メールをよく使う人なら、同僚や同僚、友人、家族からのメールの最後に署名があるのを見たことがあるでしょう。 名前や電話番号、役職など、適切な情報が書かれているかもしれません。 署名があると、メールを非常にプロフェッショナルに見せることができるのです。

現在、電子コミュニケーションのほとんどは、インスタントメッセージ、テキストメッセージ、ビデオチャット、ソーシャルメディアなどの形で行われていますが、ビジネスの世界では依然として電子メールが広く使われています。 このため、プロフェッショナルな印象を与え、相手が誰とコミュニケーションしているかを示すマークを用意することが非常に重要なのです。

Microsoft Outlookで電子メールの署名を作成するのは簡単で、数分でできます。

すでに持っていて、変更する方法を忘れてしまったという方に、その方法をご紹介します。 メール署名の追加・変更方法を見ていきましょう。 その後、プロらしく見せるための注意点をご紹介しています。

Microsoft Outlookで署名を追加する

Outlookで署名を追加するのは、かなり簡単な手順です。 ここでは、Web版のOutlookで行いますが、Outlookアプリ内でもほぼ同じ手順で行えます。 この記事のスクリーンショットは、Web版のOutlookのものです。

ステップ1：Microsoft Outlookにログインする

Microsoft Outlookにサインインします。

ステップ2：Outlookの設定を開く

ブラウザの右上にある設定アイコンをクリックして、アカウント設定を開いてください。

ステップ3： "すべてのOutlookの設定を表示 "をクリックします。

Step4：「メール」-「メール作成と返信」をクリックします。

設定メニューの「メール」→「メール作成と返信」をクリックすると、画面右側のウィンドウ上部に、すぐに「メールの署名」の項目が表示されるはずです。

ステップ5：署名情報を追加する

署名に表示させたいものをすべて追加してください。 あなたの署名がプロフェッショナルに見えるようにする方法については、以下のセクションを参照してください。

フォントを変更したり、標準的なテキストフォーマットを使用することができます。 また、必要に応じて画像を追加することも可能です。

ステップ6：オプションの選択

署名は、新しいメッセージや返信・転送するメッセージに含めることができます。

ステップ7：変更内容を保存する

右下の「保存」ボタンを忘れずにクリックし、保存したら完了です。 これで、プロフェッショナルな署名がメールに表示されるようになりました。

Microsoft Outlookの署名を更新する

また、連絡先が変わったとき、新しい役職に就いたとき、少しブラッシュアップしたいときなどにも、簡単に変更することができます。

更新する場合は、新規作成時と同じ手順で行います。 設定（ステップ4）の署名セクションで、右側のテキストウィンドウをクリックし、テキストボックスをお好みの形に編集してください。 簡単です。設定の保存を忘れないでください。

Outlookの署名にプロフェッショナルな印象を与える方法

メールの署名をプロフェッショナルに見せる方法は数多くあります。 最優先すべきは、フルネーム、仕事または役職、そして連絡先の順です。 以下は、最も付加価値の高い項目です。

1.名称

ニックネームや短縮名は、カジュアルな職場や取引先でない限り、避けた方がよいでしょう。

2.タイトル

特に、あなたのことをよく知らない人や、過去に一緒に仕事をしたことがない人にとっては、これは非常に重要なことかもしれません。

3.会社名

会社に所属している場合は会社名を、会社に所属していない場合は「Independent Contractor」「Freelance Developer」等と記入し、会社を代表していない場合は省略しても構いません。

会社情報を入れる場合、会社のロゴを入れることも考えられますが、具体的に入れてほしいものがあるかどうか、まずは会社に確認してください。

4.認定資格

また、自分や会社が持っている認定資格を記載することもできます。 認定資格にはロゴやシンボルが付いている場合がありますが、それも追加することができます。

5.お問い合わせ先

これは最も重要な部分かもしれません。 電話番号、会社のウェブサイト、その他の連絡方法を記載します。 また、「From」セクションにすでに記載されていますが、電子メールアドレスを記載することもできます。 誰かが簡単に見てアクセスできる場所に記載することは、問題ではありません。

6.ソーシャルメディア

LinkedInなど、あなたのビジネスを代表するプロフェッショナルなソーシャルメディアのアカウントにリンクすることを検討してください。

7.写真

顔写真の掲載は任意ですが、相手が誰なのかが分かるといいですね。 フォーマルな社風の場合は、プロフェッショナルな雰囲気の写真を使用しましょう。

Outlookの署名に書いてはいけないこと

このように、署名欄には豊富なテキストや画像を追加することができますが、シンプルであることに越したことはありません。 目的は、あなたのメッセージに最も価値を与えるデータを提供することです。

また、情報過多の場合、特に急いでいるときは、相手に無視される可能性があります。

メールの署名に引用や格言を入れる人をよく見かけますが、会社のモットーやスローガンでない限り、私はお勧めしません。 引用はしばしば意見、政治、論争の的になることがあり、誰かを怒らせる危険性があります。 あなたがプロでありたいなら、引用は避けるべきものなのです。

最後に、署名が目立たなくなるようなことは避けてください。

署名は、あなたが誰なのか、何をしているのか、誰のために働いているのか、あなたに連絡する方法、そしておそらくあなたが信頼できる理由を伝えるべきです。

Outlookのメールシグネチャが必要な理由

このほかにも、プリフォーマット・モンキーを採用する理由はいくつかあります。 これらは単純に見えるかもしれませんが、その重要性を過小評価しないでください。

すでに見てきたように、署名はあなたのメッセージをよりプロフェッショナルに見せます。 署名は貴重な時間を節約することができます。

何度もメールを送り、自分の名前やその他の情報を追加していると、他の仕事に支障をきたします。 あらかじめ作成されたデフォルトのメールであれば、メッセージごとにしなければならないことがひとつ減ります。

また、署名があれば、あなたの名前とその他の詳細が常にメールに含まれるようになり、重要な連絡先を追加するのを忘れることがなくなります。 標準の署名は、連絡先を一定に保ち、各受信者にまったく同じものを送信していることを確認します。

もうひとつ、受信者が誰からのメッセージなのかを知ることができるからです。 電子メールアドレスは、私たちの名前の一部と数字や他の文字が組み合わされていることが多いのです。

そのため、受信者はあなたのフルネームを知らない可能性があります。 正式な署名があれば、受信者はあなたが誰であるかを知ることができます。

最後の言葉

Outlookのメール署名は、あなたに関する情報を提供し、読者にあなたに連絡する別の方法を提供します。 繰り返しテキストを入力し続ける必要がないので、メールを入力し送信する時間を節約できます。

Outlookの署名を設定したら、頻繁に見直し、何か変更があれば常に最新の状態に保つようにしてください。

この記事は、Outlookでプロフェッショナルな電子メールの署名を設定するのに役立つことを願っています。 質問やコメントがありましたら、お気軽にお問い合わせください。