Mục lục
Ước tính có 98,4% người dùng máy tính kiểm tra email của họ hàng ngày. Điều đó có nghĩa là mọi người đều cần một ứng dụng email tốt—một ứng dụng giúp bạn quản lý, tìm và trả lời email của mình mà không tốn nhiều công sức.
Không phải tất cả email chúng tôi nhận được là mong muốn, vì vậy chúng tôi cũng cần trợ giúp để phân loại các thư quan trọng khỏi bản tin, thư rác và âm mưu lừa đảo. Vậy ứng dụng email nào là tốt nhất cho bạn? Hãy cùng xem xét hai tùy chọn phổ biến: Mailbird và Outlook.
Mailbird là ứng dụng email khách dễ sử dụng với giao diện tối giản và giao diện không bị phân tâm. Nó hiện chỉ khả dụng cho Windows—một phiên bản dành cho Mac đang được phát triển. Ứng dụng tích hợp với rất nhiều lịch, trình quản lý tác vụ và các ứng dụng khác nhưng thiếu tính năng tìm kiếm toàn diện, quy tắc lọc tin nhắn và các tính năng nâng cao khác. Cuối cùng, Mailbird là người chiến thắng trong Ứng dụng email tốt nhất cho Windows của chúng tôi. Bạn có thể đọc bài đánh giá mở rộng về Mailbird này từ đồng nghiệp của tôi.
Outlook là một phần của bộ Microsoft Office và được tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Microsoft. Nó bao gồm một ứng dụng lịch nhưng thiếu một số tính năng email phổ biến, chẳng hạn như hộp thư đến kết hợp. Nó có sẵn cho Windows, Mac, iOS và Android. Phiên bản web cũng có sẵn.
1. Nền tảng được hỗ trợ
Mailbird chỉ khả dụng cho Windows. Các nhà phát triển của nó hiện đang làm việc trên một phiên bản Mac mới, phiên bản này sẽ sớm ra mắt. triển vọng làcó sẵn cho cả Windows, Mac, iOS và Android. Ngoài ra còn có ứng dụng web.
Winner : Outlook khả dụng hầu như ở mọi nơi bạn cần: trên máy tính để bàn, thiết bị di động và web.
2. Dễ dàng sử dụng Thiết lập
Email phụ thuộc vào các cài đặt email phức tạp, bao gồm các giao thức và cài đặt máy chủ. May mắn thay, nhiều ứng dụng email hiện nay làm hầu hết các công việc khó khăn cho bạn. Giả sử bạn đã cài đặt Outlook như một phần của đăng ký Microsoft 365. Trong trường hợp đó, nó đã biết địa chỉ email của bạn và sẽ đề nghị thiết lập nó cho bạn. Giai đoạn cuối cùng của thiết lập là một cách dễ dàng. Chỉ cần chọn bố cục email bạn thích.
Với Outlook, bạn thậm chí có thể không cần làm điều đó. Nếu bạn đã cài đặt Outlook như một phần của đăng ký Microsoft 365, thì Outlook đã biết địa chỉ email của bạn và sẽ đề nghị thiết lập địa chỉ đó cho bạn. Một vài cú nhấp chuột sẽ xác thực địa chỉ của bạn và thiết lập mọi thứ cho bạn.
Người chiến thắng : Hòa. Cả hai chương trình thường chỉ yêu cầu một địa chỉ email và mật khẩu trước khi tự động phát hiện và định cấu hình các cài đặt khác. Người đăng ký Microsoft 365 thậm chí không cần nhập tên hoặc địa chỉ email của họ khi thiết lập Outlook.
3. Giao diện người dùng
Giao diện của Mailbird sạch sẽ và hiện đại. Nó nhằm mục đích giảm thiểu phiền nhiễu bằng cách giảm số lượng nút và các yếu tố khác. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của nó bằng các chủ đề, giúp mắt bạn nhẹ nhõm hơn vớiChế độ tối và sử dụng các phím tắt tiêu chuẩn của Gmail.
Chế độ này giúp bạn nhanh chóng xử lý hộp thư đến của mình bằng các tính năng như Tạm ẩn. Tính năng này sẽ xóa email khỏi hộp thư đến của bạn cho đến một ngày và giờ do người dùng xác định trong tương lai. Tuy nhiên, bạn không thể lên lịch gửi email mới trong tương lai.
