Ви натискаєте кнопку відправити щойно написаного листа, а потім розумієте, що він потрапив не до тієї людини, містить щось, чого не слід було говорити, або сповнений помилок. У будь-якому випадку, ви хочете забрати його назад до того, як одержувач прочитає його. Це трапляється з усіма нами, і це може бути справді огидним відчуттям.

Що ви можете зробити? Чи можете ви відправити повідомлення? І так, і ні Це досить складне питання. Це залежить від поштового клієнта, який ви використовуєте. Коротка відповідь - можна, в деяких обмежених випадках. Отже, навіть якщо це можливо, це не те, на що ви повинні розраховувати.

Давайте розглянемо відправлення електронних листів - навіщо вам це може знадобитися в першу чергу, а також можливості для цього в різних сервісах і клієнтах. Ми також розглянемо, як запобігти необхідності відправлення електронного листа.

Навіщо мені відписуватись від електронного листа?

Бувають ситуації, коли ми надсилаємо повідомлення, а потім виявляємо, що були не зовсім готові його надіслати або не повинні були надсилати взагалі.

Моя робота часто вимагає, щоб я працював з конфіденційною інформацією. Я повинен переконатися, що те, що я відправляю, потрапляє до потрібних людей, і що вони можуть бачити цю інформацію. Це один із сценаріїв, в якому невідправлення електронного листа може дійсно стати рятівником. Якщо ваша робота на кону, ви не хочете відправляти конфіденційну інформацію не тій людині. Сподіваємося, якщо ви зробите це випадково, ви зможете скасувати відправлення повідомленняпоки не пізно.

Більш поширеною помилкою є надсилання повідомлення з помилками. Це може бути незручно, але це не кінець світу - якщо тільки це не стосується потенційного роботодавця або клієнта. У такому випадку це може означати втрату перспективи працевлаштування або клієнта.

Ще одна помилка - надсилання гнівного електронного листа колезі, начальнику чи будь-кому іншому. Коли ми діємо в гніві, не зупиняючись, ми часто реагуємо на щось і пишемо те, чого не хотіли б. Бездумно натиснувши кнопку "відправити", ви можете опинитися в неприємній ситуації.

У діловому світі однією з найпоширеніших помилок є адресація електронного листа не тій людині. Ви вводите ім'я одержувача, а автозаповнення іноді вводить неправильного одержувача.

Відправлення електронної пошти

Можливість відкликати електронний лист залежить від служби та поштового клієнта, який ви використовуєте. Якщо ви використовуєте Gmail, ви можете відкликати, але вам потрібно зробити це швидко. Якщо ви використовуєте програму Microsoft Outlook на сервері Microsoft Exchange, ви можете відкликати його. Інші програми або служби можуть мати способи повернути сумнівний електронний лист назад. Багато інших, наприклад, Yahoo, не мають такої можливості.

Gmail

Ви можете відправити повідомлення в Gmail, але час для цього обмежений. У вас є лише кілька секунд, щоб виконати дію, і ви повинні зробити це до того, як натиснути на будь-яке інше вікно або вкладку. Як тільки ви відійдете від екрана електронної пошти або закінчиться час, повідомлення буде відправлено.

Функція "Відіслати" або "Скасувати" в Gmail не відсилає електронного листа. Відбувається затримка перед відправленням повідомлення. Коли ви натискаєте кнопку "Відправити", повідомлення "затримується" на заданий час. Коли ви натискаєте кнопку "Скасувати", Gmail не надсилає повідомлення.

Ви можете налаштувати затримку від 5 до 30 секунд. Це можна зробити у вкладці "Загальні" налаштувань Gmail. Див. нижче.

Процес відправлення листа досить простий. Після того, як ви натиснули кнопку "відправити" у своєму повідомленні, у лівому нижньому кутку вікна Gmail з'явиться повідомлення, яке має виглядати, як на зображенні нижче.

Натисніть кнопку "Скасувати", і це зупинить відправлення повідомлення. Gmail відкриє ваше початкове повідомлення і дозволить вам змінити його і відправити знову. Це все, що потрібно зробити.

