Perder el trabajo por no haber guardado un archivo es una de las sensaciones más frustrantes del mundo.

Tal vez te olvidaste de guardar el archivo y tu ordenador se estropeó. Tal vez hiciste clic en el botón equivocado cuando estabas cerrando Excel y le indicaste que no guardara tu trabajo.

Todos conocemos esa sensación de hundimiento, nos ha pasado a todos.

Hoy en día, la mayoría de los programas tienen autoguardado. Eso puede ser estupendo, pero nos acostumbra a no guardar nuestro trabajo cuando usamos un software que no tiene esta función. Si te pilla desprevenido y pierdes un archivo, el resultado puede ser una tarde estresante.

¿Puedo recuperar mis datos en Excel?

Entonces, si borras datos de Excel por accidente, ¿puedes recuperarlos?

Es difícil dar una respuesta definitiva. Sin embargo, si lo perdiste por un cierre inesperado o un error del usuario, existe la posibilidad de recuperar la mayor parte o la totalidad.

Excel tiene una función de autoguardado que se ejecuta en segundo plano y guarda copias temporales de su archivo en una ubicación diferente a intervalos regulares. Esta función de autoguardado/recuperación suele estar activada por defecto cuando se instala el software.

La mejor manera de mantener tus datos a salvo es prevenir la pérdida en primer lugar. Al final de este artículo, echaremos un vistazo a algunas cosas que puedes hacer para evitar la pérdida de datos.

Pero antes, veamos cómo recuperar los cambios o ediciones que hayas podido perder de tu hoja de cálculo.

Cómo recuperar libros de trabajo no guardados en Excel

Excel dispone de una opción para recuperar los libros que no se han guardado. Sin embargo, hay un par de advertencias: en primer lugar, Recuperación automática En segundo lugar, la recuperación automática está configurada para guardar una copia de seguridad cada diez minutos (aunque se puede cambiar esta configuración).

Es una práctica saludable verificar si la Recuperación Automática está activada en su versión de Excel. Le mostraremos cómo hacerlo más adelante en este artículo. Dado que sólo guarda una copia de seguridad cada diez minutos, es posible que no recupere todo su trabajo. Sin embargo, vale la pena intentarlo: recuperar algunos datos es mejor que no recuperar ninguno.

Otra nota sobre la Recuperación Automática: ese intervalo de guardado de diez minutos se puede cambiar. También te mostraremos cómo hacerlo en la siguiente sección.

Sigue estos pasos para recuperar los cambios en tu hoja de cálculo.

Paso 1: Abra Microsoft Excel.

Paso 2: Abra un nuevo libro de trabajo en blanco (si no abre uno automáticamente).

Paso 3: Haga clic en la pestaña "Archivo" para ir a la sección del menú de archivos.

Paso 4: Busca dónde se guardan tus archivos de copia de seguridad haciendo clic en "Opciones".

Paso 5: Haz clic en "Guardar" en la parte izquierda de la pantalla. Verás la "Ubicación del archivo de recuperación automática". También deberías ver la opción de recuperación automática marcada. Si no lo está, es probable que no se haya hecho una copia de seguridad de tu archivo, lo que lamentablemente significa que no podrás restaurarlo.

Paso 6: Utiliza el ratón para seleccionar la ruta del archivo en el campo de recuperación automática. Haz clic con el botón derecho del ratón y cópiala en tu memoria intermedia. Puede que la necesites para encontrar tu archivo de recuperación.

Paso 7: Cierre la ventana de opciones haciendo clic en el botón "Cancelar".

Paso 8: Vuelva a la pestaña "Archivo".

Paso 9: Busque el enlace "Recuperar libros de trabajo no guardados". Las diferentes versiones de Excel lo tendrán en diferentes lugares, pero estará en algún lugar de la pantalla del menú "Archivo". En esta versión en particular, el enlace está en la parte inferior derecha (vea la imagen de abajo). Una vez que lo encuentre, haga clic en él.

Paso 10: Esto abrirá una ventana del explorador de archivos. Comprueba si tu archivo está ahí. Si no lo está, tendrás que pegar la ruta que has copiado a tu buffer desde el menú de opciones en la ubicación del archivo y pulsar intro.

Paso 11: Verás otra carpeta. Su nombre debe comenzar con el mismo nombre que el archivo que quieres recuperar. Haz doble clic en esa carpeta para abrirla.