Outlook có giao diện quen thuộc của ứng dụng Microsoft, bao gồm một thanh ruy-băng với các chức năng phổ biến ở đầu cửa sổ. Nó không sử dụng phương pháp loại bỏ phiền nhiễu của Mailbird vì đây là một ứng dụng mạnh mẽ hơn với các tính năng bổ sung.
Bạn có thể sử dụng cử chỉ để thao tác nhanh trong hộp thư đến của mình. Ví dụ: trên máy Mac, vuốt hai ngón tay sang phải sẽ lưu trữ thư, trong khi vuốt hai ngón tay sang trái sẽ đánh dấu thư đó. Ngoài ra, khi bạn di con trỏ chuột qua một thư, các biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện cho phép bạn xóa, lưu trữ hoặc gắn cờ cho email đó.
Outlook cũng cung cấp một hệ sinh thái bổ trợ phong phú. Những điều này cho phép bạn thêm nhiều tính năng hơn vào ứng dụng, chẳng hạn như dịch thuật, biểu tượng cảm xúc, bảo mật bổ sung và tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng khác.
Người chiến thắng : Hòa. Các ứng dụng này có giao diện sẽ thu hút những người khác nhau. Mailbird sẽ phù hợp với những người thích một ứng dụng đơn giản hơn cung cấp giao diện rõ ràng với ít phiền nhiễu hơn. Outlook cung cấp nhiều tính năng trên các dải băng có thể tùy chỉnh, hấp dẫn đối với những ai muốn tận dụng tối đaứng dụng email của họ.
4. Tổ chức & Quản lý
Ước tính có khoảng 269 tỷ email được gửi đi mỗi ngày. Đã qua lâu rồi cái thời mà bạn chỉ có thể đọc và trả lời email. Bây giờ chúng ta cần tổ chức, quản lý và tìm chúng một cách hiệu quả.
Phương pháp tổ chức email của Mailbird là thư mục quen thuộc. Chỉ cần kéo từng thư vào thư mục thích hợp—không thể tự động hóa.
Tính năng tìm kiếm của ứng dụng cũng khá cơ bản và tìm cụm từ tìm kiếm ở bất kỳ đâu trong email. Ví dụ: khi tìm kiếm “ subject:security ,” Mailbird không giới hạn tìm kiếm chỉ trong trường Chủ đề mà cả nội dung của email.
Outlook cung cấp cả thư mục và danh mục, trong đó về cơ bản là các thẻ như “Gia đình”, “Bạn bè”, “Nhóm” hoặc “Du lịch”. Bạn có thể di chuyển thư vào một thư mục theo cách thủ công hoặc chỉ định một danh mục. Bạn cũng có thể yêu cầu Outlook tự động thực hiện bằng cách sử dụng Quy tắc.
Bạn có thể sử dụng quy tắc để xác định các email mà bạn muốn thực hiện bằng cách sử dụng các tiêu chí phức tạp, sau đó thực hiện một hoặc nhiều hành động đối với chúng. Chúng bao gồm:
- Di chuyển, sao chép hoặc xóa thư
- Đặt danh mục
- Chuyển tiếp thư
- Phát âm thanh
- Hiển thị thông báo
- Và nhiều tính năng khác
Tính năng tìm kiếm của Outlook cũng phức tạp hơn. Ví dụ: tìm kiếm “subject:welcome” chỉ hiển thị một email trong thư mục hiện tại nếu trường chủ đề của nó chứa từ"hoan nghênh." Nó không tìm kiếm nội dung của email.
Bạn có thể tìm thấy giải thích chi tiết về tiêu chí tìm kiếm trong Bộ phận hỗ trợ của Microsoft. Lưu ý rằng dải băng Tìm kiếm mới được thêm vào khi có một tìm kiếm đang hoạt động. Những biểu tượng này có thể được sử dụng để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Ví dụ: biểu tượng Nâng cao cho phép bạn xác định tiêu chí tìm kiếm giống như cách bạn tạo Quy tắc .
Bạn có thể lưu tìm kiếm dưới dạng Thư mục thông minh bằng cách sử dụng Lưu tìm kiếm trên dải băng Lưu. Khi bạn làm điều đó, một thư mục mới sẽ được tạo ở cuối danh sách Thư mục thông minh. Một thư mục mới sẽ được tạo ở cuối danh sách Thư mục thông minh khi bạn thực hiện điều đó.
