Sisällysluettelo
Arviolta 98,4 % tietokoneen käyttäjistä tarkistaa sähköpostinsa päivittäin, joten kaikki tarvitsevat hyvän sähköpostiohjelman, joka auttaa sinua hallitsemaan, löytämään ja vastaamaan sähköpostisi vähällä vaivalla.
Kaikki saamamme sähköposti ei ole toivottua, joten tarvitsemme myös apua tärkeiden viestien lajittelussa uutiskirjeistä, roskaposteista ja phishing-huijauksista. Mikä sähköpostiohjelma sopii sinulle parhaiten? Tarkastellaan kahta suosittua vaihtoehtoa: Mailbird ja Outlook.
Mailbird on helppokäyttöinen sähköpostiohjelma, jossa on minimalistinen ulkoasu ja häiriötön käyttöliittymä. Se on tällä hetkellä saatavilla vain Windowsille - Mac-versio on työn alla. Sovellus integroituu lukuisiin kalentereihin, tehtävienhallintaohjelmiin ja muihin sovelluksiin, mutta siitä puuttuu kattava haku, viestien suodatussäännöt ja muut edistyneet ominaisuudet. Lopuksi Mailbird on voittaja parhaassa Windows-sähköpostiohjelmassamme. Sinä voittelue tämä kollegani laaja Mailbird-arvio.
Outlook on osa Microsoftin Office-pakettia, ja se on hyvin integroitu Microsoftin muihin sovelluksiin. Se sisältää kalenterisovelluksen, mutta siitä puuttuu joitakin suosittuja sähköpostiominaisuuksia, kuten yhdistetty postilaatikko. Se on saatavana Windowsille, Macille, iOS:lle ja Androidille. Saatavilla on myös verkkoversio.
1. Tuetut alustat
Mailbird on saatavilla vain Windowsille. Sen kehittäjät työstävät parhaillaan uutta Mac-versiota, jonka pitäisi olla saatavilla pian. Outlook on saatavilla sekä Windowsille, Macille, iOS:lle että Androidille. Siitä on myös verkkosovellus.
Voittaja : Outlook on käytettävissä lähes kaikkialla, missä tarvitset sitä: työpöydällä, mobiililaitteissa ja verkossa.
2. Asetusten helppous
Sähköposti on riippuvainen monimutkaisista sähköpostiasetuksista, kuten palvelimen asetuksista ja protokollista. Onneksi monet sähköpostiohjelmat tekevät nykyään suurimman osan vaikeasta työstä puolestasi. Oletetaan, että olet asentanut Outlookin osana Microsoft 365 -tilausjärjestelmääsi. Siinä tapauksessa se tuntee jo sähköpostiosoitteesi ja tarjoutuu perustamaan sen puolestasi. Viimeinen vaihe on helppo. Valitse vain haluamasi sähköpostin ulkoasu.
Jos olet asentanut Outlookin osana Microsoft 365 -tilausta, se tuntee jo sähköpostiosoitteesi ja tarjoutuu perustamaan sen puolestasi. Muutama hiiren napsautus vahvistaa osoitteesi ja perustaa kaiken puolestasi.
Voittaja : Tie. Molemmat ohjelmat vaativat yleensä vain sähköpostiosoitteen ja salasanan, ennen kuin ne tunnistavat ja määrittävät muut asetukset automaattisesti. Microsoft 365 -tilaajien ei tarvitse edes syöttää nimeään tai sähköpostiosoitettaan Outlookia määritettäessä.
3. Käyttöliittymä
Mailbirdin käyttöliittymä on siisti ja moderni. Se pyrkii minimoimaan häiriötekijät vähentämällä painikkeiden ja muiden elementtien määrää. Voit muokata sen ulkoasua teemojen avulla, antaa silmillesi helpotusta Dark Mode -tilan avulla ja käyttää tavallisia Gmailin pikanäppäimiä.
Se auttaa sinua käymään nopeasti läpi postilaatikkosi käyttämällä ominaisuuksia, kuten Torkku, joka poistaa sähköpostin postilaatikostasi tulevaan, käyttäjän määritettävissä olevaan päivämäärään ja kellonaikaan asti. Et kuitenkaan voi ajoittaa uuden sähköpostin lähettämistä tulevaisuudessa.
