Dacă sunteți un utilizator frecvent de e-mail, probabil că ați văzut e-mailuri de la colegi de serviciu, colegi, prieteni sau familie care au o semnătură la sfârșit. Aceasta poate indica numele, numărul de telefon, funcția și alte informații relevante. O semnătură poate face ca un e-mail să pară extrem de profesionist.

În timp ce majoritatea comunicațiilor electronice sunt acum sub formă de mesagerie instantanee, mesaje text, chat video sau social media, e-mailul este încă utilizat pe scară largă în lumea afacerilor. Din acest motiv, este esențial să aveți o marcă cu aspect profesional care să iasă în evidență și să le permită celorlalți să știe cu cine comunică.

Sunteți un utilizator Outlook? Crearea unei semnături de e-mail în Microsoft Outlook este destul de simplă; se poate face în doar câteva minute.

Dacă aveți deja una și ați uitat cum să o modificați, vă vom arăta cum. Să vedem cum să vă adăugați sau să vă modificați semnătura de e-mail. După aceea, am inclus câteva note despre cum să o faceți să arate profesionist.

Adăugați o semnătură în Microsoft Outlook

Adăugarea unei semnături în Outlook este un proces destul de simplu. Vom face acest lucru în versiunea web a Outlook, dar se poate face, de asemenea, folosind pași aproape identici în cadrul aplicației Outlook. Capturile de ecran din acest articol sunt din versiunea web a Outlook.

Pasul 1: Conectați-vă la Microsoft Outlook

Conectați-vă la Microsoft Outlook.

Pasul 2: Deschideți setările Outlook

Deschideți setările contului dvs. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma de setări din colțul din dreapta sus al browserului dvs.

Pasul 3: Faceți clic pe "Vizualizați toate setările Outlook"

Pasul 4: Faceți clic pe Mail - Compune și răspunde

În meniul de setări, faceți clic pe "Mail" și apoi pe "Compose and reply." În partea de sus a ferestrei din partea dreaptă a ecranului, ar trebui să vedeți imediat secțiunea "Email signature".

Pasul 5: Adăugați informațiile privind semnătura dvs.

Adăugați toate lucrurile pe care doriți să le afișați în semnătura dvs. Consultați secțiunea de mai jos pentru a vă asigura că semnătura dvs. are un aspect profesional.

Puteți schimba fonturile și folosi alte opțiuni standard de formatare a textului. De asemenea, dacă doriți, puteți adăuga imagini.

Pasul 6: Selectați opțiunile

Selectați opțiunile pentru a determina când trebuie utilizată semnătura. Aceasta poate fi inclusă în mesajele noi și în mesajele la care răspundeți sau pe care le transmiteți.

Pasul 7: Salvați modificările

Nu uitați să dați clic pe butonul "Save" (Salvare) din colțul din dreapta jos. După ce ați salvat, ați terminat; ar trebui să aveți o semnătură cu aspect profesional pe e-mailurile dumneavoastră.

Actualizați semnătura Microsoft Outlook

Dacă nu sunteți mulțumit de felul în care arată noua dvs. semnătură, nu vă faceți griji. Este ușor să o modificați. De asemenea, este obișnuit să fie nevoie să faceți modificări atunci când se schimbă informațiile de contact, când primiți un nou titlu de muncă sau pur și simplu doriți să o îmbunătățiți puțin.

Pentru a o actualiza, trebuie doar să urmați aceiași pași care au fost folosiți pentru a o crea pe cea nouă. Când ajungeți la secțiunea semnătură din setări (pasul 4), faceți clic pe fereastra de text din partea dreaptă, apoi editați caseta de text pentru a arăta așa cum doriți. Este atât de simplu. Nu uitați să salvați setările.

Cum de a face semnătura dvs. Outlook arata profesional

Există numeroase modalități de a vă asigura că semnătura dvs. de e-mail are un aspect profesional. Prioritățile dvs. de top: includeți numele dvs. complet, urmat de locul de muncă sau funcția dvs., apoi informațiile de contact. Următoarele sunt elementele care vor adăuga cea mai mare valoare.

1. Denumire

Este posibil să doriți să vă folosiți numele oficial. Nu folosiți porecle sau nume prescurtate, cu excepția cazului în care aveți un mediu de lucru sau clienți mai informali.

2. Titlu

Acest lucru poate fi esențial, în special pentru cei care nu vă cunosc bine sau care nu au lucrat cu dumneavoastră în trecut.

3. Numele companiei

Dacă lucrați pentru o companie, destinatarii trebuie să știe numele acesteia. Dacă nu lucrați pentru o companie, puteți scrie ceva de genul "Independent Contractor" sau "Freelance Developer." Puteți, de asemenea, să omiteți această parte dacă nu reprezentați o companie.

