आप एक ईमेल के लिए भेजें बटन दबाते हैं जिसे आपने अभी-अभी लिखा है और फिर महसूस करते हैं कि यह गलत व्यक्ति के पास गया, इसमें कुछ ऐसा था जो आपको नहीं कहना चाहिए था, या टाइपो से भरा हुआ है। किसी भी तरह से, आप प्राप्तकर्ता द्वारा इसे पढ़ने से पहले इसे वापस लेना चाहते हैं। यह हम सभी के साथ होता है, और यह एक वास्तविक कुत्सित अनुभव हो सकता है।

आप क्या कर सकते हैं? क्या आप संदेश को अनसेंड कर सकते हैं? हाँ, हाँ और नहीं । यह एक पेचीदा सवाल है। यह आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे ईमेल क्लाइंट पर निर्भर करता है। संक्षिप्त उत्तर यह है कि आप कुछ सीमित मामलों में कर सकते हैं। इसलिए, भले ही यह संभव है, यह कुछ ऐसा नहीं है जिस पर आपको भरोसा करना चाहिए।

आइए न भेजे जाने वाले ईमेल पर एक नज़र डालते हैं—सबसे पहले आपको इसकी आवश्यकता क्यों होगी, और ऐसा करने की संभावना विभिन्न सेवाओं और ग्राहकों के साथ। हम यह भी देखेंगे कि किसी ईमेल को भेजने की आवश्यकता को कैसे रोका जाए।

मुझे किसी ईमेल को भेजने की आवश्यकता क्यों होगी?

ऐसी स्थितियाँ होती हैं जिनमें हम एक संदेश भेजते हैं, तब पता चलता है कि हम इसे भेजने के लिए बिल्कुल तैयार नहीं थे या इसे बिल्कुल भी नहीं भेजना चाहिए था।

मेरे काम के लिए अक्सर यह आवश्यक होता है कि मैं काम करता हूँ संवेदनशील जानकारी के साथ। मुझे यह सुनिश्चित करना है कि मैं जो भेजता हूं वह सही लोगों तक जा रहा है और यह वह जानकारी है जिसे वे देख सकते हैं। यह एक ऐसा परिदृश्य है जिसमें एक ईमेल भेजना वास्तव में एक रक्षक हो सकता है। यदि आपकी नौकरी खतरे में है, तो आप गलत व्यक्ति को संवेदनशील जानकारी नहीं भेजना चाहेंगे। उम्मीद है, अगर आप गलती से ऐसा करते हैं, तो आप संदेश भेजने से पहले ही इसे रद्द कर सकते हैंदेर से।

टाइपो से भरा संदेश भेजना एक अधिक सामान्य गलती है। यह शर्मनाक हो सकता है, लेकिन यह दुनिया का अंत नहीं है - जब तक कि यह एक संभावित नियोक्ता या ग्राहक के लिए न हो। उस स्थिति में, इसका मतलब नौकरी की संभावना या ग्राहक को खोना हो सकता है।

एक अन्य गलती एक सहकर्मी, बॉस, या किसी और को गुस्से वाला ईमेल भेजना है। जब हम अपने आप को रोके बिना क्रोध में कार्य करते हैं, तो हम अक्सर किसी बात पर प्रतिक्रिया करते हैं और कुछ ऐसा लिखते हैं जो हम चाहते हैं कि हमने नहीं किया होता। भेजें बटन को बिना सोचे समझे दबाएं, और आप एक खराब स्थिति में हो सकते हैं।

व्यापार की दुनिया में, सबसे आम गलतियों में से एक गलत व्यक्ति को ईमेल भेजना है। आप प्राप्तकर्ता के नाम में टाइप करते हैं, और ऑटोफिल कभी-कभी एक गलत प्राप्तकर्ता दर्ज करता है।

ईमेल भेजना

ईमेल भेजने की क्षमता उस सेवा और ईमेल क्लाइंट पर निर्भर करती है जिसका आप उपयोग कर रहे हैं। यदि आप जीमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आप भेज सकते हैं, लेकिन आपको इसके बारे में जल्दी होना चाहिए। यदि आप Microsoft Exchange सर्वर पर Microsoft Outlook ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो आप इसे वापस बुलाने में सक्षम हो सकते हैं। अन्य ऐप्स या सेवाओं के पास संदिग्ध ईमेल वापस लेने के तरीके हो सकते हैं। याहू जैसे कई अन्य, नहीं करते।

जीमेल

आप जीमेल में एक संदेश भेज सकते हैं, लेकिन ऐसा करने के लिए एक सीमित समय है। आपके पास कार्रवाई करने के लिए केवल कुछ सेकंड हैं, और किसी अन्य विंडो या टैब पर क्लिक करने से पहले आपको इसे करना होगा। एक बार जब आप ईमेल स्क्रीन से दूर हो जाते हैं या समय बीत चुका होता है, तो संदेश आ गया हैभेजा गया।

जीमेल में "अनसेंड" या "पूर्ववत करें" सुविधा वास्तव में ईमेल को रद्द नहीं करती है। क्या होता है कि संदेश जाने से पहले देरी होती है। जब आप "भेजें" बटन पर क्लिक करते हैं, तो कॉन्फ़िगर किए गए समय के लिए संदेश "वापस आयोजित" होता है। जब आप "पूर्ववत करें" बटन दबाते हैं, तो Gmail संदेश नहीं भेजता है।

आप विलंब को 5 से 30 सेकंड तक कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इसे जीमेल सेटिंग्स के "सामान्य" टैब में सेट किया जा सकता है। नीचे देखें।

ईमेल भेजने की प्रक्रिया काफी सरल है। एक बार जब आप अपने संदेश पर "भेजें" पर क्लिक कर लेते हैं, तो जीमेल विंडो के निचले-बाएँ कोने में एक सूचना दिखाई देगी। यह नीचे दी गई छवि की तरह दिखना चाहिए।

