دکمه ارسال را برای ایمیلی که به‌تازگی نوشته‌اید فشار می‌دهید و سپس متوجه می‌شوید که به شخص اشتباهی رسیده است، حاوی چیزی است که نباید می‌گفتید یا پر از اشتباهات املایی است. در هر صورت، قبل از اینکه گیرنده آن را بخواند، می‌خواهید آن را پس بگیرید. این برای همه ما اتفاق می‌افتد و می‌تواند واقعاً یک احساس بیمارگونه باشد.

چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ آیا می توانید پیام را لغو کنید؟ خب، بله و نه . این یک نوع سوال پیچیده است. بستگی به کلاینت ایمیلی دارد که از آن استفاده می کنید. پاسخ کوتاه این است که در برخی موارد محدود می توانید. بنابراین، حتی اگر ممکن است، این چیزی نیست که شما باید روی آن حساب کنید.

بیایید نگاهی به ایمیل‌های ارسال‌نشده بیاندازیم—چرا در وهله اول به این کار نیاز دارید و امکان انجام آن وجود دارد. با خدمات و مشتریان مختلف همچنین نحوه جلوگیری از عدم ارسال ایمیل را بررسی خواهیم کرد.

چرا باید ایمیل را لغو کنم؟

مواقعی وجود دارد که در آن پیامی ارسال می‌کنیم، سپس متوجه می‌شویم که کاملاً آماده ارسال آن نبوده‌ایم یا اصلاً نباید آن را ارسال می‌کردیم.

کار من اغلب مستلزم این است که کار کنم با اطلاعات حساس من باید مطمئن شوم که آنچه می فرستم به افراد صحیح می رسد و اطلاعاتی است که آنها می توانند ببینند. این یکی از سناریوهایی است که در آن عدم ارسال ایمیل می تواند واقعاً نجات دهنده باشد. اگر شغل شما در حال انجام است، نمی خواهید اطلاعات حساس را برای شخص اشتباهی ارسال کنید. امیدواریم، اگر به طور تصادفی این کار را انجام دادید، می توانید قبل از ارسال پیام، پیام را لغو کنیددیر است.

یک اشتباه رایج تر ارسال پیامی پر از غلط املایی است. ممکن است خجالت آور باشد، اما پایان دنیا نیست - مگر اینکه برای یک کارفرما یا مشتری بالقوه باشد. در این صورت، ممکن است به معنای از دست دادن یک شغل یا مشتری باشد.

یک اشتباه دیگر ارسال یک ایمیل عصبانی به یک همکار، رئیس یا هر شخص دیگری است. وقتی در حالت عصبانیت بدون اینکه جلوی خودمان را بگیریم، رفتار می کنیم، اغلب به چیزی واکنش نشان می دهیم و چیزی را می نویسیم که ای کاش نمی کردیم. بدون فکر دکمه ارسال را فشار دهید، ممکن است در موقعیت بدی قرار بگیرید.

در دنیای تجارت، یکی از رایج ترین اشتباهات، آدرس دادن ایمیل به شخص اشتباه است. نام گیرنده را تایپ می‌کنید و گاهی اوقات تکمیل خودکار گیرنده نادرستی وارد می‌کند.

لغو ارسال ایمیل

امکان لغو ارسال ایمیل به سرویس و سرویس گیرنده ایمیلی که استفاده می‌کنید بستگی دارد. اگر از جیمیل استفاده می‌کنید، می‌توانید ارسال را لغو کنید، اما باید در مورد آن سریع عمل کنید. اگر از برنامه Microsoft Outlook در سرور Microsoft Exchange استفاده می کنید، ممکن است بتوانید آن را به خاطر بیاورید. سایر برنامه‌ها یا سرویس‌ها ممکن است راه‌هایی برای پس گرفتن ایمیل مشکوک داشته باشند. بسیاری دیگر، مانند یاهو، این کار را نمی کنند.

Gmail

می توانید پیامی را در Gmail لغو ارسال کنید، اما زمان محدودی برای انجام این کار وجود دارد. شما فقط چند ثانیه فرصت دارید تا اقدام کنید، و قبل از اینکه روی هر پنجره یا برگه دیگری کلیک کنید باید این کار را انجام دهید. هنگامی که از صفحه ایمیل دور شدید یا زمان گذشت، پیام ارسال شده استارسال شد.

ویژگی «لغو ارسال» یا «واگرد» در Gmail واقعاً ایمیل را لغو نمی‌کند. اتفاقی که می افتد این است که قبل از انتشار پیام تاخیر وجود دارد. هنگامی که روی دکمه "ارسال" کلیک می کنید، پیام برای مدت زمان پیکربندی شده "باز نگه داشته می شود". وقتی دکمه «واگرد» را فشار می‌دهید، Gmail پیامی را ارسال نمی‌کند.

می‌توانید تاخیر را از 5 تا 30 ثانیه پیکربندی کنید. این را می توان در برگه "عمومی" تنظیمات Gmail تنظیم کرد. زیر را ببینید.

فرایند لغو ارسال ایمیل نسبتاً ساده است. هنگامی که روی پیام خود روی "ارسال" کلیک کردید، یک اعلان در گوشه سمت چپ پایین پنجره Gmail ظاهر می شود. باید مانند تصویر زیر باشد.

