Η απώλεια εργασίας επειδή δεν αποθηκεύσατε ένα αρχείο είναι ένα από τα πιο απογοητευτικά συναισθήματα στον κόσμο.

Ίσως ξεχάσατε να αποθηκεύσετε το αρχείο και ο υπολογιστής σας κατέρρευσε. Ίσως πατήσατε λάθος κουμπί καθώς κλείνατε το Excel και του δώσατε εντολή να μην αποθηκεύσει την εργασία σας.

Όλοι γνωρίζουμε αυτό το αίσθημα βύθισης - έχει συμβεί σε όλους μας.

Στις μέρες μας, τα περισσότερα προγράμματα διαθέτουν αυτόματη αποθήκευση. Αυτό μπορεί να είναι σπουδαίο, αλλά μας κάνει να συνηθίζουμε να μην αποθηκεύουμε τη δουλειά μας όταν χρησιμοποιούμε λογισμικό που δεν έχει αυτή τη δυνατότητα. Αν βρεθείτε απροετοίμαστοι και χάσετε ένα αρχείο, τότε μπορεί να προκύψει ένα αγχωτικό απόγευμα.

Μπορώ να ανακτήσω τα δεδομένα μου στο Excel;

Εάν λοιπόν διαγράψετε δεδομένα από το Excel κατά λάθος, μπορείτε να τα επαναφέρετε;

Είναι δύσκολο να δώσετε μια οριστική απάντηση. Αν όμως το χάσατε λόγω απροσδόκητου τερματισμού λειτουργίας ή σφάλματος χρήστη, υπάρχει πιθανότητα να μπορέσετε να το πάρετε πίσω το μεγαλύτερο μέρος ή ολόκληρο.

Το Excel διαθέτει μια λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης που εκτελείται στο παρασκήνιο. Αποθηκεύει προσωρινά αντίγραφα του αρχείου σας σε μια διαφορετική θέση σε τακτά χρονικά διαστήματα. Αυτή η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης/αυτόματης ανάκτησης είναι συνήθως ενεργοποιημένη από προεπιλογή κατά την εγκατάσταση του λογισμικού.

Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή είναι να αποτρέψετε την απώλεια εξαρχής. Στο τέλος αυτού του άρθρου, θα ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων.

Αλλά πρώτα, ας δούμε πώς μπορείτε να ανακτήσετε τις αλλαγές ή τις επεξεργασίες που μπορεί να έχετε χάσει από το λογιστικό σας φύλλο.

Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα βιβλία εργασίας στο Excel

Το Excel διαθέτει μια επιλογή για την ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας, Αυτόματη ανάκτηση πρέπει να ενεργοποιηθεί - πράγμα που, και πάλι, γίνεται κανονικά από προεπιλογή. Δεύτερον, η Αυτόματη ανάκτηση έχει ρυθμιστεί να αποθηκεύει ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο κάθε δέκα λεπτά (μπορείτε, ωστόσο, να αλλάξετε αυτή τη ρύθμιση).

Είναι μια υγιής πρακτική να επαληθεύετε αν η Αυτόματη ανάκτηση είναι ενεργοποιημένη στην έκδοση του Excel σας. Θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε αυτό αργότερα σε αυτό το άρθρο. Δεδομένου ότι αποθηκεύει ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο μία φορά κάθε δέκα λεπτά, μπορεί να μην πάρετε πίσω όλη τη δουλειά σας. Αξίζει να προσπαθήσετε, όμως - η ανάκτηση κάποιων δεδομένων είναι καλύτερη από το να μην ανακτήσετε καθόλου.

Άλλη μια σημείωση σχετικά με την αυτόματη επαναφορά: αυτό το δεκάλεπτο διάστημα αποθήκευσης μπορεί να αλλάξει. Θα σας δείξουμε επίσης πώς να το κάνετε αυτό στην επόμενη ενότητα.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ανακτήσετε τις αλλαγές στο λογιστικό σας φύλλο.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Microsoft Excel.

Βήμα 2: Ανοίξτε ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας (αν δεν ανοίξει αυτόματα).

Βήμα 3: Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" για να μεταβείτε στην ενότητα του μενού αρχείων.