Outlook on ulkoasultaan tuttu Microsoft-sovellus, mukaan lukien nauhapalkki, jossa on yleisiä toimintoja ikkunan yläosassa. Se ei noudata Mailbirdin lähestymistapaa häiriötekijöiden poistamiseksi, koska se on vankempi sovellus, jossa on lisäominaisuuksia.
Voit käyttää eleitä postilaatikon nopeaan läpikäyntiin. Macissa esimerkiksi kahden sormen pyyhkäisy oikealle arkistoi viestin, kun taas kahden sormen pyyhkäisy vasemmalle merkitsee sen. Vaihtoehtoisesti, kun viet hiiren kursorin viestin päälle, näkyviin tulee pieniä kuvakkeita, joiden avulla voit poistaa, arkistoida tai merkitä sähköpostin.
Outlook tarjoaa myös laajan lisäosien ekosysteemin, jonka avulla voit lisätä sovellukseen lisäominaisuuksia, kuten käännöksiä, hymiöitä, lisäturvaa ja integrointia muihin palveluihin ja sovelluksiin.
Voittaja : Tie. Näillä sovelluksilla on käyttöliittymät, jotka vetoavat eri ihmisiin. Mailbird sopii niille, jotka haluavat yksinkertaisemman sovelluksen, joka tarjoaa selkeän käyttöliittymän, jossa on vähemmän häiriötekijöitä. Outlook tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia mukautettavissa nauhoissa, jotka vetoavat niihin, jotka haluavat saada kaiken irti sähköpostiohjelmastaan.
4. Organisaatio & johtaminen
Joka päivä lähetetään arviolta 269 miljardia sähköpostia. Kaukana ovat ne ajat, jolloin sähköposteja pystyi vain lukemaan ja vastaamaan niihin. Nyt niitä on järjestettävä, hallittava ja löydettävä tehokkaasti.
Mailbirdin tapa järjestää sähköpostit on tuttu kansio. Vedä jokainen viesti vain sopivaan kansioon - automaatio ei ole mahdollista.
Sovelluksen hakutoiminto on myös melko yksinkertainen, ja se etsii hakusanaa mistä tahansa sähköpostista. Esimerkiksi hakiessasi " aihe:turvallisuus ," Mailbird ei rajoita hakua vain Subject-kenttään vaan myös sähköpostin runkoon.
Outlook tarjoaa sekä kansioita että luokkia, jotka ovat periaatteessa tunnisteita, kuten "Perhe", "Ystävät", "Tiimi" tai "Matka". Voit siirtää viestin manuaalisesti kansioon tai määrittää luokan. Voit myös antaa Outlookin tehdä sen automaattisesti sääntöjen avulla.
Sääntöjen avulla voit tunnistaa sähköpostiviestit, joihin haluat vaikuttaa monimutkaisten kriteerien avulla, ja suorittaa niille yhden tai useamman toiminnon. Näitä ovat mm. seuraavat:
- Siirrä, kopioi tai poista viesti
- Aseta luokka
- Lähetä viesti eteenpäin
- Toista ääni
- Ilmoituksen näyttäminen
- Ja paljon muuta
Outlookin hakutoiminto on myös hienostuneempi. Esimerkiksi haku "aihe:tervetuloa" näyttää nykyisen kansion sähköpostin vain, jos sen aihekenttä sisältää sanan "tervetuloa." Se ei etsi sähköpostien runkoa.
Yksityiskohtainen selitys hakukriteereistä löytyy Microsoftin tuesta. Huomaa, että uusi hakunauha lisätään, kun haku on aktiivinen. Näiden kuvakkeiden avulla voit tarkentaa hakua. Esimerkiksi Lisäasetukset-kuvakkeen avulla voit määritellä hakukriteerit samalla tavalla kuin luodessasi Säännöt .
Voit tallentaa haun älykkääksi kansioksi käyttämällä näppäintä Tallenna haku painiketta Tallenna nauhassa. Kun teet sen, uusi kansio luodaan Älykkäät kansiot -luettelon alareunaan. Uusi kansio luodaan Älykkäät kansiot -luettelon alareunaan. Älykkäät kansiot luetteloon, kun teet sen.
