Du trykker på send-knappen for en e-post du nettopp skrev, og innser så at den gikk til feil person, inneholdt noe du ikke burde ha sagt, eller er full av skrivefeil. Uansett vil du ta den tilbake før mottakeren leser den. Det skjer med oss ​​alle, og det kan være en skikkelig kvalmende følelse.

Hva kan du gjøre? Kan du oppheve sendingen av meldingen? Vel, ja og nei . Det er et litt vanskelig spørsmål. Det avhenger av e-postklienten du bruker. Det korte svaret er at du kan, i noen begrensede tilfeller. Så selv om det er mulig, er det ikke noe du bør stole på.

La oss ta en titt på å ikke sende e-poster—hvorfor du ville trenge det i utgangspunktet, og muligheten for å gjøre det med ulike tjenester og kunder. Vi skal også se på hvordan du unngår å måtte oppheve sendingen av en e-post.

Hvorfor må jeg oppheve sendingen av en e-post?

Det er situasjoner der vi sender en melding, for så å oppdage at vi ikke var helt klare til å sende den eller ikke burde ha sendt den i det hele tatt.

Jobben min krever ofte at jeg jobber med sensitiv informasjon. Jeg må sørge for at det jeg sender går til de riktige personene og at det er informasjon de kan se. Dette er et scenario der avsending av en e-post virkelig kan være en redningsmann. Hvis jobben din er på linjen, vil du ikke sende sensitiv informasjon til feil person. Forhåpentligvis, hvis du gjør det ved et uhell, kan du oppheve sendingen av meldingen før den også er detsent.

En mer vanlig feil er å sende en melding full av skrivefeil. Det kan være pinlig, men det er ikke verdens undergang – med mindre det er for en potensiell arbeidsgiver eller klient. I så fall kan det bety å miste en potensiell jobb eller kunde.

En annen feil er å sende en sint e-post til en kollega, sjef eller noen andre. Når vi handler i sinne uten å stoppe oss selv, vil vi ofte reagere på noe og skrive noe vi skulle ønske vi ikke hadde. Trykk på send-knappen tankeløst, og du kan være i en ekkel situasjon.

I forretningsverdenen er en av de vanligste feilene å adressere en e-post til feil person. Du skriver inn mottakerens navn, og autofyll angir noen ganger en feil mottaker.

Avsending av e-post

Muligheten til å oppheve sending av e-post avhenger av tjenesten og e-postklienten du bruker. Hvis du bruker Gmail, kan du oppheve sendingen, men du må være rask med det. Hvis du bruker Microsoft Outlook-appen på en Microsoft Exchange-server, kan du kanskje huske den. Andre apper eller tjenester kan ha måter å ta en tvilsom e-post tilbake på. Mange andre, som Yahoo, gjør det ikke.

Gmail

Du kan oppheve sendingen av en melding i Gmail, men det er en begrenset tid til å gjøre det. Du har bare sekunder på deg til å handle, og du må gjøre det før du klikker på et annet vindu eller fane. Når du har beveget deg bort fra e-postskjermen eller tiden har gått, har meldingen værtsendt.

Funksjonen «Unsend» eller «Angre» i Gmail opphever ikke sendingen av e-posten. Det som skjer er at det er en forsinkelse før meldingen går ut. Når du klikker på "Send"-knappen, "holdes" meldingen tilbake i den konfigurerte tiden. Når du trykker på «Angre»-knappen, sender ikke Gmail meldingen.

Du kan konfigurere forsinkelsen til å være fra 5 til 30 sekunder. Dette kan settes opp i "Generelt"-fanen i Gmail-innstillingene. Se nedenfor.

Prosessen med å fjerne sendingen av en e-post er ganske enkel. Når du har klikket "send" på meldingen din, vises et varsel nederst til venstre i Gmail-vinduet. Det skal se ut som bildet nedenfor.

Klikk på "Angre"-knappen, og det vil stoppe meldingen fra å bli sendt. Gmail åpner den opprinnelige meldingen og lar deg endre den og sende den på nytt. Det er alt som skal til.