Paso 12: Allí, verás un archivo que comienza con el mismo nombre que tu archivo perdido. Su extensión debe ser ".xlsb". Selecciónalo y haz clic en el botón de abrir.

Paso 13: Esto abrirá la última versión autoguardada del archivo. Verás un botón en la parte superior que dice "restaurar". Si parece que tiene los datos que quieres recuperar, haz clic en el botón "restaurar".

Paso 14: A continuación, aparecerá una ventana emergente que le preguntará si desea sobrescribir la versión actual. Haga clic en "Aceptar" si desea continuar.

Paso 15: Su archivo debería ser restaurado a la última versión autoguardada.

Cómo evitar la pérdida de datos en Excel

Nadie quiere pasar por el frustrante proceso de perder datos y tratar de recuperarlos, así que lo mejor es tratar de prevenir la pérdida de datos en primer lugar.

Adquirir el hábito de guardar el trabajo con frecuencia es una buena práctica. Cuanto más a menudo se guarde, especialmente después de grandes cambios o adiciones, menos hay que preocuparse.

Modificar una hoja de cálculo de gran tamaño también puede suponer el riesgo de eliminar o cambiar cosas que no pretendías. Por ello, no es mala idea hacer copias de seguridad de tu archivo antes de editarlo.

Nunca se sabe cuándo se va a querer volver a una copia anterior antes de hacer los cambios. Aunque Excel tiene cierta capacidad para hacer esto, es mejor tenerlo bajo tu propio control para saber en qué momento se hicieron los cambios importantes.

Deberías asegurarte de que la función de recuperación automática de Excel está activada. También podrías cambiar la configuración por defecto de hacer una copia de seguridad cada diez minutos a algo como cada cinco minutos.

Puedes hacer muchos cambios en diez minutos; podrías perder una cantidad importante de trabajo si tu ordenador se bloquea antes de que termine ese intervalo.

Por otro lado, ten cuidado de no configurar la copia de seguridad para que se ejecute con demasiada frecuencia. Si la configuras para que se ejecute una vez por minuto, puedes ver problemas de rendimiento mientras se ejecuta la aplicación. Juega con la configuración y comprueba qué es lo que mejor te funciona.

Para comprobar que la recuperación automática está activada y cambiar el intervalo de tiempo, puede seguir los siguientes pasos.

Paso 1: En Excel, haga clic en la pestaña "Archivo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Paso 2: Haga clic en "Opciones" en el menú de la izquierda de la pantalla.

Paso 3: Haga clic en "Guardar" en el menú de la izquierda de la ventana de opciones.

Paso 4: Aquí verá la configuración de "Recuperación automática", al igual que en la sección anterior. Asegúrese de que la casilla junto a "Guardar información de recuperación automática cada 10 minutos" esté marcada.

Paso 5: Si desea cambiar el intervalo de tiempo en el que guarda la información de la copia de seguridad, utilice la flecha arriba/abajo del cuadro de texto para cambiar el tiempo.

Paso 6: Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.

Otro consejo útil es empezar a guardar tus archivos en una unidad virtual o en la nube, como One Drive o Google Drive. Almacenar tu trabajo en una unidad en la nube te asegura que si tu ordenador se estropea o tu disco duro muere, sigue estando disponible desde otro ordenador.

De hecho, la mayoría de las veces, también puedes abrir esos archivos en tu smartphone o tableta. Esta opción podría permitirte volver a versiones anteriores de tu archivo y hacer que la restauración sea menos dolorosa.

Si trabajas mucho con diferentes archivos y tienes que guardar versiones específicas de ellos, es posible que quieras utilizar un sistema de control de versiones como GitHub.

Los sistemas de control de versiones son los más utilizados por los desarrolladores de software para almacenar y versionar el código fuente. Estos sistemas también pueden aprovecharse para versionar archivos de documentación como hojas de cálculo de Excel.

Palabras finales

Si has perdido datos en una hoja de cálculo de Excel debido a un cierre inesperado del ordenador, o has cerrado por error la aplicación sin guardar los cambios, puedes estar de suerte.

Gracias a la función de recuperación automática de Excel, existe la posibilidad de recuperar el trabajo perdido. Esperamos que los pasos anteriores te ayuden a hacerlo.