Voittaja : Outlook. Sen avulla voit järjestää viestejä kansioiden tai luokkien mukaan, järjestää ne automaattisesti sääntöjen avulla ja tarjota tehokkaan haun ja älykkäät kansiot.
5. Turvallisuusominaisuudet
Kun lähetät jollekin sähköpostia, viesti saattaa kulkea useiden sähköpostipalvelimien kautta pelkkänä tekstinä. Älä koskaan lähetä arkaluonteisia tietoja tällä tavoin.
Saamasi sähköpostiviestit voivat myös olla turvallisuusriski. Ne voivat sisältää haittaohjelmia, roskapostia tai hakkerin tekemän tietojenkalasteluhyökkäyksen, jonka tarkoituksena on saada henkilökohtaisia tietoja.
Sähköpostisi voitaisiin tarkistaa turvallisuusriskien varalta jo ennen kuin se saapuu sähköpostiohjelmasi saapuneet-kansioon. Luotan Gmailiin roskapostin, phishing-hyökkäysten ja haittaohjelmien poistamiseksi. Tarkistan roskapostikansioni aika ajoin varmistaakseni, ettei sinne ole vahingossa päätynyt aitoja viestejä.
Mailbird tekee samoin. Se olettaa, että sähköpostipalveluntarjoajasi todennäköisesti tarkistaa tietoturvariskit, joten se ei tarjoa omaa roskapostin tarkistusohjelmaa. Useimmille meistä se on hyvä. Mutta jos tarvitset sähköpostisovelluksen, joka tarkistaa roskapostin, sinun on parempi käyttää Outlookia.
Outlook tarkistaa automaattisesti roskapostin ja sijoittaa sen roskapostikansioon. Jos se sijoittaa sähköpostiviestin väärään kansioon, voit ohittaa sen manuaalisesti merkitsemällä viestin merkinnällä Roskat tai Ei roskaruokaa .
Molemmat ohjelmat estävät etäkuvien lataamisen. Nämä ovat kuvia, jotka on tallennettu Internetiin eikä sähköpostiin. Roskapostittajat voivat käyttää niitä seuratakseen, luitko viestin vai et. Kuvien katseleminen voi myös vahvistaa heille, että sähköpostiosoitteesi on aito, mikä johtaa roskapostin lisääntymiseen.
Outlookissa tämän tapahtuessa viestin yläreunassa näkyy varoitus: "Yksityisyyden suojaamiseksi joitakin tämän viestin kuvia ei ole ladattu." Jos tiedät, että viesti on luotettavalta lähettäjältä, voit napsauttamalla Lataa kuvia painike näyttää ne.
Kumpikaan sovellus ei sisällä sisäänrakennettua virustentorjuntaohjelmaa, eikä niiden pitäisi olettaa sisältävän sellaista. Kaikki hyvämaineiset virustentorjuntaohjelmat tarkistavat sähköpostisi virusten varalta.
Voittaja : Outlook tarkistaa sähköpostisi automaattisesti roskapostin varalta. Jos sähköpostipalveluntarjoajasi tekee tämän jo puolestasi, kumpikin ohjelma on sopiva.
6. Integraatiot
Mailbird integroituu lukuisiin sovelluksiin ja palveluihin. Virallisella verkkosivustolla luetellaan useita kalentereita, tehtävienhallinta- ja viestisovelluksia, jotka voidaan yhdistää:
- Google-kalenteri
- Dropbox
- Evernote
- To Do
- Slack
- Google Docs
- Ja lisää
Nämä sovellukset ja palvelut näkyvät Mailbirdissä uudessa välilehdessä. Tämä tapahtuu kuitenkin upotetun verkkosivun kautta, joten tarjottu integrointi ei ole yhtä syvällinen kuin joissakin muissa sähköpostiohjelmissa.
Outlook on integroitu tiiviisti Microsoft Officeen, ja se tarjoaa omat kalenteri-, yhteystieto-, tehtävä- ja muistiinpanomoduulinsa. Sovelluksesta voi luoda jaettuja kalentereita. Pikaviestejä, puheluita ja videopuheluita voi aloittaa sovelluksesta.
