Os ydych chi'n defnyddio e-bost yn aml, mae'n debyg eich bod wedi gweld post gan gydweithwyr, cydweithwyr, ffrindiau neu deulu sydd â llofnod ar y diwedd. Efallai y bydd yn rhoi eu henw, rhif ffôn, teitl swydd, a gwybodaeth berthnasol arall. Gall llofnod wneud i e-bost edrych yn hynod broffesiynol.

Tra bod y rhan fwyaf o gyfathrebiadau electronig bellach ar ffurf negeseuon gwib, negeseuon testun, sgwrs fideo, neu gyfryngau cymdeithasol, mae e-bost yn dal i gael ei ddefnyddio'n eang ym myd busnes. Oherwydd hyn, mae'n hollbwysig cael marc sy'n edrych yn broffesiynol sy'n sefyll allan ac sy'n gadael i eraill wybod gyda phwy maen nhw'n cyfathrebu.

Ydych chi'n ddefnyddiwr Outlook? Mae creu llofnod e-bost yn Microsoft Outlook braidd yn syml; gellir ei wneud mewn ychydig funudau.

Os oes gennych un yn barod, a’ch bod wedi anghofio sut i’w newid, byddwn yn dangos i chi sut. Gadewch i ni edrych ar sut i ychwanegu neu addasu eich llofnod e-bost. Ar ôl hynny, rydym wedi cynnwys rhai nodiadau ar sut i wneud iddo edrych yn broffesiynol.

Ychwanegu Llofnod yn Microsoft Outlook

Mae ychwanegu llofnod yn Outlook yn broses eithaf syml. Byddwn yn gwneud hyn yn y fersiwn we o Outlook, ond gellir ei wneud hefyd gan ddefnyddio camau sydd bron yn union yr un fath yn yr app Outlook. Mae'r sgrinluniau yn yr erthygl hon yn dod o fersiwn gwe Outlook.

Cam 1: Mewngofnodi i Microsoft Outlook

Mewngofnodi i Microsoft Outlook.

Cam 2 : Agorwch y Gosodiadau Outlook

Agorwch osodiadau eich cyfrif. Gwnewch hyn trwy glicio ar yr eicon gosodiadau yng nghornel dde uchaf eich porwr.

Cam 3: Cliciwch ar “View all Outlook Settings”

Cam 4: Cliciwch ar Post - Cyfansoddi ac Ymateb

Ar y ddewislen gosodiadau, cliciwch ar "Mail" ac yna "Cyfansoddi ac ateb." Ar frig y ffenestr ar ochr dde'r sgrin, dylech weld yr adran “Llofnod e-bost” ar unwaith.

Cam 5: Ychwanegu Eich Gwybodaeth Llofnod

Ychwanegu pob un y pethau rydych chi am eu dangos yn eich llofnod. Gweler yr adran isod ar sut i sicrhau bod eich un chi yn edrych yn broffesiynol.

Gallwch newid ffontiau a defnyddio opsiynau fformatio testun safonol eraill. Mae hefyd yn bosibl ychwanegu delweddau os hoffech.

Cam 6: Dewiswch Opsiynau

Dewiswch opsiynau i benderfynu pryd y dylid defnyddio'r llofnod. Gellir ei gynnwys mewn negeseuon a negeseuon newydd yr ydych yn ymateb iddynt neu'n eu hanfon ymlaen.

Cam 7: Cadw Eich Newidiadau

Peidiwch ag anghofio clicio ar y botwm “Cadw” yn y gornel dde isaf. Ar ôl i chi arbed, rydych chi wedi gorffen; dylai fod gennych lofnod proffesiynol ei olwg ar eich e-byst.

Diweddarwch Eich Llofnod Microsoft Outlook

Os nad ydych yn hapus â'r ffordd y mae eich llofnod newydd yn edrych, peidiwch â phoeni. Mae'n hawdd ei olygu. Mae hefyd yn gyffredin bod angen gwneud newidiadau pan fydd gwybodaeth gyswllt yn newid, rydych chi'n derbyn teitl swydd newydd, neu os ydych chi eisiau brwsio.i fyny ychydig.

