Adobe InDesign และ Microsoft Word ต่างเป็นโปรแกรมยอดนิยมที่ใช้ในการเตรียมเอกสาร ผู้ใช้จำนวนมากจึงคิดว่าการแปลงไฟล์ InDesign เป็นไฟล์ Word จะเป็นกระบวนการง่ายๆ น่าเสียดายที่ไม่มีอะไรเพิ่มเติมจากความจริง

เนื่องจาก InDesign เป็นโปรแกรมจัดหน้ากระดาษและ Word เป็นโปรแกรมประมวลผลคำ แต่ละโปรแกรมจึงใช้วิธีที่แตกต่างกันมากในการสร้างเอกสาร และทั้งสองวิธีใช้ร่วมกันไม่ได้ InDesign ไม่สามารถบันทึกไฟล์ Word ได้ แต่มีวิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราว 2-3 วิธีที่อาจใช้ได้ผล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของไฟล์และเป้าหมายสูงสุดของคุณ

โปรดทราบว่า InDesign และ Word ไม่ใช่แอปที่เข้ากันได้ และผลลัพธ์การแปลงที่คุณได้รับจะน้อยกว่าที่น่าพอใจ เว้นแต่ว่าไฟล์ InDesign ของคุณจะเป็นแบบพื้นฐาน หากคุณจำเป็นต้องใช้ไฟล์ Word เกือบทุกครั้งจะเป็นความคิดที่ดีกว่าที่จะสร้างไฟล์ตั้งแต่เริ่มต้นภายใน Word เอง

วิธีที่ 1: การแปลงข้อความ InDesign ของคุณ

หากคุณมีเอกสาร InDesign ที่ยาว และคุณเพียงต้องการบันทึกข้อความเรื่องราวหลักในรูปแบบที่ Microsoft Word สามารถอ่านและแก้ไขได้ วิธีนี้เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณ คุณไม่สามารถบันทึกโดยตรงไปยังรูปแบบ DOCX ที่ใช้โดย Microsoft Word รุ่นใหม่ แต่คุณสามารถใช้ไฟล์ Word- compatible Rich Text Format (RTF) เป็นขั้นตอนสำคัญได้

เมื่อเปิดเอกสารที่เสร็จแล้วของคุณใน InDesign ให้เปลี่ยนไปใช้เครื่องมือ ประเภท และวางเคอร์เซอร์ภายในกรอบข้อความที่มีข้อความที่คุณต้องการบันทึก หากกรอบข้อความของคุณเชื่อมโยง ข้อความเชื่อมโยงทั้งหมดจะถูกบันทึก ขั้นตอนนี้สำคัญมาก ไม่เช่นนั้นตัวเลือกรูปแบบ RTF จะไม่สามารถใช้ได้!

ถัดไป เปิดเมนู ไฟล์ แล้วคลิก ส่งออก .

ในเมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภท/รูปแบบ เลือก รูปแบบ Rich Text แล้วคลิก บันทึก

เพื่อให้กระบวนการแปลงเสร็จสิ้น ให้เปิดไฟล์ RTF ใหม่ใน Word และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น จากนั้นคุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบไฟล์ DOCX ได้หากต้องการ

วิธีที่ 2: การแปลงไฟล์ InDesign ทั้งหมดของคุณ

อีกวิธีหนึ่งในการแปลง InDesign เป็น Word คือการใช้ Adobe Acrobat เพื่อจัดการการแปลง วิธีนี้ควรสร้างเอกสาร Word ที่ใกล้เคียงกับไฟล์ InDesign ต้นฉบับของคุณมากขึ้น แต่ก็ยังมีความเป็นไปได้สูงที่องค์ประกอบบางอย่างจะถูกใส่ผิดที่ กำหนดค่าผิด หรือแม้แต่หายไปทั้งหมด

หมายเหตุ: กระบวนการนี้ใช้ได้กับ Adobe Acrobat เวอร์ชันเต็มเท่านั้น ไม่ใช่แอป Adobe Reader ฟรี หากคุณสมัครใช้งาน InDesign ผ่านแผน Creative Cloud ทุกแอป คุณจะสามารถเข้าถึง Acrobat เวอร์ชันเต็มได้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบรายละเอียดการติดตั้งแอป Creative Cloud ของคุณ คุณยังสามารถลองใช้ Adobe Acrobat แบบทดลองใช้ฟรีได้อีกด้วย

