Загубата на работа поради това, че не сте запазили даден файл, е едно от най-неприятните чувства на света.

Може би сте забравили да запазите файла и компютърът ви се е повредил. Може би сте щракнали върху грешен бутон, когато сте затваряли Excel, и сте му наредили да не запазва работата ви.

Всички познаваме това чувство на потъване - случвало се е на всички нас.

В днешно време повечето програми имат функция за автоматично запазване. Това може да е чудесно, но ни създава навик да не запазваме работата си, когато използваме софтуер, който не разполага с тази функция. Ако сте хванати неподготвени и загубите файл, може да се стигне до стресиращ следобед.

Мога ли да възстановя данните си в Excel?

Ако случайно изтриете данни от Excel, можете ли да ги върнете?

Трудно е да се даде еднозначен отговор. Ако сте я загубили поради неочаквано изключване или грешка на потребителя, има шанс да си върнете по-голямата част или цялата.

Excel разполага с функция за автоматично запазване, която работи във фонов режим. Тя запазва временни копия на файла на различно място на равни интервали от време. Тази функция за автоматично запазване/автоматично възстановяване обикновено е активирана по подразбиране при инсталирането на софтуера.

Най-добрият начин да опазите данните си е като предотвратите загубата им. В края на тази статия ще разгледаме някои неща, които можете да направите, за да избегнете загубата на данни.

Но първо нека видим как да възстановим промените или редакциите, които може да сте загубили от електронната си таблица.

Как да възстановите незаписани работни книги в Excel

Excel има опция за възстановяване на незаписани работни книги. Има обаче няколко уговорки: първо, Автоматично възстановяване Второ, функцията AutoRecover е настроена да запазва резервно копие само на всеки десет минути (можете да промените тази настройка).

Здравословна практика е да проверите дали функцията за автоматично възстановяване е активирана във вашата версия на Excel. Ще ви покажем как да направите това по-нататък в тази статия. Тъй като функцията запазва резервно копие само веднъж на всеки десет минути, може да не възстановите цялата си работа. Все пак си струва да опитате - възстановяването на някои данни е по-добре, отколкото възстановяването на никакви.

Друга забележка за автоматичното възстановяване: този десетминутен интервал на запаметяване може да бъде променен. Ще ви покажем как да направите това в следващия раздел.

Следвайте тези стъпки, за да възстановите промените в електронната си таблица.

Стъпка 1: Отворете Microsoft Excel.

Стъпка 2: Отворете нова празна работна книга (ако не се отвори автоматично).

Стъпка 3: Щракнете върху раздела "File" (Файл), за да преминете към раздела с менюто за файлове.

Стъпка 4: Намерете къде са записани резервните ви файлове, като щракнете върху "Опции".

Стъпка 5: Щракнете върху "Save" (Запазване) в лявата част на екрана. Ще видите "AutoRecover File Location" (Местоположение на файла за автоматично възстановяване). Трябва да видите и отметката на опцията AutoRecover (Автоматично възстановяване). Ако не е, вероятно файлът ви не е бил архивиран - което за съжаление означава, че няма да можете да го възстановите.

Стъпка 6: Използвайте мишката, за да изберете пътя до файла в полето за автоматично възстановяване. Щракнете с десния бутон на мишката, след което го копирайте в буфера. Може да ви е необходим, за да намерите файла за възстановяване.

Стъпка 7: Затворете прозореца с опции, като щракнете върху бутона "Cancel".

Стъпка 8: Върнете се в раздела "Файл".

Стъпка 9: Потърсете връзката "Recover Unsaved Workbooks" (Възстановяване на незаписани работни книги). В различните версии на Excel тя се намира на различни места, но ще бъде някъде в менюто "File" (Файл). В тази конкретна версия връзката се намира в долния десен ъгъл (вж. изображението по-долу). След като я намерите, щракнете върху нея.

Стъпка 10: Това ще отвори прозореца на File Explorer (Проучвател на файлове). Вижте дали вашият файл е там. Ако не е, ще трябва да поставите пътя, който копирахте до буфера от менюто с опции, в местоположението на файла и да натиснете Enter.

Стъпка 11: Ще видите друга папка. Нейното име трябва да започва със същото име като това на файла, който искате да възстановите. Щракнете два пъти върху тази папка, за да я отворите.

