Si stima che il 98,4% degli utenti di computer controlli la posta elettronica ogni giorno. Ciò significa che tutti hanno bisogno di una buona applicazione di posta elettronica, che vi aiuti a gestire, trovare e rispondere alle vostre e-mail con poco sforzo.

Non tutte le e-mail che riceviamo sono desiderate, quindi abbiamo bisogno di aiuto per separare i messaggi importanti dalle newsletter, dalla posta indesiderata e dagli schemi di phishing. Quale è il client di posta elettronica migliore per voi? Diamo un'occhiata a due opzioni popolari: Mailbird e Outlook.

Mailbird è un client di posta elettronica facile da usare, con un look minimalista e un'interfaccia priva di distrazioni. Al momento è disponibile solo per Windows, mentre è in lavorazione una versione per Mac. L'applicazione si integra con tonnellate di calendari, task manager e altre app, ma manca di una ricerca completa, di regole di filtraggio dei messaggi e di altre funzioni avanzate. Infine, Mailbird è il vincitore del nostro Miglior client di posta elettronica per Windows. È possibileleggete l'ampia recensione di Mailbird fatta dal mio collega.

Prospettiva fa parte della suite Microsoft Office ed è ben integrata con le altre applicazioni di Microsoft. Include un'applicazione di calendario, ma manca di alcune funzioni di posta elettronica popolari, come la casella di posta combinata. È disponibile per Windows, Mac, iOS e Android. È disponibile anche una versione web.

1. Piattaforme supportate

Mailbird è disponibile solo per Windows. I suoi sviluppatori stanno attualmente lavorando a una nuova versione per Mac, che dovrebbe essere disponibile a breve. Outlook è disponibile per Windows, Mac, iOS e Android. Esiste anche un'applicazione web.

Vincitore Outlook è disponibile praticamente ovunque: sul desktop, sui dispositivi mobili e sul Web.

2. Facilità di configurazione

La posta elettronica dipende da complesse impostazioni, tra cui quelle del server e dei protocolli. Fortunatamente, molti client di posta elettronica ora fanno la maggior parte del lavoro difficile per voi. Supponiamo che abbiate installato Outlook come parte di un abbonamento a Microsoft 365. In questo caso, conosce già il vostro indirizzo e-mail e si offrirà di configurarlo per voi. La fase finale della configurazione è un gioco da ragazzi. Basta scegliere il layout di posta elettronica che preferite.

Se avete installato Outlook come parte di un abbonamento a Microsoft 365, il programma conosce già il vostro indirizzo e-mail e si offrirà di configurarlo per voi. Con pochi clic del mouse il vostro indirizzo verrà convalidato e tutto verrà configurato per voi.

Vincitore Entrambi i programmi richiedono normalmente solo un indirizzo e-mail e una password prima di rilevare e configurare automaticamente le altre impostazioni. Gli abbonati a Microsoft 365 non devono nemmeno inserire il proprio nome o indirizzo e-mail quando configurano Outlook.

3. Interfaccia utente

L'interfaccia di Mailbird è pulita e moderna e mira a minimizzare le distrazioni riducendo il numero di pulsanti e altri elementi. È possibile personalizzare l'aspetto utilizzando i temi, dare sollievo agli occhi con la Modalità scura e utilizzare i tasti di scelta rapida standard di Gmail.

Aiuta a gestire rapidamente la posta in arrivo grazie a funzioni come Snooze, che rimuove l'e-mail dalla posta in arrivo fino a una data e un'ora future, definibili dall'utente. Tuttavia, non è possibile programmare l'invio di una nuova e-mail in futuro.

Outlook ha l'aspetto familiare di un'applicazione Microsoft, compresa una barra multifunzione con le funzioni più comuni nella parte superiore della finestra. Non adotta l'approccio di Mailbird, che elimina le distrazioni, perché è un'applicazione più robusta con funzioni aggiuntive.

Per esempio, su Mac, scorrendo con due dita verso destra si archivia un messaggio, mentre scorrendo con due dita verso sinistra lo si segnala. In alternativa, quando si passa il cursore del mouse su un messaggio, appaiono delle piccole icone che consentono di eliminare, archiviare o segnalare l'e-mail.

Outlook offre anche un ricco ecosistema di add-in, che consentono di aggiungere ulteriori funzionalità all'applicazione, come la traduzione, le emoji, la sicurezza aggiuntiva e l'integrazione con altri servizi e applicazioni.

Vincitore Mailbird è adatto a coloro che preferiscono un'applicazione più semplice che offre un'interfaccia pulita con meno distrazioni. Outlook offre un'ampia gamma di funzioni su nastri personalizzabili che si rivolgono a coloro che vogliono ottenere il massimo dal loro client di posta elettronica.

