การเสียงานเพราะคุณไม่ได้บันทึกไฟล์เป็นหนึ่งในความรู้สึกที่น่าผิดหวังที่สุดในโลก

บางทีคุณอาจลืมบันทึกไฟล์ และคอมพิวเตอร์ของคุณพัง บางทีคุณอาจคลิกปุ่มผิดในขณะที่คุณกำลังปิด Excel และสั่งไม่ให้บันทึกงานของคุณ

เราทุกคนทราบดีว่าความรู้สึกจมดิ่งนั้นเกิดขึ้นกับเราทุกคน

ทุกวันนี้ โปรแกรมส่วนใหญ่มีการบันทึกอัตโนมัติ อาจเป็นเรื่องดี แต่ก็ทำให้เรามีนิสัยที่จะไม่บันทึกงานของเราเมื่อใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีคุณสมบัตินี้ หากคุณไม่ทันตั้งตัวและทำไฟล์หาย ช่วงบ่ายที่ตึงเครียดอาจส่งผลให้เกิด

ฉันสามารถกู้คืนข้อมูลของฉันใน Excel ได้หรือไม่

ดังนั้น หากคุณลบข้อมูลออกจาก Excel โดยไม่ได้ตั้งใจ คุณจะกู้คืนได้หรือไม่

เป็นการยากที่จะให้คำตอบที่ชัดเจน หากคุณทำข้อมูลหายเนื่องจากการปิดเครื่องโดยไม่คาดคิดหรือข้อผิดพลาดของผู้ใช้ มีโอกาสที่คุณจะได้ข้อมูลส่วนใหญ่หรือทั้งหมดกลับคืนมา

Excel มีคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง มันบันทึกสำเนาชั่วคราวของไฟล์ของคุณในตำแหน่งอื่นในช่วงเวลาปกติ คุณลักษณะบันทึกอัตโนมัติ/กู้คืนอัตโนมัตินี้มักจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นเมื่อติดตั้งซอฟต์แวร์

วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยคือการป้องกันการสูญเสียตั้งแต่แรก ในตอนท้ายของบทความนี้ เราจะมาดูสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล

แต่ก่อนอื่น มาดูวิธีกู้คืนการเปลี่ยนแปลงหรือการแก้ไขที่คุณอาจทำหายสเปรดชีต

วิธีกู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึกใน Excel

Excel มีตัวเลือกในการกู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึก มีข้อแม้สองสามข้อ: ประการแรก การกู้คืนอัตโนมัติ จะต้องเปิดอยู่ ซึ่งตามปกติแล้วจะทำโดยค่าเริ่มต้น ประการที่สอง การกู้คืนอัตโนมัติถูกตั้งค่าให้บันทึกข้อมูลสำรองทุก ๆ สิบนาทีเท่านั้น (แต่คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้)

การตรวจสอบว่าการกู้คืนอัตโนมัติเปิดใช้งานใน Excel เวอร์ชันของคุณนั้นถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีหรือไม่ เราจะแสดงวิธีการดำเนินการดังกล่าวในบทความนี้ เนื่องจากระบบจะบันทึกข้อมูลสำรองทุกๆ 10 นาทีเท่านั้น คุณจึงอาจไม่ได้งานทั้งหมดกลับคืนมา แต่ก็คุ้มค่าที่จะลอง การกู้คืนข้อมูลบางอย่างดีกว่าการกู้คืนไม่ได้เลย

หมายเหตุอีกประการเกี่ยวกับการกู้คืนอัตโนมัติ: ช่วงเวลาการบันทึกสิบนาทีนั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากนี้ เราจะแสดงวิธีทำในส่วนถัดไป

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อกู้คืนการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft Excel

ขั้นตอนที่ 2: เปิดสมุดงานเปล่าใหม่ (หากไม่เปิดโดยอัตโนมัติ)

ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ "ไฟล์ แท็บ ” เพื่อไปที่ส่วนเมนูไฟล์

ขั้นตอนที่ 4: ค้นหาตำแหน่งที่บันทึกไฟล์สำรองของคุณโดยคลิก “ตัวเลือก”

