আপনি এইমাত্র যে ইমেল লিখেছেন তার জন্য পাঠান বোতাম টিপুন এবং তারপর বুঝতে পারেন এটি ভুল ব্যক্তির কাছে গেছে, এমন কিছু রয়েছে যা আপনার বলা উচিত হয়নি বা টাইপোতে পূর্ণ। যেভাবেই হোক, প্রাপক এটি পড়ার আগে আপনি এটি ফিরিয়ে নিতে চান। এটি আমাদের সকলের সাথেই ঘটে এবং এটি একটি সত্যিকারের অসুস্থ অনুভূতি হতে পারে।

আপনি কি করতে পারেন? আপনি কি বার্তা বাতিল করতে পারেন? আচ্ছা, হ্যাঁ এবং না । এটি একটি জটিল প্রশ্ন ধরনের। এটি আপনি যে ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে। সংক্ষিপ্ত উত্তর হল আপনি কিছু সীমিত ক্ষেত্রে করতে পারেন। সুতরাং, যদিও এটি সম্ভব, এটি এমন কিছু নয় যা আপনার উপর নির্ভর করা উচিত৷

আসুন এক নজরে দেখে নেওয়া যাক না পাঠানো ইমেলগুলি - কেন আপনাকে প্রথমে এটি করতে হবে এবং এটি করার সম্ভাবনা বিভিন্ন পরিষেবা এবং ক্লায়েন্টদের সাথে। আমরা কীভাবে একটি ইমেল পাঠানোর প্রয়োজনীয়তা রোধ করতে পারি তাও দেখব৷

কেন আমাকে একটি ইমেল পাঠাতে হবে না?

এমন কিছু পরিস্থিতিতে আছে যেখানে আমরা একটি বার্তা পাঠাই, তারপর আবিষ্কার করি যে আমরা এটি পাঠানোর জন্য পুরোপুরি প্রস্তুত ছিলাম না বা এটি পাঠানো উচিত ছিল না।

আমার কাজের জন্য প্রায়ই আমার কাজ করা প্রয়োজন হয়। সংবেদনশীল তথ্য সহ। আমি যা পাঠাব তা সঠিক লোকেদের কাছে যাচ্ছে এবং তারা যে তথ্য দেখতে পাচ্ছে তা নিশ্চিত করতে হবে। এটি এমন একটি দৃশ্য যেখানে একটি ইমেল না পাঠানো সত্যিই একটি ত্রাণকর্তা হতে পারে। আপনার কাজ লাইনে থাকলে, আপনি ভুল ব্যক্তির কাছে সংবেদনশীল তথ্য পাঠাতে চান না। আশা করি, আপনি যদি দুর্ঘটনাবশত এটি করেন, আপনি বার্তাটি আসার আগেই এটি বাতিল করতে পারেনদেরী৷

আরও সাধারণ ভুল হল টাইপোতে পূর্ণ একটি বার্তা পাঠানো৷ এটি বিব্রতকর হতে পারে, তবে এটি বিশ্বের শেষ নয় - যদি না এটি একজন সম্ভাব্য নিয়োগকর্তা বা ক্লায়েন্টের জন্য হয়। সেক্ষেত্রে, এর অর্থ হতে পারে চাকরির সম্ভাবনা বা গ্রাহক হারানো।

আরেকটি ভুল হল একজন সহকর্মী, বস বা অন্য কাউকে রাগান্বিত ইমেল পাঠানো। যখন আমরা নিজেদেরকে না থামিয়ে রাগের সাথে কাজ করি, তখন আমরা প্রায়শই কিছুতে প্রতিক্রিয়া জানাই এবং এমন কিছু লিখি যা আমরা না করতাম। না ভেবে পাঠান বোতামটি টিপুন, এবং আপনি একটি খারাপ পরিস্থিতিতে পড়তে পারেন৷

ব্যবসায়িক জগতে, সবচেয়ে সাধারণ ভুলগুলির মধ্যে একটি হল ভুল ব্যক্তিকে একটি ইমেল সম্বোধন করা৷ আপনি প্রাপকের নাম টাইপ করেন, এবং অটোফিল কখনও কখনও একটি ভুল প্রাপককে প্রবেশ করে৷

ইমেল না পাঠানো

একটি ইমেল পাঠানোর ক্ষমতা আপনার ব্যবহার করা পরিষেবা এবং ইমেল ক্লায়েন্টের উপর নির্ভর করে৷ আপনি যদি Gmail ব্যবহার করেন, আপনি আনসেন্ড করতে পারেন, তবে আপনাকে এটি সম্পর্কে দ্রুত হতে হবে। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক অ্যাপ ব্যবহার করেন তবে আপনি এটি স্মরণ করতে সক্ষম হতে পারেন। অন্যান্য অ্যাপ বা পরিষেবাগুলির একটি সন্দেহজনক ইমেল ফেরত নেওয়ার উপায় থাকতে পারে৷ Yahoo-এর মতো অন্য অনেকেই তা করে না।

