik tombol "Undo", dan itu akan menghentikan pengiriman pesan. Gmail akan membuka pesan asli Anda dan mengizinkan Anda untuk memodifikasinya dan mengirimkannya lagi. Itu saja yang ada untuk itu.

MS Outlook

Metode Microsoft Outlook untuk berhenti mengirim email sangat berbeda. MS Outlook menyebutnya "recalling." Alih-alih menunda pengiriman pesan selama beberapa detik seperti yang dilakukan Gmail, MS Outlook mengirimkan perintah ke klien email penerima dan meminta untuk menghapusnya. Tentu saja, ini hanya berfungsi jika penerima belum membaca pesan, dan jika Anda berdua menggunakan server Microsoft Exchange.

Ada beberapa faktor lain yang harus ada agar penarikan kembali berfungsi. Menarik kembali pesan terdiri dari membuka pesan terkirim Anda di Outlook, menemukan email terkirim, membukanya, dan menemukan pesan "recall" pada menu (lihat gambar di bawah). Outlook kemudian akan memberi tahu Anda jika penarikan kembali berhasil.

Jika Anda ingin melihat detail lebih lanjut tentang cara menggunakan penarikan kembali Microsoft Outlook, lihat artikel kami: Cara Menarik Kembali Email di Outlook.

Alat dan Kiat

Ada berbagai layanan dan klien email lainnya; banyak yang memiliki beberapa jenis fungsi unsend atau undo. Sebagian besar bekerja mirip dengan Gmail, di mana ada penundaan pengiriman. Jika Anda ingin tahu tentang bagaimana layanan/klien lain bekerja, lihat pengaturan atau konfigurasi untuk email Anda dan lihat apakah itu dapat menunda pengiriman.

Microsoft Outlook memang memiliki pengaturan penundaan sehingga jika Anda tidak dapat menggunakan fitur penarikan kembali, Anda dapat memiliki penundaan. Untuk menghentikan email, Anda harus pergi ke kotak keluar dan menghapusnya sebelum dikirim. Banyak klien lain memiliki fitur serupa yang dapat diterapkan.

Mailbird adalah contoh klien email yang dapat dikonfigurasi untuk menunda pengiriman pesan.

Sebagian besar klien memiliki fitur yang bisa diatur untuk melindungi Anda dari pengiriman email yang tidak diinginkan.

Mencegah Email yang Menyesal

Meskipun pesan email bisa ditarik kembali, ada kemungkinan besar penarikan kembali akan gagal atau Anda tidak akan menekan tombol "undo" dengan cukup cepat. Metode terbaik untuk menangani email yang disesalkan adalah dengan tidak mengirimkannya sejak awal.

Tinjau pesan Anda dengan seksama sebelum mengirimnya: proofreading akan mencegah Anda mengirimkan email yang sarat typo. Bagaimana jika proofreading bukan keahlian Anda? Dapatkan akun Grammarly. Ini adalah aplikasi yang sangat membantu.

Membaca ulang pesan Anda beberapa kali. Sebagian besar masalah sering terjadi karena mengirim email ke alamat yang salah, atau dengan mengacaukan baris subjek, jadi pastikan untuk meninjau area tersebut secara khusus.

Sedangkan untuk email kemarahan yang Anda sesali karena telah mengirimnya - praktik terbaiknya adalah dengan tiga kata: JANGAN HIT SEND. Ada cerita bahwa Abraham Lincoln, setiap kali dia marah, akan menulis surat yang pedas kepada pihak yang menyinggung. Dia kemudian TIDAK MENGIRIMKANNYA. Sebaliknya, kebijakannya adalah meninggalkan surat itu di dalam laci selama tiga hari.

Setelah itu, dia akan membuka laci, membaca ulang surat itu (sering kali dengan kepala yang jauh lebih dingin), dan memutuskan apakah akan mengirimkannya. 100% dari waktu itu, dia tidak mengirimkannya. Apa pelajarannya di sini? JANGAN HIT SEND ketika Anda sedang emosi. Berjalanlah menjauh, kembali, dan luangkan waktu untuk memutuskan apakah Anda benar-benar ingin meledakkan teman, orang yang Anda cintai, atau rekan kerja Anda.

Kata-kata Terakhir

Mengirim email yang disesalkan bisa memalukan. Dalam beberapa kasus, hal itu bisa membuat Anda kehilangan pekerjaan, klien, atau teman. Itulah mengapa penting untuk meninjau pesan secara menyeluruh sebelum Anda mengirimnya. Jika pesan terkirim secara tidak sengaja, Anda dapat dengan mudah membatalkan pengiriman sebelum pesan itu keluar atau dibaca.

Kami harap artikel ini bermanfaat bagi Anda. Silakan hubungi kami jika ada pertanyaan atau komentar.