Стъпка 12: Там ще видите файл, който започва със същото име като липсващия ви файл. Неговото разширение трябва да бъде ".xlsb." Изберете го, след което щракнете върху бутона за отваряне.

Стъпка 13: Това ще отвори последната автоматично запазена версия на файла. В горната част ще видите бутон с надпис "restore" (Възстановяване). Ако изглежда, че в него има данните, които искате да възстановите, щракнете върху бутона "restore" (Възстановяване).

Стъпка 14: След това ще се появи изскачащ прозорец, който ще ви попита дали искате да презапишете текущата си версия. Щракнете върху "Ok", ако искате да продължите.

Стъпка 15: Файлът ви трябва да бъде възстановен до последната автоматично запазена версия.

Как да предотвратим загубата на данни в Excel

Никой не иска да преминава през разочароващия процес на загуба на данни и опитите да ги възстанови, затова е най-добре да се опитате да предотвратите загубата на данни.

Придобиване на навика да често запазвате работата си. Колкото по-често записвате, особено след големи промени или допълнения, толкова по-малко се притеснявате.

Промяната на голяма електронна таблица може също така да ви изложи на риск да премахнете или промените неща, които не възнамерявате да правите. Поради това не е лоша идея да направите резервни копия на файла, преди да го редактирате.

Никога не знаете кога ще искате да се върнете към предишно копие, преди да сте направили промени. Въпреки че Excel има известна възможност за това, по-добре е да го контролирате сами, за да знаете в кой момент са направени важни промени.

Трябва да се уверите, че функцията за автоматично възстановяване на Excel е включена. Може също така да искате да промените настройката по подразбиране за архивиране на всеки десет минути на нещо подобно на всеки пет минути.

Можете да направите много промени за десет минути - може да загубите значителна част от работата си, ако компютърът ви се срине преди изтичането на този интервал.

От друга страна, внимавайте да не настроите архивирането да се изпълнява твърде често. Ако го настроите на веднъж на минута, може да се появят проблеми с производителността при стартиране на приложението. Поиграйте си с настройките и вижте кое е най-подходящо за вас.

За да проверите дали функцията Auto Recovery е активирана и да промените времевия интервал, можете да използвате следните стъпки.

Стъпка 1: В Excel щракнете върху раздела "Файл" в горния ляв ъгъл на екрана.

Стъпка 2: Щракнете върху "Опции" в менюто от лявата страна на екрана.

Стъпка 3: Щракнете върху "Save" (Запазване) в менюто вляво на прозореца Options (Опции).

Стъпка 4: Тук ще видите настройките на "AutoRecover" (Автоматично възстановяване), както и в горния раздел. Уверете се, че квадратчето за отметка до "Save AutoRecover Information every 10 minutes" (Запазване на информация за автоматично възстановяване на всеки 10 минути) е поставено.

Стъпка 5: Ако желаете да промените интервала от време, през който се запазва информацията за резервното копие, използвайте стрелката нагоре/надолу за текстовото поле, за да промените времето.

Стъпка 6: Щракнете върху "ОК", за да запазите промените.

Друг полезен съвет е да започнете да записвате файловете си на виртуално или облачно устройство, като например One Drive или Google Drive. Съхраняването на работата ви на облачно устройство гарантира, че ако компютърът ви се повреди или твърдият ви диск умре, тя все още е достъпна от друг компютър.

Всъщност в повечето случаи можете да отворите тези файлове и на смартфона или таблета си. Тази опция може да ви позволи да се върнете към по-ранни версии на файла и да направи възстановяването по-малко болезнено.

Ако работите интензивно с различни файлове и се налага да запазвате конкретни версии от тях, може да искате да използвате система за контрол на версиите, като например GitHub.

Системите за контрол на версиите се използват най-често от разработчиците на софтуер за съхраняване и версиониране на изходния код. Тези системи могат да се използват и за версиониране на файлове с документация, като например електронни таблици в Excel.

Заключителни думи

Ако сте загубили данни в електронна таблица на Excel поради неочаквано изключване на компютъра или по погрешка сте затворили приложението, без да запазите промените, може би имате късмет.

Благодарение на функцията за автоматично възстановяване на Excel има шанс да възстановите изгубената си работа. Надяваме се, че горните стъпки ще ви помогнат да направите това.