Gmail

আপনি Gmail-এ একটি বার্তা আনসেন্ড করতে পারেন, তবে এটি করার জন্য একটি সীমিত সময় রয়েছে। আপনার কাছে পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য মাত্র কয়েক সেকেন্ড আছে, এবং অন্য কোনো উইন্ডো বা ট্যাবে ক্লিক করার আগে আপনাকে অবশ্যই এটি করতে হবে। একবার আপনি ইমেল স্ক্রীন থেকে দূরে সরে গেলে বা সময় পেরিয়ে গেলে, বার্তাটি এসেছেপাঠানো হয়েছে৷

Gmail-এ "আনসেন্ড" বা "আনডু" বৈশিষ্ট্যটি ইমেলটিকে সত্যিকার অর্থে আনসেন্ড করে না৷ যা হয় তা হল বার্তাটি বের হওয়ার আগে একটি বিলম্ব হয়। আপনি যখন "পাঠান" বোতামে ক্লিক করেন, তখন কনফিগার করা সময়ের জন্য বার্তাটি "ব্যাক রাখা হয়"। আপনি যখন "আনডু" বোতামটি চাপেন, Gmail বার্তাটি পাঠায় না৷

আপনি 5 থেকে 30 সেকেন্ডের মধ্যে বিলম্ব কনফিগার করতে পারেন৷ এটি জিমেইল সেটিংসের "সাধারণ" ট্যাবে সেট আপ করা যেতে পারে। নীচে দেখুন৷

একটি ইমেল পাঠানোর প্রক্রিয়াটি মোটামুটি সহজ৷ একবার আপনি আপনার বার্তায় "পাঠান" ক্লিক করলে, Gmail উইন্ডোর নীচে-বাম কোণায় একটি বিজ্ঞপ্তি প্রদর্শিত হবে। এটি নীচের ছবির মতো দেখতে হবে৷

"আনডু" বোতামে ক্লিক করুন এবং এটি বার্তাটি পাঠানো বন্ধ করবে৷ Gmail আপনার আসল বার্তা খুলবে এবং আপনাকে এটি সংশোধন করতে এবং আবার পাঠাতে অনুমতি দেবে। এতেই সব আছে।

MS Outlook

Microsoft Outlook-এর একটি ইমেল পাঠানোর পদ্ধতি সম্পূর্ণ আলাদা। এমএস আউটলুক এটিকে "রিকলিং" বলে। Gmail এর মতো কয়েক সেকেন্ডের জন্য বার্তা পাঠাতে বিলম্ব করার পরিবর্তে, এটি প্রাপকের ইমেল ক্লায়েন্টকে একটি কমান্ড পাঠায় এবং এটি সরাতে বলে। অবশ্যই, এটি শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যদি প্রাপক বার্তাটি না পড়ে থাকেন, এবং যদি আপনি উভয়েই একটি Microsoft Exchange সার্ভার ব্যবহার করেন৷

আরও কিছু বিষয় আছে যেগুলিকে প্রত্যাহার করার জন্য অবশ্যই কাজ করতে হবে৷ বার্তাটি স্মরণ করার মধ্যে আপনার প্রেরিত বার্তাগুলিতে যাওয়া অন্তর্ভুক্তআউটলুক, প্রেরিত ইমেল খুঁজে বের করা, এটি খোলা, এবং মেনুতে "রিকল" বার্তা খুঁজে পাওয়া (নীচের ছবিটি দেখুন)। আউটলুক তখন আপনাকে জানাবে যে প্রত্যাহার করা সফল হয়েছে কিনা৷

আপনি যদি Microsoft Outlook এর রিকল কীভাবে ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে আরও বিশদ দেখতে চান, আমাদের নিবন্ধটি দেখুন: Outlook-এ কীভাবে একটি ইমেল রিকল করবেন৷

টুল এবং টিপস

অন্যান্য বিভিন্ন ইমেল পরিষেবা এবং ক্লায়েন্ট রয়েছে; অনেকেরই কিছু ধরণের আনসেন্ড বা আনডু ফাংশন থাকে। বেশিরভাগ জিমেইলের মতোই কাজ করে, যেখানে পাঠাতে বিলম্ব হয়। আপনি যদি অন্যান্য পরিষেবা/ক্লায়েন্টগুলি কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে জানতে আগ্রহী হন, তাহলে আপনার ইমেলের সেটিংস বা কনফিগারেশন দেখুন এবং এটি পাঠাতে দেরি করতে পারে কিনা তা দেখুন৷

