せっかく書いたメールの送信ボタンを押したのに、宛先を間違えていたり、言ってはいけないことが書いてあったり、誤字脱字だらけだったりする。 いずれにしても、相手が読む前に取り消したい。 誰にでもあることで、本当に嫌な気分になることもある。

メッセージの送信を取り消すことはできますか？ まあ、イエスでもありノーでもある これは難しい問題で、お使いのメールソフトによって異なります。 簡単に言うと、限られたケースで可能です。 つまり、可能ではあっても、当てにすることはできません。

ここでは、メール送信の取り消しについて、なぜ取り消しが必要なのか、また、サービスやクライアントによって取り消しが可能なのかについて説明します。 また、メール送信の取り消しを防ぐ方法についても説明します。

なぜメールの送信を取り消す必要があるのですか？

メッセージを送った後、送るべきでなかった、送るべきでなかったと気づくことがあります。

私の仕事では、機密情報を扱うことがよくあります。 私が送ったものが正しい人に送られ、その人が見ることができる情報であることを確認しなければなりません。 このような場合、メールの送信取り消しが本当に救いになります。 仕事がかかっている場合、機密情報を間違った人に送ってはいけません。 うまくいけば、誤って送ってしまった場合でも、メッセージを取り消すことが可能です。手遅れになる前に。

誤字脱字は恥ずかしいことですが、それが潜在的な雇用主や顧客に対するものでない限り、この世の終わりではありません。 その場合、見込み客や顧客を失うことになりかねないからです。

また、同僚や上司など、誰にでも怒りのメールを送ってしまうのも間違いです。 怒りのままに行動すると、何かに反応し、書かなければよかったと思うようなことを書いてしまうことがあります。軽率に送信ボタンを押してしまうと、厄介な事態に陥ってしまうかもしれません。

ビジネスシーンでよくあるミスのひとつに、宛先を間違えてしまうことがあります。 宛先の名前を入力しても、自動入力で間違った宛先が入力されることがあるのです。

メールの未送信

メールの送信を取り消すことができるかどうかは、使用しているサービスやメールクライアントによって異なります。 Gmailを使用している場合は、送信取り消しができますが、迅速に行う必要があります。 Microsoft ExchangeサーバーでMicrosoft Outlookアプリを使用している場合は、取り消せる場合があります。 他のアプリやサービスでは、疑わしいメールを取り消す方法があるかもしれませんが Yahooなどの他の多くのアプリでは、取り消せません。

Gメール

Gmailではメッセージの送信を取り消すことができますが、その時間は限られています。 操作できる時間はわずか数秒で、他のウィンドウやタブをクリックする前に操作する必要があります。 メール画面から離れるか時間が経過すると、メッセージは送信されたことになります。

Gmailの「送信取り消し」「元に戻す」機能は、本当にメールを取り消すわけではありません。 メッセージが送信されるまでに遅延が発生します。 送信」ボタンをクリックすると、設定した時間だけメッセージが「保留」されます。 「元に戻す」ボタンを押すと、Gmailはメッセージを送信しなくなります。

遅延時間は5秒から30秒まで設定できます。 これはGmailの設定の「一般」タブで設定できます。 下記参照。

メールの送信を中止する方法はとても簡単です。 送信をクリックすると、Gmailのウィンドウの左下に通知が表示されます。 下の画像のようなものです。

元に戻す」ボタンをクリックすると、メッセージの送信が停止されます。 Gmailは元のメッセージを開き、それを修正して再度送信することができます。 以上が、その方法です。

エムエスアウトルック

Microsoft Outlookのメール送信取り消し方法は大きく異なります。 MS Outlookでは「リコール」と呼び、Gmailのように数秒間送信を遅らせるのではなく、受信者のメールクライアントにコマンドを送り、削除を依頼します。 もちろん、これは受信者がメッセージを読んでいない場合、また、お互いにMicrosoft Exchangeサーバーを使用している場合のみ機能します。

メッセージを呼び出すには、Outlookの送信済みメッセージに移動し、送信済みメールを見つけ、それを開き、メニューから「呼び出し」メッセージを見つけます（以下の画像を参照）。 その後、呼び出しが成功したかどうかをOutlookがお知らせします。

Microsoft Outlookのリコールの使い方の詳細をご覧になりたい方は、「Outlookでメールをリコールする方法」の記事をご覧ください。

ツール＆ヒント

他のメールサービスやクライアントでも、送信取り消しや取り消し機能を持つものがありますが、その多くはGmailと同じように送信を遅らせることができます。 他のサービスやクライアントの動作が気になる場合は、お使いのメールの設定や構成を見て、送信を遅らせることができるかどうかを確認してみてください。

Microsoft Outlookには遅延設定があるので、リコール機能が使えない場合は、遅延させることができます。 メールを停止するには、送信される前に送信トレイに移動して削除する必要があります。 他の多くのクライアントにも同様の機能があり、実装することが可能です。

メールバードは、メッセージの送信を遅延させるように設定できる電子メールクライアントの一例です。

ほとんどのクライアントには、迷惑メールの送信を防ぐための機能を設定することができます。

後悔するメールを防ぐために

メールは取り消すことができますが、取り消しに失敗したり、取り消しボタンがすぐに押せなかったりする可能性が高いです。 残念なメールに対処する最善の方法は、そもそもメールを送らないことです。

送信前にメッセージを徹底的に見直す：校正することで、誤字脱字の多いメールを送信することを防げます。 校正が苦手な方は、Grammarlyのアカウントを取得しましょう。 非常に便利なアプリです。

何度も読み直すこと。 多くの場合、宛先を間違えたり、件名を間違えたりすることで問題が発生することが多いので、その部分を重点的に見直すようにしましょう。

送ったことを後悔するような怒りのメールについては、3つの言葉に集約されます。 エイブラハム・リンカーンは、頭にきたときには、問題のある相手に対して激しい手紙を書いたという話があります。 彼はその手紙を送らず、3日間引き出しの中に入れておくことをポリシーとしていたのだそうです。

その後、引き出しを開けて、手紙を読み直し（多くの場合、もっと冷静になって）、送るかどうかを決める。 100％の確率で、送らなかった。 ここでの教訓は？ 感情的になっているときに送信を押してはいけない。 一度離れて、戻ってきて、本当に友人、恋人、同僚を吹き飛ばしたいのかどうかを決める時間をとってほしい。

最後の言葉

万が一、送信ミスをしてしまった場合、そのメールが外部に流出したり、読まれたりする前に、送信を取り消すことができます。

本記事がお役に立てれば幸いです。 ご質問やご意見がありましたら、お気軽にお問い合わせください。