Winner : Outlook. Nó cho phép bạn sắp xếp thư theo thư mục hoặc danh mục, sắp xếp chúng tự động bằng cách sử dụng Quy tắc, đồng thời cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh mẽ và Thư mục thông minh.
5. Tính năng bảo mật
Email được thiết kế không an toàn. Khi bạn gửi email cho ai đó, thư có thể được chuyển qua một số máy chủ thư ở dạng văn bản thuần túy. Không bao giờ gửi thông tin nhạy cảm theo cách này.
Email bạn nhận được cũng có thể là một rủi ro bảo mật. Chúng có thể chứa phần mềm độc hại, thư rác hoặc cuộc tấn công lừa đảo của tin tặc đang cố lấy thông tin cá nhân.
Email của bạn có thể được kiểm tra để tìm các rủi ro bảo mật trước khi email đến hộp thư đến của ứng dụng email của bạn. Tôi dựa vào Gmail để xóa thư rác, tấn công lừa đảo và phần mềm độc hại. Tôi thỉnh thoảng kiểm tra thư mục thư rác của mìnhđã đến lúc đảm bảo rằng không có thư xác thực nào được đặt ở đó do nhầm lẫn.
Mailbird cũng làm như vậy. Nó giả định rằng nhà cung cấp dịch vụ email của bạn rất có thể đang kiểm tra các rủi ro bảo mật, vì vậy nó không cung cấp trình kiểm tra thư rác của riêng mình. Đối với hầu hết chúng ta, điều đó tốt. Tuy nhiên, nếu bạn cần một ứng dụng email kiểm tra thư rác, thì bạn nên sử dụng Outlook.
Outlook tự động kiểm tra thư rác và đặt nó vào thư mục Email Rác. Nếu nó đặt email vào sai thư mục, bạn có thể ghi đè email đó theo cách thủ công bằng cách đánh dấu thư Thư rác hoặc Không phải thư rác .
Cả hai chương trình đều vô hiệu hóa việc tải hình ảnh từ xa . Đây là những hình ảnh được lưu trữ trên internet chứ không phải trong email. Những kẻ gửi thư rác có thể sử dụng chúng để theo dõi xem bạn có đọc tin nhắn hay không. Việc xem hình ảnh cũng có thể xác nhận với họ rằng địa chỉ email của bạn là thật, dẫn đến nhiều thư rác hơn.
Trong Outlook, một cảnh báo sẽ hiển thị ở đầu thư khi điều này xảy ra: “Để bảo vệ quyền riêng tư của bạn, một số hình ảnh trong tin nhắn này không được tải xuống. Nếu bạn biết rằng thư đến từ một người gửi đáng tin cậy, việc nhấp vào nút Tải ảnh xuống sẽ hiển thị chúng.
Cả ứng dụng này đều không bao gồm chương trình chống vi-rút tích hợp và chúng cũng không nên dự kiến. Tất cả phần mềm chống vi-rút có uy tín sẽ kiểm tra vi-rút trong email của bạn.
Winner : Outlook sẽ tự động kiểm tra email của bạn để tìm thư rác. Nếu nhà cung cấp email của bạn đãlàm điều này cho bạn, thì một trong hai chương trình sẽ phù hợp.
6. Tích hợp
Mailbird tích hợp với rất nhiều ứng dụng và dịch vụ. Trang web chính thức liệt kê một số lịch, trình quản lý tác vụ và ứng dụng nhắn tin có thể được kết nối:
- Lịch Google
- Dropbox
- Evernote
- To Do
- Slack
- Google Documents
- Và hơn thế nữa
Các ứng dụng và dịch vụ này sẽ được hiển thị trong một tab mới trong Mailbird. Tuy nhiên, điều này được thực hiện thông qua một trang web nhúng, vì vậy khả năng tích hợp được cung cấp không sâu như một số ứng dụng email khách khác.
Outlook được tích hợp chặt chẽ vào Microsoft Office và cung cấp lịch, danh bạ, tác vụ và ứng dụng riêng mô-đun ghi chú. Lịch chia sẻ có thể được tạo ra. Tin nhắn tức thì, cuộc gọi điện thoại và cuộc gọi video có thể được bắt đầu từ bên trong ứng dụng.
