Jei dažnai naudojatės el. paštu, tikriausiai esate matę bendradarbių, kolegų, draugų ar šeimos narių laiškus, kurių pabaigoje yra parašas. Jame gali būti nurodytas vardas, pavardė, telefono numeris, pareigos ir kita svarbi informacija. Dėl parašo el. laiškas gali atrodyti itin profesionaliai.

Nors dauguma elektroninių ryšių dabar vyksta trumposiomis žinutėmis, tekstinėmis žinutėmis, vaizdo pokalbiais ar socialine žiniasklaida, verslo pasaulyje vis dar plačiai naudojamas el. paštas. Todėl labai svarbu turėti profesionaliai atrodantį ženklą, kuris išsiskirtų ir leistų kitiems suprasti, su kuo jie bendrauja.

Ar esate "Outlook" naudotojas? Sukurti el. pašto parašą "Microsoft Outlook" programoje gana paprasta; tai galima padaryti vos per kelias minutes.

Jei tokį jau turite ir pamiršote, kaip jį pakeisti, parodysime, kaip tai padaryti. Panagrinėsime, kaip pridėti arba pakeisti el. pašto parašą. Po to įtraukėme keletą pastabų, kaip padaryti, kad jis atrodytų profesionaliai.

Parašo pridėjimas programoje "Microsoft Outlook

Parašo pridėjimas programoje "Outlook" yra gana paprastas procesas. Tai darysime "Outlook" žiniatinklio versijoje, tačiau tai taip pat galima atlikti naudojant beveik identiškus veiksmus programoje "Outlook". Šiame straipsnyje pateiktos ekrano nuotraukos yra iš "Outlook" žiniatinklio versijos.

1 žingsnis: Prisijunkite prie "Microsoft Outlook

Prisijunkite prie "Microsoft Outlook".

2 veiksmas: atidarykite "Outlook" nustatymus

Atidarykite paskyros nustatymus. Tai padarykite spustelėję viršutiniame dešiniajame naršyklės kampe esančią nustatymų piktogramą.

3 žingsnis: Spustelėkite "Peržiūrėti visus "Outlook" nustatymus".

4 veiksmas: Spustelėkite Paštas - Sudaryti ir atsakyti

Nustatymų meniu spustelėkite "Mail", tada "Compose and reply". Lango viršuje, dešinėje ekrano pusėje, iš karto turėtumėte pamatyti skyrių "Email signature".

5 veiksmas: pridėkite savo parašo informaciją

Įrašykite visus dalykus, kuriuos norite matyti savo paraše. Žr. tolesnį skyrių, kuriame aprašoma, kaip užtikrinti, kad jūsų parašas atrodytų profesionaliai.

Galite keisti šriftus ir naudoti kitas standartines teksto formatavimo parinktis. Jei norite, taip pat galite pridėti paveikslėlių.

6 veiksmas: pasirinkite parinktis

Pasirinkite parinktis, kad nustatytumėte, kada parašas turėtų būti naudojamas. Jis gali būti įtrauktas į naujus pranešimus ir pranešimus, į kuriuos atsakote arba kuriuos persiunčiate.

7 veiksmas: išsaugokite pakeitimus

Nepamirškite spustelėti apatiniame dešiniajame kampe esančio mygtuko "Išsaugoti". Kai išsaugosite, viskas bus baigta; turėtumėte turėti gražų, profesionaliai atrodantį el. laiškų parašą.

"Microsoft Outlook" parašo atnaujinimas

Jei jums nepatinka, kaip atrodo jūsų naujasis parašas, nesijaudinkite - jį lengva redaguoti. Taip pat dažnai reikia atlikti pakeitimus, kai pasikeičia kontaktinė informacija, gaunate naują pareigų pavadinimą arba tiesiog norite jį šiek tiek patobulinti.

Norėdami jį atnaujinti, atlikite tuos pačius veiksmus, kurie buvo atlikti kuriant naująjį. Kai pereisite į parašo nustatymų skyrių (4 veiksmas), spustelėkite dešinėje pusėje esantį teksto langą, tada redaguokite teksto langą, kad jis atrodytų taip, kaip norite. Tai labai paprasta. Nepamirškite išsaugoti nustatymų.

Kaip padaryti, kad "Outlook" parašas atrodytų profesionalus

Yra daugybė būdų, kaip užtikrinti, kad jūsų el. pašto parašas atrodytų profesionaliai. Svarbiausi prioritetai: nurodykite savo vardą ir pavardę, po to savo darbą ar pareigas, tada kontaktinę informaciją. Toliau pateikiami elementai, kurie suteiks daugiausia naudos.

1. Pavadinimas

Gali būti, kad norėsite naudoti savo oficialų vardą ir pavardę. Nevartokite jokių pravardžių ar sutrumpintų vardų, nebent jūsų darbo aplinka ar klientai yra laisvesni.

2. Pavadinimas

Tai gali būti labai svarbu, ypač tiems, kurie jūsų gerai nepažįsta arba anksčiau su jumis nedirbo.

3. Įmonės pavadinimas

Jei dirbate įmonei, gavėjai turi žinoti jos pavadinimą. Jei nedirbate įmonei, galite įrašyti, pavyzdžiui, "Nepriklausomas rangovas" arba "Laisvai samdomas kūrėjas". Šios dalies taip pat galite nepateikti, jei neatstovaujate įmonei.

