Se es un usuario frecuente de correo electrónico, probablemente xa viu correo de compañeiros de traballo, colegas, amigos ou familiares que ten unha sinatura ao final. Pode indicar o seu nome, número de teléfono, cargo e outra información pertinente. Unha sinatura pode facer que un correo electrónico pareza extremadamente profesional.

Aínda que a maioría das comunicacións electrónicas están agora en forma de mensaxería instantánea, mensaxes de texto, videochat ou redes sociais, o correo electrónico segue sendo moi utilizado no mundo dos negocios. Por iso, é fundamental ter unha marca de aspecto profesional que destaque e que faga saber aos demais con quen se están comunicando.

Es usuario de Outlook? Crear unha sinatura de correo electrónico en Microsoft Outlook é bastante sinxelo; pódese facer en poucos minutos.

Se xa tes un e esqueciches como cambialo, mostrarémosche como facelo. Vexamos como engadir ou modificar a súa sinatura de correo electrónico. Despois diso, incluímos algunhas notas sobre como facer que pareza profesional.

Engadir unha sinatura en Microsoft Outlook

Engadir unha sinatura en Outlook é un proceso bastante sinxelo. Farémolo na versión web de Outlook, pero tamén se pode facer usando pasos case idénticos dentro da aplicación Outlook. As capturas de pantalla deste artigo son da versión web de Outlook.

Paso 1: Inicie sesión en Microsoft Outlook

Inicie sesión en Microsoft Outlook.

Paso 2 : Abra a configuración de Outlook

Abre a configuración da túa conta. Fai isto facendo clic na icona de configuración na esquina superior dereita do teu navegador.

Paso 3: fai clic en "Ver todas as configuracións de Outlook"

Paso 4: Fai clic en Correo - Redacción e resposta

No menú de configuración, fai clic en "Correo" e despois en "Escribe e responde". Na parte superior da xanela no lado dereito da pantalla, deberías ver inmediatamente a sección "Sinatura de correo electrónico".

Paso 5: Engade a información da túa sinatura

Engade todo as cousas que queres que aparezan na túa sinatura. Consulta a seguinte sección sobre como asegurarte de que o teu teña un aspecto profesional.

Podes cambiar as fontes e usar outras opcións de formato de texto estándar. Tamén é posible engadir imaxes se o desexa.

Paso 6: Seleccione Opcións

Seleccione opcións para determinar cando se debe usar a sinatura. Pódese incluír en mensaxes e mensaxes novas ás que responda ou reenvíe.

Paso 7: Garda os teus cambios

Non esquezas facer clic no botón "Gardar" na canto inferior dereito. Unha vez que gardas, xa estás; deberías ter unha boa sinatura de aspecto profesional nos teus correos electrónicos.

Actualiza a túa sinatura de Microsoft Outlook

Se non estás satisfeito co aspecto da túa nova sinatura, non te preocupes. É doado editalo. Tamén é común ter que facer cambios cando a información de contacto cambia, recibe un novo posto de traballo ou só quere cepillaraumenta un pouco.

Para actualizalo, só tes que seguir os mesmos pasos que se utilizaron para crear o novo. Cando chegue á sección de sinatura da configuración (paso 4), faga clic na xanela de texto do lado dereito e, a continuación, edite a caixa de texto para que se vexa como desexa. Así de sinxelo. Non esquezas gardar a túa configuración.

Como facer que a túa sinatura de Outlook pareza profesional

Hai moitas formas de garantir que a túa sinatura de correo electrónico teña un aspecto profesional. As túas principais prioridades: inclúe o teu nome completo seguido do teu traballo ou posto e, a continuación, a información de contacto. Os seguintes son os elementos que engadirán máis valor.

1. Nome

Pode querer usar o seu nome formal. Deixa fóra calquera alcume ou nome abreviado a non ser que teñas un ambiente de traballo ou clientes máis informales.

2. Título

Isto pode ser crítico, especialmente para aqueles que quizais non te coñezan ben ou non te coñecen. traballou contigo no pasado.

3. Nome da empresa

Se traballas para unha empresa, os destinatarios deben coñecer o seu nome. Se non traballas para unha empresa, podes poñer algo como "Contratista independente" ou "Desenvolvedor autónomo". Tamén podes deixar esta parte fóra se non representas a unha empresa.