4. Organizzazione e campo; gestione

Si stima che ogni giorno vengano inviati 269 miliardi di e-mail. Sono lontani i tempi in cui si poteva semplicemente leggere e rispondere alle e-mail. Ora è necessario organizzarle, gestirle e trovarle in modo efficiente.

Il metodo di Mailbird per organizzare i messaggi di posta elettronica è la nota cartella: basta trascinare ogni messaggio nella cartella appropriata, senza alcuna automazione.

Anche la funzione di ricerca dell'app è piuttosto elementare e cerca il termine di ricerca in qualsiasi punto di un'email. Ad esempio, quando si cerca " argomento:sicurezza ," Mailbird non limita la ricerca al solo campo Oggetto, ma anche al corpo dell'e-mail.

Outlook offre sia cartelle che categorie, che sono fondamentalmente etichette come "Famiglia", "Amici", "Team" o "Viaggi". È possibile spostare manualmente un messaggio in una cartella o assegnare una categoria. È anche possibile far sì che Outlook lo faccia automaticamente utilizzando le Regole.

È possibile utilizzare le regole per identificare i messaggi di posta elettronica su cui si desidera agire in base a criteri complessi ed eseguire una o più azioni su di essi, tra cui:

• Spostare, copiare o eliminare un messaggio
• Impostare una categoria
• Inoltrare il messaggio
• Riprodurre un suono
• Visualizzare una notifica
• E molto altro ancora

Anche la funzione di ricerca di Outlook è più sofisticata. Ad esempio, la ricerca di "oggetto:benvenuto" mostra un messaggio di posta elettronica nella cartella corrente solo se il campo dell'oggetto contiene la parola "benvenuto", senza cercare nel corpo dei messaggi.

Per una spiegazione dettagliata dei criteri di ricerca, consultare il Supporto Microsoft. Si noti che quando è attiva una ricerca viene aggiunta una nuova barra multifunzione Ricerca. Queste icone possono essere utilizzate per affinare la ricerca. Ad esempio, l'icona Avanzate consente di definire i criteri di ricerca in modo analogo a come si creano i criteri di ricerca. Regole .

È possibile salvare una ricerca come cartella intelligente utilizzando il pulsante Salva la ricerca Quando si esegue questa operazione, viene creata una nuova cartella in fondo all'elenco delle Cartelle intelligenti. Viene creata una nuova cartella in fondo all'elenco delle Cartelle intelligenti. Cartelle intelligenti elenco quando lo si fa.

Vincitore Permette di organizzare i messaggi per cartelle o categorie, di organizzarli automaticamente utilizzando le regole e di offrire una ricerca potente e cartelle intelligenti.

5. Caratteristiche di sicurezza

La posta elettronica è insicura per sua stessa natura. Quando si invia un'e-mail, il messaggio potrebbe essere instradato attraverso diversi server di posta in chiaro. Non inviate mai informazioni sensibili in questo modo.

Anche le e-mail ricevute possono rappresentare un rischio per la sicurezza: potrebbero contenere malware, spam o un attacco di phishing da parte di un hacker che cerca di ottenere informazioni personali.

Le vostre e-mail potrebbero essere controllate per verificare la presenza di rischi per la sicurezza prima ancora che arrivino nella casella di posta del vostro client di posta elettronica. Io mi affido a Gmail per rimuovere lo spam, gli attacchi di phishing e il malware. Di tanto in tanto controllo la mia cartella spam per assicurarmi che non vi siano stati inseriti per errore messaggi autentici.

Mailbird fa lo stesso. Presuppone che il vostro provider di posta elettronica stia probabilmente controllando i rischi per la sicurezza, quindi non offre un proprio controllo dello spam. Per la maggior parte di noi, questo va bene. Ma se avete bisogno di un'applicazione di posta elettronica che controlli lo spam, farete meglio a usare Outlook.

Outlook controlla automaticamente la presenza di spam e lo colloca nella cartella Posta indesiderata. Se un messaggio di posta elettronica viene collocato nella cartella sbagliata, è possibile annullarlo manualmente contrassegnando il messaggio Spazzatura o Non spazzatura .

Entrambi i programmi disabilitano il caricamento di immagini remote, ovvero immagini memorizzate su Internet anziché all'interno del messaggio di posta elettronica, che possono essere utilizzate dagli spammer per verificare se l'utente ha letto o meno un messaggio. La visualizzazione delle immagini può inoltre confermare che l'indirizzo di posta elettronica dell'utente è autentico, con conseguente ulteriore spam.