Βήμα 4: Βρείτε πού είναι αποθηκευμένα τα εφεδρικά σας αρχεία κάνοντας κλικ στην επιλογή "Επιλογές".

Βήμα 5: Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Θα δείτε την επιλογή "Τοποθεσία αρχείου αυτόματης ανάκτησης." Θα πρέπει επίσης να δείτε την επιλογή αυτόματης ανάκτησης ενεργοποιημένη. Εάν δεν είναι, τότε το αρχείο σας πιθανόν δεν έχει δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας - πράγμα που δυστυχώς σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε να το επαναφέρετε.

Βήμα 6: Χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να επιλέξετε τη διαδρομή του αρχείου στο πεδίο αυτόματης ανάκτησης. Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, αντιγράψτε το στο buffer σας. Μπορεί να το χρειαστείτε για να βρείτε το αρχείο ανάκτησης.

Βήμα 7: Κλείστε το παράθυρο επιλογών κάνοντας κλικ στο κουμπί "Ακύρωση".

Βήμα 8: Επιστρέψτε στην καρτέλα "Αρχείο".

Βήμα 9: Αναζητήστε το σύνδεσμο "Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας". Διαφορετικές εκδόσεις του Excel τον έχουν σε διαφορετικά σημεία, αλλά θα βρίσκεται κάπου στην οθόνη του μενού "Αρχείο". Στη συγκεκριμένη έκδοση, ο σύνδεσμος βρίσκεται κάτω δεξιά (βλ. την παρακάτω εικόνα). Μόλις τον βρείτε, κάντε κλικ σε αυτόν.

Βήμα 10: Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο εξερεύνησης αρχείων. Δείτε αν το αρχείο σας είναι εκεί. Αν δεν είναι, θα πρέπει να επικολλήσετε τη διαδρομή που αντιγράψατε στο buffer σας από το μενού επιλογών στη θέση του αρχείου και να πατήσετε enter.

Βήμα 11: Θα δείτε έναν άλλο φάκελο. Το όνομά του θα πρέπει να αρχίζει με το ίδιο όνομα με το αρχείο που θέλετε να ανακτήσετε. Κάντε διπλό κλικ σε αυτόν το φάκελο για να τον ανοίξετε.

Βήμα 12: Εκεί, θα δείτε ένα αρχείο που αρχίζει με το ίδιο όνομα με το αρχείο που σας λείπει. Η επέκτασή του θα πρέπει να είναι ".xlsb." Επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί άνοιγμα.

Βήμα 13: Αυτό θα ανοίξει την τελευταία αυτόματα αποθηκευμένη έκδοση του αρχείου. Θα δείτε ένα κουμπί στο επάνω μέρος που λέει "restore." Αν αυτό φαίνεται να έχει τα δεδομένα που θέλετε να επαναφέρετε, κάντε κλικ στο κουμπί "restore".

Βήμα 14: Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας ρωτήσει αν θέλετε να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση. Κάντε κλικ στο "Ok" αν θέλετε να συνεχίσετε.

Βήμα 15: Το αρχείο σας θα πρέπει τώρα να έχει επανέλθει στην τελευταία αυτόματα αποθηκευμένη έκδοση.

Πώς να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων στο Excel

Κανείς δεν θέλει να περάσει την απογοητευτική διαδικασία της απώλειας δεδομένων και της προσπάθειας ανάκτησής τους, γι' αυτό είναι καλύτερο να προσπαθήσετε να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων εξαρχής.

Να συνηθίσετε να να αποθηκεύετε συχνά την εργασία σας Όσο πιο συχνά αποθηκεύετε, ειδικά μετά από μεγάλες αλλαγές ή προσθήκες, τόσο λιγότερο θα πρέπει να ανησυχείτε.

Η τροποποίηση ενός μεγάλου υπολογιστικού φύλλου μπορεί επίσης να σας θέσει σε κίνδυνο να αφαιρέσετε ή να αλλάξετε πράγματα που δεν σκοπεύετε. Για το λόγο αυτό, δεν είναι κακή ιδέα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας πριν το επεξεργαστείτε.

Ποτέ δεν ξέρετε πότε θα θελήσετε να επιστρέψετε σε ένα προηγούμενο αντίγραφο πριν κάνετε αλλαγές. Αν και το Excel έχει κάποια δυνατότητα να το κάνει αυτό, είναι προτιμότερο να το έχετε υπό τον δικό σας έλεγχο, ώστε να γνωρίζετε σε ποιο σημείο έγιναν σημαντικές αλλαγές.

Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία αυτόματης ανάκτησης του Excel είναι ενεργοποιημένη. Μπορεί επίσης να θέλετε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας κάθε δέκα λεπτά σε κάτι σαν κάθε πέντε λεπτά.

Μπορείτε να κάνετε πολλές αλλαγές μέσα σε δέκα λεπτά - μπορεί να χάσετε ένα σημαντικό μέρος της εργασίας σας αν ο υπολογιστής σας καταρρεύσει πριν λήξει αυτό το χρονικό διάστημα.

Από την άλλη πλευρά, προσέξτε να μην ρυθμίσετε το αντίγραφο ασφαλείας να εκτελείται πολύ συχνά. Αν το ρυθμίσετε για μία φορά το λεπτό, μπορεί να παρατηρηθούν προβλήματα απόδοσης κατά την εκτέλεση της εφαρμογής. Παίξτε με τη ρύθμιση και δείτε ποια λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Για να επαληθεύσετε την ενεργοποίηση της Αυτόματης ανάκτησης και να αλλάξετε το χρονικό διάστημα, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1: Στο Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" στο μενού στην αριστερή πλευρά της οθόνης.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Save" (Αποθήκευση) στο μενού στα αριστερά του παραθύρου Options (Επιλογές).

Βήμα 4: Εδώ, θα δείτε τις ρυθμίσεις "AutoRecover", όπως ακριβώς και στην παραπάνω ενότητα. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο "Save AutoRecover Information every 10 minutes" είναι επιλεγμένο.

Βήμα 5: Αν θέλετε να αλλάξετε το χρονικό διάστημα στο οποίο αποθηκεύει τις πληροφορίες αντιγράφων ασφαλείας, χρησιμοποιήστε το βέλος πάνω/κάτω του πλαισίου κειμένου για να αλλάξετε το χρόνο.

Βήμα 6: Κάντε κλικ στο "ok" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Μια άλλη χρήσιμη συμβουλή είναι να αρχίσετε να αποθηκεύετε τα αρχεία σας σε μια εικονική μονάδα δίσκου ή σε ένα δίσκο τύπου cloud, όπως το One Drive ή το Google Drive. Η αποθήκευση της εργασίας σας σε ένα δίσκο cloud εξασφαλίζει ότι αν ο υπολογιστής σας καταρρεύσει ή ο σκληρός σας δίσκος πεθάνει, θα είναι ακόμα διαθέσιμη από έναν άλλο υπολογιστή.

Στην πραγματικότητα, τις περισσότερες φορές, μπορείτε να ανοίξετε αυτά τα αρχεία και στο smartphone ή το tablet σας. Αυτή η επιλογή μπορεί να σας επιτρέψει να επιστρέψετε σε προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου σας και να κάνετε την αποκατάσταση λιγότερο επώδυνη.

Εάν εργάζεστε εκτενώς με διαφορετικά αρχεία και απαιτείται να αποθηκεύετε συγκεκριμένες εκδόσεις τους, ίσως να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα ελέγχου εκδόσεων όπως το GitHub.

Τα συστήματα ελέγχου εκδόσεων χρησιμοποιούνται συνήθως από τους προγραμματιστές λογισμικού για την αποθήκευση και την έκδοση του πηγαίου κώδικα. Τα συστήματα αυτά μπορούν επίσης να αξιοποιηθούν για την έκδοση αρχείων τεκμηρίωσης, όπως τα λογιστικά φύλλα του Excel.

Τελικά λόγια

Αν έχετε χάσει δεδομένα σε ένα φύλλο Excel λόγω απροσδόκητου τερματισμού του υπολογιστή ή αν έχετε κλείσει κατά λάθος την εφαρμογή χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, τότε μπορεί να είστε τυχεροί.

Λόγω της λειτουργίας αυτόματης ανάκτησης του Excel, υπάρχει πιθανότητα να αναβιώσετε τη χαμένη σας εργασία. Ελπίζουμε τα παραπάνω βήματα να σας βοηθήσουν να κάνετε ακριβώς αυτό.