MS Outlook

Microsoft Outlooks metode for å oppheve sendingen av e-post er svært forskjellig. MS Outlook kaller det "gjenkalling". I stedet for å utsette sendingen av meldingen i noen sekunder som Gmail gjør, sender den en kommando til mottakerens e-postklient og ber om å fjerne den. Dette fungerer selvfølgelig bare hvis mottakeren ikke har lest meldingen, og hvis dere begge bruker en Microsoft Exchange-server.

Det er et par andre faktorer som må være på plass for at tilbakekallingen skal fungere. Å tilbakekalle meldingen omfatter å gå til de sendte meldingene dineOutlook, finne den sendte e-posten, åpne den og finne "gjenkallings"-meldingen på menyen (se bildet nedenfor). Outlook vil da gi deg beskjed om tilbakekallingen var vellykket.

Hvis du vil se flere detaljer om hvordan du bruker tilbakekallingen av Microsoft Outlook, sjekk ut artikkelen vår: Hvordan tilbakekalle en e-post i Outlook.

Verktøy og tips

Det finnes forskjellige andre e-posttjenester og klienter; mange har en eller annen form for unsend- eller angrefunksjon. De fleste fungerer på samme måte som Gmail, hvor det er en forsinkelse i sendingen. Hvis du er nysgjerrig på hvordan andre tjenester/klienter fungerer, se på innstillingene eller konfigurasjonen for e-posten din og se om det kan forsinke sendingen.

Microsoft Outlook har en forsinkelsesinnstilling slik at hvis du ikke kan bruke tilbakekallingen funksjon, kan du ha en forsinkelse. For å stoppe e-posten, må du gå til utboksen og slette den før den sendes. Mange andre klienter har lignende funksjoner som kan implementeres.

Mailbird er et eksempel på en e-postklient som kan konfigureres til å forsinke sending av meldinger.

De fleste klienter har funksjoner som kan konfigurert for å beskytte deg mot å sende uønskede e-poster.

Forhindre beklagelige e-poster

Selv om e-postmeldinger kan tas tilbake, er det en god sjanse for at tilbakekallingen mislykkes eller at du ikke treffer "angre"-knappen raskt nok. Den beste metoden for å håndtere beklagelige e-poster er å ikke sende dem i den førstested.

Gjennomgå meldingene dine grundig før du sender dem: Korrekturlesing vil hindre deg i å sende ut e-poster med skrivefeil. Hva om korrekturlesing ikke er din greie? Skaff deg en Grammarly-konto. Det er en ekstremt nyttig app.

Leser meldingen på nytt flere ganger. De fleste problemene oppstår ofte ved å sende e-post til feil adresse, eller ved å rote til emnelinjen, så sørg for å gå gjennom disse områdene spesifikt.

Når det gjelder den sinte e-posten du angrer på at du sendte – den beste praksisen koker ned til tre ord: IKKE TRYKK SEND. Det er en historie om at Abraham Lincoln, hver gang han var sint, ville skrive et blemmerende brev til den fornærmende parten. Han SENDTE DET IKKE. I stedet var policyen hans å la brevet ligge i en skuff i tre dager.

Deretter åpnet han skuffen, leste brevet på nytt (ofte med mye kjøligere hode) og bestemte seg for om han skulle sende det . 100 % av tiden sendte han den ikke. Hva er lærdommen her? IKKE TRYKK SEND når du er emosjonell. Gå bort, kom tilbake og ta deg tid til å bestemme deg for om du virkelig vil sprenge vennen din, kjære eller kollega.

Siste ord

Å sende en beklagelig e-post kan være pinlig. I noen tilfeller kan det koste deg en jobb, klient eller venn. Derfor er det viktig å gjennomgå meldinger grundig før du sender dem. Hvis meldinger blir sendt ved en feiltakelse, kan du forhåpentligvis oppheve sendingen før de kommer ut eller blir lest.

Vi håperat du finner denne artikkelen nyttig. Ta kontakt med oss ​​for spørsmål eller kommentarer.