Πατάτε το κουμπί αποστολής για ένα email που μόλις γράψατε και μετά συνειδητοποιείτε ότι πήγε σε λάθος άτομο, περιείχε κάτι που δεν έπρεπε να είχατε πει ή είναι γεμάτο τυπογραφικά λάθη. Όπως και να έχει, θέλετε να το πάρετε πίσω πριν το διαβάσει ο παραλήπτης. Συμβαίνει σε όλους μας και μπορεί να είναι ένα πραγματικά αηδιαστικό συναίσθημα.

Τι μπορείτε να κάνετε; Μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή του μηνύματος; Λοιπόν, ναι και όχι Η σύντομη απάντηση είναι ότι μπορείτε, σε ορισμένες περιορισμένες περιπτώσεις. Επομένως, παρόλο που είναι δυνατό, δεν είναι κάτι στο οποίο πρέπει να βασίζεστε.

Ας ρίξουμε μια ματιά στη διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - γιατί θα πρέπει να το κάνετε εξ αρχής, και τη δυνατότητα να το κάνετε με διαφορετικές υπηρεσίες και πελάτες. Θα δούμε επίσης πώς μπορείτε να αποτρέψετε την ανάγκη διαγραφής ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Γιατί θα πρέπει να ακυρώσω την αποστολή ενός email;

Υπάρχουν καταστάσεις στις οποίες στέλνουμε ένα μήνυμα και μετά ανακαλύπτουμε ότι δεν ήμασταν έτοιμοι να το στείλουμε ή ότι δεν έπρεπε να το είχαμε στείλει καθόλου.

Η δουλειά μου απαιτεί συχνά να εργάζομαι με ευαίσθητες πληροφορίες. Πρέπει να διασφαλίσω ότι αυτά που στέλνω πηγαίνουν στα σωστά άτομα και ότι είναι πληροφορίες που μπορούν να δουν. Αυτό είναι ένα σενάριο στο οποίο η ακύρωση της αποστολής ενός email μπορεί πραγματικά να είναι σωτήρια. Αν η δουλειά σας κινδυνεύει, δεν θέλετε να στείλετε ευαίσθητες πληροφορίες σε λάθος άτομο. Ευτυχώς, αν το κάνετε κατά λάθος, μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή του μηνύματος.πριν να είναι πολύ αργά.

Ένα πιο συνηθισμένο λάθος είναι η αποστολή ενός μηνύματος γεμάτου τυπογραφικά λάθη. Μπορεί να είναι ενοχλητικό, αλλά δεν είναι το τέλος του κόσμου - εκτός αν πρόκειται για έναν πιθανό εργοδότη ή πελάτη. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να σημαίνει την απώλεια μιας υποψήφιας θέσης εργασίας ή ενός πελάτη.

Ένα άλλο λάθος είναι να στείλετε ένα θυμωμένο email σε έναν συνάδελφο, το αφεντικό ή οποιονδήποτε άλλο. Όταν ενεργούμε με θυμό χωρίς να σταματήσουμε τον εαυτό μας, συχνά αντιδρούμε σε κάτι και γράφουμε κάτι που θα θέλαμε να μην είχαμε γράψει. Πατήστε το κουμπί αποστολής απερίσκεπτα και μπορεί να βρεθείτε σε μια δυσάρεστη κατάσταση.

Στον επιχειρηματικό κόσμο, ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι να απευθύνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος άτομο. Πληκτρολογείτε το όνομα του παραλήπτη και η αυτόματη συμπλήρωση μερικές φορές εισάγει έναν λανθασμένο παραλήπτη.

