As jy 'n gereelde e-posgebruiker is, het jy waarskynlik e-pos van kollegas, kollegas, vriende of familie gesien wat 'n handtekening aan die einde het. Dit kan hul naam, telefoonnommer, postitel en ander relevante inligting gee. 'n Handtekening kan 'n e-pos uiters professioneel laat lyk.

Terwyl die meeste elektroniese kommunikasie nou in die vorm van kitsboodskappe, teksboodskappe, videoklets of sosiale media is, word e-pos steeds wyd in die sakewêreld gebruik. As gevolg hiervan is dit van kritieke belang om 'n professionele merk te hê wat uitstaan ​​en ander laat weet met wie hulle kommunikeer.

Is jy 'n Outlook-gebruiker? Die skep van 'n e-pos handtekening in Microsoft Outlook is redelik eenvoudig; dit kan binne 'n paar minute gedoen word.

As jy reeds een het, en jy het vergeet hoe om dit te verander, sal ons jou wys hoe. Kom ons kyk hoe om jou e-poshandtekening by te voeg of te wysig. Daarna het ons 'n paar notas ingesluit oor hoe om dit professioneel te laat lyk.

Voeg 'n handtekening in Microsoft Outlook by

Om 'n handtekening in Outlook by te voeg, is 'n redelik eenvoudige proses. Ons sal dit in die webweergawe van Outlook doen, maar dit kan ook gedoen word deur byna identiese stappe binne die Outlook-toepassing te gebruik. Die skermkiekies in hierdie artikel is van die webweergawe van Outlook.

Stap 1: Meld aan by Microsoft Outlook

Meld aan by Microsoft Outlook.

Stap 2 : Maak die Outlook-instellings oop

Maak jou rekeninginstellings oop. Doen dit deur op die instellingsikoon in die regter boonste hoek van jou blaaier te klik.

Stap 3: Klik op "Bekyk alle Outlook-instellings"

Stap 4: Klik op Pos – Skryf en antwoord

Op die instellingskieslys, klik op “Pos” en dan “Stel en antwoord.” Aan die bokant van die venster aan die regterkant van die skerm, behoort jy dadelik die "E-pos handtekening"-afdeling te sien.

Stap 5: Voeg jou handtekeninginligting by

Voeg al die die dinge wat jy in jou handtekening wil wys. Sien die afdeling hieronder oor hoe om seker te maak dat joune professioneel lyk.

Jy kan lettertipes verander en ander standaard teksformatering opsies gebruik. Dit is ook moontlik om beelde by te voeg as jy wil.

Stap 6: Kies Opsies

Kies opsies om te bepaal wanneer die handtekening gebruik moet word. Dit kan ingesluit word by nuwe boodskappe en boodskappe waarop jy antwoord of aanstuur.

Stap 7: Stoor jou veranderinge

Moenie vergeet om die "Stoor"-knoppie in die regter onderste hoek. Sodra jy gespaar het, is jy klaar; jy moet 'n mooi professionele handtekening op jou e-posse hê.

Dateer jou Microsoft Outlook-handtekening op

As jy nie tevrede is met die manier waarop jou nuwe handtekening lyk nie, moenie bekommerd wees nie. Dit is maklik om dit te redigeer. Dit is ook algemeen dat jy veranderinge moet aanbring wanneer kontakinligting verander, jy 'n nuwe postitel ontvang, of jy net wil borseldit 'n bietjie op.

Om dit op te dateer, volg net dieselfde stappe wat gebruik is om die nuwe een te skep. Wanneer jy by die handtekeningafdeling van die instellings kom (stap 4), klik op die teksvenster aan die regterkant en wysig dan die tekskassie om te lyk soos jy wil. Dit is so eenvoudig. Moenie vergeet om jou instellings te stoor nie.

Hoe om jou Outlook-handtekening professioneel te laat lyk

Daar is talle maniere om te verseker dat jou e-poshandtekening professioneel lyk. Jou topprioriteite: sluit jou volle naam in gevolg deur jou werk of pos, dan kontakbesonderhede. Die volgende is items wat die meeste waarde sal toevoeg.

1. Naam

Jy sal dalk jou formele naam wil gebruik. Los enige byname of verkorte name uit, tensy jy 'n meer toevallige werksomgewing of kliënte het.

2. Titel

Dit kan van kritieke belang wees, veral vir diegene wat jou dalk nie goed ken of nie het nie. het in die verlede saam met jou gewerk.

3. Maatskappy Naam

As jy vir 'n maatskappy werk, moet ontvangers sy naam ken. As jy nie vir 'n maatskappy werk nie, kan jy iets soos "Onafhanklike Kontrakteur" of "Vryskutontwikkelaar" plaas. Jy kan ook hierdie deel uitlaat as jy nie 'n maatskappy verteenwoordig nie.

Wanneer jy maatskappyinligting byvoeg, kan jy dit oorweeg om jou maatskappylogo by te voeg. Kontroleer eers met jou maatskappy om te sien of hulle spesifieke dinge het wat hulle graag wil hê jy moet insluit.

4. Sertifiserings

Jykan ook enige sertifikate wat jy of jou maatskappy het, lys. Sertifisering kan met 'n logo of simbool kom wat ook bygevoeg kan word.

5. Kontakinligting

Dit is dalk die belangrikste deel. Verskaf alternatiewe maniere waarop iemand met jou in aanraking kan kom. Voeg jou foonnommer, jou besigheidswebwerf of enige ander metode by wat jy mag hê. Jy kan ook jou e-posadres insluit al sal dit reeds in die boodskap op die "Van"-afdeling wees. Dit maak nie seer om dit daar te hê waar iemand dit maklik kan sien en toegang daartoe kan kry nie.

6. Sosiale media

Oorweeg dit om te skakel na enige professionele sosiale media-rekeninge soos LinkedIn of ander wat verteenwoordig jou besigheid.

7. Foto

'n Foto van jouself is opsioneel, maar dit is lekker vir mense om te sien met wie hulle kommunikeer. As jou maatskappykultuur formeel is, maak seker jy gebruik 'n foto wat professioneel lyk.

Wat jy nie in jou Outlook-handtekening moet insluit nie

Soos jy kan sien, sal die handtekeningafdeling jou toelaat om 'n oorvloed teks of prente by te voeg, maar daar is niks daarmee om dit eenvoudig te hou nie. Die doel is om data te verskaf wat die meeste waarde tot jou boodskappe toevoeg.

Moenie dit oordoen nie. As jy te veel byvoeg, kan dit deurmekaar lyk. Inligtingoorlading kan veroorsaak dat die ontvanger dit net ignoreer, veral as hulle haastig is.

Jy sal dikwels sien dat mense een of ander soort aanhaling ofsê in hul e-pos handtekening. Ek beveel hierteen aan, tensy dit 'n leuse of slagspreuk van jou maatskappy is. Aanhalings kan dikwels eiesinnig, polities of omstrede wees; jy kan die risiko loop om iemand aanstoot te gee. As jou begeerte is om professioneel te wees, is aanhalings iets wat jy moet vermy.

Een laaste ding om oor na te dink: vermy om jou handtekening te steurend te maak. Jy wil hê dit moet raakgesien word, maar jy wil ook nie hê dit moet so opvallend wees dat dit wegneem van jou boodskap nie.

Die handtekening moet mense vertel wie jy is, wat jy doen, vir wie jy werk, hoe om jou te kontak, en moontlik hoekom hulle jou kan vertrou.

Hoekom jy 'n e-poshandtekening nodig het Outlook

Daar is 'n paar ander goeie redes om 'n vooraf geformateerde bynaam te hê. Alhoewel dit dalk eenvoudig lyk, moet jy nie hul belangrikheid onderskat nie.

Soos ons reeds gesien het, laat 'n e-poshandtekening jou boodskappe meer professioneel lyk. 'n Handtekening kan waardevolle tyd bespaar.

Al lyk dit dalk nie na veel nie, kan die uitstuur van veelvuldige e-posse en voortdurend jou naam en ander besonderhede byvoeg van ander take wegneem. Met 'n voorafgeskepte verstek, is daar een ding minder wat jy vir elke boodskap hoef te doen.

'n Handtekening verseker ook dat jou naam en ander besonderhede altyd by elke e-pos ingesluit is. Jy sal nie vergeet om jou allerbelangrike kontakinligting by te voeg nie. 'n Standaardhandtekening hou jou kontakinligting konstant sodat jy jou kenstuur presies dieselfde ding aan elke ontvanger.

Daar is een laaste rede: die ontvanger sal weet van wie hulle die boodskap ontvang. E-posadresse is dikwels deurmekaar dele van ons name gekombineer met syfers of ander letters.

Gevolglik sal die persoon wat die boodskap ontvang dalk nie jou volle naam ken nie. 'n Formele handtekening verseker dat die ontvanger weet wie jy is.

Finale woorde

Jou Outlook-e-poshandtekening is 'n belangrike deel van jou kommunikasie. Dit verskaf inligting oor jou en gee jou lesers alternatiewe maniere om jou te kontak. Dit spaar tyd wanneer jy e-posse tik en stuur, aangesien jy nie voortdurend herhalende teks hoef in te vul nie.

Sodra jy jou Outlook-handtekening opgestel het, moet jy dit gereeld hersien en seker maak dat jy dit byhou tot op datum as iets verander.

Hopelik het hierdie artikel jou gehelp om jou professionele e-poshandtekening in Outlook op te stel. Voel asseblief vry om ons te kontak met enige vrae of kommentaar.