Pridėdami informaciją apie įmonę, galite apsvarstyti galimybę pridėti įmonės logotipą. Pirmiausia pasitarkite su savo įmone ir sužinokite, ar ji turi konkrečių dalykų, kuriuos norėtų, kad įtrauktumėte.

4. Sertifikatai

Taip pat galite išvardyti visus sertifikatus, kuriuos turite jūs arba jūsų įmonė. Sertifikatai gali turėti logotipą arba simbolį, kurį taip pat galima pridėti.

5. Kontaktinė informacija

Tai gali būti svarbiausia dalis. Pateikite alternatyvius būdus, kaip su jumis susisiekti. Įrašykite savo telefono numerį, savo verslo svetainę arba kitus būdus, kuriuos galite turėti. Taip pat galite įtraukti savo el. pašto adresą, nors jis jau bus nurodytas žinutės skiltyje "Nuo". Nepakenks, jei jis bus ten, kur jį kas nors galės lengvai pamatyti ir pasiekti.

6. Socialinė žiniasklaida

Apsvarstykite galimybę pateikti nuorodas į bet kokias profesines socialinės žiniasklaidos paskyras, pavyzdžiui, "LinkedIn" ar kitas, kurios reprezentuoja jūsų verslą.

7. Nuotrauka

Jūsų nuotrauka neprivaloma, tačiau žmonėms malonu matyti, su kuo jie bendrauja. Jei jūsų įmonės kultūra formali, būtinai naudokite profesionaliai atrodančią nuotrauką.

Ko nereikėtų įtraukti į "Outlook" parašą

Kaip matote, parašo skiltyje galėsite pridėti daug teksto ar paveikslėlių, tačiau nieko blogo, jei jis bus paprastas. Tikslas - pateikti duomenis, kurie jūsų žinutėms suteikia didžiausią vertę.

Nepersistenkite. Jei pridėsite per daug informacijos, ji gali atrodyti perkrauta. Informacijos perteklius gali paskatinti gavėją tiesiog ją ignoruoti, ypač jei jis skuba.

Dažnai matysite, kad žmonės į savo el. pašto parašą įtraukia kokią nors citatą ar posakį. Nerekomenduoju to daryti, nebent tai būtų jūsų įmonės moto ar šūkis. Citatos dažnai gali būti nuomonių, politinės ar prieštaringos; galite rizikuoti ką nors įžeisti. Jei norite būti profesionalūs, citatų turėtumėte vengti.

Paskutinis dalykas, apie kurį reikia pagalvoti: venkite, kad jūsų parašas pernelyg blaškytų dėmesį. Norite, kad jis būtų pastebėtas, tačiau taip pat nenorite, kad jis būtų toks akį traukiantis, kad atitrauktų jūsų žinutę.

Paraše turėtų būti nurodyta, kas esate, ką veikiate, kam dirbate, kaip su jumis susisiekti ir kodėl jie gali jumis pasitikėti.

Kodėl jums reikia "Outlook" el. pašto parašo

Yra ir kitų svarių priežasčių, kodėl verta turėti iš anksto suformuotą monikerį. Nors jos gali atrodyti paprastos, nenuvertinkite jų svarbos.

Kaip jau matėme, el. laiško parašas suteikia jūsų pranešimams profesionalumo. Parašas gali padėti sutaupyti brangaus laiko.

Nors tai ir neatrodo daug, kelių el. laiškų siuntimas ir nuolatinis savo vardo, pavardės ir kitų duomenų įrašymas gali atimti galimybę atlikti kitas užduotis. Naudodami iš anksto sukurtą numatytąją nuostatą, kiekviename pranešime turėsite atlikti vienu dalyku mažiau.

Parašas taip pat užtikrina, kad kiekviename el. laiške visada būtų nurodytas jūsų vardas, pavardė ir kita informacija. Nepamiršite pridėti svarbios kontaktinės informacijos. Standartinis parašas užtikrina, kad jūsų kontaktinė informacija būtų pastovi ir žinotumėte, kad kiekvienam gavėjui siunčiate tą patį.

Yra dar viena priežastis: gavėjas žinos, iš ko gauna žinutę. El. pašto adresai dažnai yra sumaišytos mūsų vardų dalys, sujungtos su skaičiais ar kitomis raidėmis.

Todėl žinutę gavęs asmuo gali nežinoti viso jūsų vardo ir pavardės. Oficialus parašas užtikrina, kad gavėjas žino, kas esate.

Baigiamieji žodžiai

"Outlook" el. pašto parašas yra svarbi jūsų komunikacijos dalis. Jame pateikiama informacija apie jus ir skaitytojams suteikiami alternatyvūs būdai susisiekti su jumis. Jis padeda sutaupyti laiko rašant ir siunčiant el. laiškus, nes nereikia nuolat pildyti pasikartojančio teksto.

Nustatę "Outlook" parašą, būtinai dažnai jį peržiūrėkite ir įsitikinkite, kad jis atnaujinamas, jei kas nors pasikeičia.

Tikimės, kad šis straipsnis padėjo jums "Outlook" programoje nustatyti profesionalų el. pašto parašą. Jei turite klausimų ar pastabų, nedvejodami kreipkitės į mus.