ขั้นตอนที่ 5: คลิกที่ “บันทึก” ทางด้านซ้ายของหน้าจอ คุณจะเห็น "ตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ" คุณควรเห็นตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติที่เลือกไว้ หากไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าไฟล์ของคุณอาจไม่ได้รับการสำรองข้อมูล ซึ่งน่าเสียดายหมายความว่าคุณจะไม่สามารถกู้คืนได้

ขั้นตอนที่ 6: ใช้เมาส์เพื่อเลือกเส้นทางไฟล์ในช่องกู้คืนอัตโนมัติ คลิกขวา จากนั้นคัดลอกไปยังบัฟเฟอร์ของคุณ คุณอาจต้องใช้เพื่อค้นหาไฟล์กู้คืนของคุณ

ขั้นตอนที่ 7: ปิดหน้าต่างตัวเลือกโดยคลิกที่ปุ่ม “ยกเลิก”

ขั้นตอนที่ 8: กลับไปที่แท็บ "ไฟล์"

ขั้นตอนที่ 9: ค้นหาลิงก์ "กู้คืนสมุดงานที่ไม่ได้บันทึก" Excel เวอร์ชันต่างๆ จะมีไฟล์นี้อยู่ในที่ต่างๆ กัน แต่จะอยู่ที่ใดที่หนึ่งในหน้าจอเมนู "ไฟล์" ในเวอร์ชันเฉพาะนี้ ลิงก์อยู่ที่ด้านขวาล่าง (ดูภาพด้านล่าง) เมื่อคุณพบแล้ว ให้คลิกที่มัน

ขั้นตอนที่ 10: นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างสำรวจไฟล์ ดูว่าไฟล์ของคุณอยู่ที่นั่นหรือไม่ หากไม่ใช่ คุณจะต้องวางเส้นทางที่คุณคัดลอกไปยังบัฟเฟอร์จากเมนูตัวเลือกลงในตำแหน่งไฟล์และกด Enter

ขั้นตอนที่ 11: คุณ จะเห็นโฟลเดอร์อื่น ชื่อควรขึ้นต้นด้วยชื่อเดียวกับไฟล์ที่คุณต้องการกู้คืน ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์นั้นเพื่อเปิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 12: ที่นั่น คุณจะเห็นไฟล์ที่ขึ้นต้นด้วยชื่อเดียวกับไฟล์ที่คุณหายไป นามสกุลควรเป็น “.xlsb” เลือกจากนั้นคลิกที่ปุ่มเปิด

ขั้นตอนที่ 13: นี่จะเป็นการเปิดไฟล์เวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติล่าสุด คุณจะเห็นปุ่มด้านบนที่ระบุว่า "กู้คืน" หากดูเหมือนว่ามีข้อมูลที่คุณต้องการเรียกคืนคลิกที่ปุ่ม “กู้คืน”

ขั้นตอนที่ 14: จากนั้นคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปถามว่าคุณต้องการเขียนทับเวอร์ชันปัจจุบันของคุณหรือไม่ คลิก “ตกลง” หากคุณต้องการดำเนินการต่อ

ขั้นตอนที่ 15: ไฟล์ของคุณควรได้รับการกู้คืนเป็นเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติล่าสุดแล้ว

วิธีการ ป้องกันการสูญหายของข้อมูลใน Excel

ไม่มีใครอยากผ่านขั้นตอนที่น่าผิดหวังในการสูญเสียข้อมูลและพยายามกู้คืนข้อมูล ดังนั้นจึงควรพยายามป้องกันข้อมูลสูญหายตั้งแต่แรก

การสร้างนิสัย บันทึกงานของคุณบ่อยๆ เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี ยิ่งคุณบันทึกบ่อยขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมครั้งใหญ่ คุณก็ยิ่งไม่ต้องกังวล

การแก้ไขสเปรดชีตขนาดใหญ่อาจทำให้คุณเสี่ยงต่อการลบหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณไม่ต้องการ ด้วยเหตุนี้ จึงไม่ใช่เรื่องที่ดีที่จะทำสำเนาสำรองของไฟล์ของคุณก่อนที่จะทำการแก้ไข

