Ja bieži lietojat e-pastu, droši vien esat redzējis vēstules no kolēģiem, kolēģiem, draugiem vai ģimenes locekļiem, kuru beigās ir paraksts. Tajā var būt norādīts vārds, tālruņa numurs, amats un cita būtiska informācija. Paraksts var padarīt e-pastu ļoti profesionālu.

Lai gan lielākā daļa elektroniskās saziņas tagad notiek tūlītējo ziņojumapmaiņas, īsziņu, videočatu vai sociālo plašsaziņas līdzekļu veidā, e-pasta vēstules joprojām tiek plaši izmantotas uzņēmējdarbības pasaulē. Tāpēc ir ļoti svarīgi, lai tām būtu profesionāla izskata zīme, kas izceļas un ļauj citiem saprast, ar ko viņi sazinās.

Vai esat Outlook lietotājs? E-pasta paraksta izveide programmā Microsoft Outlook ir diezgan vienkārša; to var izdarīt tikai dažu minūšu laikā.

Ja jums tāds jau ir un esat aizmirsis, kā to mainīt, mēs jums parādīsim, kā to izdarīt. Apskatīsim, kā pievienot vai mainīt e-pasta parakstu. Pēc tam esam iekļāvuši dažas piezīmes par to, kā panākt, lai tas izskatās profesionāli.

Paraksta pievienošana programmā Microsoft Outlook

Paraksta pievienošana programmā Outlook ir diezgan vienkāršs process. Mēs to darīsim programmas Outlook tīmekļa versijā, taču to var izdarīt arī, izmantojot gandrīz identiskus soļus programmā Outlook. Šajā rakstā redzamie ekrānšāviņi ir no programmas Outlook tīmekļa versijas.

1. solis: Piesakieties programmā Microsoft Outlook

Pierakstieties programmā Microsoft Outlook.

2. solis: Atveriet Outlook iestatījumus

Atveriet konta iestatījumus. To izdariet, noklikšķinot uz iestatījumu ikonas pārlūkprogrammas augšējā labajā stūrī.

3. solis: Noklikšķiniet uz "Apskatīt visus Outlook iestatījumus".

4. solis: Noklikšķiniet uz Mail - Sastādīt un atbildēt.

Iestatījumu izvēlnē noklikšķiniet uz "Pasts" un pēc tam uz "Sastādīt un atbildēt". Loga augšdaļā ekrāna labajā pusē uzreiz jāparādās sadaļai "E-pasta paraksts".

5. solis: Pievienojiet informāciju par savu parakstu

Pievienojiet visu, ko vēlaties, lai parādās jūsu parakstā. Skatiet tālāk sadaļā par to, kā nodrošināt, lai jūsu paraksts izskatītos profesionāli.

Varat mainīt fontus un izmantot citas standarta teksta formatēšanas opcijas. Ja vēlaties, varat pievienot arī attēlus.

6. solis: Izvēlieties opcijas

Izvēlieties opcijas, lai noteiktu, kad paraksts ir jāizmanto. To var iekļaut jaunos ziņojumos un ziņojumos, uz kuriem atbildat vai kurus pārsūtāt tālāk.

7. solis: saglabājiet izmaiņas

Neaizmirstiet nospiest pogu "Saglabāt" apakšējā labajā stūrī. Kad esat saglabājis, viss ir pabeigts; e-pasta ziņojumos ir jābūt skaistam, profesionāli izskatīgam parakstam.

Microsoft Outlook paraksta atjaunināšana

Ja neesat apmierināts ar to, kā izskatās jūsu jaunais paraksts, nav jāuztraucas - to ir viegli rediģēt. Bieži vien izmaiņas ir jāveic arī tad, ja mainās kontaktinformācija, saņemat jaunu amata nosaukumu vai vienkārši vēlaties to mazliet izlabot.

Lai to atjauninātu, vienkārši izpildiet tos pašus soļus, kas tika izmantoti, lai izveidotu jauno parakstu. Kad nokļūsiet iestatījumu sadaļā paraksts (4. solis), noklikšķiniet uz teksta loga labajā pusē un pēc tam rediģējiet teksta lauku, lai tas izskatītos tā, kā vēlaties. Tas ir tik vienkārši. Neaizmirstiet saglabāt iestatījumus.

Kā padarīt Outlook parakstu profesionālu

Ir daudz veidu, kā nodrošināt, lai jūsu e-pasta paraksts izskatītos profesionāli. Galvenās prioritātes: norādiet savu vārdu un uzvārdu, pēc tam savu darbu vai amatu un tad kontaktinformāciju. Tālāk ir norādīti elementi, kas sniegs vislielāko pievienoto vērtību.

1. Nosaukums

Iespējams, vēlēsieties izmantot savu oficiālo vārdu. Neizmantojiet nekādus segvārdus vai saīsinātus vārdus, ja vien jūsu darba vide vai klienti nav neformālāki.

2. Nosaukums

Tas var būt ļoti svarīgi, jo īpaši tiem, kuri jūs labi nepazīst vai nav ar jums strādājuši iepriekš.

3. Uzņēmuma nosaukums

Ja strādājat uzņēmumā, saņēmējiem jāzina tā nosaukums. Ja nestrādājat uzņēmumā, varat ierakstīt kaut ko tādu kā "Neatkarīgais darbuzņēmējs" vai "Ārštata programmētājs". Šo daļu varat arī izlaist, ja nepārstāvat uzņēmumu.