Διακοπή αποστολής email

Η δυνατότητα ακύρωσης της αποστολής ενός email εξαρτάται από την υπηρεσία και το πρόγραμμα-πελάτη email που χρησιμοποιείτε. Αν χρησιμοποιείτε το Gmail, μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή, αλλά πρέπει να είστε γρήγοροι. Αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Microsoft Outlook σε διακομιστή Microsoft Exchange, μπορεί να μπορείτε να την ανακαλέσετε. Άλλες εφαρμογές ή υπηρεσίες μπορεί να έχουν τρόπους να ανακαλέσετε ένα αμφισβητούμενο email. Πολλές άλλες, όπως η Yahoo, δεν έχουν.

Gmail

Μπορείτε να ακυρώσετε την αποστολή ενός μηνύματος στο Gmail, αλλά υπάρχει περιορισμένος χρόνος για να το κάνετε. Έχετε μόνο δευτερόλεπτα για να ενεργήσετε και πρέπει να το κάνετε πριν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε άλλο παράθυρο ή καρτέλα. Μόλις απομακρυνθείτε από την οθόνη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή περάσει ο χρόνος, το μήνυμα έχει σταλεί.

Η λειτουργία "Ακύρωση" ή "Αναίρεση" στο Gmail δεν ακυρώνει πραγματικά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό που συμβαίνει είναι ότι υπάρχει μια καθυστέρηση πριν από την αποστολή του μηνύματος. Όταν πατάτε το κουμπί "Αποστολή", το μήνυμα "καθυστερεί" για το ρυθμισμένο χρονικό διάστημα. Όταν πατάτε το κουμπί "Αναίρεση", το Gmail δεν στέλνει το μήνυμα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε την καθυστέρηση να είναι από 5 έως 30 δευτερόλεπτα. Αυτό μπορεί να ρυθμιστεί στην καρτέλα "Γενικά" των ρυθμίσεων του Gmail. Βλέπε παρακάτω.

Η διαδικασία ακύρωσης της αποστολής ενός email είναι αρκετά απλή. Μόλις πατήσετε "αποστολή" στο μήνυμά σας, θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του Gmail. Θα πρέπει να μοιάζει με την παρακάτω εικόνα.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναίρεση" και θα σταματήσει η αποστολή του μηνύματος. Το Gmail θα ανοίξει το αρχικό σας μήνυμα και θα σας επιτρέψει να το τροποποιήσετε και να το στείλετε ξανά. Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται.

MS Outlook

Η μέθοδος που χρησιμοποιεί το Microsoft Outlook για να ακυρώσει την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ διαφορετική. Το MS Outlook την ονομάζει "ανάκληση". Αντί να καθυστερήσει την αποστολή του μηνύματος για μερικά δευτερόλεπτα, όπως κάνει το Gmail, στέλνει μια εντολή στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη και ζητά να το αφαιρέσει. Φυσικά, αυτό λειτουργεί μόνο αν ο παραλήπτης δεν έχει διαβάσει το μήνυμα και αν χρησιμοποιείτε και οι δύο διακομιστή Microsoft Exchange.

Υπάρχουν μερικοί άλλοι παράγοντες που πρέπει να υπάρχουν για να λειτουργήσει η ανάκληση. Η ανάκληση του μηνύματος περιλαμβάνει τη μετάβαση στα απεσταλμένα μηνύματά σας στο Outlook, την εύρεση του απεσταλμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το άνοιγμά του και την εύρεση του μηνύματος "ανάκληση" στο μενού (βλ. εικόνα παρακάτω). Το Outlook θα σας ενημερώσει στη συνέχεια αν η ανάκληση ήταν επιτυχής.

Αν θέλετε να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της ανάκλησης του Microsoft Outlook, ανατρέξτε στο άρθρο μας: Πώς να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Εργαλεία και συμβουλές

Υπάρχουν διάφορες άλλες υπηρεσίες και πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου- πολλές έχουν κάποιου είδους λειτουργία ακύρωσης αποστολής ή αναίρεσης. Οι περισσότερες λειτουργούν παρόμοια με το Gmail, όπου υπάρχει καθυστέρηση στην αποστολή. Αν είστε περίεργοι για το πώς λειτουργούν άλλες υπηρεσίες/πελάτες, κοιτάξτε τις ρυθμίσεις ή τη διαμόρφωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και δείτε αν μπορεί να καθυστερήσει την αποστολή.