Microsoft Outlook-এর একটি বিলম্ব সেটিং রয়েছে যাতে আপনি প্রত্যাহার করতে না পারলে বৈশিষ্ট্য, আপনি একটি বিলম্ব হতে পারে. ইমেল বন্ধ করতে, আপনাকে আউটবক্সে যেতে হবে এবং এটি পাঠানোর আগে এটি মুছে ফেলতে হবে। অন্যান্য অনেক ক্লায়েন্টের অনুরূপ বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা প্রয়োগ করা যেতে পারে৷

মেলবার্ড হল একটি ইমেল ক্লায়েন্টের একটি উদাহরণ যা বার্তা পাঠাতে দেরি করার জন্য কনফিগার করা যেতে পারে৷

বেশিরভাগ ক্লায়েন্টের বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা হতে পারে আপনাকে অবাঞ্ছিত ইমেল পাঠানো থেকে রক্ষা করার জন্য সেট আপ করুন।

দুঃখজনক ইমেলগুলি প্রতিরোধ করা

যদিও ইমেল বার্তাগুলি ফিরিয়ে নেওয়া যেতে পারে, তবে প্রত্যাহার ব্যর্থ হওয়ার একটি ভাল সম্ভাবনা রয়েছে বা আপনি আঘাত করবেন না "আনডু" বোতামটি দ্রুত যথেষ্ট। দুঃখজনক ইমেলগুলি মোকাবেলা করার সর্বোত্তম পদ্ধতি হল সেগুলি প্রথমে না পাঠানোস্থান৷

আপনার বার্তাগুলি পাঠানোর আগে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পর্যালোচনা করুন: প্রুফরিডিং আপনাকে টাইপো-বোঝাই ইমেলগুলি পাঠানো থেকে বিরত রাখবে৷ যদি প্রুফরিডিং আপনার জিনিস না হয়? একটি গ্রামারলি অ্যাকাউন্ট পান। এটি একটি অত্যন্ত সহায়ক অ্যাপ৷

আপনার বার্তা একাধিকবার রিডিং৷ বেশিরভাগ সমস্যা প্রায়শই ভুল ঠিকানায় ইমেল পাঠানোর মাধ্যমে বা বিষয় লাইনে গোলমাল করার মাধ্যমে ঘটে, তাই সেই ক্ষেত্রগুলিকে বিশেষভাবে পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না।

যে রাগান্বিত ইমেলটি পাঠানোর জন্য আপনি অনুশোচনা করেন-সেটি সর্বোত্তম অভ্যাসটি ফুটে ওঠে তিনটি শব্দের জন্য: পাঠাতে আঘাত করবেন না। একটি গল্প আছে যে আব্রাহাম লিঙ্কন, যখনই তিনি পাগল হতেন, আপত্তিকর পক্ষকে একটি ফোস্কা চিঠি লিখতেন। তিনি তখন এটি পাঠাননি। পরিবর্তে, তার নীতি ছিল চিঠিটি একটি ড্রয়ারে তিন দিনের জন্য রেখে দেওয়া।

এর পরে, তিনি ড্রয়ারটি খুলবেন, চিঠিটি আবার পড়বেন (প্রায়শই অনেক ঠান্ডা মাথায়), এবং এটি পাঠাবেন কিনা তা নির্ধারণ করবেন। . 100% সময়, তিনি এটি পাঠাননি। এখানে পাঠ কি? আপনি যখন আবেগপ্রবণ হন তখন পাঠাতে আঘাত করবেন না। চলে যান, ফিরে আসুন এবং আপনি সত্যিই আপনার বন্ধু, প্রিয়জন বা সহকর্মীকে উড়িয়ে দিতে চান কিনা তা সিদ্ধান্ত নিতে কিছু সময় নিন।

চূড়ান্ত কথা

একটি দুঃখজনক ইমেল পাঠানো বিব্রতকর হতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে, এটি আপনার চাকরি, ক্লায়েন্ট বা বন্ধুর জন্য খরচ করতে পারে। এই কারণেই আপনি পাঠানোর আগে বার্তাগুলি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পর্যালোচনা করা অপরিহার্য। যদি বার্তাগুলি ভুলবশত পাঠানো হয়, আপনি আশা করি সেগুলি বের হওয়ার আগে বা পড়ার আগে সেগুলি বাতিল করতে পারেন৷

আমরা আশা করিযে আপনি এই নিবন্ধটি সহায়ক খুঁজে. যেকোন প্রশ্ন বা মন্তব্যের জন্য অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন।