Als u vaak e-mails gebruikt, hebt u waarschijnlijk e-mails gezien van collega's, vrienden of familie met een handtekening aan het einde, bijvoorbeeld met hun naam, telefoonnummer, functie en andere relevante informatie. Een handtekening kan een e-mail er uiterst professioneel doen uitzien.

Hoewel de meeste elektronische communicatie nu plaatsvindt in de vorm van instant messaging, sms, videochat of sociale media, wordt e-mail nog steeds veel gebruikt in de zakenwereld. Daarom is het van cruciaal belang om een professioneel ogend merk te hebben dat opvalt en anderen laat weten met wie ze communiceren.

Bent u een Outlook-gebruiker? Een e-mailhandtekening maken in Microsoft Outlook is vrij eenvoudig; het kan in een paar minuten.

Als je er al een hebt, en je bent vergeten hoe je hem moet veranderen, laten we je zien hoe. Laten we eens kijken hoe je je e-mailhandtekening toevoegt of wijzigt. Daarna hebben we wat aantekeningen opgenomen over hoe je er professioneel uit kunt zien.

Een handtekening toevoegen in Microsoft Outlook

Het toevoegen van een handtekening in Outlook is een vrij eenvoudig proces. We doen dit in de webversie van Outlook, maar het kan ook worden gedaan met vrijwel identieke stappen in de Outlook app. De screenshots in dit artikel zijn van de webversie van Outlook.

Stap 1: Aanmelden bij Microsoft Outlook

Aanmelden bij Microsoft Outlook.

Stap 2: Open de Outlook-instellingen

Open uw accountinstellingen. Doe dit door te klikken op het instellingenpictogram in de rechterbovenhoek van uw browser.

Stap 3: Klik op "Alle Outlook-instellingen weergeven".

Stap 4: Klik op Mail - Samenstellen en Beantwoorden

In het instellingenmenu klikt u op "Mail" en vervolgens op "Samenstellen en antwoorden". Bovenaan het venster aan de rechterkant van het scherm zou u onmiddellijk het gedeelte "E-mailhandtekening" moeten zien.

Stap 5: Voeg uw handtekening toe

Voeg alles toe wat u in uw handtekening wilt hebben. Zie het gedeelte hieronder over hoe u ervoor kunt zorgen dat die van u er professioneel uitziet.

U kunt lettertypen wijzigen en andere standaardopties voor tekstopmaak gebruiken. U kunt ook afbeeldingen toevoegen als u dat wilt.

Stap 6: Selecteer opties

Selecteer opties om te bepalen wanneer de handtekening moet worden gebruikt. Deze kan worden opgenomen in nieuwe berichten en berichten die u beantwoordt of doorstuurt.

Stap 7: Uw wijzigingen opslaan

Vergeet niet te klikken op de knop "Opslaan" in de rechterbenedenhoek. Zodra je hebt opgeslagen, ben je klaar; je zou een mooie professioneel ogende handtekening op je e-mails moeten hebben.

Uw Microsoft Outlook-handtekening bijwerken

Als u niet tevreden bent met hoe uw nieuwe handtekening eruitziet, geen nood: u kunt hem gemakkelijk bewerken. Het komt ook vaak voor dat u wijzigingen moet aanbrengen wanneer contactgegevens veranderen, u een nieuwe functie krijgt of u hem gewoon een beetje wilt oppoetsen.

Om het bij te werken, volgt u dezelfde stappen als bij het aanmaken van de nieuwe. Wanneer u bij het onderdeel handtekening van de instellingen komt (stap 4), klikt u op het tekstvenster aan de rechterkant en bewerkt u het tekstvak zoals u dat wilt. Zo eenvoudig is het. Vergeet niet uw instellingen op te slaan.

Hoe uw Outlook-handtekening er professioneel uitziet

Er zijn talloze manieren om ervoor te zorgen dat uw e-mailhandtekening er professioneel uitziet. Uw topprioriteiten: vermeld uw volledige naam, gevolgd door uw baan of functie, en vervolgens contactinformatie. De volgende items zullen de meeste waarde toevoegen.

1. Naam

Laat bijnamen of verkorte namen achterwege, tenzij je een meer informele werkomgeving of klanten hebt.

2. Titel

Dit kan cruciaal zijn, vooral voor degenen die u niet goed kennen of in het verleden niet met u hebben samengewerkt.

3. Bedrijfsnaam

Als u voor een bedrijf werkt, moeten de ontvangers de naam ervan weten. Als u niet voor een bedrijf werkt, kunt u iets zetten als "Onafhankelijk contractant" of "Freelance ontwikkelaar". U kunt dit deel ook weglaten als u geen bedrijf vertegenwoordigt.

Wanneer u bedrijfsinformatie toevoegt, kunt u overwegen uw bedrijfslogo toe te voegen. Vraag uw bedrijf eerst of ze specifieke dingen hebben die ze willen dat u toevoegt.

4. Certificaten

U kunt ook eventuele certificeringen vermelden die u of uw bedrijf heeft. Certificeringen kunnen worden geleverd met een logo of symbool dat ook kan worden toegevoegd.

5. Contactgegevens

Dit kan het belangrijkste deel zijn. Geef alternatieve manieren voor iemand om met u in contact te komen. Voeg uw telefoonnummer toe, uw bedrijfswebsite, of andere methoden die u hebt. U kunt ook uw e-mailadres toevoegen, ook al staat het al in het bericht in het gedeelte "Van". Het kan geen kwaad om het daar te hebben waar iemand het gemakkelijk kan zien en openen.

6. Sociale media

Overweeg een link naar professionele sociale media-accounts zoals LinkedIn of andere die uw bedrijf vertegenwoordigen.

7. Foto

Een foto van jezelf is optioneel, maar het is leuk voor mensen om te zien met wie ze communiceren. Als je bedrijfscultuur formeel is, zorg dan voor een professioneel ogende foto.

Wat u niet in uw Outlook-handtekening moet zetten

Zoals u kunt zien, kunt u in het handtekeninggedeelte een overvloed aan tekst of afbeeldingen toevoegen, maar er is niets mis mee om het eenvoudig te houden. Het doel is om gegevens te verstrekken die de meeste waarde toevoegen aan uw berichten.

Overdrijf het niet. Als u te veel toevoegt, kan het er onoverzichtelijk uitzien. Een overdaad aan informatie kan ertoe leiden dat de ontvanger het gewoon negeert, vooral als hij haast heeft.

U zult vaak zien dat mensen een soort citaat of gezegde opnemen in hun e-mailhandtekening. Ik raad dit af, tenzij het een motto of slogan van uw bedrijf is. Citaten kunnen vaak opiniërend, politiek of controversieel zijn; u loopt het risico iemand te beledigen. Als u professioneel wilt zijn, kunt u citaten beter vermijden.

Een laatste punt om over na te denken: vermijd dat uw handtekening te veel afleidt. U wilt dat hij wordt opgemerkt, maar u wilt ook niet dat hij zo in het oog springt dat hij uw boodschap wegneemt.

De handtekening moet mensen vertellen wie je bent, wat je doet, voor wie je werkt, hoe ze contact met je kunnen opnemen, en eventueel waarom ze je kunnen vertrouwen.

Waarom u een e-mailhandtekening voor Outlook nodig hebt

Er zijn nog andere goede redenen om een voorgeformatteerde moniker te hebben. Hoewel ze eenvoudig lijken, moet je het belang ervan niet onderschatten.

Zoals we al hebben gezien, zorgt een e-mailhandtekening ervoor dat uw berichten er professioneler uitzien. Een handtekening kan kostbare tijd besparen.

Hoewel het misschien niet veel lijkt, kan het verzenden van meerdere e-mails en het voortdurend toevoegen van uw naam en andere gegevens u van andere taken afhouden. Met een vooraf gemaakte standaardinstelling hoeft u voor elk bericht één ding minder te doen.

Een handtekening zorgt er ook voor dat uw naam en andere gegevens altijd in elke e-mail staan. U vergeet niet uw uiterst belangrijke contactgegevens toe te voegen. Een standaardhandtekening houdt uw contactgegevens constant, zodat u weet dat u elke ontvanger precies hetzelfde toestuurt.

Er is nog een laatste reden: de ontvanger weet van wie hij het bericht ontvangt. E-mailadressen zijn vaak door elkaar gehusselde delen van onze namen gecombineerd met cijfers of andere letters.

Daardoor kent de persoon die het bericht ontvangt misschien niet uw volledige naam. Een formele handtekening zorgt ervoor dat de ontvanger weet wie u bent.

Laatste woorden

Uw Outlook e-mailhandtekening is een essentieel onderdeel van uw communicatie. Het geeft informatie over u en geeft uw lezers alternatieve manieren om contact met u op te nemen. Het bespaart tijd bij het typen en verzenden van e-mails, omdat u niet steeds dezelfde tekst hoeft in te vullen.

Als u eenmaal uw Outlook-handtekening hebt ingesteld, moet u deze regelmatig bekijken en ervoor zorgen dat u deze bijhoudt als er iets verandert.

Hopelijk heeft dit artikel u geholpen bij het opzetten van uw professionele e-mailhandtekening in Outlook. Neem gerust contact met ons op als u vragen of opmerkingen heeft.