In Outlook, nella parte superiore del messaggio viene visualizzato un avviso: "Per proteggere la privacy, alcune immagini di questo messaggio non sono state scaricate". Se si sa che il messaggio proviene da un mittente affidabile, fare clic sul pulsante Scarica le immagini li visualizzerà.

Nessuna delle due applicazioni include un programma antivirus incorporato, né ci si aspetta che lo facciano. Tutti i software antivirus affidabili controllano la posta elettronica alla ricerca di virus.

Vincitore Se il vostro provider di posta elettronica esegue già questa operazione, entrambi i programmi sono adatti.

6. Integrazioni

Mailbird si integra con un gran numero di applicazioni e servizi. Il sito ufficiale elenca diversi calendari, task manager e app di messaggistica che possono essere collegati:

• Calendario di Google
• Whatsapp
• Dropbox
• Twitter
• Evernote
• Facebook
• Da fare
• Slack
• Google Docs
• WeChat
• Weibo
• E altro ancora

Queste applicazioni e servizi saranno visualizzati in una nuova scheda di Mailbird, ma ciò avviene tramite una pagina web incorporata, quindi l'integrazione offerta non è così profonda come in altri client di posta elettronica.

Outlook è strettamente integrato in Microsoft Office e offre i propri moduli di calendario, contatti, attività e note. È possibile creare calendari condivisi e avviare messaggi istantanei, telefonate e videochiamate dall'interno dell'applicazione.

Questi moduli sono completi e includono promemoria, appuntamenti ricorrenti e attività. Quando si visualizza un messaggio, è possibile creare appuntamenti, riunioni e attività che rimandano al messaggio originale. È anche possibile assegnare priorità e impostare date di follow-up.

Quando si utilizzano altre applicazioni di Office, come Word ed Excel, è possibile inviare un documento come allegato dall'interno dell'applicazione.

Data la popolarità di Outlook, altre aziende si impegnano a fondo per integrarlo con i propri servizi. Una rapida ricerca su Google di "integrazione con Outlook" mostra che Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly, Goto.com e altri offrono l'integrazione con Outlook.

Vincitore Mailbird offre l'integrazione con una vasta gamma di servizi, anche se l'integrazione non è profonda. Outlook si integra bene con altre applicazioni Microsoft; i servizi e le applicazioni di terze parti lavorano duramente per aggiungere l'integrazione con Outlook.

7. Prezzi e valore

È possibile acquistare Mailbird Personal a titolo definitivo per 79 dollari o abbonarsi per 39 dollari all'anno. L'abbonamento Business è un po' più costoso. Gli ordini in blocco sono scontati.

Outlook è disponibile al prezzo di 139,99 dollari una tantum sul Microsoft Store, ma è anche incluso nell'abbonamento a Microsoft 365 da 69 dollari all'anno, il che lo rende più costoso di Mailbird del 77%. Tenete conto, però, che l'abbonamento a Microsoft 365 non vi offre solo un client di posta elettronica, ma anche Word, Excel, Powerpoint, OneNote e un terabyte di spazio di archiviazione cloud.

Vincitore Pagherete meno per Mailbird ma avrete a disposizione un'intera suite di applicazioni con un abbonamento Microsoft.

Il verdetto finale

Tutti hanno bisogno di un client di posta elettronica che non solo permetta di leggere e rispondere alle e-mail, ma che le organizzi e protegga dalle minacce alla sicurezza. Mailbird e Outlook sono entrambi validi, a prezzi ragionevoli e facili da configurare.

Mailbird è attualmente interessante solo per gli utenti di Windows. In futuro sarà disponibile una versione per Mac. È adatto agli utenti che preferiscono la concentrazione e la semplicità a un oceano di funzioni. È attraente e non cerca di fare più di quello che serve alla maggior parte degli utenti. Costa 79 dollari come acquisto unico o 39 dollari come abbonamento annuale.

Al contrario, Microsoft Outlook È disponibile anche per Mac e dispositivi mobili. Se siete utenti di Microsoft Office, è già installato sul vostro computer.

Offre più potenza e opzioni di configurazione rispetto a Mailbird e funziona bene con le altre applicazioni Microsoft. I servizi di terze parti lavorano sodo per garantire un'integrazione pulita con le loro offerte. Costa 139,99 dollari ed è incluso in un abbonamento a Microsoft 365 di 69 dollari all'anno.

Preferite lavorare sulla vostra casella di posta elettronica con il minimo sforzo o dedicare del tempo a configurare il vostro client di posta elettronica in modo che risponda alle vostre esigenze specifiche? Prima di prendere una decisione definitiva, dedicate un po' di tempo a valutare le versioni di prova gratuite di ciascuna applicazione. Non sono le uniche opzioni disponibili.