เมื่อเปิดเอกสารขั้นสุดท้ายของคุณใน InDesign ให้เปิดเมนู ไฟล์ แล้วคลิก ส่งออก

ตั้งค่ารูปแบบไฟล์เป็น Adobe PDF (พิมพ์) แล้วคลิกปุ่ม บันทึก

เนื่องจากไฟล์ PDF นี้จะใช้เป็นไฟล์ตัวกลางเท่านั้น ไม่ต้องกังวลกับการตั้งค่าตัวเลือกที่กำหนดเองในหน้าต่างโต้ตอบ ส่งออก Adobe PDF และเพียงคลิกปุ่ม บันทึก

เปลี่ยนเป็น Adobe Acrobat จากนั้นเปิดเมนู ไฟล์ แล้วคลิก เปิด เรียกดูเพื่อเลือกไฟล์ PDF ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น และคลิกปุ่ม เปิด

เมื่อโหลดไฟล์ PDF แล้ว ให้เปิดเมนู ไฟล์ อีกครั้ง เลือกเมนูย่อย ส่งออกไปยัง จากนั้นเลือก Microsoft Word . ยกเว้นกรณีที่คุณต้องการใช้รูปแบบไฟล์ที่เก่ากว่า ให้คลิก เอกสาร Word ซึ่งจะบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบ DOCX มาตรฐานสมัยใหม่ของ Word

แม้ว่าจะไม่มีการตั้งค่าที่เป็นประโยชน์มากมายที่สามารถปรับแต่งเพื่อควบคุมกระบวนการแปลงได้ แต่ก็มีบางอย่างที่ควรค่าแก่การทดลอง เนื่องจากธรรมชาติของกระบวนการแปลงเป็นสิ่งที่คาดเดาไม่ได้ เราจึงไม่สามารถสัญญาได้ว่ามันจะช่วยได้ แต่ก็คุ้มค่าที่จะลองดูหากคุณพบปัญหาเกี่ยวกับการแปลง

ในหน้าต่าง บันทึกเป็น PDF คลิกปุ่ม การตั้งค่า และ Acrobat จะเปิดหน้าต่าง บันทึกเป็น DOCX การตั้งค่า

คุณสามารถเลือกจัดลำดับความสำคัญของโฟลว์ข้อความหรือเค้าโครงหน้าได้โดยการสลับปุ่มตัวเลือกที่เหมาะสม

หลังจากทดสอบกระบวนการนี้โดยใช้ไฟล์ PDF ต่างๆ ที่ฉันทำให้ไดรฟ์รกรุงรัง ฉันพบว่าผลลัพธ์ค่อนข้างไม่สอดคล้องกันองค์ประกอบบางอย่างจะถ่ายโอนได้อย่างสมบูรณ์ ในขณะที่ในเอกสารอื่นๆ คำบางคำจะไม่มีตัวอักษรเฉพาะ

สิ่งนี้ดูเหมือนจะเกิดจากการแปลงอักษรควบที่ไม่ถูกต้อง แต่ไฟล์ที่ได้นั้นยุ่งเหยิงจนน่าสับสน เมื่อใดก็ตามที่มีคุณสมบัติการพิมพ์พิเศษอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ตัวเลือกการแปลงของบุคคลที่สาม

มีปลั๊กอินและบริการของบุคคลที่สามหลายตัวที่อ้างว่าสามารถแปลงไฟล์ InDesign เป็นไฟล์ Word ได้ แต่จากการทดสอบอย่างรวดเร็วเล็กน้อยพบว่าผลการแปลง ด้อยกว่าวิธี Acrobat ที่ฉันอธิบายไว้ก่อนหน้านี้ เนื่องจากพวกเขาทั้งหมดมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจึงไม่มีค่าพอที่จะแนะนำ

คำสุดท้าย

ซึ่งครอบคลุมสองวิธีที่มีให้ในการแปลง InDesign เป็น Word แม้ว่าฉันคิดว่าคุณอาจจะไม่พอใจเล็กน้อยกับผลลัพธ์ที่ได้ คงจะดีถ้าเราสามารถถ่ายโอนไฟล์รูปแบบใดก็ได้ไปยังรูปแบบอื่น และเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI อาจทำให้สิ่งนั้นเป็นจริงได้ในอนาคตอันใกล้ แต่สำหรับตอนนี้ ดีที่สุดคือใช้แอปที่เหมาะสมสำหรับโครงการตั้งแต่เริ่มต้น .

ขอให้โชคดีกับการแปลงของคุณ!