Ao engadir información da empresa, podes considerar engadir o logotipo da túa empresa. Consulte primeiro coa súa empresa para ver se teñen cousas específicas que lles gustaría que incluíse.

4. Certificacións

Titamén pode enumerar as certificacións que vostede ou a súa empresa teñan. As certificacións poden incluír un logotipo ou símbolo que tamén se poden engadir.

5. Información de contacto

Esta pode ser a parte máis importante. Proporciona formas alternativas para que alguén se poña en contacto contigo. Engade o teu número de teléfono, o sitio web da túa empresa ou calquera outro método que poidas ter. Tamén pode incluír o seu enderezo de correo electrónico aínda que xa estará na mensaxe da sección "De". Non está de máis telo alí onde alguén poida velo e acceder a el.

6. Redes sociais

Considera vincular a calquera conta de redes sociais profesionais como LinkedIn ou outras que representen o teu negocio.

7. Foto

Unha foto túa é opcional, pero é agradable que a xente vexa con quen se está a comunicar. Se a cultura da túa empresa é formal, asegúrate de usar unha foto de aspecto profesional.

O que non debes incluír na túa sinatura de Outlook

Como podes ver, a sección de sinaturas permitirache para engadir unha abundancia de texto ou imaxes, pero non hai nada de malo en mantelo sinxelo. O obxectivo é proporcionar datos que engaden o maior valor ás túas mensaxes.

Non esaxeres. Se engades demasiado, pode parecer desordenado. A sobrecarga de información pode facer que o destinatario simplemente a ignore, especialmente se ten présa.

Moitas veces verás que a xente inclúe algún tipo de cita oudicindo na súa sinatura de correo electrónico. Recomendo non isto a non ser que sexa un lema ou slogan da túa empresa. As citas moitas veces poden ser opinadas, políticas ou controvertidas; podes arriscar a ofender a alguén. Se o teu desexo é ser profesional, as citas son algo que debes evitar.

Unha última cousa na que debes pensar: evita que a túa sinatura distraia demasiado. Queres que se note, pero tampouco queres que sexa tan atractivo que lle quite a mensaxe.

A sinatura debería dicirlle á xente quen es, o que fas, para quen traballas, como contactar contigo e posiblemente por que poden confiar en ti.

Por que necesitas unha sinatura de correo electrónico para Outlook

Hai outras boas razóns para ter un nome preformateado. Aínda que poidan parecer sinxelos, non subestimes a súa importancia.

Como xa vimos, unha sinatura de correo electrónico fai que as túas mensaxes parezan máis profesionais. Unha sinatura pode aforrar un tempo valioso.

Aínda que non pareza moito, enviar varios correos electrónicos e engadir constantemente o teu nome e outros detalles pode quitarlle outras tarefas. Cunha configuración predeterminada creada previamente, tes que facer unha cousa menos para cada mensaxe.

A sinatura tamén garante que o teu nome e outros detalles estean sempre incluídos en cada correo electrónico. Non esquecerás engadir a túa información de contacto máis importante. Unha sinatura estándar mantén a túa información de contacto constante para que te coñezasestán enviando exactamente o mesmo a cada destinatario.

Hai un último motivo: o destinatario saberá de quen está a recibir a mensaxe. Os enderezos de correo electrónico adoitan ser partes desordenadas dos nosos nomes combinadas con números ou outras letras.

Como resultado, é posible que a persoa que recibe a mensaxe non coñeza o teu nome completo. Unha sinatura formal garante que o destinatario saiba quen es.

Palabras finais

A sinatura do correo electrónico de Outlook é unha parte vital das túas comunicacións. Ofrece información sobre ti e ofrece aos teus lectores formas alternativas de contactar contigo. Aforra tempo ao escribir e enviar correos electrónicos xa que non terás que encher continuamente texto repetitivo.

Unha vez que configures a túa sinatura de Outlook, asegúrate de revisala con frecuencia e asegúrate de manter a mesma ata a data se algo cambia.

Agardamos que este artigo che axude a configurar a túa sinatura de correo electrónico profesional en Outlook. Non dubide en poñerse en contacto connosco para calquera dúbida ou comentario.