Натискате бутона за изпращане на току-що написан имейл и след това разбирате, че той е отишъл до грешния човек, съдържа нещо, което не е трябвало да казвате, или е пълен с печатни грешки. Така или иначе, искате да го върнете обратно, преди получателят да го прочете. Това се случва на всички нас и може да бъде наистина отвратително чувство.

Какво можете да направите? Можете ли да отмените изпращането на съобщението? И да, и не . Това е доста труден въпрос. Зависи от клиента за електронна поща, който използвате. Краткият отговор е, че можете, но в някои ограничени случаи. Така че, въпреки че е възможно, не трябва да разчитате на това.

Нека да разгледаме отмяната на изпращането на имейли - защо е необходимо да го правите на първо място и каква е възможността да го правите с различни услуги и клиенти. Ще разгледаме и как да предотвратим необходимостта от отмяна на изпращането на имейл.

Защо е необходимо да отменям изпращането на имейл?

Има ситуации, в които изпращаме съобщение, а след това откриваме, че не сме били съвсем готови да го изпратим или че изобщо не е трябвало да го изпращаме.

Работата ми често изисква да работя с поверителна информация. Трябва да съм сигурен, че това, което изпращам, отива при правилните хора и че това е информация, която те могат да видят. Това е един от сценариите, в които отмяната на изпращането на имейл може наистина да бъде спасителна. Ако работата ви е на линия, не искате да изпращате поверителна информация на неправилния човек. Надявам се, че ако го направите случайно, можете да отмените изпращането на съобщението.преди да е станало твърде късно.

По-често срещана грешка е изпращането на съобщение, пълно с правописни грешки. Това може да е смущаващо, но не е краят на света - освен ако не е за потенциален работодател или клиент. В този случай може да означава загуба на перспектива за работа или клиент.

Друга грешка е изпращането на гневно електронно писмо до колега, шеф или някой друг. Когато действаме с гняв, без да се спрем, често ще реагираме на нещо и ще напишем нещо, което бихме искали да не сме правили. Натиснете бутона за изпращане необмислено и може да се окажете в неприятна ситуация.

В света на бизнеса една от най-често срещаните грешки е адресирането на имейл до грешното лице. Въвеждате името на получателя, а автоматичното попълване понякога въвежда грешен получател.

Отказ от изпращане на имейл

Възможността за отмяна на изпращане на имейл зависи от услугата и клиента за електронна поща, който използвате. Ако използвате Gmail, можете да отмените изпращането, но трябва да побързате. Ако използвате приложението Microsoft Outlook на сървър Microsoft Exchange, може да успеете да го оттеглите. Други приложения или услуги може да имат начини за връщане на съмнителен имейл. Много други, като Yahoo, нямат такива.

Gmail

Можете да отмените изпращането на съобщение в Gmail, но времето за това е ограничено. Разполагате само със секунди, за да предприемете действие, и трябва да го направите, преди да щракнете върху друг прозорец или раздел. След като се отдалечите от екрана на имейла или времето изтече, съобщението е изпратено.

Функцията "Отмяна на изпращане" или "Отмяна" в Gmail не отменя изпращането на имейла. Това, което се случва, е, че има забавяне, преди съобщението да бъде изпратено. Когато натиснете бутона "Изпращане", съобщението се "задържа" за конфигурирания период от време. Когато натиснете бутона "Отмяна", Gmail не изпраща съобщението.

Можете да конфигурирате забавянето да бъде от 5 до 30 секунди. Това може да бъде настроено в раздела "Общи" на настройките на Gmail. Вижте по-долу.

Процесът на отписване на имейл е доста прост. След като щракнете върху "изпрати" на съобщението си, в долния ляв ъгъл на прозореца на Gmail ще се появи известие. То трябва да изглежда като на изображението по-долу.

Щракнете върху бутона "Undo" (Отмяна) и ще спрете изпращането на съобщението. Gmail ще отвори оригиналното ви съобщение, ще ви позволи да го промените и да го изпратите отново. Това е всичко, което трябва да направите.