I'w ddiweddaru, dilynwch yr un camau a ddefnyddiwyd i greu'r un newydd. Pan gyrhaeddwch adran llofnod y gosodiadau (cam 4), cliciwch ar y ffenestr testun ar yr ochr dde, yna golygwch y blwch testun i edrych fel yr hoffech. Mae mor syml â hynny. Peidiwch ag anghofio arbed eich gosodiadau.

Sut i Wneud Eich Llofnod Outlook Edrych yn Broffesiynol

Mae yna nifer o ffyrdd i sicrhau bod eich llofnod e-bost yn edrych yn broffesiynol. Eich prif flaenoriaethau: cynhwyswch eich enw llawn ac yna eich swydd neu swydd, yna gwybodaeth gyswllt. Mae'r canlynol yn eitemau a fydd yn ychwanegu'r gwerth mwyaf.

1. Enw

Efallai y byddwch am ddefnyddio'ch enw ffurfiol. Gadewch allan unrhyw lysenwau neu enwau byr oni bai bod gennych amgylchedd gwaith mwy achlysurol neu gleientiaid.

2. Teitl

Gall hyn fod yn hollbwysig, yn enwedig i'r rhai nad ydynt efallai'n eich adnabod yn dda neu nad ydynt wedi'ch adnabod yn dda. gweithio gyda chi yn y gorffennol.

3. Enw'r Cwmni

Os ydych yn gweithio i gwmni, mae angen i'r derbynwyr wybod ei enw. Os nad ydych chi'n gweithio i gwmni, efallai y byddwch chi'n rhoi rhywbeth fel "Contractwr Annibynnol" neu "Datblygwr Llawrydd." Gallwch hefyd adael y rhan hon allan os nad ydych yn cynrychioli cwmni.

Wrth ychwanegu gwybodaeth cwmni, efallai y byddwch yn ystyried ychwanegu logo eich cwmni. Gwiriwch gyda'ch cwmni yn gyntaf i weld a oes ganddynt bethau penodol yr hoffent i chi eu cynnwys.

4. Tystysgrifau

Chiefallai hefyd restru unrhyw ardystiadau sydd gennych chi neu'ch cwmni. Gall tystysgrifau ddod gyda logo neu symbol y gellir ei ychwanegu hefyd.

5. Manylion Cyswllt

Efallai mai dyma'r rhan bwysicaf. Darparwch ffyrdd eraill i rywun gysylltu â chi. Ychwanegwch eich rhif ffôn, gwefan eich busnes, neu unrhyw ddulliau eraill sydd gennych. Gallwch hefyd gynnwys eich cyfeiriad e-bost er y bydd eisoes yn y neges ar yr adran “Oddi”. Nid yw'n brifo ei gael yno lle gall rhywun ei weld a'i gyrchu'n hawdd.

6. Cyfryngau Cymdeithasol

Ystyriwch gysylltu ag unrhyw gyfrifon cyfryngau cymdeithasol proffesiynol fel LinkedIn neu eraill sy'n cynrychioli eich busnes.

7. Llun

Mae llun ohonoch chi'ch hun yn ddewisol, ond mae'n braf i bobl weld gyda phwy maen nhw'n cyfathrebu. Os yw diwylliant eich cwmni yn ffurfiol, gwnewch yn siŵr eich bod yn defnyddio llun sy'n edrych yn broffesiynol.

Yr hyn na ddylech ei gynnwys yn Eich Llofnod Outlook

Fel y gwelwch, bydd yr adran llofnod yn caniatáu i chi i ychwanegu digonedd o destun neu luniau, ond does dim byd o'i le ar gadw pethau'n syml. Y nod yw darparu data sy'n ychwanegu'r gwerth mwyaf at eich negeseuon.