"पूर्ववत करें" बटन पर क्लिक करें, और यह संदेश को भेजे जाने से रोक देगा। जीमेल आपका मूल संदेश खोलेगा और आपको इसे संशोधित करने और इसे फिर से भेजने की अनुमति देगा। इसके लिए बस इतना ही है।

एमएस आउटलुक

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का ईमेल भेजने का तरीका काफी अलग है। एमएस आउटलुक इसे "रिकॉलिंग" कहता है। जीमेल की तरह कुछ सेकंड के लिए संदेश भेजने में देरी करने के बजाय, यह प्राप्तकर्ता के ईमेल क्लाइंट को एक कमांड भेजता है और इसे हटाने के लिए कहता है। बेशक, यह तभी काम करता है जब प्राप्तकर्ता ने संदेश नहीं पढ़ा हो, और यदि आप दोनों Microsoft Exchange सर्वर का उपयोग कर रहे हैं।

कुछ अन्य कारक हैं जो काम करने के लिए वापस बुलाने के लिए होने चाहिए। संदेश को वापस बुलाने में आपके भेजे गए संदेशों में जाना शामिल हैआउटलुक, भेजे गए ईमेल को ढूंढना, उसे खोलना और मेनू पर "रिकॉल" संदेश ढूंढना (नीचे चित्र देखें)। इसके बाद आउटलुक आपको बताएगा कि क्या रिकॉल सफल रहा।

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के रिकॉल का उपयोग करने के तरीके के बारे में अधिक विवरण देखना चाहते हैं, तो हमारा लेख देखें: आउटलुक में एक ईमेल कैसे याद करें।

टूल्स और टिप्स

कई अन्य ईमेल सेवाएं और क्लाइंट हैं; कई में किसी प्रकार का अनसेंड या अनडू फंक्शन होता है। ज्यादातर जीमेल की तरह ही काम करते हैं, जहां भेजने में देरी होती है। यदि आप इस बारे में उत्सुक हैं कि अन्य सेवाएँ/क्लाइंट कैसे काम करते हैं, तो अपने ईमेल की सेटिंग या कॉन्फ़िगरेशन देखें और देखें कि क्या यह भेजने में देरी कर सकता है।

Microsoft Outlook में विलंब सेटिंग है ताकि यदि आप रिकॉल का उपयोग नहीं कर सकें सुविधा, आपको देरी हो सकती है। ईमेल को रोकने के लिए, आपको आउटबॉक्स में जाना होगा और भेजे जाने से पहले उसे हटाना होगा। कई अन्य ग्राहकों के पास समान सुविधाएँ हैं जिन्हें लागू किया जा सकता है।

Mailbird एक ईमेल क्लाइंट का एक उदाहरण है जिसे संदेश भेजने में देरी करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। आपको अवांछित ईमेल भेजने से बचाने के लिए सेट अप किया गया है।

अफसोसजनक ईमेल को रोकना

हालांकि ईमेल संदेशों को वापस लिया जा सकता है, इस बात की अच्छी संभावना है कि रिकॉल विफल हो जाएगा या आप इसे हिट नहीं करेंगे। "पूर्ववत करें" बटन जल्दी से पर्याप्त। अफसोसजनक ईमेल से निपटने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें पहले नहीं भेजना हैजगह।

उन्हें भेजने से पहले अपने संदेशों की पूरी तरह से समीक्षा करें: प्रूफरीडिंग आपको टाइपिंग से भरे ईमेल भेजने से रोकेगी। क्या होगा अगर प्रूफरीडिंग आपकी चीज नहीं है? व्याकरणिक खाता प्राप्त करें। यह एक अत्यंत उपयोगी ऐप है।

अपने संदेश को कई बार दोबारा पढ़ना। ज्यादातर समस्याएँ अक्सर गलत पते पर ईमेल भेजने से, या विषय पंक्ति में गड़बड़ी होने से होती हैं, इसलिए उन क्षेत्रों की विशेष रूप से समीक्षा करना सुनिश्चित करें। तीन शब्दों के लिए: भेजें मत दबाएं। एक कहानी है कि अब्राहम लिंकन, जब भी वह पागल होता, आपत्तिजनक पार्टी को एक भद्दी चिट्ठी लिखता। उसने तब इसे नहीं भेजा। इसके बजाय, उनकी नीति पत्र को तीन दिनों के लिए एक दराज में छोड़ने की थी।

उसके बाद, वह दराज खोलता था, पत्र को फिर से पढ़ता था (अक्सर बहुत ठंडे दिमाग के साथ), और तय करता था कि उसे भेजना है या नहीं . 100% समय, उसने इसे नहीं भेजा। यहाँ क्या सबक है? जब आप भावुक हों तो भेजें न मारें। चले जाओ, वापस आओ, और यह तय करने के लिए कुछ समय लें कि क्या आप वास्तव में अपने दोस्त, प्रियजन या सहकर्मी को उड़ा देना चाहते हैं।

अंतिम शब्द

अफसोसजनक ईमेल भेजना शर्मनाक हो सकता है। कुछ मामलों में, यह आपको नौकरी, ग्राहक या मित्र को खर्च कर सकता है। इसलिए संदेशों को भेजने से पहले उनकी पूरी तरह से समीक्षा करना आवश्यक है। अगर संदेश गलती से भेजे जाते हैं, तो उम्मीद है कि आप उन्हें बाहर निकलने या पढ़े जाने से पहले ही भेज सकते हैं।

हमें उम्मीद हैकि आपको यह लेख मददगार लगे। किसी भी प्रश्न या टिप्पणी के लिए कृपया हमसे संपर्क करें।