คุณไม่มีทางรู้ว่าเมื่อใดที่คุณจะต้องย้อนกลับไปยังสำเนาก่อนหน้าก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลง แม้ว่า Excel จะมีความสามารถบางอย่างในการทำเช่นนี้ แต่จะเป็นการดีกว่าหากอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณเอง เพื่อให้คุณทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญจุดใดบ้าง

คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel เปิดอยู่ คุณอาจต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นของการสำรองข้อมูลทุกๆ 10 นาทีเป็นทุกๆ 5 นาที

คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้มากมายในสิบนาที—คุณอาจสูญเสียงานจำนวนมากหากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องก่อนที่ช่วงเวลาดังกล่าวจะหมดลง

ในทางกลับกัน ระวังอย่าตั้งค่าการสำรองข้อมูลให้ทำงานบ่อยเกินไป หากคุณตั้งค่าเป็นนาทีละครั้ง คุณจะเห็นปัญหาด้านประสิทธิภาพขณะเรียกใช้แอป ลองใช้การตั้งค่าและดูว่าอะไรดีที่สุดสำหรับคุณ

หากต้องการตรวจสอบว่าเปิดใช้งานการกู้คืนอัตโนมัติและเปลี่ยนช่วงเวลา คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1: ใน Excel คลิกแท็บ "ไฟล์" ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 2: คลิก "ตัวเลือก" บนเมนูทางด้านซ้าย ของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ “บันทึก” ในเมนูทางด้านซ้ายของหน้าต่างตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 4: ที่นี่ คุณจะเห็นการตั้งค่า "กู้คืนอัตโนมัติ" เช่นเดียวกับที่คุณทำในส่วนด้านบน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายข้าง “บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที” แล้ว

ขั้นตอนที่ 5: หากคุณต้องการเปลี่ยนช่วงเวลาที่บันทึกข้อมูลสำรอง ข้อมูล ใช้ลูกศรขึ้น/ลงสำหรับกล่องข้อความเพื่อเปลี่ยนเวลา

ขั้นตอนที่ 6: คลิก “ตกลง” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

เคล็ดลับที่มีประโยชน์อีกข้อ คือการเริ่มบันทึกไฟล์ของคุณไปยังไดรฟ์เสมือนหรือประเภทคลาวด์ เช่น One Drive หรือ Google Drive การจัดเก็บงานของคุณไปยังไดรฟ์ระบบคลาวด์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าหากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องหรือฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเสีย งานนั้นจะยังคงใช้งานได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น

อันที่จริง ส่วนใหญ่แล้ว คุณสามารถเปิดไฟล์เหล่านั้นบนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตได้เช่นกัน นี้ตัวเลือกอาจช่วยให้คุณย้อนกลับไปยังไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าและทำให้การคืนค่าเจ็บปวดน้อยลง

หากคุณทำงานอย่างหนักกับไฟล์ต่างๆ และจำเป็นต้องบันทึกเวอร์ชันเฉพาะเจาะจง คุณอาจต้องการใช้เวอร์ชัน ระบบควบคุมเช่น GitHub

ระบบควบคุมเวอร์ชันมักใช้โดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อจัดเก็บและซอร์สโค้ดเวอร์ชัน ระบบเหล่านี้ยังสามารถใช้ประโยชน์จากไฟล์เอกสารเวอร์ชันต่างๆ เช่น สเปรดชีต Excel

Final Words

หากคุณทำข้อมูลในสเปรดชีต Excel สูญหายเนื่องจากการปิดคอมพิวเตอร์โดยไม่คาดคิด หรือคุณปิดโดยไม่ได้ตั้งใจ แอปพลิเคชันโดยไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณอาจโชคดี

เนื่องจากคุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติของ Excel จึงมีโอกาสที่คุณจะฟื้นงานที่หายไปได้ เราหวังว่าขั้นตอนข้างต้นจะช่วยให้คุณดำเนินการดังกล่าวได้