Mất công việc vì bạn không lưu tệp là một trong những cảm giác khó chịu nhất trên đời.

Có thể bạn đã quên lưu tệp và máy tính của bạn bị lỗi. Có thể bạn đã bấm nhầm vào nút khi đóng Excel và yêu cầu nó không lưu công việc của bạn.

Tất cả chúng ta đều biết cảm giác chìm đắm đó—điều đó đã xảy ra với tất cả chúng ta.

Ngày nay, hầu hết các chương trình đều có tính năng tự động lưu. Điều đó có thể rất tuyệt, nhưng nó khiến chúng ta có thói quen không lưu công việc của mình khi sử dụng phần mềm không có tính năng này. Nếu bạn mất cảnh giác và làm mất một tệp, thì một buổi chiều căng thẳng có thể xảy ra.

Tôi có thể khôi phục dữ liệu của mình trong Excel không?

Vậy nếu vô tình xóa dữ liệu khỏi Excel, bạn có lấy lại được không?

Thật khó để đưa ra câu trả lời chắc chắn. Tuy nhiên, nếu bạn làm mất nó do tắt đột ngột hoặc lỗi người dùng, thì có khả năng bạn có thể lấy lại hầu hết hoặc tất cả.

Excel có tính năng tự động lưu chạy trong nền. Nó lưu các bản sao tạm thời của tệp của bạn ở một vị trí khác theo định kỳ. Tính năng tự động lưu/tự động khôi phục này thường được bật theo mặc định khi phần mềm được cài đặt.

Cách tốt nhất để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn là ngăn ngừa mất mát ngay từ đầu. Gần cuối bài viết này, chúng ta sẽ xem nhanh một số điều bạn có thể làm để tránh mất dữ liệu.

Nhưng trước tiên, hãy xem cách khôi phục các thay đổi hoặc chỉnh sửa mà bạn có thể đã mất từbảng tính.

Cách khôi phục sổ làm việc chưa lưu trong Excel

Excel có tùy chọn khôi phục sổ làm việc chưa lưu. Tuy nhiên, có một vài lưu ý: trước tiên, phải bật Tự động Phục hồi —việc này, một lần nữa, thường được thực hiện theo mặc định. Thứ hai, Tự động Phục hồi chỉ được đặt để lưu bản sao lưu mười phút một lần (tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này).

Đó là một phương pháp lành mạnh để xác minh xem Tự động Phục hồi có được bật trong phiên bản Excel của bạn hay không. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó sau trong bài viết này. Vì nó chỉ lưu bản sao lưu mười phút một lần nên bạn có thể không lấy lại được tất cả công việc của mình. Tuy nhiên, bạn nên thử—khôi phục một số dữ liệu tốt hơn là không khôi phục được gì cả.

Một lưu ý khác về Tự động khôi phục: khoảng thời gian lưu mười phút đó có thể thay đổi được. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó trong phần tiếp theo.

Hãy làm theo các bước sau để khôi phục các thay đổi đối với bảng tính của bạn.

Bước 1: Mở Microsoft Excel.

Bước 2: Mở sổ làm việc trống mới (nếu sổ không tự động mở).

Bước 3: Nhấp vào “Tệp ” để chuyển đến phần menu tệp.

Bước 4: Tìm nơi lưu các tệp sao lưu của bạn bằng cách nhấp vào “Tùy chọn”.

Bước 5: Nhấp vào “Lưu” ở bên trái màn hình. Bạn sẽ thấy “Vị trí tệp tự động khôi phục”. Bạn cũng sẽ thấy tùy chọn AutoRecover được chọn. Nếu không, thì tệp của bạn có thể chưa được sao lưu—thật không maycó nghĩa là bạn sẽ không thể khôi phục nó.

Bước 6: Sử dụng chuột để chọn đường dẫn tệp trong trường tự động khôi phục. Nhấp chuột phải, sau đó sao chép nó vào bộ đệm của bạn. Bạn có thể cần nó để tìm tệp khôi phục của mình.

Bước 7: Đóng cửa sổ tùy chọn bằng cách nhấp vào nút “Hủy”.

Bước 8: Quay lại tab “Tệp”.

Bước 9: Tìm liên kết “Khôi phục sổ làm việc chưa lưu”. Các phiên bản Excel khác nhau sẽ có nó ở những vị trí khác nhau, nhưng nó sẽ ở đâu đó trên màn hình menu “Tệp”. Trong phiên bản cụ thể này, liên kết nằm ở phía dưới bên phải (xem hình ảnh bên dưới). Khi bạn tìm thấy nó, hãy nhấp vào nó.

Bước 10: Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ trình khám phá tệp. Xem nếu tập tin của bạn ở đó. Nếu không, bạn cần dán đường dẫn bạn đã sao chép vào bộ đệm từ menu tùy chọn vào vị trí tệp và nhấn enter.

Bước 11: Bạn sẽ thấy một thư mục khác. Tên của nó phải bắt đầu bằng tên giống như tệp bạn muốn khôi phục. Nhấp đúp vào thư mục đó để mở.

Bước 12: Ở đó, bạn sẽ thấy một tệp bắt đầu có cùng tên với tệp bị thiếu của bạn. Phần mở rộng của nó phải là “.xlsb.” Chọn nó rồi nhấp vào nút mở.

Bước 13: Thao tác này sẽ mở ra phiên bản được lưu tự động cuối cùng của tệp. Bạn sẽ thấy một nút ở trên cùng có nội dung “khôi phục”. Nếu có vẻ như nó chứa dữ liệu bạn muốn lấy lại,nhấp vào nút “khôi phục”.

Bước 14: Sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên hỏi bạn có muốn ghi đè lên phiên bản hiện tại của mình không. Nhấp vào “Ok” nếu bạn muốn tiếp tục.

Bước 15: Giờ đây, tệp của bạn sẽ được khôi phục về phiên bản lưu tự động cuối cùng.

Cách thực hiện Ngăn ngừa mất dữ liệu trong Excel

Không ai muốn trải qua quá trình khó chịu khi mất dữ liệu và cố gắng khôi phục dữ liệu đó, vì vậy, tốt nhất bạn nên thử ngăn ngừa mất dữ liệu ngay từ đầu.

Tập thói quen thường xuyên lưu công việc của bạn là một phương pháp hay. Bạn lưu càng thường xuyên, đặc biệt là sau khi có những thay đổi hoặc bổ sung lớn, thì bạn càng ít phải lo lắng hơn.

Việc sửa đổi một bảng tính lớn cũng có thể khiến bạn có nguy cơ xóa hoặc thay đổi những thứ mà bạn không định làm. Do đó, bạn không nên tạo bản sao dự phòng cho tệp của mình trước khi chỉnh sửa.

Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ muốn quay lại bản sao trước đó trước khi thực hiện thay đổi. Mặc dù Excel có một số khả năng để thực hiện việc này, nhưng tốt hơn hết bạn nên kiểm soát nó để bạn biết những thay đổi quan trọng đã được thực hiện vào thời điểm nào.

Bạn nên đảm bảo rằng tính năng Tự động khôi phục của Excel được bật. Bạn cũng có thể muốn thay đổi cài đặt mặc định sao lưu mười phút một lần thành cài đặt sao lưu năm phút một lần.

Bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi trong mười phút—bạn có thể mất một khối lượng công việc đáng kể nếu máy tính của bạn gặp sự cốtrước khi khoảng thời gian đó kết thúc.

Mặt khác, hãy cẩn thận không đặt sao lưu chạy quá thường xuyên. Nếu bạn đặt nó trong một phút một lần, bạn có thể thấy các vấn đề về hiệu suất khi chạy ứng dụng. Thử với cài đặt và xem cài đặt nào phù hợp nhất với bạn.

Để xác minh rằng Tự động khôi phục được bật và thay đổi khoảng thời gian, bạn có thể sử dụng các bước sau.

Bước 1: Trong Excel, nhấp vào tab “Tệp” ở góc trên bên trái của màn hình.

Bước 2: Nhấp vào “Tùy chọn” trên menu ở bên trái của màn hình.

Bước 3: Nhấp vào “Lưu” trong menu bên trái cửa sổ Tùy chọn.

Bước 4: Tại đây, bạn sẽ thấy cài đặt “Tự động khôi phục”, giống như bạn đã làm trong phần trên. Đảm bảo rằng hộp kiểm bên cạnh “Lưu thông tin tự động khôi phục cứ sau 10 phút” được chọn.

Bước 5: Nếu bạn muốn thay đổi khoảng thời gian lưu bản sao lưu thông tin, hãy sử dụng mũi tên lên/xuống cho hộp văn bản để thay đổi thời gian.

Bước 6: Nhấp vào “ok” để lưu các thay đổi của bạn.

Một mẹo hữu ích khác là bắt đầu lưu tệp của bạn vào ổ đĩa ảo hoặc ổ đĩa đám mây, chẳng hạn như One Drive hoặc Google Drive. Lưu trữ công việc của bạn vào ổ đĩa đám mây đảm bảo rằng nếu máy tính của bạn gặp sự cố hoặc ổ cứng của bạn bị chết, thì công việc đó vẫn có sẵn từ một máy tính khác.

Trên thực tế, trong hầu hết thời gian, bạn cũng có thể mở các tệp đó trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Đâytùy chọn có thể cho phép bạn quay lại các phiên bản cũ hơn của tệp và giúp quá trình khôi phục bớt khó khăn hơn.

Nếu bạn thực hiện nhiều công việc với các tệp khác nhau và được yêu cầu lưu các phiên bản cụ thể của chúng, thì bạn có thể muốn sử dụng một phiên bản hệ thống điều khiển như GitHub.

Hệ thống kiểm soát phiên bản được các nhà phát triển phần mềm sử dụng phổ biến nhất để lưu trữ và phiên bản mã nguồn. Các hệ thống này cũng có thể được tận dụng cho các tệp tài liệu phiên bản, chẳng hạn như bảng tính Excel.

Lời cuối cùng

Nếu bạn bị mất dữ liệu trong bảng tính Excel do tắt máy tính đột xuất hoặc bạn đóng nhầm ứng dụng mà không lưu các thay đổi của bạn, thì bạn có thể gặp may.

Do tính năng Tự động Phục hồi của Excel, bạn có thể khôi phục lại công việc bị mất của mình. Chúng tôi hy vọng các bước trên sẽ giúp bạn làm được điều đó.