Atunci când adăugați informații despre companie, puteți lua în considerare adăugarea logo-ului companiei dvs. Verificați mai întâi cu compania dvs. pentru a vedea dacă are anumite lucruri specifice pe care ar dori să le includeți.

4. Certificări

De asemenea, puteți enumera orice certificări pe care le dețineți dumneavoastră sau compania dumneavoastră. Certificatele pot fi însoțite de un logo sau de un simbol care poate fi adăugat și el.

5. Informații de contact

Aceasta poate fi cea mai importantă parte. Oferiți modalități alternative pentru ca cineva să vă contacteze. Adăugați numărul de telefon, site-ul dvs. de afaceri sau orice alte metode pe care le aveți. De asemenea, puteți include adresa dvs. de e-mail, chiar dacă aceasta se va afla deja în mesaj, în secțiunea "De la". Nu strică să o aveți acolo unde cineva o poate vedea și accesa cu ușurință.

6. Social Media

Luați în considerare posibilitatea de a crea un link către orice cont profesional de socializare, cum ar fi LinkedIn sau alte conturi care vă reprezintă afacerea.

7. Fotografie

O fotografie cu dvs. este opțională, dar este bine ca oamenii să vadă cu cine comunică. Dacă cultura companiei dvs. este formală, asigurați-vă că folosiți o fotografie cu aspect profesional.

Ce nu ar trebui să includă în semnătura Outlook dvs.

După cum puteți vedea, secțiunea de semnătură vă va permite să adăugați o abundență de text sau imagini, dar nu este nimic rău în a o păstra simplă. Scopul este de a furniza date care să adauge cea mai mare valoare mesajelor dumneavoastră.

Nu exagerați. Dacă adăugați prea multe, ar putea părea aglomerat. Supraîncărcarea cu informații poate determina destinatarul să îl ignore pur și simplu, mai ales dacă se grăbește.

Veți vedea adesea oameni care includ un tip de citat sau o zicere în semnătura lor de e-mail. Vă recomand să nu faceți acest lucru, cu excepția cazului în care este un motto sau un slogan al companiei dvs. Citatele pot fi adesea de opinie, politice sau controversate; puteți risca să jigniți pe cineva. Dacă dorința dvs. este de a fi profesionist, citatele sunt ceva ce ar trebui să evitați.

Un ultim lucru la care trebuie să vă gândiți: evitați ca semnătura dvs. să distragă prea mult atenția. Vreți să fie remarcată, dar nu vreți să fie atât de atrăgătoare încât să vă distragă atenția de la mesaj.

Semnătura ar trebui să le spună oamenilor cine sunteți, cu ce vă ocupați, pentru cine lucrați, cum să vă contacteze și, eventual, de ce pot avea încredere în dumneavoastră.

De ce aveți nevoie de o semnătură de e-mail pentru Outlook

Există și alte câteva motive întemeiate pentru a avea un pseudonim preformatat. Deși acestea pot părea simple, nu le subestimați importanța.

După cum am văzut deja, o semnătură de e-mail face ca mesajele dvs. să pară mai profesioniste. O semnătură poate economisi timp prețios.

Deși poate nu pare mare lucru, trimiterea mai multor e-mailuri și adăugarea constantă a numelui și a altor detalii vă poate lua din timpul altor sarcini. Cu un mesaj prestabilit, aveți un lucru mai puțin de făcut pentru fiecare mesaj.

O semnătură asigură, de asemenea, că numele dvs. și alte detalii sunt întotdeauna incluse în fiecare e-mail. Nu veți uita să adăugați informațiile de contact foarte importante. O semnătură standard vă păstrează informațiile de contact constante, astfel încât să știți că trimiteți exact același lucru fiecărui destinatar.

Există un ultim motiv: destinatarul va ști de la cine primește mesajul. Adresele de e-mail sunt adesea părți amestecate ale numelor noastre combinate cu numere sau alte litere.

Prin urmare, este posibil ca persoana care primește mesajul să nu vă cunoască numele complet. O semnătură formală garantează că destinatarul știe cine sunteți.

Ultimele cuvinte

Semnătura dvs. de e-mail Outlook este o parte vitală a comunicării dvs. Aceasta oferă informații despre dvs. și le oferă cititorilor dvs. modalități alternative de a vă contacta. Aceasta economisește timp atunci când tastați și trimiteți e-mailuri, deoarece nu va trebui să completați în mod continuu un text repetitiv.

După ce v-ați configurat semnătura Outlook, asigurați-vă că o revizuiți frecvent și că o actualizați dacă se schimbă ceva.

Sperăm că acest articol v-a ajutat să vă configurați o semnătură de e-mail profesională în Outlook. Vă rugăm să nu ezitați să ne contactați pentru orice întrebări sau comentarii.