MS Outlook

Метод видалення електронного листа в Microsoft Outlook значно відрізняється. MS Outlook називає його "відкликанням". Замість того, щоб затримати відправку повідомлення на кілька секунд, як це робить Gmail, він надсилає команду поштовому клієнту одержувача з проханням видалити його. Звичайно, це працює тільки в тому випадку, якщо одержувач не читав повідомлення, і якщо ви обидва використовуєте сервер Microsoft Exchange.

Для того, щоб відкликання спрацювало, необхідно врахувати ще кілька факторів. Відкликання повідомлення включає в себе перехід до ваших відправлених повідомлень в Outlook, знаходження відправленого електронного листа, його відкриття та знаходження в меню повідомлення "відкликання" (див. зображення нижче). Після цього Outlook повідомить вас про те, чи було відкликання успішним.

Якщо ви хочете дізнатися більше про те, як використовувати відкликання в Microsoft Outlook, перегляньте нашу статтю: Як відкликати електронну пошту в Outlook.

Інструменти та поради

Існують різні інші поштові служби та клієнти; багато з них мають певні функції відміни або скасування. Більшість з них працюють подібно до Gmail, де існує затримка у відправленні. Якщо вам цікаво, як працюють інші служби/клієнти, подивіться на налаштування або конфігурацію вашої електронної пошти та перевірте, чи може вона затримувати відправлення.

Microsoft Outlook має налаштування затримки, так що якщо ви не можете скористатися функцією відкликання, ви можете відкласти її. Щоб зупинити електронний лист, вам потрібно буде перейти до поштової скриньки і видалити його до того, як він буде відправлений. Багато інших клієнтів мають подібні функції, які можуть бути реалізовані.

Mailbird є прикладом поштового клієнта, який можна налаштувати на затримку відправлення повідомлень.

Більшість клієнтів мають функції, які можна налаштувати для захисту від надсилання небажаних електронних листів.

Запобігання небажаних електронних листів

Хоча електронні повідомлення можна відкликати, існує велика ймовірність того, що відкликання не вдасться або що ви не натиснете кнопку "скасувати" достатньо швидко. Найкращий метод боротьби з електронними повідомленнями, які викликають жаль, - це не надсилати їх взагалі.

Ретельно перевіряйте свої повідомлення перед відправкою: коректура вбереже вас від розсилки електронних листів з помилками. Що робити, якщо коректура - це не ваша стихія? Створіть обліковий запис у Grammarly - надзвичайно корисному додатку.

Перечитайте своє повідомлення кілька разів. Найчастіше проблеми виникають через надсилання електронних листів на неправильну адресу або через неправильне написання теми листа, тому обов'язково перевірте саме ці моменти.

Що стосується гнівного електронного листа, про який ви шкодуєте, найкраща практика зводиться до трьох слів: НЕ ВІДПРАВЛЯЙТЕ. Існує історія про те, що Авраам Лінкольн, коли він злився, писав гнівного листа кривднику. Потім він НЕ ВІДПРАВЛЯВ ЙОГО. Замість цього він залишав листа в шухляді на три дні.

Після цього він відкривав шухляду, перечитував лист (часто з набагато холоднішою головою) і вирішував, чи надсилати його. 100% випадків він не надсилав його. Який тут урок? НЕ НАЖИМАЙТЕ "ВІДПРАВИТИ", коли ви емоційні. Відійдіть, поверніться і витратьте трохи часу, щоб вирішити, чи дійсно ви хочете підірвати свого друга, кохану людину або колегу по роботі.

Заключне слово

Відправлення жалюгідного електронного листа може бути незручним. У деяких випадках це може коштувати вам роботи, клієнта або друга. Ось чому важливо ретельно переглядати повідомлення перед тим, як надсилати їх. Якщо повідомлення було надіслано помилково, ви можете сподіватися, що ви зможете відправити його до того, як воно вийде або буде прочитане.

Ми сподіваємося, що ця стаття буде корисною для Вас, і просимо звертатися до нас з будь-якими запитаннями та коментарями.