روی دکمه "لغو" کلیک کنید تا پیام ارسال نشود. Gmail پیام اصلی شما را باز می کند و به شما امکان می دهد آن را تغییر دهید و دوباره ارسال کنید. این همه چیز است.

MS Outlook

روش مایکروسافت اوت لوک برای لغو ارسال ایمیل بسیار متفاوت است. MS Outlook آن را "یادآوری" می نامد. به جای تأخیر در ارسال پیام برای چند ثانیه مانند Gmail، دستوری را به مشتری ایمیل گیرنده ارسال می کند و درخواست حذف آن را می کند. البته، این فقط در صورتی کار می‌کند که گیرنده پیام را نخوانده باشد، و اگر هر دو از سرور Microsoft Exchange استفاده می‌کنید. یادآوری پیام شامل رفتن به پیام های ارسالی شما می شودOutlook، ایمیل ارسال شده را پیدا کنید، آن را باز کنید و پیام «یادآوری» را در منو پیدا کنید (تصویر زیر را ببینید). سپس Outlook به شما اطلاع می‌دهد که آیا فراخوانی موفقیت‌آمیز بوده است.

اگر می‌خواهید جزئیات بیشتری در مورد نحوه استفاده از فراخوانی Microsoft Outlook مشاهده کنید، مقاله ما را بررسی کنید: نحوه فراخوانی ایمیل در Outlook.

ابزارها و نکات

خدمات ایمیل و سرویس گیرنده های مختلف دیگری نیز وجود دارد. بسیاری از آنها نوعی تابع unsend یا undo دارند. اکثرا مشابه جیمیل کار می‌کنند، جایی که ارسال با تاخیر همراه است. اگر کنجکاو هستید که سایر سرویس‌ها/مشتریان چگونه کار می‌کنند، به تنظیمات یا پیکربندی ایمیل خود نگاه کنید و ببینید آیا می‌تواند ارسال را به تأخیر بیندازد یا خیر.

Microsoft Outlook یک تنظیم تأخیر دارد تا اگر نمی‌توانید از فراخوان استفاده کنید. ویژگی، شما می توانید تاخیر داشته باشد. برای توقف ایمیل، باید به صندوق خروجی بروید و قبل از ارسال آن را حذف کنید. بسیاری از مشتریان دیگر دارای ویژگی های مشابهی هستند که می توان آنها را پیاده سازی کرد.

Mailbird نمونه ای از یک سرویس گیرنده ایمیل است که می تواند برای به تاخیر انداختن ارسال پیام پیکربندی شود.

اکثر مشتریان دارای ویژگی هایی هستند که می تواند برای محافظت از شما در برابر ارسال ایمیل‌های ناخواسته تنظیم شده است.

جلوگیری از ایمیل‌های پشیمان‌کننده

اگرچه می‌توان پیام‌های ایمیل را پس گرفت، اما احتمال زیادی وجود دارد که فراخوانی ناموفق باشد یا به آن ضربه نزنید دکمه "لغو" با سرعت کافی. بهترین روش برای مقابله با ایمیل های پشیمان کننده این است که آنها را در ابتدا ارسال نکنیدمکان.

پیام های خود را قبل از ارسال به طور کامل بررسی کنید: تصحیح، شما را از ارسال ایمیل های پر از اشتباه تایپی باز می دارد. اگر تصحیح کار شما نباشد چه؟ یک حساب Grammarly دریافت کنید. این یک برنامه بسیار مفید است.

خواندن مجدد پیام شما چندین بار. اکثر مشکلات اغلب با ارسال ایمیل به آدرس اشتباه، یا به هم ریختن خط موضوع رخ می‌دهد، بنابراین حتماً آن قسمت‌ها را به‌طور خاص مرور کنید.

در مورد ایمیل‌های عصبانی که از ارسال آن پشیمان هستید، بهترین روش خلاصه می‌شود. به سه کلمه: DON'T HIT SEND. داستانی وجود دارد که آبراهام لینکلن، هر زمان که عصبانی می‌شد، نامه‌ای تاول‌انگیز به طرف متخلف می‌نوشت. سپس آن را ارسال نکرد. در عوض، سیاست او این بود که نامه را به مدت سه روز در کشو بگذارد.

بعد از آن، او کشو را باز می کرد، نامه را دوباره می خواند (اغلب با سر بسیار سردتر)، و تصمیم می گرفت که آن را ارسال کند یا خیر. . 100% مواقع، او آن را نفرستاد. درس اینجا چیست؟ وقتی احساساتی هستید، SEND را فشار ندهید. دور شوید، برگردید و کمی وقت بگذارید تا تصمیم بگیرید که آیا واقعاً می‌خواهید دوست، دوست یا همکارتان را منفجر کنید یا خیر. در برخی موارد، ممکن است برای شما یک شغل، مشتری یا دوست هزینه داشته باشد. به همین دلیل ضروری است که پیام ها را قبل از ارسال به طور کامل بررسی کنید. اگر پیام‌ها اشتباهاً ارسال می‌شوند، امیدواریم قبل از اینکه پیام‌ها ارسال شوند یا خوانده شوند، آنها را لغو کنید.

ما امیدواریم کهکه این مقاله برای شما مفید است. لطفاً برای هرگونه سوال یا نظر با ما تماس بگیرید.