Pievienojot informāciju par uzņēmumu, varat apsvērt iespēju pievienot uzņēmuma logotipu. Vispirms sazinieties ar uzņēmumu, lai noskaidrotu, vai tas vēlas, lai jūs pievienotu konkrētu informāciju.

4. Sertifikāti

Varat arī norādīt visus sertifikātus, kas jums vai jūsu uzņēmumam ir. Sertifikātiem var būt pievienots logotips vai simbols, ko arī var pievienot.

5. Kontaktinformācija

Šī, iespējams, ir vissvarīgākā daļa. Sniedziet alternatīvus veidus, kā ar jums sazināties. Pievienojiet savu tālruņa numuru, uzņēmuma tīmekļa vietni vai jebkurus citus iespējamos veidus. Varat pievienot arī e-pasta adresi, lai gan tā jau būs norādīta ziņojuma sadaļā "No". Nekaitēs, ja tā būs tur, kur kāds to var viegli redzēt un piekļūt.

6. Sociālie plašsaziņas līdzekļi

Apsveriet iespēju izveidot saiti uz profesionālo sociālo mediju kontiem, piemēram, LinkedIn vai citiem kontiem, kas pārstāv jūsu uzņēmumu.

7. Foto

Jūsu fotoattēls nav obligāts, taču cilvēkiem ir patīkami redzēt, ar ko viņi sazinās. Ja jūsu uzņēmuma kultūra ir formāla, noteikti izmantojiet profesionāla izskata fotoattēlu.

Ko nevajadzētu iekļaut Outlook parakstā

Kā redzat, paraksta sadaļā varēsiet pievienot daudz teksta vai attēlu, taču nav nekas slikts, ja paraksts būs vienkāršs. Mērķis ir sniegt datus, kas jūsu ziņojumiem piešķir vislielāko pievienoto vērtību.

Nepārspīlējiet. Ja pievienosiet pārāk daudz informācijas, tā var izskatīties pārblīvēta. Informācijas pārslodze var likt saņēmējam to vienkārši ignorēt, īpaši, ja viņš steidzas.

Bieži vien redzēsiet, ka cilvēki savā e-pasta parakstā iekļauj kādu citātu vai teicienu. Es iesaku to nedarīt, ja vien tas nav jūsu uzņēmuma moto vai sauklis. Citāti bieži vien var būt viedokliski, politiski vai pretrunīgi; jūs varat riskēt kādu aizvainot. Ja jūsu vēlme ir būt profesionālam, no citātiem vajadzētu izvairīties.

Vēl viena lieta, par ko jādomā: izvairieties no tā, lai jūsu paraksts pārāk novērš uzmanību. Jūs vēlaties, lai tas tiktu pamanīts, taču arī nevēlaties, lai tas būtu tik uzkrītošs, ka atņemtu uzmanību jūsu vēstījumam.

Parakstā jānorāda, kas esat, ar ko nodarbojaties, kam strādājat, kā ar jums sazināties un, iespējams, kāpēc jums var uzticēties.

Kāpēc nepieciešams Outlook e-pasta paraksts

Ir vēl daži citi pamatoti iemesli, kāpēc ir nepieciešams iepriekš formatēts monikers. Lai gan tie var šķist vienkārši, nenovērtējiet to nozīmi par zemu.

Kā jau redzējām, e-pasta paraksts padara jūsu ziņojumus profesionālākus. Paraksts var ietaupīt vērtīgu laiku.

Lai gan tas var šķist maz, vairāku e-pasta vēstuļu sūtīšana un nepārtraukta vārda un citas informācijas pievienošana var aizņemt citu uzdevumu veikšanu. Izmantojot iepriekš izveidotu noklusējuma iestatījumu, ir par vienu lietu mazāk, kas jums jādara, sūtot katru ziņojumu.

Paraksts arī nodrošina, ka katrā e-pasta vēstulē vienmēr ir norādīts jūsu vārds un cita informācija. Jūs neaizmirsīsiet pievienot savu svarīgo kontaktinformāciju. Standarta paraksts nodrošina nemainīgu kontaktinformāciju, lai jūs zinātu, ka katram saņēmējam sūtāt tieši to pašu.

Ir vēl viens iemesls: saņēmējs zinās, no kā viņš saņem ziņojumu. E-pasta adresēs bieži vien ir sajauktas mūsu vārdu daļas, kas apvienotas ar cipariem vai citiem burtiem.

Tādējādi persona, kas saņem ziņojumu, var nezināt jūsu vārdu un uzvārdu. Oficiāls paraksts nodrošina, ka saņēmējs zina, kas jūs esat.

Nobeiguma vārdi

Jūsu Outlook e-pasta paraksts ir svarīga jūsu saziņas daļa. Tas sniedz informāciju par jums un sniedz lasītājiem alternatīvus veidus, kā ar jums sazināties. Tas ietaupa laiku, rakstot un sūtot e-pasta ziņojumus, jo jums nebūs pastāvīgi jāaizpilda atkārtots teksts.

Kad esat iestatījis savu Outlook parakstu, pārliecinieties, ka to bieži pārskatāt un atjaunināt, ja kaut kas mainās.

Cerams, ka šis raksts ir palīdzējis jums iestatīt profesionālu e-pasta parakstu programmā Outlook. Lūdzu, sazinieties ar mums, ja rodas kādi jautājumi vai komentāri.