Các mô-đun này có đầy đủ tính năng; chúng bao gồm lời nhắc, cuộc hẹn định kỳ và nhiệm vụ. Khi xem một tin nhắn, bạn có thể tạo các cuộc hẹn, cuộc họp và nhiệm vụ liên kết lại với tin nhắn gốc. Bạn cũng có thể chỉ định mức độ ưu tiên và đặt ngày tiếp theo.
Khi sử dụng các ứng dụng Office khác như Word và Excel, tài liệu có thể được gửi dưới dạng tệp đính kèm từ bên trong ứng dụng.
Do tính phổ biến của Outlook, các công ty khác đang nỗ lực tích hợp nó với các dịch vụ của riêng họ. Tìm kiếm nhanh trên Google cho“Tích hợp Outlook” cho thấy rằng Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly, Goto.com và những người khác đều cung cấp tích hợp Outlook.
Người chiến thắng : Hòa. Mailbird cung cấp khả năng tích hợp với khá nhiều dịch vụ, mặc dù khả năng tích hợp không sâu. Outlook tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Microsoft; các dịch vụ và ứng dụng của bên thứ ba nỗ lực tích hợp thêm Outlook.
7. Định giá & Giá trị
Bạn có thể mua Mailbird Personal hoàn toàn với giá 79 đô la hoặc đăng ký với giá 39 đô la mỗi năm. Đăng ký Business đắt hơn một chút. Đơn đặt hàng số lượng lớn được giảm giá.
Outlook có sẵn dưới dạng mua một lần trị giá $139,99 từ Microsoft Store. Nó cũng được bao gồm trong đăng ký Microsoft 365 $69/năm. Điều đó làm cho nó đắt hơn 77% so với Mailbird. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng đăng ký Microsoft 365 mang lại cho bạn nhiều thứ hơn là chỉ một ứng dụng email. Bạn cũng nhận được Word, Excel, Powerpoint, OneNote và 1 terabyte dung lượng lưu trữ đám mây.
Người chiến thắng : Hòa. Bạn sẽ trả ít tiền hơn cho Mailbird nhưng nhận được toàn bộ bộ ứng dụng với đăng ký Microsoft.
Phán quyết cuối cùng
Mọi người đều cần một ứng dụng email—một ứng dụng không chỉ cho phép bạn đọc và trả lời email mà còn sắp xếp chúng và bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa bảo mật. Mailbird và Outlook đều là những lựa chọn chắc chắn. Chúng có giá hợp lý và dễ cài đặt.
Mailbird hiện chỉ được quan tâmcho người dùng Windows. Một phiên bản Mac sẽ có sẵn trong tương lai. Nó sẽ phù hợp với những người dùng thích sự tập trung và đơn giản hơn là vô số tính năng. Nó hấp dẫn và không cố gắng làm nhiều hơn những gì hầu hết người dùng cần. Nó có giá $79 khi mua một lần hoặc $39 khi đăng ký hàng năm.
Ngược lại, Microsoft Outlook tập trung vào các tính năng mạnh mẽ. Nó cũng có sẵn trên máy Mac và thiết bị di động. Nếu bạn là người dùng Microsoft Office, thì ứng dụng này đã được cài đặt trên máy tính của bạn.
Nó cung cấp nhiều tùy chọn cấu hình và sức mạnh hơn Mailbird và hoạt động tốt với các ứng dụng khác của Microsoft. Các dịch vụ của bên thứ ba làm việc chăm chỉ để đảm bảo dịch vụ này tích hợp hoàn hảo với các dịch vụ của họ. Nó có giá hoàn toàn là $139,99 và được bao gồm trong gói đăng ký Microsoft 365 $69/năm.
Bạn là loại người dùng nào? Bạn thích làm việc qua hộp thư đến của mình với nỗ lực tối thiểu hay dành thời gian để định cấu hình ứng dụng email khách của mình để nó đáp ứng các nhu cầu chi tiết của bạn? Trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng, hãy dành thời gian đánh giá bản dùng thử miễn phí cho từng ứng dụng. Chúng không phải là lựa chọn duy nhất của bạn.