MS Outlook

Методът на Microsoft Outlook за отмяна на изпращане на електронно съобщение е много по-различен. MS Outlook го нарича "припомняне". Вместо да забави изпращането на съобщението с няколко секунди, както прави Gmail, той изпраща команда до клиента за електронна поща на получателя и иска да го премахне. Разбира се, това работи само ако получателят не е прочел съобщението и ако и двамата използвате сървър Microsoft Exchange.

Има още няколко фактора, които трябва да са налице, за да може припомнянето да работи. Припомнянето на съобщението включва отиване до изпратените съобщения в Outlook, намиране на изпратения имейл, отваряне и намиране на съобщението "припомняне" в менюто (вж. изображението по-долу). След това Outlook ще ви уведоми дали припомнянето е успешно.

Ако искате да видите повече подробности за това как да използвате изтеглянето на Microsoft Outlook, разгледайте нашата статия: Как да изтегля имейл в Outlook.

Инструменти и съвети

Съществуват различни други услуги и клиенти за електронна поща; много от тях имат някакъв вид функция за отказ от изпращане или отмяна. Повечето работят подобно на Gmail, където има забавяне на изпращането. Ако ви е интересно как работят други услуги/клиенти, погледнете в настройките или конфигурацията на електронната си поща и вижте дали може да забави изпращането.

Microsoft Outlook има настройка за забавяне, така че ако не можете да използвате функцията за изтегляне, можете да имате забавяне. За да спрете имейла, ще трябва да отидете в изходящата поща и да го изтриете, преди да бъде изпратен. Много други клиенти имат подобни функции, които могат да бъдат приложени.

Mailbird е пример за клиент за електронна поща, който може да бъде конфигуриран да отлага изпращането на съобщения.

Повечето клиенти разполагат с функции, които могат да бъдат настроени така, че да ви предпазват от изпращане на нежелани имейли.

Предотвратяване на неприятни имейли

Въпреки че съобщенията по електронна поща могат да бъдат върнати обратно, има голяма вероятност оттеглянето да не успее или да не натиснете бутона "Отмени" достатъчно бързо. Най-добрият метод за справяне със съжалителните имейли е изобщо да не ги изпращате.

Преглеждайте внимателно съобщенията си, преди да ги изпратите: коригирането ще ви предпази от изпращане на имейли с печатни грешки. А ако коригирането не ви е по сърце? Направете си акаунт в Grammarly. Това е изключително полезно приложение.

Многократно препрочитане на съобщението. Повечето проблеми често възникват при изпращане на имейли до грешен адрес или при грешно изписване на темата, затова не забравяйте да прегледате специално тези области.

Що се отнася до ядосания имейл, за чието изпращане съжалявате, най-добрата практика се свежда до три думи: НЕ НАТИСКАЙТЕ "ИЗПРАТИ". Има една история, според която Ейбрахам Линкълн, когато се ядосвал, пишел язвително писмо до виновната страна. След това НЕ ГО ИЗПРАЩАЛ. Вместо това, неговата политика била да остави писмото в чекмеджето за три дни.

След това той отваряше чекмеджето, препрочиташе писмото (често с много по-хладна глава) и решаваше дали да го изпрати. 100% от случаите не го изпращаше. Каква е поуката от това? НЕ НАТИСКАЙТЕ "ИЗПРАТИ", когато сте емоционални. Отидете, върнете се и си дайте малко време, за да решите дали наистина искате да взривите своя приятел, любим или колега.

Заключителни думи

Изпращането на неприятен имейл може да бъде неудобно. В някои случаи може да ви коства работата, клиента или приятеля. Ето защо е важно да преглеждате внимателно съобщенията, преди да ги изпратите. Ако съобщенията бъдат изпратени по погрешка, можете да се надявате да ги отмените, преди да бъдат разпратени или прочетени.

Надяваме се, че тази статия ви е била полезна. Моля, свържете се с нас за всякакви въпроси или коментари.