Peidiwch â gorwneud pethau. Os ydych chi'n ychwanegu gormod, efallai y bydd yn edrych yn anniben. Gall gorlwytho gwybodaeth achosi i'r derbynnydd ei hanwybyddu, yn enwedig os yw ar frys.

Yn aml fe welwch bobl yn cynnwys rhyw fath o ddyfynbris neudweud yn eu llofnod e-bost. Rwy'n argymell yn erbyn hyn oni bai ei fod yn arwyddair neu slogan eich cwmni. Yn aml gall dyfyniadau fod yn farn, yn wleidyddol neu'n ddadleuol; efallai y byddwch mewn perygl o droseddu rhywun. Os mai bod yn broffesiynol yw eich dymuniad, mae dyfyniadau yn rhywbeth y dylech ei osgoi.

Un peth olaf i feddwl amdano: ceisiwch osgoi gwneud i'ch llofnod dynnu eich sylw'n ormodol. Rydych chi am iddo gael ei sylwi, ond nid ydych chi hefyd am iddo fod mor drawiadol nes ei fod yn tynnu oddi wrth eich neges.

Dylai'r llofnod ddweud wrth bobl pwy ydych chi, beth rydych yn ei wneud, i bwy rydych yn gweithio, sut i gysylltu â chi, ac o bosibl pam y gallant ymddiried ynoch.

Pam Mae Angen Llofnod E-bost ar eich cyfer Outlook

Mae yna rai rhesymau da eraill dros gael moniker wedi'i fformatio ymlaen llaw. Er y gallant ymddangos yn syml, peidiwch â diystyru eu pwysigrwydd.

Fel y gwelsom eisoes, mae llofnod e-bost yn gwneud i'ch negeseuon edrych yn fwy proffesiynol. Gall llofnod arbed amser gwerthfawr.

Er efallai nad yw'n ymddangos fel llawer, gall anfon e-byst lluosog ac ychwanegu eich enw a manylion eraill yn gyson fynd â thasgau eraill i ffwrdd. Gyda rhagosodiad wedi'i greu ymlaen llaw, mae un peth yn llai y mae'n rhaid i chi ei wneud ar gyfer pob neges.

Mae llofnod hefyd yn sicrhau bod eich enw a manylion eraill bob amser yn cael eu cynnwys ym mhob e-bost. Ni fyddwch yn anghofio ychwanegu eich gwybodaeth gyswllt hollbwysig. Mae llofnod safonol yn cadw eich gwybodaeth gyswllt yn gyson fel eich bod yn eich adnabodyn anfon yr un peth yn union at bob derbynnydd.

Mae un rheswm olaf: bydd y derbynnydd yn gwybod gan bwy mae'n derbyn y neges. Mae cyfeiriadau e-bost yn aml yn rhannau cymysg o'n henwau ynghyd â rhifau neu lythrennau eraill.

O ganlyniad, efallai na fydd y person sy'n derbyn y neges yn gwybod eich enw llawn. Mae llofnod ffurfiol yn sicrhau bod y derbynnydd yn gwybod pwy ydych chi.

Geiriau Terfynol

Mae eich llofnod e-bost Outlook yn rhan hanfodol o'ch cyfathrebiadau. Mae'n darparu gwybodaeth amdanoch chi ac yn rhoi ffyrdd eraill i'ch darllenwyr gysylltu â chi. Mae'n arbed amser wrth deipio ac anfon e-byst gan na fydd yn rhaid i chi lenwi testun ailadroddus yn barhaus.

Ar ôl i chi osod eich llofnod Outlook, gwnewch yn siŵr ei adolygu'n aml a gwnewch yn siŵr eich bod yn ei gadw i fyny hyd yma os bydd unrhyw beth yn newid.

Gobeithio bod yr erthygl hon wedi eich helpu i sefydlu eich llofnod e-bost proffesiynol yn Outlook. Mae croeso i chi gysylltu â ni gydag unrhyw gwestiynau neu sylwadau.