Το Microsoft Outlook διαθέτει μια ρύθμιση καθυστέρησης, έτσι ώστε αν δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ανάκλησης, μπορείτε να έχετε μια καθυστέρηση. Για να σταματήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να μεταβείτε στα Εξερχόμενα και να το διαγράψετε πριν αποσταλεί. Πολλοί άλλοι πελάτες διαθέτουν παρόμοιες λειτουργίες που μπορούν να εφαρμοστούν.

Το Mailbird είναι ένα παράδειγμα προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να καθυστερεί την αποστολή μηνυμάτων.

Οι περισσότεροι πελάτες διαθέτουν λειτουργίες που μπορούν να ρυθμιστούν για την προστασία σας από την αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρόληψη λυπηρών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αν και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να ανακληθούν, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η ανάκληση να αποτύχει ή να μην πατήσετε το κουμπί "αναίρεση" αρκετά γρήγορα. Η καλύτερη μέθοδος για την αντιμετώπιση των λυπηρών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να μην τα στείλετε εξαρχής.

Ελέγξτε διεξοδικά τα μηνύματά σας πριν τα στείλετε: η διόρθωση θα σας αποτρέψει από το να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γεμάτα τυπογραφικά λάθη. Και αν η διόρθωση δεν είναι το φόρτε σας; Αποκτήστε έναν λογαριασμό Grammarly. Είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη εφαρμογή.

Ξαναδιαβάζετε το μήνυμά σας πολλές φορές. Τα περισσότερα προβλήματα εμφανίζονται συχνά από την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος διεύθυνση ή από το λάθος στη γραμμή θέματος, οπότε φροντίστε να επανεξετάσετε ειδικά αυτούς τους τομείς.

Όσο για το θυμωμένο email που μετανιώνετε που στείλατε - η καλύτερη πρακτική συνοψίζεται σε τρεις λέξεις: ΜΗΝ ΠΑΤΗΣΕ ΤΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗ. Υπάρχει μια ιστορία που λέει ότι ο Αβραάμ Λίνκολν, όποτε θύμωνε, έγραφε μια καυστική επιστολή προς τον παραβάτη. Στη συνέχεια, ΔΕΝ ΤΗΝ ΑΠΕΣΤΕΛΛΟΎΣΕ. Αντ' αυτού, η πολιτική του ήταν να αφήσει την επιστολή σε ένα συρτάρι για τρεις ημέρες.

Μετά από αυτό, άνοιγε το συρτάρι, ξαναδιάβαζε το γράμμα (συχνά με πολύ πιο ψύχραιμο μυαλό) και αποφάσιζε αν θα το έστελνε. 100% των περιπτώσεων, δεν το έστελνε. Ποιο είναι το μάθημα εδώ; ΜΗΝ ΠΑΤΑΤΕ ΑΠΟΣΤΟΛΗ όταν είστε συναισθηματικά φορτισμένοι. Φύγετε, επιστρέψτε και πάρτε λίγο χρόνο για να αποφασίσετε αν θέλετε πραγματικά να ανατινάξετε τον φίλο, τον αγαπημένο σας ή τον συνάδελφό σας.

Τελικά λόγια

Η αποστολή ενός ατυχήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας φέρει σε δύσκολη θέση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να σας κοστίσει μια θέση εργασίας, έναν πελάτη ή έναν φίλο. Γι' αυτό είναι σημαντικό να ελέγχετε διεξοδικά τα μηνύματα πριν τα στείλετε. Αν τα μηνύματα σταλούν κατά λάθος, μπορείτε, ελπίζουμε, να τα ακυρώσετε πριν διαδοθούν ή διαβαστούν.

Ελπίζουμε να βρείτε αυτό το άρθρο χρήσιμο. Παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας για οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια.