Втрата роботи через те, що ви не зберегли файл - одне з найприкріших почуттів на землі.

Можливо, ви забули зберегти файл, і ваш комп'ютер вийшов з ладу. Можливо, ви натиснули не ту кнопку, закриваючи Excel, і дали йому вказівку не зберігати вашу роботу.

Нам усім знайоме це відчуття опускання рук - воно траплялося з кожним з нас.

У наш час більшість програм мають функцію автоматичного збереження. Це може бути чудово, але у нас з'являється звичка не зберігати свою роботу при використанні програмного забезпечення, яке не має цієї функції. Якщо вас застануть зненацька і ви втратите файл, то це може призвести до стресу в другій половині дня.

Чи можна відновити дані в Excel?

Тобто, якщо випадково видалити дані з Excel, чи можна їх повернути?

Важко дати однозначну відповідь, але якщо ви втратили їх через несподіване вимкнення або помилку користувача, є шанс, що ви зможете повернути більшу частину або всі дані.

Excel має функцію автоматичного збереження, яка працює у фоновому режимі. Вона зберігає тимчасові копії вашого файлу в іншому місці через регулярні проміжки часу. Ця функція автоматичного збереження/автовідновлення зазвичай вмикається за замовчуванням під час встановлення програмного забезпечення.

Найкращий спосіб захистити свої дані - це в першу чергу запобігти їх втраті. Наприкінці цієї статті ми коротко розглянемо деякі речі, які ви можете зробити, щоб уникнути втрати даних.

Але спочатку давайте подивимося, як відновити зміни або редагування, які ви могли втратити з вашої електронної таблиці.

Як відновити незбережені книги в Excel

В Excel є можливість відновити незбережені книги, але є кілька застережень: по-перше, AutoRecover що, знову ж таки, зазвичай робиться за замовчуванням. По-друге, AutoRecover налаштований лише на збереження резервної копії кожні десять хвилин (ви можете змінити це налаштування, однак).

Рекомендується перевірити, чи увімкнена функція автоматичного відновлення у вашій версії Excel. Ми покажемо, як це зробити далі в цій статті. Оскільки вона зберігає резервну копію лише раз на десять хвилин, можливо, вам не вдасться відновити всю роботу. Проте варто спробувати - відновити частину даних краще, ніж не відновити їх зовсім.

Ще одне зауваження щодо авто-відновлення: цей десятихвилинний інтервал збереження можна змінити. Ми також покажемо вам, як це зробити в наступному розділі.

Виконайте ці кроки, щоб відновити зміни в електронній таблиці.

Крок 1: Відкрийте Microsoft Excel.

Крок 2: Відкрийте нову чисту робочу книгу (якщо вона не відкрилася автоматично).

Крок 3: Натисніть на вкладку "Файл", щоб перейти до розділу файлового меню.

Крок 4: Знайдіть, де зберігаються ваші резервні копії файлів, натиснувши "Параметри".

Крок 5: Натисніть на кнопку "Зберегти" в лівій частині екрана. Ви побачите "Автоматичне відновлення розташування файлу". Ви також повинні побачити, що опція "Автоматичне відновлення" встановлена. Якщо це не так, то, ймовірно, ваш файл не був збережений - що, на жаль, означає, що ви не зможете його відновити.

Крок 6: За допомогою миші виберіть шлях до файлу в полі автоматичного відновлення. Клацніть правою кнопкою миші і скопіюйте його в буфер. Він може знадобитися вам для пошуку файлу відновлення.

Крок 7: Закрийте вікно налаштувань, натиснувши на кнопку "Скасувати".

Крок 8: Поверніться на вкладку "Файл".

Крок 9: Знайдіть посилання "Відновити незбережені книги". У різних версіях Excel воно буде знаходитися в різних місцях, але обов'язково десь на екрані меню "Файл". У даній версії посилання знаходиться в правому нижньому куті (див. зображення нижче). Знайшовши його, натисніть на нього.

Крок 10: Відкриється вікно файлового провідника. Перевірте, чи є там ваш файл. Якщо його немає, вам потрібно буде вставити шлях, який ви скопіювали в буфер з меню параметрів, в місце розташування файлу і натиснути клавішу "Enter".

Крок 11: Ви побачите ще одну папку, назва якої повинна починатися з того ж імені, що і у файлу, який ви хочете відновити. Двічі клацніть по цій папці, щоб відкрити її.

Крок 12: Там ви побачите файл, який починається з того ж імені, що і ваш відсутній файл. Його розширення має бути ".xlsb". Виберіть його, а потім натисніть на кнопку "Відкрити".

Крок 13: Це відкриє останню автоматично збережену версію файлу. Ви побачите кнопку вгорі з написом "відновити". Якщо вона схожа на ту, що містить дані, які ви хочете отримати назад, натисніть на кнопку "відновити".

Крок 14: Після цього з'явиться спливаюче вікно із запитанням, чи хочете ви перезаписати поточну версію. Натисніть "Ok", якщо бажаєте продовжити.

Крок 15: Тепер ваш файл повинен бути відновлений до останньої автоматично збереженої версії.

Як запобігти втраті даних в Excel

Ніхто не хоче проходити через неприємний процес втрати даних та спроби їх відновлення, тому краще за все спробувати запобігти втраті даних в першу чергу.

Отримання звички до часто зберігати свою роботу Чим частіше ви зберігаєте, особливо після великих змін або доповнень, тим менше вам доведеться турбуватися.

Змінюючи велику електронну таблицю, ви також ризикуєте видалити або змінити те, що ви не збиралися робити. Тому не зайвим буде зробити резервні копії вашого файлу перед його редагуванням.

Ви ніколи не знаєте, коли вам захочеться повернутися до попередньої копії, до того, як ви внесли зміни. Хоча Excel має певні можливості для цього, краще тримати це під власним контролем, щоб ви знали, в який момент були внесені важливі зміни.

Переконайтеся, що функція автоматичного відновлення в Excel увімкнена. Ви також можете змінити налаштування за замовчуванням, яке передбачає створення резервної копії кожні десять хвилин, на щось на зразок кожні п'ять хвилин.

Ви можете внести багато змін за десять хвилин - ви можете втратити значну частину роботи, якщо ваш комп'ютер вийде з ладу до закінчення цього інтервалу.

З іншого боку, будьте обережні, не встановлюйте резервне копіювання занадто часто. Якщо ви встановите його на одну хвилину, ви можете побачити проблеми з продуктивністю під час роботи програми. Пограйтеся з налаштуваннями і подивіться, що найкраще працює для вас.

Перевірити, чи ввімкнено функцію автоматичного відновлення та змінити часовий інтервал, можна за допомогою наступних дій.

Крок 1: У програмі Excel натисніть на вкладку "Файл" у верхньому лівому куті екрану.

Крок 2: Натисніть на кнопку "Параметри" в меню зліва на екрані.

Крок 3: Натисніть на кнопку "Зберегти" в меню ліворуч від вікна "Параметри".

Крок 4: Тут ви побачите налаштування "Автоматичного відновлення", як і в попередньому розділі. Переконайтеся, що прапорець навпроти "Зберігати інформацію про автоматичне відновлення кожні 10 хвилин" встановлений.

Крок 5: Якщо ви бажаєте змінити інтервал часу, через який зберігається резервна копія, використовуйте стрілки вгору/вниз у текстовому полі для зміни часу.

Крок 6: Натисніть "ОК", щоб зберегти зміни.

Ще одна корисна порада - почати зберігати свої файли на віртуальному або хмарному диску, наприклад, One Drive або Google Drive. Зберігання роботи на хмарному диску гарантує, що якщо ваш комп'ютер вийде з ладу або жорсткий диск вийде з ладу, вона все одно буде доступна з іншого комп'ютера.

Насправді, в більшості випадків, ви також можете відкрити ці файли на своєму смартфоні або планшеті. Ця опція може дозволити вам повернутися до більш ранніх версій вашого файлу і зробити відновлення менш болючим.

Якщо ви виконуєте велику роботу з різними файлами і вам необхідно зберігати певні їх версії, вам може знадобитися система контролю версій, наприклад, GitHub.

Системи контролю версій найчастіше використовуються розробниками програмного забезпечення для зберігання та редагування вихідного коду. Ці системи також можуть бути використані для редагування файлів документації, таких як електронні таблиці Excel.

Заключне слово

Якщо ви втратили дані в електронній таблиці Excel через несподіване вимкнення комп'ютера або помилково закрили програму, не зберігши зміни, то вам може пощастити.

Завдяки функції автоматичного відновлення в Excel є шанс відновити втрачену роботу. Ми сподіваємося, що наведені вище кроки допоможуть вам це зробити.