Nämä moduulit ovat monipuolisia; niihin kuuluvat muistutukset, toistuvat tapaamiset ja tehtävät. Kun tarkastelet viestiä, voit luoda tapaamisia, kokouksia ja tehtäviä, jotka viittaavat alkuperäiseen viestiin. Voit myös määrittää prioriteetteja ja seurantapäivämääriä.
Kun käytät muita Office-sovelluksia, kuten Wordia ja Exceliä, asiakirjan voi lähettää liitetiedostona sovelluksesta.
Outlookin suosion vuoksi muut yritykset pyrkivät kovasti integroimaan sen omiin palveluihinsa. Nopea Google-haku hakusanalla "Outlook-integraatio" osoittaa, että muun muassa Salesforce, Zapier, Asana, Monday.com, Insightly ja Goto.com tarjoavat Outlook-integraatiota.
Voittaja : Tie. Mailbird tarjoaa integraation melko monenlaisiin palveluihin, vaikkakaan integraatio ei ole syvä. Outlook integroituu hyvin muihin Microsoftin sovelluksiin; kolmannen osapuolen palvelut ja sovellukset tekevät kovasti töitä lisätäkseen Outlook-integraation.
7. Hinnoittelu ja arvo
Voit ostaa Mailbird Personalin suoraan 79 dollarilla tai tilata sen 39 dollarilla vuodessa. Yritystilaus on hieman kalliimpi. Joukkotilaukset saavat alennusta.
Outlook on saatavilla kertaluonteisena ostoksena $139,99 Microsoft Storesta. Se sisältyy myös $69/vuosi Microsoft 365 -tilaukseen. Se on siis 77 % kalliimpi kuin Mailbird. Ota kuitenkin huomioon, että Microsoft 365 -tilauksella saat muutakin kuin sähköpostiohjelman. Saat myös Word-, Excel-, Powerpoint- ja OneNote-ohjelmat sekä teratavun pilvitallennustilaa.
Voittaja : Tie. Maksat vähemmän Mailbirdistä, mutta saat Microsoftin tilauksen myötä koko sovellussarjan.
Lopullinen tuomio
Jokainen tarvitsee sähköpostiohjelman, jolla ei vain voi lukea ja vastata sähköposteihin, vaan joka myös organisoi niitä ja suojaa tietoturvauhkilta. Mailbird ja Outlook ovat molemmat hyviä vaihtoehtoja. Ne ovat kohtuuhintaisia ja helppoja ottaa käyttöön.
Mailbird on tällä hetkellä kiinnostava vain Windows-käyttäjille. Mac-versio tulee saataville tulevaisuudessa. Se sopii käyttäjille, jotka haluavat keskittyä ja yksinkertaisuutta ominaisuuksien valtameren sijaan. Se on houkutteleva eikä yritä tehdä enempää kuin mitä useimmat käyttäjät tarvitsevat. Se maksaa 79 dollaria kertaluonteisena ostoksena tai 39 dollaria vuositilauksena.
Sitä vastoin, Microsoft Outlook keskittyy tehokkaisiin ominaisuuksiin. Se on saatavilla myös Mac- ja mobiililaitteille. Jos käytät Microsoft Officea, se on jo asennettu tietokoneellesi.
Se tarjoaa enemmän tehoja ja määritysmahdollisuuksia kuin Mailbird, ja se toimii hyvin muiden Microsoftin sovellusten kanssa. Kolmannen osapuolen palvelut tekevät paljon työtä varmistaakseen, että se integroituu puhtaasti niiden tarjouksiin. Se maksaa suoraan 139,99 dollaria, ja se sisältyy 69 dollaria vuodessa maksavaan Microsoft 365 -tilaukseen.
Millainen käyttäjä olet? Haluatko mieluummin käydä läpi postilaatikkosi mahdollisimman vähällä vaivalla vai käytätkö aikaa sähköpostiohjelmasi konfiguroimiseen niin, että se vastaa yksityiskohtaisia tarpeitasi? Ennen kuin teet lopullisen päätöksen, käytä aikaa kunkin sovelluksen ilmaisen kokeilujakson arviointiin. Ne eivät ole ainoat vaihtoehtosi.
